Довнарь А.И. Информатика и компьютерная техника. Учебное пособие

Подождите немного. Документ загружается.

Все созданные имена отображаются в списке имен (2 на рис. 7.5). Выбор

имени из списка приводит к выделению соответствующего интервала. Так как

список имен принадлежит не листу, а книге, то созданные имена становятся

известными по всей книге.

7.3 Данные в OOCalc

В табличном процессоре работают с данными, представленными

числами и текстами (символами). Введенная информация отображается в

ячейке и строке формул. В большинстве случаев OOCalc автоматически

распознает тип данных и сохраняет/отображает их в соответствующем формате.

Это вовсе не значит, что формат, выбранный процессором, является обязательно

правильным для пользователя. В данный момент речь идет не о том, как

красиво представить информацию в ячейке, а о том, чтобы эта информация

была представлена правильно в компьютере. Например, если в ячейку записать

5,5 , то эта последовательность символов будет воспринята, как число. Если же

будет записано 5.5 , то для процессора это – строка символов и с ней нельзя

производить арифметические операции, как с числами (сложение, вычитание и

т.д.), зато можно выполнять строковые (конкатенация и пр.).

Числовые данные могут содержать только следующие символы:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 - + , Е е

Данные типа дата и время в памяти компьютера также хранятся в виде

чисел.

Табличный процессор первым делом пытается интерпретировать

информацию как числовую. Если ему это удается, то она выравнивается в

ячейке, обычно по правому краю. В противном случае информация

интерпретируется как символьная и выравнивается по левому краю.

Технологию работы с данными в OOCalc можно, по аналогии с

текстовым процессором, определить так: сначала необходимо правильно ввести

данные в соответствующие ячейки, затем для улучшения внешнего вида

произвести форматирование документа.

7.3.1 Ввод и редактирование данных

Ячейка является основным хранилищем информации в OOCalc.

Записывать в нее данные можно разными способами, основными и наиболее

распространенными из которых являются ввод информации непосредственно в

ячейку таблицы и использование для этих целей строки формул. В большинстве

случаев содержимое выделенной ячейки и содержимое строки формул

совпадают, однако в некоторых случаях такого не происходит (например, при

вводе формул или применении форматирования). Поэтому, если выражаться

более строго, только строка формул всегда показывает содержимое ячейки, в то

время, как в самой ячейке может быть отражен результат вычисления.

1. Для ввода данных непосредственно в ячейку, прежде всего,

необходимо ее выделить каким-либо способом. После первого набранного на

клавиатуре символа в ячейке появляется текстовый курсор (курсор ввода).

Вводимая информация автоматически отображается в строке формул. Во время

ввода информации непосредственно в ячейку нельзя пользоваться клавишами

перемещения курсора. Для удаления введенных символов используется

клавиша <BackSpace>. Сохранить введенную информацию можно

следующими способами:

• выйти из клетки с помощью клавиши управления курсором

(стрелки);

• с помощью клавиши <Tab>;

• нажав клавишу <Enter>;

• «кликнув» мышкой на какой-либо иной клетке листа;

• «кликнув» на кнопке «Принять» строки формул.

Отказаться от ввода данных можно, «кликнув» на кнопке «Отменить» в

строке формул.

Чтобы ввести данные с использованием строки формул, после

выделения ячейки нужно «кликнуть» левой клавишей мыши в строке формул

для перевода туда курсора ввода и набрать необходимый текст. При таком вводе

информации разрешается использовать клавиши-стрелки, поэтому для ее

сохранения можно использовать любой из выше описанных вариантов, кроме

первого. Отменяется ввод данных способом, описанным выше.

2. Редактирование данных можно также производить

непосредственно в ячейке и в строке формул. Для редактирования данных в

ячейке необходимо войти в режим корректировки, дважды «кликнув» на ней

левой клавишей мыши. Редактирование записи из строки формул происходит

так же, как и при вводе.

3. Удаление данных можно выполнить нажатием клавиши <Delete>

либо командой Правка|Удалить содержимое… .

