Петров Ю.А., Шлимович Е.Л., Ирюпин Ю.В. Комплексная автоматизация управления предприятием
Подождите немного. Документ загружается.
владеющего VBA, чтобы «подвинуть это поле чуть правее» или «добавить вот это поле в
эту форму». Здесь также важно иметь в виду, что от этого специалиста не потребуется
высокой квалификации, и вы наверняка сможете выбирать такого программиста из
нескольких претендентов, следовательно, оплата его труда может находиться во вполне
разумных пределах.
В целом в системе AVACCO при настройке интерфейсной части приложения нет каких
либо ограничений, например, вы можете:
настраивать «горячие» клавиши глобально на систему и для каждого пользователя;
настраивать визуальные формы для каждого конкретного пользователя и для
каждого этапа бизнес-процесса;
настраивать список команд меню, вызываемых правой кнопкой мыши в любой
экранной форме;
настраивать печатные формы первичных документов и отчетов;
выполнять другие виды настроек, обеспечиваемые стандартными средствами языка
VBA;
Отметим, что изменение интерфейса пользователя в системе AVACCO возможно и после
завершения этапа настройки системы и начала ее плановой эксплуатации.
6.2 Комплексность
Выполнение требований комплексности обеспечивается рядом особенностей реализации
системы AVACCO. Рассмотрим основные из них.
6.2.1 Универсальный механизм учета
На рынке есть немало систем автоматизации, которые охватывают более одной области
деятельности компании, но очень немногие из них в действительности представляют
собой единую систему. Чаще всего это набор программных продуктов, каждый из
которых отвечает за определенный отрезок учета.
AVACCO – единый комплексный программный продукт, покрывающий все
потребности учета первичной информации в принципе. Благодаря этому нет проблемы
синхронизации данных между различными программными продуктами, вся информация
находится в одном месте и все проблемы взаимодействия данных и алгоритмов решаются
на уровне разработки, а не пользователя.
6.2.2 Сервер бизнес-процессов как инструмент
интеграции процессов
Как уже было сказано, Сервер бизнес-процессов позволяет настраивать произвольные
схемы ведения бизнеса. При этом используются рассмотренные в 6.1.2 стандартные
атомарные компоненты (элементарные операции) – этапы процессов и специальные
этапы, разработанные под конкретную задачу. Сервер бизнес-процессов отвечает за
совместно интегрированную работу процессов. Таким образом обеспечивается совместная
работа заранее неизвестного числа компонент с заведомо неопределенными
возможностями.
Собственно бизнес-процесс задается как некоторая последовательность этапов, которая
может иметь логические разветвления и схождения (рис. 6.4).
Рис. 6.4 Схема бизнес-процесса на экране системы AVACCO
В общем случае процесс имеет одну точку входа и одну точку выхода и выполняется по
направлению от точки входа к точке выхода. При этом обеспечивается возможность
«отката» процессов в обратном направлении, что позволяет отменять ранее выполненные
действия.
6.2.3 Документооборот
Документы – это основные носители информации, формируемые в ходе бизнес-процесса,
именно над ними происходит большинство элементарных операций в бизнес-процессе,
документы создаются, изменяются, перемещаются внутри предприятия и т.п.
Система AVACCO обеспечивает работу с рядом типовых общепринятых документов (рис.
6.5) и, при необходимости позволяет создавать новые виды документов.
Рис. 6.5 Окно документа в системе AVACCO
Документооборот реализован в системе AVACCO с помощью схем бизнес-процессов.
Документы движутся по схеме бизнес-процесса от одного сотрудника предприятия к
другому, при этом на отдельных этапах процесса над документами выполняются
определенные действия. В системе существуют своего рода «хранилища» документов,
которые представляют собой специальные реестры или таблицы. Для пользователя они
представляются в виде иерархической структуры папок, между которыми перемещается
документ на различных этапах бизнес-процесса.
Для примера рассмотрим упрощенный процесс движения документа при перемещении
товара между отделениями или складами предприятия. На первом этапе процесса
создается документ «внутренняя накладная», который помещается в папку «на отгрузку»
реестра внутренних накладных. После выполнения этапа «отгрузка» этот документ
попадает в папку «на получение», а после выполнения этапа «получение» – в папку
«архив».
В целом сочетание возможностей документооборота, настройки бизнес-процессов и учета
в системе AVACCO дает удобный механизм для организации оперативного учета и
дальнейшего анализа информации.
