Просницкий А. Самоучитель по Spider project.2010

Подождите немного. Документ загружается.

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 161 из 215

Не допускается сборка портфеля, в котором у одного проекта три структуры работ,

а у остальных отличное от трех количество структур.

Например, если в первом проекте, включенном в портфель, есть структуры работ

«Технологическая» (код «1») и «Структура ответственности» (код «2»), а в другом

проекте, который вставляется вторым, есть «Технологическая» (код «1») и «Структура по

контрагентам» (код «2»), то в портфеле будут только структуры первого включенного

проекта, т.е. структуры «Технологическая» (код «1») и «Структура ответственности» (код

«2»).

Набор типовых иерархических структур работ позволит обеспечить единообразные

подходы к декомпозиции работ проектов, получать типовые отчеты, ускорит и облегчит

компьютерное моделирование проектов, обеспечит быстрое вхождение участников команд

управления проектами в новые проекты.

14.3. КОРПОРАТИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ ТИПОВЫХ ХАРАКТЕРИСТИК

ПРОЕКТОВ

Разработанная единая система кодирования проектов позволит в компании

разработать систему корпоративных справочников.

Обычно корпоративные справочники включают:

1. Стоимостные составляющие, используемые при бюджетировании и

финансовом анализе проектов, программ и портфелей проектов;

2. Характеристики ресурсов и материалов, использующихся в проектах

организации;

3. Единичные расценки для типовых работ;

4. Единичные расценки для типовых назначений ресурсов (для сдельной или

фиксированной оплаты работ);

5. Расходы материалов на единичных объемах работ и назначений ресурсов;

6. Составы бригад, используемых на работах проектов;

7. Квалификации работников (кто какие роли может исполнять);

8. Производительности ресурсов на типовых работах;

9. Стандартные календари, недели и календарные исключения работ и

ресурсов;

10. Другие справочники, определяемые спецификой проектов компании.

Обязательными корпоративными справочниками являются следующие.

1. Стоимостные составляющие – этот справочник содержит перечень

составляющих стоимости, которые используются организацией для

планирования и анализа стоимости.

2. Справочник материалов – содержит перечень материалов и должен содержать

информацию о стоимости единицы каждого материала.

3. Справочник ресурсов – содержит перечень всех ресурсов, которые

используются или могут быть использованы в проектах компании. Кроме

стоимости часа работы ресурса, в справочник можно включить и скорость

потребления материалов (расход в час).

4. Справочник мультиресурсов – некоторые операции исполняются стабильными

группами ресурсов (бригадами, звеньями, …), которые объединяются в

мультиресурсы.

5. Справочник роли ресурсов – содержит перечень ресурсов, которые могут

исполнять одну и ту же операцию, хотя стоимость их работы и

производительность может быть разной.

Система корпоративных справочников, обязательных для использования в

проектах компании, обеспечивает единообразие количественных оценок выполняемых

работ и возможность формирования типовых фрагментов работ.

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 162 из 215

Типовые фрагменты представляют собой небольшие проекты, в которых

моделируются основные технологические процессы проектов (например, в строительстве

это возведение наружных стен, внутренних стен, перекрытий), а также организационные

процессы (получение различных разрешений, сдача объектов и т.п.), которые

встречаются в проектах компании.

При наличии развитой библиотеки типовых фрагментов разработка модели нового

проекта сводится к разработке Иерархической Структуры Работ и замене пакетов работ

этой структуры на типовые фрагменты, в которых технология производства

соответствующих работ уже отображена и количественные характеристики просчитаны.

Создать корпоративные справочники можно создать из проекта через меню

«Проект – Создать стандартные справочники». Полученные справочники, если они будут

в дальнейшем применяться при создании других проектов, необходимо сохранить в

отдельное хранилище/папку. В случае если в проекте нужно применить корпоративный

справочник, нужно или в окне проекта нажать на пиктограмму , или перейти в

главное окно, в разделе «Общие» выбрать «Корпоративные справочники», создать

нужный справочник, связать его со справочником из хранилища и потом применить к

проекту (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Применение в проекте корпоративных справочников

Для того чтобы вставить в проект фрагмент другого проекта, необходимо на фазе

проекта щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в меню команду «Вставить проект как

фазу».

