Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория огранизации

Подождите немного. Документ загружается.

Контрольные вопросы к теме

Что такое рационализация?

2. Кем были сформулированы принципы

рационализации?

3. Когда принципы рационализации стали использоваться в

России?

4. На чем основывается рационализация в современных ус-

ловиях?

5. Каковы показатели результативности рационализации?

6. Как оценивается уровень рационализации?

7. Что нужно сделать, чтобы поднять уровень рационали-

зации в организации?

8. Назовите основные направления рационализации произ-

водства.

9. Как связаны принципы рационализации с методами по-

вышения качества организационных систем?

10.

Какие стандарты качества Вам известны?

11.

Что такое эмерджентность?

12. Какое влияние оказывают новые коммуникационные

технологии на рационализацию организационной деятельно-

сти?

13. Оцените уровень информатизации управленческих

процессов.

14. В чем проявляется рационализирующее воздействие

электронной коммерции?

15. Как влияет электронная коммерция на условия выпол-

нения финансовых трансакций?

211

16. Что, по Вашему мнению, сдерживает переход отечест-

венных предприятий к рациональным методам ведения бизне-

са в сети?

17. При каких условиях рационализирующее воздействие

новых методов ведения бизнеса проявляется наиболее успеш-

но?'

212

7. ПРОЕКТИРОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

7.1. Формирование организационных структур

Проектирование организационной системы представляет

собой процесс создания прообраза будущей организации. Оно

должно включать в себя не только описание организации на

начальный момент ее существования, но и прогноз ее даль-

нейшего развития. Особое место в этом процессе отводится

формированию организационной структуры.

Научно обоснованный процесс формирования организаци-

онных структур управления основан на использовании мето-

дов системного

подхода,

который базируется на соблюдении

следующих принципов:

• корректная формулировка целей и подцелей проектируе-

мой организации с учетом их актуальности, новизны и

возможности практической реализации;

• постановка всех управленческих задач, без решения ко-

торых реализация целей окажется невыполнимой;

• обоснованное распределение применительно к этим зада-

чам функций, прав и ответственности по вертикали

управления — от генерального директора предприятия до

исполнителей;

• выявление всех необходимых связей и отношений по го-

ризонтали управления, с целью координации деятельно-

сти всех функциональных звеньев и вспомогательных

213

служб в рамках выполнения общих текущих задач и реа-

лизации перспективных производственных программ;

• ограниченное сочетание вертикали и горизонтали управ-

ления путем нахождения оптимального для данных усло-

вий соотношения централизации и децентрализации

управления;

• соблюдение правил композиции и декомпозиции, сфор-

мулированных в законе единства анализа и синтеза.

При формировании организационной структуры уже на на-

чальном этапе проектирования необходимо определить ис-

ходную позицию и выявить начальные условия, С этой целью

нужно оценить влияние внешней среды с учетом системы свя-

зей элементов внутренней структуры с субъектами и объекта-

ми, находящимися вне организации. Также важно установить,

какие факторы и явления во внешней среде могут оказать су-

щественное влияние на деятельность организации.

Исследование влияния внешней среды на проектирование

организации должно осуществляться в последовательности,

отображенной на рис. 7.1.

Выявление и описание элементов внешней среды

Установление взаимосвязей с элементами внешней среды

Определение динамики развития элементов внешней среды

Оценка влияния внешней среды на организацию

Формирование механизма

управл-гния,

обеспечивающего

своевременную и адекватную реакцию организации на

изменения во внешней среде

Рис.

7.1.

Последовательное исследование влияния внешней среды

214

Проектирование организационной системы — сложный

процесс, состоящий из многих этапов.

Первый этап — определение главной цели будущей орга-

низации с учетом состояния внешней среды и потребностей

общественного развития. Цель деловой организации России

должна исходить из специфики перехода экономики на ры-

ночные отношения. В основе проектирования новых и преоб-

разования старых организационных систем лежит задача

создания организаций, работающих в соответствии с обще-

принятыми принципами ведения экономической деятельно-

сти. При этом учитываются особенности предшествующего

развития и современного состояния экономики страны, на-

циональные особенности и поведенческие характеристики на-

селения, а также другие факторы и условия, определяющие

деятельность социальных организаций.