6.2.4 Единое информационное пространство
Как и все современные системы, система AVACCO хранит всю информацию в едином
хранилище, что позволяет использовать единые справочные данные для всей компании и
избежать дублирования справочных данных в различных подразделениях.
Отметим, что интересной особенностью системы является возможность
собственными глазами посмотреть на то самое «информационное пространство», о
котором вы, возможно, уже много слышали, но, скорее всего, еще не разу не видели. В
одном месте с помощью единого механизма можно просмотреть практически всю
информацию, находящуюся в системе. Для этого не нужно долго искать информацию по
разнообразным модулям, путешествуя по обычно довольно замысловатым меню, вся
информация представлена иерархически с помощью дерева папок. Открывая
соответствующие смысловые папки, можно просмотреть хранимую в них информацию.
Например, всю справочную информацию, все виды документов, всю учетную
информацию, все бизнес-процессы и их схемы и т.п. Эти возможности обеспечены за счет
реализации в AVACCO так называемого Сервиса папок (см. 6.4.3) и удачного выбора
интерфейса пользователя системы (см. 6.5).
6.2.5 Целостность системных решений
В программе AVACCO изначально был выработан единый подход к написанию всех
компонент. В результате получилась система с различными функциональными
возможностями, базирующаяся на общих принципах построения. Это очень важный
аспект разработки. Приведем простой поясняющий пример. Как известно, электрические
розетки и вилки в странах мира имеют несколько стандартов. Вилки европейского
стандарта, например, не подходят к российским розеткам, а в Великобритании
электрические розетки и вилки представляют собой просто «чудо инженерной мысли».
Так вот, если говорить о системе AVACCO, то все «розетки» и «вилки» у ее компонентов
одинаковые.
Чем хороши общие принципы построения? Если человек умеет использовать один
модуль, он сможет использовать всю систему, за исключением специфичных вещей. Это
особенно важный фактор с точки зрения программирования и развития системы.
6.2.6 Интегрированность и согласованность модулей
При комплексном подходе проще решается проблема согласованной работы большого
числа модулей. Вся система может быть представлена в виде пирамиды, в основании
которой находится ядро системы, а над ним надстраивается функционал, где каждый
модуль использует возможности других и при этом объявляет себя зависимым от тех
модулей, с которыми он взаимодействует.
Такая иерархия делает простой и понятной структуру системы, что немаловажно с учетом
реального масштаба системы и количества взаимосвязей в ней.
8.3 Открытость
Под открытостью мы понимаем свойство системы предоставлять информацию и
принимать управляющие воздействия не только через пользовательский, но и через
программный интерфейс. Это представляет собой следующее: все, что можно сделать с
помощью мыши и с клавиатуры, можно сделать и программным способом. Однако
открытость не означает отсутствие регламентации доступа, т.е. если пользователю что-то
не разрешено правами доступа, то и используя программный уровень он не сможет
осуществить эту операцию.
Система AVACCO – полностью открытая система, что позволяет, например:
создавать различные клиентские приложения (у AVACCO это VBA и Internet
клиенты). Так как серверное приложение открыто, есть возможность подключиться
к нему, используя стандартный документированный интерфейс, например, из Excel
или Access;
использовать стандартные редакторы отчетов, в том числе и редакторы MS Office
(рис. 6.6);
легко организовывать экспорт и импорт данных;
осуществлять интеграцию с другими открытыми системами;
Рис. 6.6 Совместная работа AVACCO и Microsoft Excel
Подчеркнем, что одним из важнейших средств обеспечения открытости системы
AVACCO является включение в состав поставляемой пользователям документации
подробного описания программных интерфейсов основных элементов системы.
6.4 Аналитичность
6.4.1 Иерархия контрагентов
Во всех системах автоматизации есть справочники партнеров и клиентов. В системе
AVACCO – это единый справочник. В него входят еще и такие понятия, как наша
организация, частные лица, банки, склады, сотрудники, отделы и многое другое, что и
объединено под понятием контрагента. Таким образом, контрагент – это некоторая
физическая или виртуальная сущность, объединяющая перечисленные выше понятия (рис.
6.7).
Важным аспектом реализации понятия контрагентов в системе является их иерархическая
структура произвольной глубины. Любой уровень иерархии также может являться
контрагентом. Это позволяет, например, отобразить структуру любого предприятия, как
собственного, так и стороннего.
