Петров Ю.А., Шлимович Е.Л., Ирюпин Ю.В. Комплексная автоматизация управления предприятием
Подождите немного. Документ загружается.
6.4.5 Очередь задач на выполнение и откат
Напомним, что упомянутый выше сервер бизнес-процессов позволяет настраивать любые
схемы работы предприятия. В процессе работы любого бизнес-процесса образуются
задачи, которые должны выполнять различные люди. В системе AVACCO для управления
этими задачами служит очередь задач на выполнение. Эта очередь может быть своей для
каждого отдельного пользователя и представляет из себя иерархически составленный
список задач с возможностью получения более подробной информации по задаче (рис.
6.12).
Рис. 6.12. Очередь задач на выполнение
По каждой задаче, стоящей в очередь на выполнение, можно получить всю информацию
по документам, «идущим» по процессу, получить определенного рода отчеты и другую
информацию, просмотр которой был предусмотрен на этом этапе при настройке бизнес-
процессов под конкретного заказчика. Такую же информацию можно получить и для
задач, стоящих в очереди на откат (выполнение в обратном направлении).
6.4.6 Система резервирования и управления
товарными потоками
Здесь особенностью системы AVACCO является возможность использования
динамического резервирования товара. Для тех, кто не знаком с этим понятием, дадим
краткие пояснения.
Напомним, что резервирование – это механизм, предназначенный для обеспечения
заключенных сделок товаром в будущем. Если заключена сделка на поставку товара, то
товар необходимо зарезервировать для того, чтобы он был в наличии к определенному
моменту. Отсутствие резервирования товара приводит к тому, что к моменту отгрузки
товара клиенту его просто не оказывается на складе. Как правило, это вызывает
недовольство клиентов, уменьшает желание сотрудничать с компанией в дальнейшем, и в
итоге портит репутацию компании.
В настоящее время распространено в основном статическое резервирование, при
котором просто резервируется определенное количество товара. т.е. резерв не зависит от
времени. Этот способ хорош, если средний срок резервирования 1-2 дня. Однако при
сроках резервирования более недели использование этого способа может уменьшить
оборачиваемость средств, поскольку товар будет просто лежать на складе и ждать срока
своей отгрузки.
Существует понятие отложенного резерва – резерва на еще не поступивший товар. Хотя
этот вариант резервирования так же статичен, он полезен в тех случаях, когда заказ товара
у поставщика производится специально для определенного клиента и поступивший товар
будет сразу направлен клиенту.
Наиболее эффективным можно считать использование динамического резервирования,
при котором резерв зависит от времени. Оно позволяет управлять не только товарами на
складе, но и продажами и планировать поставки. При применении этого вида
резервирования определенное количество товара резервируется не вообще, а на заданную
дату его предстоящей отгрузки. В этом случае динамически резервируется не только
товар, находящийся на складе, но и товар, поставки которого предстоят в известные
сроки. Таким образом динамическое резервирование позволяет оперировать с некоторым,
так сказать, виртуальным товаром, который в будущем, после поставки, станет реальным.
Оно позволяет заранее управлять предстоящими товарными остатками на складах.
Например, если сейчас 1-е число, а поставка товара ожидается 15-го, то начиная с
текущего момента, можно принимать заказы от клиентов, но с отгрузкой не ранее 15-го.
При этом как для системы, так и для человека, осуществляющего продажи, не будет
разницы, есть товар на складе в данный момент или нет. Таким образом не поступивший
еще товар может быть продан и зарезервирован под определенные заказы. Когда же товар
поступит, его останется только отгрузить клиенту.
Использование динамического резерва имеет свои особенности в плане определения
свободного к продаже товара на складе. Применение динамического резервирования
делает использование свободных остатков на текущую дату бессмысленным. При
применении динамического резерва используется свободный к продаже товар на момент
будущей отгрузки (тот товар, который можно будет отгрузить в будущем). В любое время
динамическое резервирование может дать ответ на вопрос, сколько можно продать товара
исходя из текущих остатков, планируемых поступлений и уже принятых заказов клиентов.
