Дипломная работа. Организация учета кадров. Правовое и документационное обеспечение
Подождите немного. Документ загружается.
организуется по одной из следующих систем: карточной — с помощью контрольных
часов; жетонной — с применением табельных жетонов или марок; пропускной —
посредством сдачи работниками и выдачи им пропусков; рапортно-ведомственной —
с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от начальников
цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров; с помощью
контрольно-пропускных устройств; других.
Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:
- ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;
- на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам)
вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением,
изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
- осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы,
нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя
подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их
вызвавших;
- контролирует своевременность предоставления и правильность оформления
документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте:
листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными,
подписанных руководителем увольнительных и других;
- готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и
нерабочие праздничные дни.
Составляется табель в одном экземпляре уполномоченным лицом.
Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем
левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем
правом углу) и визу руководителя соответствующего структурного подразделения
(ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного
работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О.,
подпись, дату подписания и телефон подписавшего.
В организации могут использоваться комбинированные система учета прихода
и ухода работников в зависимости от условий производства.
Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или в разрезе
структурных подразделений и осуществляется путем проставления отметок в табелях
42
о явившихся и не явившихся, опоздавших, о сверхурочных часах, времени простоев и
т.д. или путем регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий, времени
сверхурочных работ, времени простоев и т.д.).
Каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную
работу, присваивается табельный номер, которые приводится во всех документах по
учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых
перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный
номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 3 лет.
Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании
первичных документов по ту кадров.
К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с
исполнением штатного расписания подразделения.
В случае если фактическое место работы сотрудника находится в другом
подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля
подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению
руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае
непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за
ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения
табеля на своих подчиненных.
В случае если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое
подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него
оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается
одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по
последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода
(перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению
данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня
фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни
проставляется «Х».
В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно
с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по
инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний
43
рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В
итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3
лет, в табель не вносятся.
Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам
фамилии).
В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени
согласно производственному календарю.
Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в
табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на
разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он
занимает.
В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности
работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.
Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом
тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения
принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени,
отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров
соответствующего приказа по личному составу организации.
В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом
соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество
ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).
В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый
руководителем в соответствии с принятыми на организации правилами.
Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки –
по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для
отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и
четвертая - для записи продолжительности отработанного или неотработанного
времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам
затрат рабочего времени на каждую дату.
В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов,
отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в
44
указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество
дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца
включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных
работником с 16 по последнее число месяца включительно.
В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных
работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно
равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.
В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в
течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений
верхней и нижней строк графы 24.
В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником
сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае
если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего
времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное
время. В соответствии с Трудовым кодексом РФ ночным временем считается время,
отработанное с 22
00
до 6
00
.
В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в
выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.
В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в
течение месяца.
В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.
В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение
графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.
Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в
строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.).
Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется
фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с
полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен
сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены
в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен
45
сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов,
продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.
При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8
часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае
сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об
организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда
по указанию директора организации и направляется в соответствующие
подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
При необходимости организации работы в выходной или нерабочий
праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий
праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии
с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни
готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора организации.
Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в
соответствии с положением об оплате труда работников в двойном размере. По
желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему
может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день
оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится
на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым
кодексом РФ.
Сверхурочные работы могут производиться в порядке, установленном
действующим трудовым законодательством. Для учета часов сверхурочной работы
используются документы, оформленные в надлежащем порядке на производство
таких работ, с указанием в них отработанного времени и других данных,
необходимых для определения доплат за эти часы работы. Учет времени простое
рабочих осуществляется на основе соответствующих документов (листков о простое,
накопительных ведомостей о простое и др.). Учет внутрисменных простоев ведется,
как правило, начиная от 5 мин, а, принимая во внимание специфику организации
производства и труда в отдельных производствах (конвейерах, поточных линиях и
т.п.) — начиная от 1 мин. Конкретный перечень производств, где учет
внутрисменных простоев ведется, начиная от 1 мин, определяется в отраслевых
46
инструкциях по учету труда и заработной платы. Использование рабочих во время
простоя на других работах оформляется выдачей им разовых нарядов, и в листок о
простое это время не включается.
Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один
календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
В случае выполнения работником трудовых функций на территории
организации (вне зависимости от производственной площадки) в табеле
проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов.
В случае нахождения работника не на территории производственных площадок
организации, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется
буквенное обозначение.
В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6
часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.
Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются
на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).
Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией
организации на основании табелей учета рабочего времени, внесенных работниками
подразделений, ответственными за табельный учет.
В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет,
собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени
При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется
время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной
необходимости (нет увольнительной), время отсутствия вычитается из баланса
отработанного времени.
Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются и вычитаются
из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на
работу позже или раньше уходящие по увольнительным.
В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на
общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по
заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может
смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем
47
соответствующего подразделения заявление работника направляется заместителю
руководителя по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия
– в службу охраны.
Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются
соответствующим руководителем структурного подразделения не позднее 1 числа
месяца, следующего за отчетным. Ежемесячно могут составляться аналитические
записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца,
следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих
структурных подразделений.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме
неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от
нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов,
оформленных надлежащим образом (листков временной нетрудоспособности,
справок о выполнении государственных обязанностей и другие документы.). Образец
оформления табельного учета приведен в приложении № 12.
