Дипломная работа. Организация учета кадров. Правовое и документационное обеспечение
Подождите немного. Документ загружается.
Содержание
Введение_________________________________________________________________3
Раздел 1. Виды учета и их назначение._______________________________________6
Раздел 2. Комплекс документов по персональному учету._______________________9
2.1. Трудовая книжка____________________________________________________9
2.2. Личная карточка___________________________________________________11
2.3. Учетная карточка научного работника, государственного и
муниципального служащего.____________________________________________17
2.4. Личное дело________________________________________________________18
2.5. Алфавитная карточка_______________________________________________23
Раздел 3. Комплекс документов по штатно-должностному учету_____________25
3.1. Структура и штатная численность___________________________________25
3.2. Штатное расписание________________________________________________25
3.3. Должностная карточка и штатно-должностная книга___________________29
Раздел 4. Комплекс документов по воинскому учету__________________________31
Раздел 5. Комплекс документов по статистическому учету кадров.____________37
Раздел 6. Табельный учет кадров.___________________________________________40
Раздел 7. Анализ деятельности Производственно-эксплуатационного управления
канализационной сети МГУП «Мосводоканал».______________________________48
Заключение______________________________________________________________56
Список используемой литературы__________________________________________58
Приложения____________________________________________________________ 60
2
Введение
Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное
документирование трудовых отношений в организации.
При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда
сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой
службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной
части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими
требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при
подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их
оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных
спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса
Российской Федерации.
Трудовые правоотношения работодателя (организации) с работником
регулируются Трудовым кодексом РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005).
Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае
не может противоречить положениям Трудового кодекса РФ.
Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по
личному составу. К ней относятся:
- трудовой договор;
- приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении
отпусков, увольнении и т.д.);
- личные карточки работников;
- трудовые книжки;
- табель учета рабочего времени;
- график отпусков;
- личные заявления работников и др.
Руководство каждой организации должно учитывать, что документы по
личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и
подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют
особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в
организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований
Трудового кодекса РФ.
3
В дипломной работе представлен материал, обеспечивающий деятельность
кадровых служб организации по одному из главных направлений их работы,
связанных с учетом кадров.
Основными целями дипломной работы является:
1. Комплексное изучение проблем правового, теоретического и практического
характера связанных с учетом кадров;
2. Обобщение достижений предыдущего опыта исследования рассматриваемой
проблемы;
3. Изучение и анализ кадровой деятельности.
Для достижения указанных целей в процессе исследования ставилась задача,
глубоко и всесторонне освещающие все аспекты учета кадров.
@Вышеуказанные цели и задачи в основном и определили содержание
выпускной квалификационной работы, а также систему обсуждаемых и выносимых
на защиту проблем.
При написании дипломной работы был использован широкий круг источников.
В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и
законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской
Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и
работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды
следующих авторов: Л.А. Румыниной; Л.В. Труханович; Т.В. Кузнецова; Л.В.
Санкина и других.
Данная дипломная работа состоит из введения, семи разделов, заключения и
приложений. В первом разделе дипломной работы рассказывается кратко о каждом
виде учета кадров: - персональный; - штатно-должностной; - воинский; -
статистический; - табельный.
Во втором разделе рассмотрены все виды документов необходимые для
персонального учета кадров: - трудовая книжка; - личная карточка; - личное дело; -
алфавитная карточка.
В третьем разделе рассматриваются все виды документов необходимые для
организации штатно-должностного учета кадров. К ним относятся: - структура и
штатная численность; - штатное расписание; - должностная карточка; - штатно-
должностная книга.
4
В четвертом разделе рассказывается об учете военнослужащих и поставленных
в резерв граждан и комплексе документов, обеспечивающих данный вид учета.
В пятом разделе рассказывается о видах статистического учета и правилах
оформления некоторых форм по учету кадров.
Шестой раздел включает в себя табельный учет рабочего времени, подробное
описание его организации и применении.
Практическая часть – представлена в седьмом разделе, где приводятся:
материалы обследования постановки учета кадров на базе преддипломной практики –
Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП
«Мосводоканал»; а также приводятся рекомендации по улучшению работы кадровой
службы в данной организации. Образцы документов по теме дипломной работы,
оформленные и заполненные применительно к организации - базе преддипломной
практики прилагаются в разделе «Приложения».
5
Раздел 1. Виды учета и их назначение.