Рис. 6.7. Контрагенты в системе AVACCO
Третьей особенностью контрагентов является то, что по ним можно вести учет как
товарный, так и финансовый, причем по любому уровню иерархии.
Это дает следующие преимущества:
формировать произвольную структуру любых организаций, вплоть до конкретных
физических лиц или отделений складов;
получать любую учетную информацию по каждому уровню иерархии
контрагентов, включая товарные и финансовые обороты по этому контрагенту;
получать любую консолидированную учетную информацию всем подконтрагентам
любого контрагента, включая товарные и финансовые обороты;
обеспечивать единообразие хранения и использования различных сущностей,
объединенных понятием контрагента;
Пример. Холдинговая структура имеет в своем составе Предприятие А и Б. Предприятие
А имеет два отдела - Дилерский и Корпоративный, занимающийся продажами товара. В
каждом из отделов работает определенный штат сотрудников. Предприятие Б имеет
другую структуру, но занимается продажами того же самого товара. Задав подобную
структуру контрагентам и ведя финансовый учет операций с указанием конкретных
сотрудников, можно получить в любой момент, например, следующую информацию:
товарный и денежный оборот за период по каждому сотруднику;
товарный и денежный оборот за период по каждому отделу;
товарный и денежный оборот за период по каждому предприятию;
товарный и денежный оборот за период по всему холдингу;
Таким образом, в любой момент можно получить персональную и консолидированную
отчетность по каждому контрагенту, в том числе в товарном разрезе, и эта возможность
реализуется на уровне системного функционала.
6.4.2 Специфика финансового и товарного учета
Как известно, основу любого учета составляет учет хозяйственных операций,
осуществляемый исходя из общепринятых концепций бухгалтерского учета. Для
осуществления учета хозяйственных операций в системе AVACCO существует модуль
Финансовые операции.
Механизмы учета, используемые в системе AVACCO, могут отличаться от методов,
принятых в некоторых организациях, хотя также базируются на понятии счета и двойной
записи.
Под счетом в системе понимается некоторая сущность, над которой можно совершать
операции – увеличивать и уменьшать, при этом нет жесткого разделения счета на дебет и
кредит. Суммы, увеличивающие счет, проходят со знаком «+», суммы уменьшающие счет,
проходят со знаком «-». Естественно, выполняется правило двойной записи – все
операции выполняются только одновременно над двумя счетами и если один счет
увеличивается (проходит сумма с «+»), то другой уменьшается (проходит сумма с «-»).
Для того чтобы определить сальдо счета, просто складываются все суммы. Если сумма
счета положительна, можно считать его сальдо дебетовым, а счет активным; если
отрицательна, то считать сальдо кредитовым, а счет пассивным.
При создании нового счета можно указать, какого он типа: активный, пассивный или
активно–пассивный, но эта информация будет использоваться только для внутренней
проверки корректности хозяйственных операций.
В системе AVACCO возможно ведение учета по одному счету в разных валютах, точнее,
для каждой валюты создается экземпляр счета, и все операции в конкретной валюте
проводятся именно по этому счету.
В системе расширено и понятие хозяйственной операции, которая в системе AVACCO
называется финансовой операцией. Финансовая операция может включать в себя
несколько проводок (операций между парами счетов), тем самым осуществляя
группировку отдельных проводок по смыслу.
Расширено и понятие суммы, проходящей по проводке. Если в классическом варианте
сумма, начисляемая на дебет одного счета, равна сумме, начисляемой на кредит другого
счета, то в системе AVACCO возможно уменьшение счета на сумму в одной валюте и
увеличение другого счета на сумму в другой валюте (суммы в разных валютах
определяются по определенному курсу пересчета). Например, поступление денежных
средств в рублях может закрывать валютную задолженность.
В финансовую операцию введено обязательное понятие контрагента. Аналог в
классическом варианте – это аналитический учет по контрагенту, но если в классическом
варианте подобный учет ведется лишь по нескольким счетам, то в системе AVACCO – это
обязательная составляющая любой финансовой операции. Стоит заметить также, что
понятие контрагента включает в себя такие привычные объекты учета, как поставщик,
клиент, материально ответственное лицо, склад и аналогичные сущности, по которым есть
необходимость вести учет.
В финансовую операцию также введено понятие товарной операции. Между
определенными счетами происходит перемещение не только денежных сумм, но и
товарных остатков в количественном и денежном выражении, если это необходимо.
