Шеметов П.В. Курс лекций по теории организации

Подождите немного. Документ загружается.

 разделение задач и функций по подразделениям;

 полномочия и компетентность по решению определенных проблем;

 общее взаимодействие элементов системы.

Таким образом, предприятие создается как иерархическая структура.

Организация процесса — это создание условий для эффективной реализации

целей, бесперебойного и непрерывного функционирования системы и означает:

 согласование в работе всех звеньев ПХС путем установления рациональных

связей (коммуникаций) между ними;

 формирование внутренней культуры ПХС, чувствительной к изменениям,

новациям;

 создание условий, стимулирующих работников к результатам деятельности;

 распределение прав, ответственности и полномочий;

 подготовка и расстановка персонала по операциям, комплексам работ,

функциям;

 распределение в соответствии с выполняемым объемом работ различного

вида ресурсов.

Объектами организации являются:

 производство;

 труд;

 управление;

 создание условий для эффективного функционирования системы.

Процесс организации (в дальнейшем — организация) обладает следующими

общими признаками:

 всегда определяется кадрами и менеджерами независимо от того, насколько

существенно техническое оснащение процессов управления:

 с помощью организации объединяются процессы, которые без этого

взаимодействуют друг с другом нецеленаправленно или неэффективно;

 организация направлена как на сохранение предварительно

запланированного порядка производственного и управленческого

процессов, так и оперативно вмешивается в них;

 как правило, представляет собой часть целенаправленного процесса

разделения труда;

 каждая ПХС существует только в единстве организации процессов

продуктивной работы (например, исследования и разработки, создание,

производство, сбыт) и управленческих процессов (например, организация

информационных потоков, процесс принятия решений), поскольку на

практике в организационной деятельности они не могут быть отделены

друг от друга;

 ПХС как объект организации представляет собой единство состояния и

процесса. С помощью организационного регулирования создаются

относительно стабильные структуры. Эта стабильность — существенная

предпосылка для достижения поставленных перед ПХС целей. В то же

время это организационное состояние может быть лишь относительно

стабильным, так как вследствие постоянного развития техники, технологии,

организационных методов, внутренних и внешних производственных

условий возникает стремление к перманентному организационному

развитию ПХС.

Эффективность организационных действий достигается, если обеспечиваются:

 учет объективных законов организации, закономерностей отношений,

определяющих условия функционирования ПСХ;

 закрепление в организационных документах лишь такой структуры и

распределения функций между подразделениями, которые обеспечивают их

рациональное функционирование;

 непротиворечивость организационных документов в подсистемах и

соответствующих документов в системе в целом;

 однозначность восприятия организационных документов.

Одной из необходимых составляющих организации является организация

исполнительной деятельности. Она включает:

 доведение управленческих решений до исполнителей;

 разъяснение целей, задач и значения планируемых мероприятий;

 декомпозицию команд, расчленение функций на подфункции;

 подбор, расстановку и обучение кадров, организацию рабочих мест;

 обеспечение рабочих мест и трудовых процессов необходимыми

материалами, оборудованием и другими ресурсами;

 использование системы мер экономического и морального стимулирования,

а при необходимости и административного принуждения;

 проверку исполнения.

5.2. Элементы процесса организации

Организация как процесс состоит из ряда стадий (подпроцессов), которые

реализуются в организационной деятельности. На вопрос, «На какие элементы

распределяется процесс организации?» Г. Эмерсон ответил так: «Для успешного

выполнения какой-либо работы нужно иметь:

1) определенный план или идеал;

2) организацию такого характера, которая способна достигнуть и выполнить

требования идеала;

3) наличие людей, материалов, машин и механизмов, которые дают

возможность организации достигнуть и выполнить задания;

4) компетентных руководителей, которые заставят организацию при наличии

указанных людей и средств достигнуть поставленного идеала» [Эмерсон,

1931. С. 21].

Развивая эти положения, один из ведущих пропагандистов научной

организации труда П. Керженцев в книге «Принципы организации» выделил и

сформулировал семь элементов процесса организации [Керженцев, 1968. С. 35].

1. Цель (в чем состоит цель или задание работы?).

2. Тип организации (какая форма организации является наиболее подходящей

для выполнения намеченной работы?).

3. Методы (какими организационными методами можно добиться намеченной

цели?).

4. Люди (с помощью каких лиц и при использовании какой людской силы

будет производиться работа?).

5. Материальные средства (какие материалы нужны для выполнения работы?

Какие орудия нужно применять для обработки материала по намеченным

методам?).

6. Время (в течение какого времени работа может и должна быть выполнена?

Сколько времени потребуется на выполнение каждой отдельной операции?

В какой последовательности должны быть проведены все операции, на

которые можно расчленить данную работу?).