Учет в кадровой службе является одной из ее важнейших функций. Учет
подразделяется на: - персональный; - штатно-должностной; - воинский; -
статистический; - табельный.
Каждое из указанных направлений характеризуется определенным составом
документов.
Персональный учет обеспечивается оформлением и ведением таких
документов в кадровой службе, как:
- трудовой договор (контракт);
- приказы по личному составу:
- трудовая книжка;
- книги по учету выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- выдачи копий трудовых книжек;
- личные карточки;
- учетные карточки научных сотрудников;
- алфавитные карточки и алфавитные книги учета личных дел;
- контрольные карточки и др.
Персональный учет позволяет знать полную информацию о сотрудниках
(образование, здоровье, опыт работы, возраст и др.). Персональный учет является
одним из важных учетов, т.к., отражает трудовую деятельность работников и
подтверждает трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. К оформлению
документов предъявляются строгие требования
1
, без соблюдения которых документы
могут не иметь юридическую силу.
Штатно-должностной учет обеспечивает оформление и ведение таких
документов в кадровой службе, как:
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;
- штатно-должностная книга и должностные карточки.
Штатно-должностной учет позволяет узнать: - общую численность
сотрудников в организации; - численность сотрудников работающих в определенном
1
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6
отделе; - оклад и др.
Штатно-должностной учет играет в жизни организации большую роль,
помогает узнать, сколько в организации вакантных должностей, на какие должности,
в какое структурное подразделение требуются люди, и знать общую численность
сотрудников. Без штатно-должностного учета ни одна организация не может
правильно функционировать.
Воинский учет подразделяется на: общий и специальный. На общем состоят
граждане, не забронированные за органами государственной власти, местного
самоуправления или организациями на период мобилизации и на военное время или
положение. Если же от квалификации и должности сотрудника в случае мобилизации
и наступления войны будет зависеть бесперебойная работа организации, то его ставят
на специальный воинский учет.
Воинский учет позволяет определить, сколько в организации работает
военнослужащих.
Для ведения воинского учета необходимо подготовить приказ об организации
воинского учета в организации и план работ по ведению воинского учета в компании.
Статистический учет ведется в кадровых службах с целью получения
необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и
количественное состояние кадров, на основании которых разрабатываются
мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению специалистами.
Формы статистической отчетности могут быть утверждены Госкомстатом РФ,
отраслевыми органами управления.
Как правило, статистические формы представляются к определенному сроку
либо в орган управления, либо в органы статистики. Статистические формы
составляются с определенной периодичностью - раз в месяц, квартал, год. Требования
к оформлению и указания о сроках и месте представления указываются в формах.
Существует несколько видов форм статистического учета это: № 1-ПР, № П-4
(НЗ), № 1-Т, № П-4, № 57-Т.
Наиболее подробно разберем два вида форм: П-4 и 1-Т в разделе 5.
Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет
отработанного каждым работником времени (табельный учет).
Для учета использования рабочего времени всех категорий работников и
7
контроля за соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, для
получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для
составления статистической отчетности по труду в организациях должен вестись
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13).
Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы
обеспечить контроль:
- за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не
явившихся и опоздавших;
- за нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также
за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;
- за своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
- за фактически отработанным работниками временем, временем простоя и
другими формами неполного использования рабочего времени.
К каждому разделу из перечисленных выше документов, предъявляются
требования к их составлению и оформлению, их ведению. В следующих разделах
данной дипломной работы будут рассмотрены данные вопросы более подробно.
8
Раздел 2. Комплекс документов по персональному учету.
2.1. Трудовая книжка
У работодателя, принявшего работника на работу, есть еще несколько
обязанностей, одна из которых — обеспечить надлежащий учет кадров, т. е.
оформить дополнительно ряд документов. К таковым относятся: трудовая книжка,
личная карточка, личное дело, алфавитная карточка работника. Эти документы не
только оформляются в первую неделю работы, но и постоянно дополняются
различными сведениями о работнике в течение всего периода его работы. После
увольнения работника трудовая книжка с соответствующими записями выдается на
руки работнику, а его личная карточка и личное дело должны храниться в архиве так
же долго, как и приказы по личному составу — 75 лет. Данные документы могут быть
использованы работником для защиты своих законных прав. Именно поэтому
законодательством установлены четкие правила их оформления и типовые формы.
Наличие и правильность оформления этих документов всегда проверяют различные
государственные органы (Пенсионный фонд, государственная инспекция труда, суд и
т. д.).