4. Копирование/вставка данных осуществляется стандартным

способом через буфер обмена. Командой Правка|Копировать (нажатием

комбинации клавиш <Ctrl><C> или кнопки «Копировать» на Панели

функций) информация из выделенной ячейки или диапазона помещается в

ClipBoard. После этого выделяется место вставки данных и по команде

Правка|Вставить (после нажатия комбинации <Ctrl><V> или кнопки

«Вставить») информация из ClipBoard перемещается в выделенное место.

Если из Главного меню выполнить команду Правка|Вставить как…, то

откроется диалоговое окно (рис. 7.10), в котором можно выбрать параметры

вставки.

Здесь группа опций Выбор указывает, какие именно свойства

скопированного фрагмента будут вставлены, а переключатели группы

Операции предлагают произвести некоторые действия со скопированными

данными. Если в разделе Переместить ячейки установить переключатель в

положение Вниз или Справа, то информация будет вставлена со сдвигом ячеек

в соответствующем направлении: либо вниз, либо вправо от выделенного места,

т.е. произойдет добавление пустых ячеек и перезапись в них содержимого

буфера.

Рис. 7.10. Окно Вставить как

7.3.2 Заполнение данными диапазона ячеек

При заполнении таблицы значения в ячейках смежных столбцов или

строк могут быть одинаковыми или изменяться по какому-либо закону. В

программе OOCalc существует возможность автоматизации заполнения

данными смежных ячеек. Для этого надо:

• ввести в начальную ячейку (ячейки) необходимые данные (число,

строку, формулу и т.д.);

• выделить область, которую будем «размножать»;

• подвести курсор мыши к черному квадратику в правом нижнем углу

выделенной области (см. 4 на рис. 7.5). При этом курсор примет вид

креста;

• нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, выделить

необходимое количество столбцов либо строк.

После того, как кнопка мыши будет отпущена, в таблице появятся новые

данные. То, что будет записано во вновь выделенную область, зависит от того,

какие данные «размножались». Например, запишем в ячейку А1 число «1», в А2

строку «Шевченко», в А3 – комбинированную строку «Кв.5», в А4 – ссылку на

ячейку «=В3». Выделим ячейки с А1 по А4 и «размножим» полученный блок до

столбца F. Получим результат, приведенный на рис. 7.11.

Данный пример показывает не только возможности заполнения смежных

ячеек, но и подтверждает тот факт, что содержимое строки формул может не

совпадать с содержимым клеток таблицы (см. ячейки строки 4).

Из рисунка также видно, что в первой и третьей строках получились

числовые ряды – арифметические прогрессии с шагом «1». Действительно,

если в ячейку занести некоторое число и затем «размножить» эту ячейку в

смежные, то они заполняются следующими членами арифметической

прогрессии с шагом «1» (по умолчанию). Таким образом получается ряд

данных.

Ряд данных может быть построен и другим способом, если известен шаг

арифметической прогрессии, отличный от «1». Для этого в две соседние ячейки

нужно занести два первых члена ряда, выделить их и «размножить» выделение.

Разница между значениями второй и первой заполненными ячейками задает

шаг прогрессии.

Рис. 7.11. Пример «размножения» данных различных типов

Заполнить диапазон одинаковыми значениями можно, как и в

предыдущем случае, введя в соседние ячейки одинаковые числа. Этого же

результата можно добиться из Главного меню. Для этого в ячейку заносится

нужное число, выделяется простым выделением диапазон заполнения и

выполняется команда Правка|Заполнить с уточнением направления (Снизу,

Справа, Снизу, Слева).

Для построения произвольных рядов данных необходимо выделить

область для заполнения (простым выделением ячеек) и выбрать команду

Правка|Заполнить|Ряды… . В результате появится диалоговое окно

Заполнить ряды (рис. 7.12), в котором можно установить параметры ряда

данных.

Здесь

• набор переключателей Направление задает направление заполнения

ряда в таблице;

• переключатели группы Тип рядов дает возможность создать

арифметическую прогрессию (Линейный), геометрическую (Рост),

изменение элементов даты (Дата) от Начального значения до

Конечного значения с шагом Приращение. Выбор переключателя

Автозаполнение приводит к заполнения выделенного интервала

рядом по умолчанию – от Начального значения с шагом «1».