Алгоритм динамического резервирования в системе AVACCO позволяет обработать
ситуации, когда появляется плановый приход в середине периода планирования,
происходит срыв поставки, отказ клиента от товара и тому подобные случаи.
Понятие динамического резервирования в системе AVACCO расширяется понятием
очереди на резерв, что позволяет решать задачу планирования закупок. Например, если от
клиентов поступают запросы на товар, а его нет на складе, и не ожидается поступлений,
то такой товар может быть поставлен в очередь на резерв, но опять же на определенную
дату. Специалист, ответственный за закупки, может видеть весь список стоящих в очереди
на резерв товаров по позициям (необеспеченные позиции товара) и заказать товар у
поставщика. Как только в системе появится плановое поступление, товар стоящий в
очереди зарезервирует это поступление под заказы. Далее логика как в предыдущем
примере.
Очередь резервирования обычно организуется многоуровневой. Перемещение по уровням
происходит при наступлении различных событий. Обычно движение товарных позиций в
очереди логически организуется в одном направлении, от самого верхнего уровня по
направлению к резерву. Например, при поступлении простого запроса от клиента (просто
интерес), товар ставится в очередь с уровнем 2, при подтверждении клиентом закупки
система пытается зарезервировать товар и, если не окажется в наличии свободного товара
в динамическом резерве, товар переместится на уровень очереди 1. В дальнейшем при
плановом поступлении товара будет автоматически резервироваться все то, что находится
в очереди 1.
Приведенные примеры не исчерпывают возможности применения динамического
резервирования. В частности, оно может использоваться и при планировании
производства, а точнее, при управлении обеспечением производства сырьем. В этом
случае резерв под заказы клиента на определенную дату можно рассматривать как планы
производства на определенную дату, а механизм динамического резерва будет давать
ответ на вопрос: «СКОЛЬКО, КОГДА и КАКОГО сырья необходимо закупить, чтобы
обеспечить производство по намеченным планам». Ответ на вопрос «КОГДА?» позволяет
управлять поставками по принципу «точно в срок», что является оптимальным способом
управления товарными запасами.
Вся информация, попавшая в этот механизм, не удаляется, а просто аннулируется с
течением времени. Это позволяет получать в последствии, например, сведения о том,
какими товарами интересовался клиент и сколько он закупил в итоге. Согласитесь, что это
весьма полезная информация для маркетинга.
В целом алгоритм динамического резервирования, реализованный в системе AVACCO,
позволяет:
эффективно управлять поступлениями и отгрузками;
всегда иметь в наличие товар необходимый к отгрузке;
иметь план отгрузок на будущий период, что облегчает процесс закупок и
финансового планирования;
увеличить оборачиваемость средств, поскольку появляется возможность управлять
поставками товара по схеме «точно в срок» (имеется в виду точно к моменту
отгрузки товара клиенту), что сокращает время пребывания товара на складе;
управлять обеспечением производства комплектующими изделиями;
получать разнообразную информацию по движению товара как в прошлом, так и в
перспективе;
Отметим, что относительным недостатком динамического резервирования является
чувствительность его алгоритма к точности вероятных сроков поступления товара. Проще
говоря, алгоритм чувствителен к срыву сроков поставки, поэтому рекомендуется
завышать планируемые сроки поступления товара, если нет уверенности в их точности.
Однако существуют механизмы продления срока резервирования с интеллектуальной
обработкой таких ситуаций.
6.5 Эргономичность интерфейса
Не последнее значение для пользователя имеет удобство его работы за экраном
компьютера. Концепции построения интерфейса пользователя системы AVACCO были
заложены с учетом основных особенностей построения распространенных современных
программ, в частности Microsoft Outlook. Рассмотрим характерные черты интерфейса
пользователя системы AVACCO.
6.5.1 Навигационное дерево как основа структурного
представления информации
Вся доступная пользователю информация, имеющаяся в системе AVACCO, представлена
с помощью дерева объектов системы, в котором можно единым образом просматривать
разнородную информацию (рис. 6.13).
Рис. 6.13. Работа с навигационным деревом
Преимущества единого навигационного дерева трудно переоценить. Во-первых, каждый
работающий с системой получает наглядное представление о данных, доступных для
использования. Во-вторых, это обеспечивает быстрый доступ к любому объекту системы.