На основании приказа о приеме на работу в трудовую книжку работника
вносится соответствующая запись. В том случае, если работник поступает на работу
впервые, работодатель должен завести ему трудовую книжку в течение пяти дней с
начала работы (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
Существуют «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателями», которые утверждены
постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с внесенными
изменениями от 6 февраля 2004 г.). В пункте 44 этих Правилах установлено, что
работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых
книжек и вкладышей в нее.
В соответствии с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой
книжки и вкладыша в трудовую книжку», утвержденным приказом Минфина России
от 22 декабря 2003 г. № 117н, обеспечение работодателей бланками трудовой книжки
и вкладыша в нее осуществляется на платной основе юридическими лицами и
индивидуальными предпринимателями, с которыми Госзнаком заключены
9
соответствующие договоры.
Правила ведения трудовых книжек предписывают работодателям организовать
и обеспечить:
- хранение и учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- хранение, учет и выдачу заполненных трудовых книжек и вкладыша в нее.
Для того чтобы правильно выполнить указанные выше виды работ, необходимо
иметь две учетные книги, формы которых утверждены постановлением Минтруда
России «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10
октября 2003 г, № 96 и введены в действие с 30 ноября 2003 г.:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в
нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Указанные книги лучше приобрести готовыми, так как они имеют
определенную форму. Страницы каждой из книг должны быть пронумерованы и
прошнурованы, на последней странице должна быть соответствующим образом
сделана заверительная запись о том, сколько страниц (прописью) пронумеровано,
прошнуровано, опломбировано, проставлена подпись работодателя, дата, а также
оттиск печати. Опломбирование чаще всего делают в виде наклейки, под которой
находится узел шнуровки, на наклейке — оттиск печати.
Если работнику трудовая книжка заводится впервые, необходимо взять у него
соответствующее заявление с просьбой о выдаче ему бланка трудовой книжки в связи
с тем, что он поступает на работу впервые. Таким образом, фиксируется факт, кому и
на каком основании был выдан чистый бланк трудовой книжки, что позволит
подтвердить правомерность заведения трудовой книжки и обезопаситься от
возможных неблагоприятных последствий. Никаких дополнительных документов от
работника (из ЖЭКа, ДЭЗа и т. д.) о том, что он не имел трудового стажа до
заключения с вашей организацией трудового договора, требовать нельзя. Образец
заявления приведен в приложении № 1.
Выдача чистого бланка трудовой книжки фиксируется в «Приходно-расходной
книге». С работника взимается стоимость расходов, связанных с приобретением
бланка трудовой книжки. После выдачи чистого бланка трудовой книжки работнику
сначала заполняют титульный лист, а затем уже вносят остальные записи. Титульный
10
лист заполняется в соответствии с требованиями, изложенными в «Правилах ведения
трудовых книжек» и на основании представленных работником документов
(паспорта, документа об образовании). После заполнения нового бланка трудовой
книжки информация о ней также должна быть внесена в «Книгу учета трудовых
книжек».
Образец оформления трудовой книжки приведен в приложении № 2.
2.2. Личная карточка
Личная карточка (форма Т-2) заполняется в одном экземпляре на всех
работников, на которых ведутся трудовые книжки (это следует из пунктов 3 и 12
Правил ведения и хранения трудовых книжек) после подписания приказа о приеме на
работу.
Правила заполнения личных карточек, также как и других унифицированных
форм, описаны в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты и в отраслевом стандарте ОСТ 4.071.034-
82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой
деятельностью».
Заполнение личной карточки производится работником, осуществляющим
кадровое делопроизводство, на основании соответствующих документов: паспорта,
военного билета, трудовой книжки или заверенной в установленном порядке копии
трудовой книжки для совместителей, диплома (свидетельства, удостоверения) об
окончании образовательного учреждения, страхового свидетельства государственного
пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и
других документов, а также на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При этом следует помнить, что статьей 65 Трудового кодекса РФ установлен четкий
перечень обязательных документов, предъявляемых при приеме на работу.
В личной карточке есть поля для проставления кодов (по определенным
реквизитам), которые предназначены для кодирования информации. Вопрос о
заполнении данных граф работодатель решает по собственному усмотрению,
ориентируясь на действующую в организации систему управления кадровой
деятельностью и степень ее автоматизации. В случае если осуществляется
автоматизация кадрового учета, коды проставляются по действующим
11