Либерзон В.И. Основы управления проектами
Подождите немного. Документ загружается.
6.3 Управление целями
Управление целями тесно связано с другими процессами управления и предназначено для:
влияния на факторы, порождающие изменения, с тем, чтобы обеспечить благоприятность
изменений целей;
выработки воздействий, связанных с происшедшими изменениями целей.
6.3.1 Входы управления целями
ИСР. Иерархические структуры работ проекта определяют запланированные цели.
Оценка исполнения. Оценка исполнения определяет текущий статус проекта - какие цели
достигнуты, какие отклонения от базового плана произошли.
Запросы на изменения. Большинство прямых запросов на изменения целей связано со
следующими причинами:
внешние события (например, изменения государственных стандартов);
ошибки в определении целей продукта;
ошибки в определении целей проекта;
появление новых технологий, способных сократить затраты времени или средств на
реализацию проекта.
Однако к необходимости изменения целей могут приводить и запросы на изменения, напрямую с
целями не связанные. Так, изменение требований к качеству продукта или неудовлетворительное
исполнение качества может потребовать проведения ряда дополнительных работ, изменения
применяемых технологий и целей проекта.
План управления целями. (3.1.3.)
6.3.2 Методы и средства управления целями
Система управления изменениями целей. Система управления изменениями целей определяет
процедуры, по которым могут быть изменены цели проекта. Она должна быть взаимосвязана с
системами управления целями продукта (или продуктов) проекта.
Оценка исполнения. (6.3.1.)
Перепланирование. (5.6.2.)
Стр. 121
6.3.3 Выходы управления целями
Изменения целей. Изменения целей проекта - это любые модификации согласованных ИСР.
Изменения целей, как правило, означают необходимость перепланирования проекта и
воздействуют на другие плановые показатели (сроки, стоимость, качество и т.д.).
Корректирующие воздействия. Разработанные корректирующие воздействия далее
рассматриваются согласно процедурам общего управления изменениями (6.1.).
Усвоенные уроки. (6.1.3.)
6.4 Управление качеством
6.4.1 Входы управления качеством
Заполненные контрольные списки. (5.5.3.)
Запросы на изменения.
План управления качеством. (3.7.2.3.)
6.4.2 Методы и средства управления качеством
Система управления изменениями качества. Система управления изменениями качества
определяет процедуры, по которым могут быть изменены требования к качеству. Она должна
быть взаимосвязана с системами управления целями проекта.
Определение альтернатив. Под определением альтернатив понимаются любые способы
выработки различных подходов к качеству продукта и проекта. При этом используются
различные подходы, среди которых мозговой штурм, кружки качества и т.д.
Дополнительные работы. Корректирующие воздействия часто предусматривают исполнение
дополнительных работ, т.е. корректировку целей проекта, состава операций, расписания работ,
потребностей в ресурсах, стоимости и т.д.
Перепланирование. Перепланирование осуществляется с учетом необходимости исполнения
дополнительных работ.
Стр. 122
6.4.3 Выходы управления качеством
Изменения целей. Изменения целей, вытекающие из процессов управления качеством, должны
рассматриваться в процессах управления целями.
Корректирующие воздействия. (6.3.3.)
Усвоенные уроки. (6.1.3.)
6.5 Управление контрактами
В больших проектах, в которых участвуют различные поставщики продуктов и услуг, основным
аспектом управления контрактами является обеспечение взаимодействия и координации
поставщиков. Юридическая природа контрактных отношений требует, чтобы команда проекта
учитывала юридические последствия принимаемых решений по управлению контрактами.
Процессы анализа и управления контрактами часто называются администрацией контрактов.
6.5.1 Входы управления контрактами
Контракты. (4.6.3.)
Результаты работы. Результаты работы поставщиков (какая продукция произведена, как
выполнены стандарты качества, каковы произведенные затраты и т.д.) собираются в качестве
составной части исполнения плана проекта.
3апросы на изменения. Запросы на изменения поступают от тгоставщиков, либо в результате
анализа исполнения при необходимости пересмотра условий контрактов. Эти запросы могут
иметь различные причины, быть благоприятными (улучшающими значения критериев успеха),
либо неблагоприятными.
6.5.2 Методы и средства управления контрактами
Система управления изменениями контрактов. (4.7.2.)
Оценка исполнения. (6.3.1.)
Дополнительное планирование. (6.1.2).
Программы управления проектами. (6.1.2).
Стр. 123
6.5.3 Выходы управления контрактами
Переписка. (4.7.3.)
Переговоры. При необходимости изменения условий контрактов требуется проведение
переговоров и разрешение возникающих конфликтов.