Цель деловой организации базируется на коммерческой

идее и поэтому она определяется на основе анализа рынка и

соответствующих маркетинговых исследований. Цель должна

быть актуальной, достижимой, реальной, понятной исполни-

телям, соизмеримой с возможностями и выполняемой в кон-

кретные сроки. При определении цели социальная ориентация

организации должна рассматриваться с двух точек зрения: с

позиции запросов потребителя, т.е. удовлетворения потребно-

стей общества в товарах и услугах, и с позиции решения про-

блем обеспечения устойчивого поступательного развития

самой организации при удовлетворении социальных потреб-

ностей собственного коллектива.

Решая задачи проектирования организации, целесообразно

выделить три основных группы целей: функциональные цели,

цели-аналоги и цели развития.

Функциональная цель. Такая цель уже достигалась ранее

на данном предприятии. Работа предприятия в режиме дости-

жения функциональной цели схематично изображена на

рис. 7.2.

215

Цель

В2

Рис. 7.2. Функциональная цель

Система в процессе работы переходит из точки А в точку В

по траектории АВ, которая определяет функционирование

системы. Затем система переходит в точку

А]

по траектории

BAj

и цикл повторяется, пока система не достигнет состояния

В, и т.д.

Для торгового предприятия примером функциональной це-

ли может быть закупка и реализация через одинаковые про-

межутки времени определенной партии товара. Такая цель не

может стоять перед проектируемым вновь предприятием.

Цели-аналоги определяют решение задачи, которая была

уже ранее достигнута на другом предприятии, но ни разу не

достигалась на проектируемом предприятии. Действие систе-

мы при достижении цели-аналога поясняется на рис. 7.3.

Рис. 7.3. Цель-аналог

216

Проектируя предприятие, нужно изучить, как аналогичное

предприятие достигало цели, которая обозначена точкой В на

этом рисунке. Проектируемое предприятие должно прежде

всего выйти на исходную позицию, соответствующую началу

работы аналогичного предприятия (т.

АО,

и только после это-

го, пользуясь методами

предприятия-аналога,

оно сможет пе-

рейти в точку

Вь

соответствующую выполнению поставлен-

ной цели.

Цель развития. Это цель, которая никогда ранее никем не

достигалась. Такая цель, как правило, связана с образованием

новых систем. Примером может служить создание в городах

России системы коммерческих учебных заведений (институ-

тов, гимназий и лицеев) или частных фирм по оказанию раз-

личного рода услуг. На первом этапе новизна такой цели за-

ключалась в том, что ранее в нашей стране не существовало

организаций подобного типа, поэтому не было и опыта работы

в этой сфере деятельности.

Несомненно, что сложность процесса проектирования и

сложность самой организации будет определяться типом цели.

В первом случае проектирование новой организации или раз-

витие старой сводится к внедрению уже «обкатанных» в

прежней работе методов. Во втором

случае

проектирование

предусматривает обязательный анализ работы организаций,

занимающихся аналогичным видом деятельности, и выбор

наиболее подходящего варианта для вновь создаваемой орга-

низации. В последнем случае для создания новой организации

с не существовавшим ранее (во всяком случае, в нашей стра-

не) направлением деятельности потребуется максимальное

напряжение сил и полная самостоятельность в принятии осно-

вополагающих решений.

Какой же тип целей наиболее характерен для современных

предприятий России? Нестабильность экономической обста-

новки, активные процессы формирования рыночных отноше-

ний приводят к частым изменениям во внешней среде органи-

зации, что не дает ей возможности работать в режиме функ-

217

циональной цели в течение более или менее длительного вре-

мени даже при неизменной целевой установке.

Несмотря на то что функциональная цель является необхо-

димой составляющей целевых установок многих организаций,

занимающихся проблемами развития своего дела, большинст-

во организаций при решении проблем дальнейшего развития

предусматривает использование целей-аналогов. Сопоставле-

ние данных по целевой ориентации с выбранной общей стра-

тегией развития организации (рост, умеренный рост, сокраще-

ние) показало, что в режиме функциональной цели в основном

работают те фирмы, которые ориентируются на

сворачивание

своей деятельности, а также некоторые фирмы, руково-

дствующиеся стратегией умеренного роста. В режиме цели-

аналога работают организации, проектирующие расширение

деятельности за счет освоения новых сегментов рынка. Работа

только в режиме цели развития нехарактерна для деловых ор-

ганизаций России. Ориентация на работу одновременно по

трем

типам

целей доступна лишь крупным, успешно разви-

вающимся организациям.