В-третьих, это интуитивно облегчает обучение – схожесть дерева объектов с
традиционной структурой папок и файлов в Windows, структурой сети и т. д. позволяет
пользователю быстро научиться выбирать интересующие его объекты.
Следует сказать и о том, что идеология работы пользователя в системе AVACCO строится
не с помощью разветвленных меню, в которых приходится долго искать нужное действие,
а с помощью «контекстных меню», состав которых соответствует особенностям объектов,
отображаемых в дереве. Пользователь должен просто найти тот объект, который ему
нужен, а потом инициализировать определенное действие над ним из списка возможных
действий, приведенного в контекстном меню. Поскольку объекты системы имеют
интуитивно понятные названия, привычные для людей, занимающихся бизнесом, то
фактически для освоения функционала системы пользователю достаточно научится
выполнять сравнительно несложные операции - работу с деревом папок для поиска
нужной информации и вызов контекстного меню.
6.5.2 Очередь задач на выполнение и откат
Мы уже упоминали выше о наличии в системе AVACCO очереди задач на выполнение и
откат. Внешне вид этой очереди очень напоминает список задач Microsoft Outlook.
Благодаря использованию прав доступа задачи в очереди имеют адресный характер, т.е.
определенные задачи могут и должны выполнять только определенные люди.
В большинстве систем выполнение различных операций инициируется с использованием
разнообразных меню, т.е. пользователь должен найти нужный пункт меню, открыть
соответствующий документ и выполнить намеченное им действие. В системе AVACCO
задача сама находит своего адресата – пользователь для выполнения своих обязанностей
должен следить за изменением списка собственных задач и вовремя выполнять их. Всю
необходимую информации для работы он может получить из наборов данных, связанных
с этим задачами.
Все этапы всех процессов могут «откатываться», т.е. выполняться в обратном
направлении, что дает возможность отменять выполненные действия. Откат процессов
также осуществляется с помощью очереди задач – очереди на откат.
6.5.3 Реализация привычного интерфейса
и отсутствие избыточности
Эти требования обеспечиваются в системе AVACCO за счет гибкой настройки
интерфейса пользователя с помощью VBA и возможности достаточно легкого отключения
тех элементов интерфейса (меню, окна, формы), которые по каким-либо причинам не
используются. Таким образом для каждого пользователя может быть построен
индивидуальный интерфейс.
6.6 Решение проблемы распределенности бизнеса
В России с ее обширными просторами проблема распределенности бизнеса по различным
регионам и соответственно централизованного управления всеми представительствами
стоит особенно остро. Раньше эту проблему можно было решить только физическим
сбором бумажной отчетности в центральном офисе. Сегодня компания AVACCO делает
здесь ставку на возможности Интернета, который получает все большее распространение
в Росии.
Для этих целей создано специальное программное средство – AVACCO Internet клиент,
обладающее таким же функционалом, что и обычное клиентское приложение. AVACCO
Internet клиент – это WEB сервер, к которому можно подсоединиться из любой точки
земного шара при помощи, например, броузера MS Internet Explorer. При этом работа
удаленного пользователя не будет отличаться от работы обычного пользователя,
находящегося в корпоративной сети. Кстати, разработчики AVACCO планируют в
будущем обеспечить свободный доступ к использованию демонстрационной версии
системы через AVACCO Internet-клиент непосредственно со своего сайта.
Альтернативной возможностью решения проблемы распределения бизнеса служит
встроенная возможность MS SQL Server реплицировать (копировать с синхронизацией
изменений) данные на любое количество серверов. Поскольку AVACCO Server базируется
на MS SQL Server, то эта возможность открыта для предприятий, использующих систему
AVACCO.
6.7 Защищенность данных
Любая уважающая себя организация заботится о собственной безопасности. Для этого
создаются службы безопасности, разрабатываются и реализуются различного рода
политики безопасности и т. д. При создании КИС наибольшее внимание обычно уделяется
информационной безопасности.