При полной сборке проекта из справочников и фрагментов работ остается лишь

связать фрагменты между собой и уточнить объемы работ.

14.4. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПРОЕКТАМ ПЕРЕД СБОРКОЙ

ПОРТФЕЛЯ

Все проекты, включаемые в портфель, должны отвечать следующим требованиям.

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 163 из 215

Сформирована единая система кодов, соответствующая принципам, изложенным в

п.14.1.

Существует единая настройка расчета расписания во всех проектах, (меню «Расчет

– Настройка расчета расписания»).

1. Определен единый метод расчета расписания

2. Определен порядок и направление расчета.

3. Выбраны одинаковые показатели ресурсов (материалы, центры стоимостей и

др.) для расчета с выравниванием ресурсов.

4. Установлен флажок «С учетом портфеля проектов».

5. Все остальные показатели настройки во всех проектах идентичны.

Сделана единая настройка расчета затрат во всех проектах (меню «Расчет –

Настройка расчета затрат).

1. Определен процент дисконтирования и показатели его расчета.

2. Определены стоимостные составляющие, дисконтируемые в проекте.

3. Рассчитан момент самоокупаемости по определенному показателю.

4. Рассчитаны внутренняя норма доходности и чистый дисконтированный доход

по определенному показателю (центру стоимостей).

Сформирована единая система шаблонов отчетов и диаграмм, предоставляющих

одинаковую информацию для пользователей КМП.

Для проектов, КМП которых отсутствует, но компании необходимо оценить влияние

данного проекта на сроки и стоимость портфеля, необходимо заполнение таблицы в

Microsoft Excel 14.11 для последующего его занесения в КМП:

Таблица 14.11. Пример информации о проектах портфеля

Code

Name

StartDir

DurPlanD

Cost

Income

Discount

Код

Проекта

/этапа

Название проекта/

этапа

Начало

проекта

/этапа

Длительность

проекта/

этапа

Стоимость

проекта/

этапа

Доход от

реализации

проекта/ этапа

% дискон-

тирования

КЖ

Название проекта

01.03.09

450

23 545 000

КЖ_02

Название этапа 1

01.03.09

123

2 000 000

КЖ_03

Название этапа 2

11.06.09

5 545 000

КЖ_04

Название этапа 3

22.09.09

220

16 000 000

КЖ_05

Название этапа 4

22.09.09

280

31 000 000

15%

ИИ

Название проекта

01.02.09

250

211 000

ИИ_01

Название этапа 1

01.02.09

34 000

ИИ_02

Название этапа 2

16.03.09

75 000

ИИ_03

Название этапа 3

05.06.09

44 000

ИИ_04

Название этапа 4

30.08.09

27 000

ИИ_05

Название этапа 5

14.10.09

31 000

ИИ_06

Название этапа 6

27.10.09

750

1 345 456

15%

Для всех проектов, собираемых в портфель, необходимо ведение документа

«Реестр проектов». Пример реестра проектов приведен в таблице 14.12. Все колонки

можно ввести в программным продукте через пользовательские поля.

Таблица 14.12. Пример реестра проектов

Общая информация

по проекту

Характеристик

и продукта

проекта

Этап

Сроки

Экономическ

ие показатели

Управление

проектом

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 164 из 215

№

Код проекта

Приоритет

проекта

Наименование

проекта

Дата

утверждения

Устава проекта

Площадь объекта,

кв.м

Текущий этап

проекта

Дата начала

проекта

Дата окончания

проекта

Объем

привлекаемых

инвестиций, у.е.

