Дипломная работа. Организация учета кадров. Правовое и документационное обеспечение

Подождите немного. Документ загружается.

кадровой службы. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки,

копии) или записи, он может обратиться к инспектору по кадрам, который и оформит

необходимые документы. Ограничение на свободный доступ работника к своим

персональным данным может быть установлено только федеральным законом.

Если работник при ознакомлении с материалами своего личного дела

обнаружил неверные данные, он имеет право требовать их исключения или

исправления. Если какие-то данные кажутся работнику неполными, он также

обращается к сотруднику кадровой службы с требованием о дополнении

персональных данных. Такое же требование работник может выдвинуть в том случае,

если в ходе ознакомления с материалами личного дела он обнаружит документы,

обработанные с нарушением Трудового кодекса РФ. При отказе кадровиков удов-

летворить требования работника он в письменной форме составляет заявление

работодателю, в котором поясняет свое несогласие с записями, содержащимися в

материалах личного дела, а также обосновывает свое несогласие. Документы,

содержащие персональные данные оценочного характера (например, характеристику,

представление, др.), работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его

собственную точку зрения. Все сделанные работником заявления по поводу его

персональных данных, включаются в личное дело.

Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под

расписку лица-получателя в контрольной карточке.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере

их поступления. В каждое дело вкладывается фотографическая карточка работника,

на обороте которой указываются фамилия, имя, отчество. Фотографии обновляются с

определенной регулярностью (как правило, 1 раз в 5 лет). Личные дела подлежат

полному оформлению, что означает:

1. Подшивку или переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются

в скоросшиватель на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или

переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат,

виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические

скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела

подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в

необходимых случаях — бланки форм для внутренней описи документов дела;

2. Нумерацию листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления

порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов

заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде

арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым

графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких

томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

3. Составление заверительной надписи дела. Заверительная надпись необходима

для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации (порядок

составления рассматривается в главе VI настоящего справочника);

4. Составление внутренней описи документов дела

5. Внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка

дела, даты дела и др.

Датами личного дела являются даты подписания приказа (распоряжения) о

приеме (начало) и приказа (распоряжения) об увольнении (окончание) лица, на

которое оно заведено.

Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника в

организации.

В отделе кадров личные дела хранят только на работающих. Для хранения

используются сейфы или шкафы. Личные дела группируются по структурным

подразделениям, а внутри каждой группы — по номерам. Сейфы и шкафы должны

запираться на замок и опечатываться.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и

оформляется для передачи на хранение. Личные дела руководителя организации,

членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации,

работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые

степени и звания, хранят постоянно, а личные дела работников — 75 л. ЭПК.

Образец оформления обложки личного дела приведен в приложении № 4.

2.5. Алфавитная карточка

Для быстрого нахождения необходимого личного дела ведется алфавитная

картотека, состоящая из алфавитных карточек.

В отдельных случаях, при малой численности работников, в

организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного

хранения.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для

ознакомления документов из личного дела и предотвращения их утраты используется

специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. Является

аналогом карточки-заместителя. Отличие состоит в том, что контрольная карточка

оформляется только для личных дел.

В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника на

которого она заведена, даты выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в

получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения

дела.

Контрольная карточка хранится в личном деле.

Для учета движения кадров, для учета документов, создаваемых в кадровой

службе ведутся различные журналы регистрации. Формы этих журналов могут быть

разработаны министерствами и ведомствами, работниками кадровых служб. Обложки

журналов должны быть из плотной бумаги или картона, на обложку наносится

наименование организации, наименование кадрового подразделения, вид журнала.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала приводятся на

лицевой или оборотной стороне обложки журнала, или на каждой странице журнала.

Они могут оформляться и на последней странице. Страницы журнала должны быть

защищены от изъятия и вложений.

Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью и заверяется

начальником отдела кадров или заместителем руководителя по персоналу либо самим

руководителем организации.

Записи в журнале должны выполняться чернилами (пастой) синего, черного

или фиолетового цвета. Не разрешается делать исправления, подчистки, удалят

записи с помощью корректирующих средств. Все изменения записей вносятся также,

как и в трудовую книжку. Журналы не разрешается передавать сотрудникам других

подразделений организации. В процессе ведения журналы хранятся у лица,

ответственного за его ведение. По окончанию журнала учета на лицевой стороне

обложки делается запись о дате окончания журнала.

Образец алфавитной карточки приведен в приложении № 5.

Раздел 3. Комплекс документов по штатно-должностному учету

3.1. Структура и штатная численность

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру

организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную

численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда.

Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации, с указанием вида

документа подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным

бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждаются

руководителем организации, с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей).

Текст составляется в форме таблицы, в которой приводится наименования

структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в

эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по

соответствующим группам. Образец оформления структуры и штатной численности

приведен в приложении № 6.