48
Раздел 7. Анализ деятельности Производственно-эксплуатационного
управления канализационной сети МГУП «Мосводоканал».
Преддипломная практика проходила в Отделе кадров структурного
подразделения Производственно-эксплуатационного управления канализационной
сети МГУП «Мосводоканал».
Отдел по работе с персоналом является функциональным подразделением,
созданным на основании приказа МГУП «Мосводоканал» от 12.09.2005 № 471.
Сокращенное название отдела по работе с персоналом – «ОРП».
Отдел по работе с персоналом осуществляет свою деятельность во
взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата МГУП
«Мосводоканал», отделами и службами ПЭУКС, районами канализационной сети,
подразделениями, входящими в систему МГУП «Мосводоканал» и другими
сторонними организациями.
Согласно штатному расписанию штатная численность МГУП «Мосводоканал»
составляет 2500 человек.
В своей деятельности отдел руководствуется:
- Уставом МГУП «Мосводоканал»;
- Положением о Производственно-эксплуатационном управлении
канализационной сети;
- Трудовым кодексом Российской Федерации, иными актами трудового
законодательства и законодательства о пенсионном и социальном обеспечении;
- действующими постановлениями и решениями органов государственной
власти и управления Российской Федерации, распоряжениями и постановлениями
Правительства Москвы и его департаментов, регулирующими деятельность
жилищно-коммунального и водопроводно-канализационного хозяйства;
- приказами и распоряжениями МГУП «Мосводоканал», Производственно-
эксплуатационного управления канализационной сети, Коллективным договором
МГУП «Мосводоканал» и Положением об отделе кадров.
Так же как и в любой организации в МГУП «Мосводоканал» Отдел кадров
занимает значимое место.
Отдел кадров является структурным подразделением МГУП «Мосводоканал» и
состоит из 5 человек, начальника отдела по работе с персоналом, заместителя
49
начальника по работе с персоналом и инженеров по работе с персоналом.
Основными задачами отдела по работе с персоналом являются:
1. Проведение единой кадровой политики МГУП "Мосводоканал" в
соответствии со стратегией развития Предприятия и мер по ее реализации;
2. Комплектование Управления и его структурных подразделений
квалифицированными кадрами рабочих и специалистов;
3. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения
квалификации кадров;
4. Формирование стабильно работающего трудового коллектива;
5. Создание кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности;
6. Организация системы учета кадров и ведение кадрового делопроизводства в
соответствии с действующими нормативными требованиями;
7. Организация воинского учета работающих граждан, пребывающих в запасе и
граждан, подлежащих призыву на военную службу;
8. Организация и ведение работы по назначению трудовых и льготных пенсий,
выплат из негосударственного пенсионного фонда;
9. Организация и координирование работы по периодическому медицинскому
обследованию работников;
10. Организация и ведение работы по добровольному и обязательному
медицинскому страхованию работников Управления;
11. Организация работы и осуществление контроля за соблюдением
дисциплины труда в структурных подразделениях Управления;
12. Обеспечение соблюдения трудовых и социальных прав работников;
13. Оказание информационно-консультативной помощи структурных
подразделениям Управления по работе с персоналом.
Для реализации задач своей деятельности отдел по работе с персоналом
выполняет следующие функции:
1. Определяет потребность Управления в кадрах и источники ее покрытия в
соответствии с планом по труду, на основании представляемых структурными
подразделениями сведений;
2. Организует подбор и осуществляет комплектование структурных
подразделений Управления кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий,
50
специальностей и квалификации, в соответствии с целями и стратегией, кадровой
политики МГУП «Мосводоканал», профилем Управления, изменяющимися
внешними и внутренними условиями его деятельности;
3. Осуществляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с
трудовым законодательством, действующими положениями, должностными
инструкциями и штатным расписанием;
4. Осуществляет расстановку кадров, на основе оценки их квалификации,
личных и деловых качеств. Контролирует правильность расстановки работников и
использование их труда в структурных подразделениях Управления;
5. Организует, совместно с руководителями структурных подразделений
Управления, адаптацию молодых специалистов и рабочих;
6. Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе
кадров, фактической численности работающих. Осуществляет обработку и защиту
персональных данных работников;
7. Организует и координирует работу по разработке положений о
функциональных структурных подразделений Управления, типовых должностных
инструкций руководящих работников и специалистов;
8. Осуществляет, совместно с руководителями структурных подразделений
Управления, изучение профессиональных и деловых качеств работников в процессе
их трудовой деятельности. Вносит соответствующие предложения по ротации
(внутреннему перемещению кадров), с целью обеспечения максимальной отдачи и
качества их работы;
9. Организует и ведет работу по формированию в структурных подразделениях
контингента специалистов – кадрового резерва, подготовленных для руководящей
управленческой деятельности, на основе преемственности кадров, способных
оперативно и грамотно решать задачи по обеспечению бесперебойного
водоотведения;
10. Осуществляет организационную, координирующую и методическую работу
по отбору, подготовке и обучению кандидатов на выдвижение, с учетом их
профессиональных, личных и деловых качеств;
11. Осуществляет ротационное передвижение кандидатов в резерв, их
стажировку на соответствующих должностях, с целью проверки на практике их
51