Рис. 7.12. Окно Заполнить ряды

7.3.3 Автозаполнение

Для автоматического заполнения смежных ячеек данными, которые

часто вводятся в таблицу (дни недели, месяца года и т.п.), можно использовать

заполнение из предварительно созданных списков. Некоторые из этих списков

устанавливаются при установке OOCalc. Пользователь также имеет

возможность создавать собственные списки автозаполнения. Просмотреть эти

списки, создать новый, редактировать и удалять ранее созданные можно на

вкладке Списки сортировки окна Параметры, вызванного командой Сервис|

Параметры (рис. 7.13).

Рис. 7.13. Окно работы со списками автозаполнения

В окне Списки каждая отдельная строка является списком

автозаполнения. Для создания нового списка необходимо:

• нажать кнопку «Создать»;

• ввести в окно Элементы состав нового списка, нажимая после

каждого элемента клавишу <Enter>;

• после ввода всего списка нажать на кнопку «Добавить».

Создать новый список можно иначе:

• ввести элементы списка в диапазон ячеек таблицы;

• выделить диапазон с элементами списка простым выделением;

• вызвать окно Параметры;

• выбрать вкладку Списки сортировки;

• нажать клавишу «Копировать».

7.3.4 Автоподстановка

При заполнении таблиц часто возникают ситуации, когда необходимые

данные находятся в справочниках. Например, список групп, факультетов,

должностей и пр. В OOCalc существует возможность избежать их

многократного ввода с клавиатуры, заменив его выбором из существующего

списка. Это позволяет не только облегчить ввод данных, но и повысить их

достоверность. Для этого нужно выполнить следующие действия:

• создать справочник на каком-либо листе книги;

• скопировать каким-либо образом содержимое справочника в

ClipBoard;

• выделить диапазон ячеек, в которые предполагается заносить данные

из справочника;

• выполнить команду Главного меню Данные|Проверка… ;

• на вкладке Критерий открывшегося диалогового окна Проверка

вводимых значений (рис. 7.14) в поле Допустимый тип данных

выбрать Список;

Рис. 7.14. Создание списка подстановки

• вставить в окно Элементы содержимое ClipBoard;

• закрыть диалоговое окно кнопкой «ОК».

Если в книге нет нужного справочника, его можно создать

непосредственно в окне Элементы диалога Проверка вводимых значений.

На рис. 7.15 приведен пример заполнения ячеек столбца С данными,

которые расположены в ячейках столбца А. Список подстановки для этого

примера был создан так, как показано на рис. 7.14.

Рис. 7.15. Пример заполнения ячеек подстановкой значений

7.4 Форматирование в OOCalc

Как и в текстовом процессоре, форматирование в OOCalc предназначено

для улучшения внешнего вида документа путем изменения свойств объектов, в

него входящих (ячейки, строки, столбца и т.д.). Изменение основных свойств

строк и столбцов было рассмотрено выше. Наиболее интересные и важные

свойства, характеризующие внешний вид документа, сосредоточены в объекте

Ячейка.

7.4.1 Формат ячейки

Чтобы установить формат одной или нескольких ячеек, вначале их

необходимо выделить, после чего выполнить команду Главного меня Формат|

Ячейка… или команду контекстного меню Формат ячеек… . В результате

откроется диалоговое окно Атрибуты ячейки (рис. 7.16). Это окно состоит из

нескольких вкладок со свойствами ячеек, доступными пользователю. В табл. 7.1

перечислены основные свойства с краткой характеристикой их назначения.

Рассмотрим подробнее некоторые свойства ячеек.

1. Числа. Эта вкладка содержит список стандартных форматов и

форматов, разработанных пользователями. Большинство форматов требуют

выбора или установления дополнительных параметров.