3.2. Штатное расписание

Штатное расписание - это документ, который применяется для оформления

структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей,

специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98

№ 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности

экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой

организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого

возлагается эта работа

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у

которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то

такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя

организации или уполномоченным им лицом.

В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной

деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со

слов «ПРИКАЗЫВАЮ», т.к. никаких дополнительных пояснений для введения в

действие штатного расписание не требуется. Хотя можно указать причины (при их

наличию), по которым происходит утверждение нового штатного расписание.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к

составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм

первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление

Госкомстата России от 06.04.2001 № 26) у работодателя появилась, возможность

использовать уже готовую форму штатного расписания форму Т-3. В 2004 г. вышел в

свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата

России от 05.01.2004 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные

изменения. Фактически изменились подписи в конце формы.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника

наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по

определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление

льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей

или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать

наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках,

утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительствам РФ (ст. 57 Трудового

кодекса РФ).

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно

пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий

рабочих;

Единый квалификационный справочник должностей руководителей,

специалистов и служащих;

ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессии рабочих должностей

служащих и тарифных разрядов. Образец оформления штатного расписания приведен

в приложении № 7.

Вносить изменения в штатное расписание можно двумя путями.

Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное

расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по

основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не

существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа,

то заголовок приказа может быть следующим:

- «О внесении изменений в штатное расписание»;

- «Об изменении штатного расписания»;

- «О частичном изменении штатного расписания».

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

- совершенствование организационной структуры компании;

- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности

отдельных структурных подразделений;

- реорганизация компании;

- расширение или сокращение производственной основы компании;

- изменение законодательства;

- оптимизация управленческой работы;

- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение

дублирования функций и т.д.

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно

оценивать происходящие в связи с этим изменения.

Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности,

исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются

новые отделы, то часто это процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда

необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников

в зависимости от того, какие изменения вносятся. Это могут быть:

1. Переименование должности;

2. Перевод;

3. Переименование отдела;

4. Изменение окладов.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить

разные процедуры оформления кадровых документов.

Рассмотрим все эти варианты отдельно.

Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в

данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется

ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного

распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 Трудового

кодекса РФ наименование должности, специальности, профессии является

существенным условием трудового договора.

Статья 73 Трудового кодекса РФ предусматривает, что по причинам,

связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по

инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами

существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате

таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме

того, ч. 2 ст. 73 Трудового кодекса РФ устанавливает и специальный порядок таких

изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее

чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения

изменении, в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности),

необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен -

следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 Трудового кодекса РФ, после

этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую

книжку.

Согласно ст. 72 Трудового кодекса РФ перевод - это изменение трудовой

функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с

указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре,

трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда,

льгот и компенсации, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.

Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации

допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении

перевода должно быть предложение о переводе, затем - письменно оформленные

изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После

этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для

которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения

в трудовую книжку и личную карточку Т-2.

В том случае, если наименование структурного подразделения указано в

трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования

например вместо «отдел маркетинга» – «отдел маркетинговых исследований») при

отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных

условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности

работника (т е. при выполнении требований ст. 73 Трудового кодекса РФ).

Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести

изменения в следующие документы сотрудников:

1. Трудовой договор. Так как согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ

существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т.ч.

размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и

поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить

изменения к трудовому договору.

2. Личную карточку Т-2 (раздел 3).

3.3. Должностная карточка и штатно-должностная книга

Кроме основного документа (личного дела), по которому осуществляется

персональный учет работников организации, ведется должностная карточка. Она

является учетным документом должностного характера и относится не к отдельному

лицу, а к определенной номенклатурной должности, на которую заполняется. В

карточку вносятся необходимые сведения на всех сменяющихся по этой должности

работников.

Карточка заполняется на каждую должность, входящую в номенклатуру

организации. Число должностных карточек в картотеке должно точно

соответствовать числу номенклатурных должностей. На основании должностной

картотеки производится разработка данных о количестве вакантных должностей,

неутвержденных работников и недостающих личных дел, а также о количестве

сменившихся по каждой номенклатурной должности работников.

Должностные карточки в картотеке устанавливаются по должностям в порядке,

обеспечивающем надлежащую оперативность в работе с картотекой, определяемой

номенклатурой должностей организации.

Все изменения в номенклатуре должностей (введение новых должностей,

сокращение должностей, изменение штатного расписания) должны отражаться в

должностной картотеке. При исключении должности из номенклатуры должностная

карточка с указанием даты, основания, причины исключения этой должности

переставляется в архивную должностную картотеку.

Штатно-должностная книга ведется по установленной форме службой кадров и

является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с

действующим штатным расписанием. Образец оформления указанных документов

приведены в приложении № 8-9.