Бюджет проекта,

у. е

Инвестор

Заказчик

Менеджер/Руков

одитель проекта

14.5. ФОРМИРОВАНИЕ ПОРТФЕЛЯ ПРОЕКТОВ

14.5.1. Подготовка проектов для портфеля

Для формирования портфеля воспользуемся созданным файлами

«Проект_1.001.sprj» и «Проект_1.002.sprj» находящимися в папке с остальными файлами

модели.

14.5.1. Создание портфеля

Переходим в главное окно программы и в меню «Файл» выбираем «Создать

портфель проектов  Новый» (рис. 14.2).

Рис. 14.2. Создание портфеля. Шаг 1

В открывшемся окне «Свойства портфеля проектов» заполняем поля «Название» и

«Код» («Портфель проектов» и «Портфель» соответственно), рис. 14.3. Нажимаем «ОК» и

сохраняем портфель в хранилище «Коттедж».

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 165 из 215

Рис. 14.3. Создание портфеля. Шаг 2

Возвращаемся в главное окно Spider Project. Переходим в раздел «Групповая

работа  Пользователи». Пользователю «Администратор», код «Admin», определяем

пароль, аналогичный данному пользователю в наших проектах (код «111»).

Переходим в раздел «Гантт проектов», щелкаем правой кнопкой на фазу верхнего

уровня и выбираем в выпавшем меню «Добавить проект» или «Создать мультипроект» в

зависимости от структуры проектов в компании, рис. 14.4. В случае если создаются

мультипроекты, то им в первую очередь присваиваются названия и коды, в случае если

мультипроектов нет, то в открывшемся окне выбираем проекты «Проект №1» и «Проект

№2».

Рис. 14.4. Включение проектов в портфель. Шаг 3

Сохраняем портфель проектов и на фазе первого уровня через правую кнопку

мыши выбираем «Открыть» или в меню «Портфель» выбираем «Собрать проекты».

Результат сборки на рис. 14.5.

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 166 из 215

Рис. 14.5. Собранный портфель

После сохранения портфеля необходимо проверить все справочники, включая

шаблоны отчетов и диаграмм, на предмет соблюдения принципов кодирования, указанных

в п.14.1, и на предмет соответствия требованиям, указанным в п.14.3.

В каждом проекте, включенном в портфель, необходимо определить, в какой

портфель данный проект включен. Для этого в каждом включенном проекте в меню

«Проект» - «Свойства» указываем портфель, содержащий данный проект (рис. 14.6).

Рис. 14.6. Связка проекта с портфелем

В каждом проекте, включенном в портфель, в настройках расчета расписания

ставятся флажки «С учетом ресурсов портфеля проектов», и «С учетом портфеля

проектов», рис. 14.7.

В настройках расчета расписания необходимо поставить галочку «Учитывать

приоритеты фаз».

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 167 из 215

Рис. 14.7. Настройка расчета расписания проекта с учетов портфеля проектов

Переключаемся в файле «Портфель» в «Гантт работ», выводим колонки

«Приоритет», «Окончание» и «Стоимость проекта [План]». Первому проекту присваиваем

приоритет, равный 100, а второму проекту – приоритет, равный одному.

В портфеле проектов, в представлении «Гантт Работ», производим расчет

расписания с выравниванием ресурсов (с учетом приоритетов фаз), расчет пиковой

загрузки и расчет затрат.

Строим диаграммы, отображающие график стоимости и график кеш-фло по

финансированию, рис. 14.8.

Как видно на рисунке 14.8, стоимость портфеля 5,25 млн. т.г., а окончание его

27.04.2010 года.

Рис. 14.8. Рассчитанный портфель проектов

Если мы изменим приоритеты на обратные, то получим после перерасчета, что

стоимость его будет 5,27 млн. т.г., а окончание перенеслось на 25.04.2010, рис. 14.9.