В системе AVACCO реализованы три уровня информационной защиты:
защиту от несанкционированного доступа к компьютеру сервера обеспечивают
мощные средства MS Windows NT;
защиту данных берет на себя MS SQL Server 7.0;
защиту данных и алгоритмов предоставляет AVACCO Server;
Средства для настройки прав доступа в MS Windows NT и MS SQL Server 7.0 хорошо
известны, и мы не будем здесь на них останавливаться.
Что обеспечивает в этом плане AVACCO Server? Во-первых, те же возможности защиты,
что и в других системах: пользователи и группы, настройка прав доступа на все объекты
системы. Во-вторых, изюминкой системы AVACCO можно считать зависимые права
доступа. Это список правил зависимостей между классами различных объектов,
позволяющих настроить права одного объекта в зависимости от прав другого (рис. 6.14).
Рис. 6.14. Настройка зависимых прав доступа
Пример. Есть справочник контрагентов и список расходных накладных. В расходных
накладных есть поле «клиент», ссылающееся на список контрагентов (каждый клиент из
любой накладной находится в справочнике контрагентов). Можно указать зависимость
видимости накладных согласно видимости контрагентов. Таким образом, если в
накладной указан клиент-контрагент, работа с которым недоступна пользователю, то и
накладная будет пользователю недоступна. Если такая зависимость не будет указана, то
накладная будет доступна, но клиент не известен.
На этом мы завершаем пример анализа выполнения общих требований к
интегрированным системам. Надеемся, что приведенные здесь сведения будут полезны
вам в практической деятельности.
Глава 7. Пример последовательности
работ по внедрению системы
В главе 5 мы рассмотрели общие характеристики комплекса работ, которые, как
показывает практика, должны выполняться при внедрении адаптируемой
интегрированной системы. Как мы уже говорили, качество выполнения этих работ в
большинстве случаев определяет успех или неудачу проекта в целом. Поэтому в этой
главе мы попробуем проследить ход всего процесса внедрения системы, начиная от
первого контакта поставщика системы и заказчика (клиента) до завершения работ, на
конкретном примере. Надеемся, что это даст более полное представление об особенностях
отдельных этапов работ по внедрению системы, а также о характере взаимоотношений
заказчика и исполнителя на этих этапах.
В основу рассматриваемого здесь примера положены материалы по внедрению системы
AVACCO, предоставленные компанией AVACCO SOFT. Основными аргументами в
пользу выбора именно этого примера нам послужили методические соображения,
вытекающие из широкого спектра работ, предлагаемых компанией AVACCO SOFT, и
тщательной детализации отдельных видов работ на различных этапах внедрения системы.
Здесь необходимо следующее замечание. Поскольку идеология внедрения системы
построена компанией AVACCO SOFT, далее при описании этапов внедрения мы в чисто
методических целях будем употреблять, например, термины «специалисты AVACCO
SOFT», «компания AVACCO SOFT» и т.п. Однако следует иметь в виду, что, как мы уже
отмечали в гл. 4, компания AVACCO SOFT не занимается прямыми продажами и
внедрением системы у заказчика. Вся работа с клиентами строится только через Центры
решений AVACCO, например, Московский Центр решений AVACCO. Поэтому в каждом
конкретном случае внедрения системы работы будут выполняться специалистами
соответствующего Центра решений AVACCO. Для справки мы приводим в Приложении 1
основные положения, определяющие порядок взаимоотношений компании AVACCO
SOFT с партнерами.
Основными этапами процесса внедрения системы AVACCO являются: заключение
договора, обследование бизнеса клиента, проектирование модели бизнеса, настройка
автоматизированной системы на модель бизнеса, технологическое внедрение,
сопровождение и развитие.
7.1 Заключение договора
Нельзя не согласиться со специалистами компании AVACCO SOFT, подчеркивающими,
что заключение договора на внедрение КИС гораздо более сложный процесс, чем, скажем,
заключение обычного договора о купле-продаже. В каждом конкретном случае внедрения
системы у определенного заказчика в договоре могут отражаться специфические условия,
для определения которых необходимо провести ряд работ. В состав таких работ на
этапе заключения договора компания включает: предварительный контакт,
экспресс-обследование, согласование условий договора.