При планировании деятельности уже существующей орга-

низации в системе подцелей необходимо иметь цели функ-

ционального типа. Для организаций, реализующих стратегию

развития или ускоренного развития, необходимость наличия

такой цели объясняется тем, что в условиях экономической

нестабильности и острой конкурентной борьбы функциональ-

ная цель носит «страховочный характер» и помогает выжить

при неблагоприятном стечении обстоятельств. Недостатком

функциональных целей является то, что в условиях насыщен-

ного рынка и относительной стабильности цен они соответст-

вуют малодоходным видам деятельности.

Проектирование организации, реализующей стратегию ус-

коренного развития, требует наличия в ее деятельности как

минимум цели-аналога или цели развития. Ориентируясь на

цель развития, следует помнить, что ее реализация доступна

только относительно крупным организациям. Это объясняется

218

тем, что реализация цели развития требует создания не только

новых производственных или функциональных подразделе-

ний, но и новых структур управления, что связано с большими

материальными и интеллектуальными затратами. Кроме того,

при проектировании современной деловой организации долж-

ны быть учтены затраты на создание развернутой системы

информационного обеспечения.

После определения общей цели необходимо в зависимости

от объективных потребностей рынка и требований, задавае-

мых проектируемой системе более широкой организационной

системой (государством, объединением предприятий, голов-

ной организацией), разработать набор

целей-ориентиров

(подцелей), которые должны быть совместимы с главной це-

лью. При их разработке должны быть учтены ресурсные воз-

можности проектируемой организации (материальные средст-

ва, финансовые возможности, включая заемные

средства,

сы-

рье, оборудование, помещения и персонал). Цели-ориентиры

должны быть развернуты во времени и распределены по сро-

кам их выполнения. Наиболее удобным методом реализации

этого этапа проектирования деловой организации является це-

левое планирование.

Цель деловой организации является многоплановой. Кроме

выполнения своего функционального назначения в качестве

элемента общественной структуры, организации как само-

стоятельно действующей системе, приходится решать задачи,

обеспечивающие ее жизнеспособность и состоятельность в

рамках общественной среды. Последнее утверждение опреде-

ляется борьбой за выживание в условиях острой конкуренции.

Цели, связанные с борьбой организации за свое существова-

ние, называются тактическими целями системы. Некоторые из

них могут противоречить функциональным целям. Так напри-

мер, стабильность работы организации — одно из основных

условий ее существования. Но не менее важны и нововведе-

ния технологического и организационного порядка, которые

могут привести к нарушению стабильности.

219

В процессе проектирования организационных систем целе-

сообразно ориентироваться на такие понятия, как официаль-

ные, оперативные и операционные цели.

Официальные цели соответствуют общему назначению,

миссии и стратегическим замыслам организации, они характе-

ризуют внешнюю направленность организации, перспективы

ее развития и защитные функции. Эти цели содержатся в уста-

ве организации, отражаются в рекламе и официальных изда-

ниях и используются при создании имиджа организации. Они

не всегда адекватно отражают действительное положение ве-

щей в организации.

Оперативные цели соответствуют текущему моменту

деятельности организации и тому, чем на самом деле занима-

ется организация. Эти цели отличаются внутренней направ-

ленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах

работы организации.

Операционные цели характеризуются конкретизацией и

детализацией задач, более четким распределением функцио-

нальных обязанностей, контролем за исполнительской дисци-

плиной, возможностью измерения параметров.

Эта классификация позволяет выделить необходимые це-

ли-ориентиры в той последовательности, которая наилучшим

образом способствует достижению главной цели организации.

После разработки развернутой во времени последователь-

ности целей-ориентиров необходимо определить стратегиче-

скую концепцию организации. Затем — выбор общей страте-

гии, который особенно важен для деловой организации,

поскольку он определяет конкретные процедуры управления

организацией, ее способность приспосабливаться к быстро

меняющимся внешним условиям, выбирать наиболее эффек-

тивные пути достижения поставленных целей.

Стратегия должна быть адекватна цели и функционально-

му назначению организации, она существенно зависит от со-

стояния внешней среды. В условиях переходного

периода,

экономической нестабильности и активных процессов форми-

220