7. Контроль (каким образом вести учет работы и организовать действенный

контроль за ее выполнением?).

Системный подход основан на положении, что любая ПХС как объект

управления представляет собой социотехническую систему, состоящую из

взаимосвязанных частей и переменных различной природы и входящую в состав

более крупной системы — общества. Таким образом, предприятия, учреждения,

организации и т. п. — это социальные системы, которые организованы для

достижения определенной цели. Достижение этой цели является одновременно

исполнением одной из функций еще более широкой системы — общества.

Отсюда вытекает, что при организации процесса реализации общесистемных

целей необходимо знать характер отношений между частями системы и

интегрировать отдельные части и функции в единую систему, все элементы

которой способствуют достижению общесистемных целей.

Эволюция организационных структур от линейных до программно-целевых

отражает реализацию системного подхода к функции организации. Сущность

такого явления состоит в том, что в окружающем мире нет полностью

идентичных объектов в силу разнообразия внешнего окружения и внутреннего

развития объектов. Отсюда и организационные структуры так же разнообразны,

как и организационные системы.

5.3. Субъекты организации

Субъектами организации в любых социальных системах являются менеджеры

(руководители) разных уровней иерархии. При этом объем и содержание

организационной деятельности существенно различаются по уровням иерархии

(рис. 9).

Рис.9.Место функций организации в совокупности функций управления

Работа руководителя составляет часть процесса организации, поскольку

требует выбора, использования и совершенствования определенных

организационных форм; составления общего плана работы; объединения людей;

руководства работы; согласования отдельных частей организации и отдельных

работников, контроля работы. Успех работы руководителя, результат зависят от

того, как подобраны исполнители той иной работы, четко ли поставлены цели и

задачи, составлен ли план и определена последовательность его выполнения.

Руководитель должен уметь оценивать обстановку, условия и имеющиеся

ресурсы, распределять работу между исполнителями, выбирать методы

воздействия и контроля выполнения работы.

Можно выделить:

 организаторов производства — руководителей различных (верхних и

нижних) уровней управления (бригадир, мастер, старший мастер,

начальник участка, смены, цеха) организующих труд коллектива

работников, т. е. понятие «организатор производства» употребляется

для подчеркивания ответственности руководителя любого уровня,

любого ранга за результаты производственной деятельности

предприятия, объединения, отрасли;

 организаторов управления — руководителей, организующих работу

аппарата управления, его работников и оказывающих воздействие на

процесс производства через аппарат управления. Руководитель

предприятия, учреждения, так или иначе связанный с процессом про-

изводства, выступает как организатор производства и как организатор

управления (например, начальник цеха, производства, директор

предприятия). Чем выше уровень управления, тем в большей мере

Функции

Уровни

верхний средний нижний

Планирование

Организация

Фактическое

использование

Контроль

руководитель выступает как организатор убавления. В этом качестве

он должен уметь организовать работу аппарата управления постоянно

нацеливать его на решение актуальных задач, принимать меры по

повышению квалификации подчиненных, заботиться об улучшении

условий их труда. Для этого ему необходимы знания теории и

организации управления, экономики, права, делопроизводства, социо-

логии и психологии управления, передовых методов работы. Чтобы

учить других, как работать, организатор управления должен пополнять

свои знания, показывать пример организованности, рационального

использования рабочего времени.

П.М. Ерманский (1920) так определил основные функции руководителей.

1. Руководящая (на основе заранее разработанного плана распределения работ

между сотрудниками, контроль и непосредственное управление процессом

выполнения работ).

2. Исполнительно-техническая, или производственная, функция —

непосредственное руководство производственным процессом.

3. Информационная (обеспечивает своевременность и равномерность работы).

4. Учетно-распределительная (снабжение средствами и материалами для

работы, включая и регулирование рабочей силы).

5. Функция согласования усилий и направлений деятельности.

6. Функция обследования (анализ внешних условий деятельности).

Лекция 6. Организация управления

Понятие «организация управления» включает создание, образование системы

управления или внесение прогрессивных изменений в построение и порядок

функционирования ранее образованной действующей системы управления. При

этом сама ПХС выступает и как исходная предпосылка, и как результат

управления. С одной стороны, управляющее воздействие в сложных

иерархически построенных системах может иметь организованный характер в

случае, если оно направлено на создание какой-либо новой подсистемы,

изменение строения или функционирования нижестоящих управляющих звеньев.

С другой стороны, процесс управления, возникающий уже на этом уровне,

осуществляется в рамках определенной ПХС, поэтому ни одна из категорий —

«организация» или «управление» — не является первичной по отношению к дру-

гой, они дополняют друг друга. Организация управления осуществляется путем

организационного проектирования, реорганизации или ликвидации действующих

систем, рационализации управления.