7.1.1 Предварительный контакт
Это в определенной степени формальный этап, характерный для большинства
поставщиков КИС, заключающийся в первом знакомстве и контакте с клиентом.
На данном этапе выясняется, в частности, от кого конкретно в организации-заказчике
исходит идея инициации проекта внедрения системы, поскольку именно с этими людьми
будут поддерживаться дальнейшие контакты.
Успех любого проекта всегда зависит от того, насколько четко были сформулированы его
цели. Поэтому на этапе предварительного контакта выясняется цель проекта и его задачи.
Цель проекта должна быть сформулирована совместно с клиентом и использована в
дальнейшем при заключении договора.
Однако опыт компании AVACCO SOFT свидетельствует, что потенциальный клиент
далеко не всегда может явно сформулировать цель внедрения КИС. Большинство
клиентов не имеют представления ни о потенциальных возможностях КИС, ни, как это не
покажется странным, о своих реальных проблемах, а точнее об источниках этих проблем.
В этом случае необходимо определить проблемы или потребности, которые подтолкнули
компанию к осознанию необходимости внедрения КИС, и тем самым получить
приблизительную оценку целей потенциального заказчика. Поэтому компания AVACCO
SOFT всегда настаивает на проведении экспресс обследования бизнеса заказчика
специалистами компании.
7.1.2 Экспресс-обследование
Основной задачей экспресс-обследования является сбор информации, необходимой для
уточнения целей проекта, а также его масштаба, трудоемкости и т.п. Наличие этой
информации позволяет отразить в договоре условия, направленные на обеспечение
качественного выполнения работ в заданные сроки.
Поскольку экспресс обследование проводится до заключения контракта на внедрение
системы, компания AVACCO SOFT обычно проводит его бесплатно, за исключением
случаев, когда для этого требуется выезд специалиста в регион. В соответствии со
своим названием это обследование производится в сжатые сроки, от 2-3 дней до
недели.
В течение этого времени проводятся переговоры с руководством компании-клиента и
экспресс-интервьюирование ведущих специалистов клиента для предварительного
выявления потребностей и пожеланий. Выясняется, как происходит процесс принятия
решений в компании, как организуется обмен мнениями, какие средства связи активно
используются в компании и т.п. Проводится также визуальный мониторинг деятельности
компании, заключающийся в поверхностном знакомстве с протеканием основных бизнес-
процессов компании клиента.
Пример. По мнению специалистов AVACCO SOFT, лицом торговой компании,
характеризующим управленческий уровень компании и общее положение дел, является
организация продаж и складского хранения. Достаточно взглянуть на то, как
осуществляются продажи и как организован склад, чтобы понять уровень компании и
предстоящий объем работ.
В ходе экспресс-обследования собирается вся доступная макро информация о
компании заказчика, например:
Организационно-функциональная структура компании (ОФС). Эта информация
содержит основополагающие сведения, которые могут дать подробное представление о
масштабе компании и ее работе. Наличие подобной информации может существенно
сократить время обследования. Но, как показывает опыт компании AVACCO SOFT,
заказчик не всегда располагает такой информацией, а если и располагает, то, зачастую,
устаревшей и неполной. Если такой информации у заказчика в необходимом объеме нет,
то ее приходится собирать дополнительно, на этапе экспресс обследования укрупнено и
более детально на других этапах проекта.
Сферы деятельности компании. Выясняются направления деятельности компании
(торговля, услуги, производство) и рынки, на которых работает компания.
Перечень продукции. Здесь указывается перечень типов продукции, с которой работает
компания. Для этого может быть использован имеющийся в компании классификатор
товаров.
Перечень услуг и работ. Если компания специализируется в сфере услуг, здесь
указывается весь спектр основных и сопутствующих (например, доставка) услуг,
оказываемых компанией.