Рис. 7.16. Окно Атрибуты ячеек. Вкладка Числа

Таблица 7.1

Основные свойства ячейки

Вкладка Свойство Назначение

Числа

Категория Задает тип данных

Формат Выбор внешнего представления

содержимого

Язык Задает языковые особенности

Дробная часть Определяет количество символов

после десятичной запятой у чисел

Начальные нули Определяет количество начальных

нулей, отображаемых в ячейке

Шрифт См. Форматирование символов

Эффекты

шрифта

То же

Выравнивание

По горизонтали Задает выравнивание содержимого

внутри ячейки по горизонтали

По вертикали То же, по вертикали

Направление текста Определяет направление текста

внутри ячейки

На странице Позволяет разместить текст

большого объема в ячейке

Обрамление См. Форматирование таблиц

Фон Задает заливку ячейки

• При вводе данных без предварительного форматирования

OOCalc по умолчанию использует формат Standard. При этом

для отображения числа в ячейке отводится 12 позиций. Первая

позиция предназначена для знака числа, причем знак «+» не

отображается. Если целая часть дробного числа имеет 11 цифр,

то в ячейке отображается округленная целая часть. В строке

формул отображаются и другие цифры, но не больше 15. если

целая часть числа имеет больше 11 цифр, то число отображается

в экспоненциальном формате (mEn), где m – мантисса числа со

знаком, Е – обозначение система счисления, n – порядок числа со

знаком. Например, число –0,00129 в экспоненциальном формате

имеет вид –1,29Е–3 .

В формате Standard можно ввести до 32767 текстовых символов в одну

ячейку.

Другие форматы вкладки Число устанавливает пользователь. К ним

относятся Число, Процент, Деньги, Дата, Время, Наука, Дробь, Логические

значения, Текст.

• Формат Процент отображает введенное число увеличенным в

100 раз и завершает его символом процентов – «%».

• Формат Деньги используется для отображения денежных сумм.

Для этого в комбинированном списке Формат совместно со

значением свойства Язык выбирается тип валюты, в котором

выражены денежные средства, а в расположенном ниже окошке

форматирования – непосредственно внешний вид представления

сумм.

• Формат Дата используется для отображения календарной даты.

При вводе дат в ячейку следует обратить внимание на

региональные особенности их отображения. Например, мы

привыкли вводить дату, как День-Месяц-Год, в то время как в

США принят порядок – Месяц-День-Год.

• Формат Время используется для отображения того, сколько

времени прошло от начала суток. Поэтому от числового значения

берется только дробная часть. Например, число 0,456 будет

отображено, как 10 часов 56 минут 38 секунд.

• Формат Наука подразумевает представление чисел в

экспоненциальном виде.

• В формате Дробь числа с десятичной запятой отображаются в

виде смешанных или обычных дробей.

• В формате Логические значения число «0» (ноль) будет

отображаться как Ложь, а все остальные числа – Истина.

• После выбора формата Текст любые данные будут

восприниматься, как последовательность символов.

• В режиме Пользовательский можно создавать свои форматы

отображения данных, которые, после нажатия на кнопку «ОК»,

будут добавлены в список форматов для дальнейшего

использования.

2. Выравнивание. Данная вкладка показана на рис. 7.17.

Рис. 7.17. Окно Атрибуты ячейки. Вкладка Выравнивание

Свойства, вынесенные на эту вкладку позволяют:

• выровнять содержимое ячейки по правому, левому, нижнему или

верхнему края, а также по центру (По горизонтали и По

вертикали);

• расположить текст в ячейке в направлении сверху вниз, снизу

вверх или задать угол поворота текста (Направление текста).

Устанавливать угол поворота можно как посредством ввода

требуемой величины угла в поле Наклон, град., так и

перетаскиванием мышкой надписи ABCD в круге, чтобы она

приняла нужную ориентацию. Расположить символы «в

столбик» позволяет флажок Vertically stacked;

• разместить длинный текст внутри ячейки. Для этого

используются Переносить по словам, Переносить по слогам и

Уменьшить по размеру ячейки. При этом, возможно, придется

увеличить высоту строки вручную.

7.4.2 Работа со стилями

Пока данных в таблице немного, проблемы с ее обработкой, как правило,

не возникает. Однако при увеличении объема информации возникает

необходимость в упорядочении форматов данных.

В понятие стиля входят следующие элементы: формат представления

чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и

100