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 168 из 215

Рис. 14.9. Рассчитанный портфель проектов с измененными приоритетами проектов

С показателями приоритета первого проекта равному сто, второго – единице, мы

утверждаем наш портфель и начинаем работать с ним по сбору факта об исполнении

включенных в него проектов.

14.5.2. РАБОТА С ОБНОВЛЕНИЯМИ И РАБОТА С ФАКТОМ

14.5.2.1 Сбор факта в проектах и обновление портфеля

Существует два способа сбора информации об исполнении проектов портфеля:

1. информация об исполнении собирается в проектах, потом происходит

актуализация портфеля;

2. информация об исполнении собирается в портфеле, потом происходит

актуализация проектов.

Смоделируем первый способ.

Откроем первый проект «Проект №1» и внесем учет за период с 01.11.2010 с 07:00

по 15.11.2010 00:00. Примем факт равный плану и внесем его в проект. Пересчитаем

вторую версию первого проекта «по трем кнопкам» и сохраним его.

Переходим в портфель и в «Гантте проектов» или «Гантте работ» в меню

«Портфель» выбираем «Обновить информацию о Проектах» - «Новая версия». Далее,

находясь в «Гантте проектов» или «Гантте работ», необходимо в меню «Портфель»

выбрать пункт «Собрать проекты» для актуализации данных проектов в портфеле

проектов.

Теперь перед анализом портфеля его необходимо пересчитать.

14.5.2.2 Сбор факта в портфеле проектов и обновление проектов

Если в компании актуальная информация о проектах, т.е. информация о

фактически выполненных работах, собирается в модели портфеля с последующим

обновлением проектов, то необходимо выполнить следующие шаги:

1. Собираем в портфеле фактическую информацию по всем проектам. Т.е. в

портфеле вносим учет за определенный период. В нашем случае за месяц, с

15.11.2010 00:00 по 29.11.2010 00:00. Факт принимаем равный плану и

вносим учет в портфель.

2. Пересчитываем портфель.

3. В «Гантте проектов» или «Гантте работ» в меню «Портфель» выбираем

«Разослать проекты» - «Новая версия», рис.14.10. (Пункт «Текущая версия»

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 169 из 215

оставляет у менеджера проекта номер версии проекта неизменной, но при

этом обновленная информация о проекте записывается в указанную версию

проекта, пункт «Новая версия» - увеличивает номер текущей версии и

сохраняет ее в хранилище менеджера проекта).

Рис. 14.10. Рассылка проектов из портфеля

Теперь в нашем хранилище «Учебный проект» у первого проекта появилась третья

версия, а у второго – вторая версия.

Вы можете не только собирать портфель для анализа учета. Вы также в портфеле можете

планировать проекты, т.е. применять принцип многопользовательской работы. Вы можете

рассылать этапы проекта ответственным за них для их детализации, а потом собирать

детализированные этапы в проект и портфель (правая кнопка мыши на свойствах фазы /

проекта «Разослать подпроекты» и «Собрать подпроекты».

14.5.3. УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ

При сборке портфеля и последующем обновлении (актуализации) необходимо и

желательно проводить анализ портфеля с точки зрения следующих показателей:

1. Чистый дисконтированный доход, ЧДД, (план/факт).

2. Внутренняя норма доходности, ВНД, (план/факт).

После сборки портфеля или его актуализации ответственный за портфель аналитик

формирует отчет, представленный в таблице 14.13.

Таблица 14.13. Отчет по портфелю

Наименование

Приоритет проекта

Затраты

Доходы

Срок

окупаемости

ВНД

ЧДД

Факт

Остаток

Итого

Факт

Остаток

Итого

План

Отклонение

План

Отклонение

План

Отклонение

Портфель

Управление проектами в Spider Project Professional Demo

Страница 170 из 215

Проект №1

Проект №2

На основании отчета, поданного аналитиком, ответственным за портфель проектов,

исполнительный комитет компании Заказчика может принимать решения, связанные с

реализацией стратегии компании.