Запросы на изменения. Запросы на изменения включают изменения условий контрактов или
характеристик запланированной продукции. К запросам на изменения относится также решение о
расторжении контракта, если он исполняется неудовлетворительно. Рассмотрение и утверждение
запросов на изменения контрактов обычно производится
Координационным Советом на основании представления команды проекта согласно процедурной
модели общего управления изменениями.
Дополнительные соглашения. Результатами рассмотрения запросов на изменения являются
дополнительные соглашения к контрактам, содержащие корректировку их условий.
6.6 Управление рисками
6.6.1 Входы управления рисками
План управления рисками. Напомним, что план управления рисками - это документ, в котором
описываются процедуры, которые должны использоваться для управления рисками на
протяжении проекта.
Учет исполнения. Учет исполнения содержит информацию о том, какие из потенциальных
источников риска перестали существовать (выполнены соответствующие этим рискам операции),
каковы фактические длительности и стоимости операций и характеристики ресурсов и т.д. Эта
информация необходима для уточнения первоначальных оценок проектных рисков.
Фактические события риска. Среди фактических событий риска могут быть такие, на которые
предварительно разработано реагирование. Команда проекта должна идентифицировать такие
события риска и применить запланированные воздействия.
Дополнительная идентификация рисков. В процессе исполнения проекта могут возникнуть
дополнительные источники рисков, которые должны быть идентифицированы.
Стр. 124
6.6.2 Методы и средства управления рисками
Дополнительные работы. В случае возникновения незапланированных негативных событий
риска необходимо определить, какие работы следует провести для уменьшения нежелательных
последствий этих событий.
Переоценка рисков. Переоценка рисков включает как уточнение первоначальных оценок
проектных рисков, так и оценку дополнительных событий риска, возникших в процессе
исполнения проекта.
Разработка дополнительного реагирования. На вновь идентифицированные события риска,
требующие реагирования, разрабатываются процедуры реагирования.
6.6.3 Выходы управления рисками
Корректирующие воздействия. Корректирующие воздействия в основном реализуют
запланированное реагирование на события рисков (в том числе дополнительные работы пункта
6.5.2.). Предлагаемые корректирующие воздействия далее рассматриваются согласно процедурам
общего управления изменениями (6.1.).
Скорректированный план управления рисками.
Стр. 125
7 Завершение
Процессы завершения - формализация выполнения проекта и
подведение его к упорядоченному финалу.
Стр. 126
7.1 Закрытие контрактов
Закрытие контрактов, как и административное завершение, включает как подтверждение полного
и точного выполнения условий контрактов, так и административное закрытие контрактов,
включающее уточнение и архивирование документации по контрактам для последующего
использования. Условия контрактов могут содержать определенные процедуры,
регламентирующие процессы закрытия. Частным случаем закрытия контракта является его
досрочное расторжение.
7.1.1 Входы закрытия контрактов
Контрактная документация. Контрактная документация включает сам контракт со всеми
сопутствующими документами - графиком исполнения, всеми утвержденными запросами на
изменения, разработанной в процессе исполнения контракта технической документацией,
финансовыми документами, результатами проверок и инспекций.
7.1.2 Методы и средства закрытия контрактов
Контрактный аудит. Контрактный аудит - это анализ процесса контрактации от планирования
контрактов до управления их исполнением. Целью такого аудита является определение
достижений и ошибок, которые следует учитывать в других контрактах данного проекта или
организации.
7.1.3 Выходы закрытия контрактов
Архивы контракта. Полный набор структурированных документов контракта должен быть
подготовлен для включения в архивы проекта.
Архивы заказчика обычно включают:
Протоколы совещаний, включая предконтрактные:
Отчеты о ходе выполнения контрактных работ;
Изменения условий контракта;
Отчеты о поставках и наличии материалов и оборудования;
Приказы и распоряжения;
Запросы на изменения и решения по ним.
Архивы поставщика обычно включают:
Стоимости работ и материалов;
Стр. 127
Указания и приказы на изменения планов;
Отчеты об исполнении работ;
Чертежи, проектную документацию;
Реквизиты счетов;
Архивы переписки;
Задержки работ по объективным причинам или по вине заказчика.
Формальная приемка и закрытие. Требования и процедуры формальной приемки и закрытия
контрактов обычно включается в условия контракта. Подробнее в пункте 7.1.4.
Усвоенные уроки. Результаты исполнения контракта должны быть проанализированы командой
проекта с целью оценки деятельности как поставщика, так и команды проекта в процессе
исполнения контракта. Оценка поставщика может быть использована при выборе исполнителей
будущих контрактов, а собственные ошибки должны быть документированы для предотвращения
их повторения.