Масштаб компании. Собирается информация, характеризующая масштаб компании:
наличие филиалов, дочерних компаний, общая территориальная распределенность
компании и интенсивность взаимодействия отдельных подразделений. Определяется,
будут ли охвачены КИС все подразделения или проект касается конкретной группы
подразделений (филиалов)
общая численность персонала, число учетчиков и потребителей информации, число
ключевых управленцев. Эта информация позволяет оценить объем предпроектных
исследований (например, число опрашиваемых), а также оценить число рабочих мест
будущей системы;
Собранная при экспресс-обследовании информация в первую очередь используется для
определения условий договора и, в частности, для определения границ проекта.
7.1.3 Согласование условий договора
Стоит, вероятно, еще раз подчеркнуть, что внедрение системы – долгий и трудоемкий
процесс. Чтобы сделать его качественно и вовремя следует как можно точнее заранее
определить объем работ и границы проекта. Это необходимо, кстати, не только для
компании, осуществляющей проект, но и для клиента, чтобы он мог соответствующим
образом планировать свою деятельность. Именно при согласовании границ проекта может
быть достоверно определена целесообразность внедрения системы в конкретную
компанию и ориентировочная эффективность ее использования.
Границы проекта – это определенный перечень работ или перечень процессов,
который обязуется выполнить или охватить системой автоматизации компания
AVACCO SOFT. Границы проекта во многом определяют как сроки выполнения, так
и стоимость проекта.
Исходя из информации, полученной в результате экспресс-обследования, специалистами
компании AVACCO SOFT формируется документ, регламентирующий границы проекта.
В дальнейшем этот документ будет приложен к договору.
Например, границы проекта могут выглядеть так:
В рамках проекта внедрения должна быть обеспечена поддержка следующих бизнес –
процессов компании:
процесс продаж (формирование предварительного запроса клиента, обслуживание заказа
клиента, контроль оплаты заказа, резервирование, планирование отгрузок со складов,
отпуск товара);
процесс закупки (планирование закупок, разрешение закупки, контроль поступлений,
прием товара);
процесс перемещения между складами;
процесс получения денег (наличное и безналичное поступление);
процесс выплат денег (наличные и безналичные выплаты);
процесс возврата товара от клиента;
процесс возврата товара поставщику;
По всем вышеперечисленным процессам должен быть поставлен финансовый
управленческий учет, а так же бухгалтерский учет и формирование бухгалтерской
отчетности. Схемы учета будут согласованны во время проекта.
Должно обеспечиваться предоставление следующей информации:
базовой учетной (остатки на складах, сальдо взаиморасчетов с контрагентами, сальдо
кассы, расчетный счет);
аналитической управленческой (набор аналитических отчетов составленных исходя из
пожеланий и требований клиента, до 30 шт.). Конкретные отчеты будут согласованны во
время проекта;
Технические требования:
поддержка нескольких складов;
работа удаленных складов в единой системе;
поддержка многовалютности;
поддержка иерархии контрагентов, товаров;
поддержка различных типов прайс-листов;
Должна обеспечиваться преемственность данных из справочников товаров и
клиентов, поддерживаемых автоматизированной системой, установленной у
заказчика в настоящее время.
Непосредственно в тексте договора обычно оговаривается следующие позиции:
дата начала работ и их продолжительность – работы обычно начинаются через
некоторое время после подписания договора, это время необходимо компании AVACCO
SOFT для мобилизации ресурсов под проект;
стоимость работ и порядок платежей;
объем работ, как ссылка на определенные ранее границы проекта;
этапы проведения работ;
специфические обязанности заказчика, которые он
должен выполнять во время проекта:
своевременность предоставления информации и информационная открытость. Для
проектных работ по внедрению системы может потребоваться самая разнообразная
информация о компании-заказчике, включая и ту, которую заказчик считает
конфиденциальной. Иначе спроектированная система может не полностью удовлетворять
потребностям клиента. В договоре всегда отмечается, что компания AVACCO SOFT
обязана соблюдать конфиденциальность предоставляемой информации. Срок
предоставления той или иной информации определяется в рабочем порядке;
формирование проектной команды – назначение сотрудников компании-заказчика (из
числа ведущих специалистов и руководителей), в обязанности которых должно входить
предоставление исполнителю необходимой информации и непосредственное участие в
работах по проекту. Заказчик должен взять на себя обязательства по стимулированию