Улучшение организации управления достигается благодаря повышению

организованности системы управления, ее упорядочению. Система управления

организована, если:

 определены границы системы, т. е. установлено, сколько,

и каких

подсистем, образующих элементов она включает, какие другие элементы

того же класса из имеющихся их множеств отнесены к другим системам;

 определены переменные (характеристики) образующих элементов и путем

наложения ограничений на значение каждой переменной установлены

допустимые соотношения возможных значений переменных;

 предписаны образ действий каждого элемента и схема их взаимодействия.

Управление организуется с помощью определенных методов, любой субъект

управления по отношению к вышестоящему выступает объектом управления.

Полная упорядоченность системы управления достигается комплексным

применением организационных методов управления: регламентирования,

нормирования, инструктирования. Это позволяет упорядочить представления о

том, какое управляющее звено и что должно делать, как, каким образом и в какие

сроки. Однако для создания реально действующей, а не формальной организации

необходимы также экономические и социально-психологические методы

управления. Структура управления не может быть приведена в действие, если не

будет дополнена схемой должностных окладов, позволяющих принять на

обусловленные структурой рабочие места конкретных работников с

определенными деловыми и личными качествами. Изменения, происходящие во

внешней среде, могут нарушать пропорциональность в организации системы,

соответствие между ее элементами и, в частности, соотношение между ее

управляющей и управляемой частями. Это требует повышения степени

организованности системы, т. е. ее развития, осуществления своевременной

организационной перестройки. Последняя должна обеспечивать управляемость

системы — способность достигать цели управления, укладываясь в заданное вре-

мя и ограничения по ресурсам.

Совершенствование организации системы управления предполагает:

 более четкую постановку целей перед звеньями управления;

 установление согласованности критериев оценки деятельности звеньев

разных уровней и повышение действенности стимулов, побуждающих к

слаженным действиям;

 улучшение формирования объектов и системы управления,

обеспечивающее концентрацию производства и компетентность

руководства;

 выбор рациональных форм организации управления, совершенствование

структуры системы, распределение в ней обязанностей, прав,

ответственности;

 разработку эффективных методов, программ и алгоритмов,

обеспечивающих высокое качество решения задач управления, а также

рациональные правила работ по функциям управления;

 внедрение высокопроизводительных операций и процессов обработки

информации, документооборота, основанное на современной

компьютерной и организационной технике;

 установление научно обоснованного режима труда административно-

управленческого персонала, повышение культуры управления.

Наука управления и, в частности, теория организации обусловливают

комплексный подход к организации системы управления, функционирования всех

основных её элементов и их взаимосвязей. Важнейшим ресурсом

совершенствования и развития системы управления (субъекта управления) и

объекта управления (ПХС) является синергия — свойство организационной

системы получать в результате согласованной деятельности своих элементов

более высокий конечный результат, чем сумма результатов их индивидуального

функционирования. Эффект синергии, полученный за счет непосредственно

управленческих действий, называют «управленческий синергизм».

Логику менеджмента, учитывающего фактор синергии, можно представить в

виде следующей схемы: учет синергии как свойства организации оценка

синергического потенциала организации принятие управленческого решения,

учитывающего значение синергического потенциала организации получение

организацией синергического эффекта рост эффективности организации.

Возрастание эффективности организации за счет использования своего

синергического потенциала происходит как по параметру экономии ресурсов на

единицу производимого продукта, так и по параметру достижения цели (целей).

Использование синергического эффекта в качестве управленческого ресурса в

процессе принятия управленческого решения может в определенной степени

снять ограничение, рациональности, если использовать методику оценки

синергического потенциала организации. Степень рационально управления в

режиме синергического менеджмента повышается, что обеспечивает рост

эффективности организации.

Наряду с ресурсом синергии ПХС располагают и другими фактически не

ограниченными ресурсами управления, та! ми как самоорганизация —

функционально дифференцированная, целенаправленная коллективная

деятельность люд при минимальном упорядочивающем воздействии извне.

Происходит это в виде когерентного, согласованного взаимодействия элементов

самой системы, что обеспечивается благодаря взаимопониманию,

установившемуся между людьми. То, что на уровне индивида есть целевое

поведение, на более общем уровне выступает как самоорганизация

соответствующей системы.

Й. Шумпетером была отмечена определенная самостоятельность

самоорганизующегося объекта управления относительно субъекта управления.

Например, он обратил внимание на такой результат предпринимательства, как

самопроизвольный перевод самоорганизующегося объекта в еще более

неравновесное состояние при попытках повышения уровня его организованности

со стороны субъекта управления. Это значит, что саморазвитие объекта возможно

против воли субъекта управления (например, предпринимателя или менеджера).

Самоорганизация ПХС имеет ряд преимуществ перед организовыванием.