7.1.4 Фазы закрытия контрактов
Обычно формальная приемка и закрытие контрактов включает следующие шесть фаз:
Выполнение в основном. Выполнение в основном - это фаза, к моменту завершения которой
выполнена основная часть работы за исключением небольших упущений, отклонений и дефектов.
Так, в строительном контракте во время приемки объекта создается протокол недоделок и объект
принимается с условием последующего устранения обнаруженных недоделок. Многие контракты
предусматривают оплату определенного процента суммы контракта по достижении этой фазы.
Окончательное выполнение. Окончательное выполнение означает полное выполнение условий
контракта (за исключением гарантийных обязательств, либо обязательств по сопровождению
продукта),
Утверждение затрат. Утверждение затрат - это представление необходимой документации и
утверждение дополнительных затрат, если они производились из фондов проекта.
Отказ от претензий. Отказ от претензий - это документ, освобождающий заказчика от претензий
со стороны поставщика. Контракты часто содержат условие, по которому после полной оплаты
услуг поставщика никакие дальнейшие претензии поставщика не рассматриваются. Исключение
составляют ранее заявленные претензии, которые еще не разрешены.
Окончательная оплата. Окончательная оплата включает оплату сумм, ранее зарезервированных
на устранение выявленных недоделок. Эти суммы редко превосходят 10% от общей суммы
контракта и выплачиваются после окончательного выполнения и приемки контрактных работ
(поставок).
Стр. 128
Условия контракта должны содержать ясные условия, когда и при каких условиях осуществляется
окончательная оплата.
Создание архивов. Создание архивов контракта важно не только для использования в
дальнейших проектах, но и для защиты сторон от возможных претензий.
7.2 Административное завершение
Проект и его фазы после достижения поставленных целей, либо после прерывания выполнения,
нуждаются в завершении. Административное завершение состоит в подтверждении и
документировании результатов проекта и формальной приемке продуктов проекта заказчиком,
инвесторами и пользователями. Оно также состоит в создании полного архива проектных
материалов, пригодного для использования в будущем, и анализе эффективности проекта.
Административное завершение не должно откладываться до полного завершения проекта -каждая
фаза должна должным образом завершаться, чтобы не допустить потери важной и полезной
информации.
7.2.1 Входы административного завершения
Документация по оценке исполнения. В процессе административного завершения вся
документация по оценке и анализу исполнения проекта, включая плановые документы,
использовавшиеся в качестве базы для такой оценки, должна быть доступна для ознакомления.
Документация по продукту проекта. В процессе административного завершения необходимо
иметь возможность ознакомиться с документацией по продукту проекта (планы, спецификации,
техническая документация и т.д.).
Другие записи проекта. Имеются в виду меморандумы, протоколы совещаний, переписка и пр.
7.2.2 Методы и средства административного завершения
Методы и средства оценки исполнения.
7.2.3 Выходы административного завершения
Архмвы проекта. Полный набор структурированных документов проекта должен быть
подготовлен для архивирования заинтересованными сторонами. Все базы данных, имеющие
отношение к проекту, должны быть уточнены. Если проект выполнялся по контракту или в
результате торгов, то особое внимание следует уделить организации и архивированию
финансовой документации.
Стр. 129
Формальная приемка. Должен быть подготовлен, утвержден и распространен документ о
формальной приемке результатов проекта (или фазы) потребителями или инвесторами.
Усвоенные уроки. Применение управления проектами к выполнению работ требует создания
послепроектного отчета до того, как команда проекта будет расформирована. Целями такого
отчета являются:
подтверждение выполнения контрактных обязательств;
подтверждение выполнения принятых требований по качеству выполнения работ;
формальное завершение проекта;
создание перечня рекомендаций для будущих проектов.
В процессе создания отчета особое внимание должно быть уделено последнему пункту.
Следует обратить особое внимание на то, что послепроектный отчет не должен
концентрироваться на допущенных ошибках и ответственности за них. Такая цель вызовет
безусловное сопротивление команды проекта. Напротив, необходимо концентрироваться на том,
что может оказаться полезным в будущих проектах, Так, например, послепроектный отчет может
содержать рекомендацию уделять большее внимание подбору взаимозаменяемых ресурсов без
указания на то, что и как происходило в данном конкретном проекте. Такой поход стимулирует
членов команды на то, чтобы сделать полезные выводы из накопленного опыта, и не превратит
послепроектный отчет во взаимные обвинения.
Стр. 130