Аналог с классическим случаем – аналитический учет по товарам. В то же время не между
всеми счетами осуществляются двунаправленные товарные операции, т.е. на
определенных счетах могут накапливаться товарные остатки. Но это только создает
преимущества в том, что по этим счетам можно будет легко определить оборот товара за
период, например в разрезе контрагентов.
Такая идеология механизмов учета полностью гармонирует с принципами ведения
бизнеса, ведь если отдельные хозяйственные операции осуществляются с определенными
товарами, то и отражаться эти операции, естественно, должны потоварно.
В то же время это не единственная возможность ведения аналитического учета в системе
AVACCO. Проводки в финансовой операции могут иметь «категорию» – это еще одна из
интерпретаций аналитического учета. Категория имеет вложенную двухуровневую
архитектуру. Через механизм категорий можно, например, относить проводки к
различным статьям расходов или доходов, а также ввести классификацию типовых
проводок (операций) для аналитического учета. Одна проводка может иметь только одну
категорию (рис. 6.8).
Рис. 6.8. Структура финансовой операции
Но и это не последняя возможность организовать аналитический учет в системе
AVACCO. Любому объекту, включая проводку и финансовую операцию, можно
присвоить любое количество характеристик, и указывать их в последствии при
осуществлении проводок. В последствии можно будет проанализировать проводки и
финансовые операции по этим характеристикам. Но надо заметить, что скорость работы
системы с характеристиками будет ниже, чем скорость работы с категориями.
Отметим, что при необходимости отсутствующая финансовая операция может быть
добавлена в систему (рис. 6.9).
Рис. 6.9 Добавление финансовой операции
В идеологии настройки системы AVACCO финансовые операции осуществляются
автоматически в бизнес-процессах, обычно на основе какого-то документа, что снижает
возможность возникновения ошибок или преднамеренного ввода недостоверной
информации.
6.4.3 Сервис папок
Вся информация, с которой может работать пользователь, представляется в системе
AVACCO в виде иерархической структуры папок. В этих папках размещаются различные
объекты. По отдельным папкам можно разместить документы, бизнес-процессы,
финансовые операции и различную справочную информацию (рис. 6.10).
Структура папок легко поддается изменению, в составе
определенной папки всегда можно создать новую папку и
размещать в ней объекты, фактически группируя их по
смыслу.
Имеется возможность проводить анализ по информации, как
относящейся только к определенным папкам, так и по
консолидированной, находящейся в иерархической структуре
папок.
6.4.4 Сервис характеристик
На практике всегда есть определенная справочная
информация, требующаяся для ведения бизнеса, которую необходимо поддерживать в
КИС. Обычно она группируется в некоторые статические справочники. Одни из этих
справочников являются системообразующими, например справочники клиентов,
поставщиков, товаров и т.п. Они всегда должны присутствовать в системе. Другие
справочники при необходимости пользователи обычно могут создавать самостоятельно и
привязывать их к системообразующим.
Помимо этого, в системе AVACCO предусмотрен гибкий и универсальный механизм
поддержки справочной информации и вообще любой характеристической информации
(т.е. определяющей или идентифицирующей что либо). Это так называемый сервис
характеристик. Этот сервис позволяет назначать произвольное число произвольных
характеристик любым объектам системы (документам, элементам справочников,
процессам…).
Существует некоторый справочник характеристик, в котором пользователь может создать
произвольный тип характеристик. Принципиально типы характеристик делятся на
перечисляемые и не перечисляемые. Перечисляемый тип позволяет создавать список
значений ранее определенного типа характеристики. Не перечисляемый тип
характеристик может иметь только одно значение.
Характеристики можно назначать любым предопределенным типам объектов в системе, за
исключением самих характеристик (рис. 6.11).
Рис. 6.11. Задание характеристик объекта
Таким образом вложенность такой справочной системы – одноуровневая, но в то же время
механизм характеристик не предназначен для исключительно «самостоятельного»
использования, его следует использовать совместно с другими, предопределенными
справочными системами, комбинируя способы задания справочной информации.
С помощью перечисляемых характеристик можно создавать, например, произвольные
справочники, а затем назначать значения этих справочников экземплярам практически
любых объектов системы.
Наиболее часто используемое применение характеристик – это расширение информации
по товарам (когда у разных товаров множество разных свойств), а также контрагентам и
документам (когда необходимо дополнить документ каким-либо свойством).
Использование механизма характеристик позволяет создавать разнообразные
вспомогательные справочные системы, содержащие идентифицирующую информацию
для необходимых объектов.