Преимущество самоорганизации заключается, прежде всего, в том, что она

побуждается объективными предпосылками функционирования конкретной

системы, которые не всегда улавливаются субъектом управления. Способность

ПХС к самоорганизации свидетельствует о ее жизнеспособности, способности к

самодвижению, изменениям при переходе от одних состояний к другим,

способности менять свою структуру и, в конечном счете, повышать уровень своей

организованности, а следовательно, и управляемости. К тому же самоорганизация

генетически выступает как первичный атрибут по отношению к

организовыванию, так как последнее всегда связано с целерациональной

деятельностью, что при принятии организационных решений бывает не всегда

(например, принятие управленческого решения на основе интуиции вопреки

икс расчетов).

Несомненно, в ПХС самоорганизация выступает в единстве организовыванием

как функцией субъекта управления. В этом случае развитие ПХС существенно

зависит, во-первых, соотношения этих процессов, а во-вторых, от того, насколько

организовывание соответствует внутренней природе объекта управления,

объективным потребностям ее развития.

Соответственно, если исходить из управленческой дихотомии «организация —

самоорганизация», можно выделить два типа управления:

1) организацию (точнее, организовывание) — управленческое воздействие на

объект со стороны субъекта управления (классическое управление);

2) самоорганизацию (на практике реализуется как самоуправление) — слияние

субъекта и объекта управления в единое целое.

Как нам представляется, соотношение организации и самоорганизации —

решающий параметр для характеристики управления, так как все остальные

факторы (открытость — закрытость, либерализм — авторитаризм, делегирование

полномочий и т. п.) в управлении являются либо следствием осуществляемой в

организации политики соотношения организации — самоорганизации, либо

условием осуществления этой политики (например, делегирование полномочий).

В частности, ориентация менеджмента на самоорганизацию ПХС требует

соблюдения в повседневной практике как минимум следующих условий:

присутствия в системе мотивации персонала значительного гуманистического

компонента, последовательного осуществления гуманистических принципов,

соблюдения прав и свобод человека, учета индивидуальных предпочтений членов

организации.

Согласно постулатам синергетики управление процессами развития открытой

нелинейной системы (к которым относится и ПХС) может быть эффективным

только тогда, когда внешнее управляющее воздействие согласовано с

внутренними свойствами объекта и выводит его на собственные тенденции

развития. Физики называют это резонансным воздействием. Основой его является

ориентация не на силу управляющего воздействия, а на согласованность с

собственными тенденциям эволюции системы. Эффективно управлять значит

инициировать, выводить объекты управления на собственные линии развития.

В данном случае речь идет о потенциальной возможности для каждой

организации гармонизировать управляющее воздействие со стороны субъекта

управления с внутренним самоуправлением организации (рис. 10).

Вопросы и задания для повторения

1. В чем заключается сущность организации как функции управления?

2. В чем специфика трактовки организации как процесса и явления?

3. Укажите элементы процесса организации.

4. Сформулируйте суть организаторской деятельности в управлении.

5. Что включает в себя организация исполнительной деятельности.

6. В чем заключается системный подход к функции организации?

7. Кто является субъектами организации в социальных системах?

8. Что включает в себя организация управления, и каковы факторы ее

эффективности?

9. Почему системный подход к исследованию организации в современном

его толковании тесно связывают с самоуправляемыми процессами

систем?

Практические задачи

№ 1

Ознакомьтесь со списком работ, которые осуществляются в деятельности малого

бизнеса (на примере магазина) систематически.

Перечень работ, систематически выполняемых

в процессе деятельности обувного магазина

1. Открывать магазин, вовремя.

2. Следить за тем, чтобы магазин был чистым и привлекательным.

3. Следить за тем, чтобы персонал хорошо выглядел.

4. Поддерживать высокий моральный дух в коллективе.

5. Отвечать на телефонные звонки,

6. Разбираться с жалобами покупателей.

7. Определять рабочее время сотрудников.

8. Проверять соответствие сданной выручки кассовым ведомостям.

9. Сдавать деньги в банк.

10. Руководить помощником менеджера.

11. Держать под контролем оформление витрин.

12. Осуществлять надзор над ремонтными и профилактическими работами.

13. Вырабатывать идеи по усовершенствованию.

14. Принимать решения о приеме на работу и увольнении сотрудников.

15. Делать заказы на пополнение заказов.

16. Принимать решения о количестве и фасонах заказываемой обуви.

17. Читать корреспонденцию.

18. Отвечать на корреспонденцию и выполнять содержащиеся в ней

указания.

19. Изучать ежедневный отчет о прибылях.

20. Предпринимать что-нибудь, если отчет о прибылях показывает

неблагоприятное состояние дел.

Выполните следующие задания.