Дипломная работа. Организация учета кадров. Правовое и документационное обеспечение

Подождите немного. Документ загружается.

общероссийским классификаторам. В любом случае формулировки текстовых

записей вне кодовых зон должны также соответствовать формулировкам

соответствующих классификаторов, и они приведены ниже в правилах заполнения

личных карточек.

Краткие правила заполнения личной карточки:

Заголовочная часть личной карточки:

Дата составления – проставляется арабскими цифрами (также как и во всех

других документах), например, 02.09.2005;

Табельный номер – берется из приказа о приеме на работу. Фактически это

личный цифровой код работника внутри организации;

Идентификационный номер налогоплательщика – на основании документа,

подтверждающего присвоение ИНН. Если работник отказывается сообщить ИНН, это

не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора или

применения к нему дисциплинарного взыскания;

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования –

только из соответствующего свидетельства, которое обязан предъявить работник.

Если свидетельства у работника нет, так как он впервые поступает на работу, или

работник его потерял, работодатель обязан его оформить (часть 4 статьи 65

Трудового кодекса РФ);

Алфавит – первая буква фамилии работника;

Характер работы – на основании приказа о приеме на работу (постоянно,

временно);

Вид работы – основная, по совместительству;

Пол – первая буква слов, обозначающих пол работника: «м» - мужской, «ж» -

женский;

Раздел I «Общие сведения»:

реквизиты трудового договора – из приказа или из трудового договора;

пункт 1 «Фамилия, имя, отчество» - полностью и разборчиво из паспорта

работника;

пункт 2 «Дата рождения» - словесно-цифровым способом, например, «10

августа 1982 г.» (в поле кодирования – только цифрами- «10.08.1982»);

пункт 3 «Место рождения» - в точном соответствии с паспортом работника или

иным документом, удостоверяющим личность работника, например, «гор. Нижний

Тагил Свердловской области»;

пункт 4 «Гражданство» - на основании паспорта работника или иного

документа, удостоверяющего личность работника. Здесь, как правило, может быть

указана одна из следующих формулировок: «Гражданин Российской Федерации»,

«Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное

гражданство)», «Иностранный гражданин», «Лицо без гражданства»;

пункт 5 «Знание иностранного языка» - здесь указывается знание иностранного

языка по отношению к России (а не языка народов Российской Федерации)

следующим образом: «Читает и переводит со словарем», «Читает и может

объясняться», «Владеет свободно»;

пункт 6 «Образование» - все сведения приводятся в соответствии с

документом об образовании (аттестатом, дипломом и др.) Уровни образования

формулируются следующим образом: «Основное общее образование», «Среднее

(полное) общее образование», «Начальное профессиональное образование»,

«Среднее профессиональное образование», «Неполное высшее образование»,

«Высшее образование», «Послевузовское образование». Если образование

незакончено – в соответствии с академической справкой о незаконченном

образовании, т.е. в формулировке добавляется еще одно слово, например,

«Незаконченное среднее образование». В сведениях по послевузовскому

профессиональному образованию указывается форма послевузовской подготовки:

аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура;

пункт 7 «Профессия» - в данном случае под профессией понимается вид

трудовой деятельности, определяемой целью и характером трудовых функций, право

на который возникло у человека после соответствующей подготовки (образования).

Информация для записи берется из трудовой книжки. Также может указываться и

дополнительная профессия, которая представляет интерес для организации, сведения

о которой сообщает работник;

пункт 8 «Стаж работы»- определяется на основании записей в трудовой книжке

работника и (или) других подтверждающих документов путем суммирования

отдельных периодов работы. Необходимо помнить, что к каждому случаю

увольнения по периодам, относящимся к трудовой деятельности, добавляется один

день (собственно, это день увольнения, который является последним днем работы). В

общем стаже работы указывается суммарное количество лет, месяцев, дней работы; в

других видах стажа, например, в непрерывном, указывают его продолжительность,

которая определяется в соответствии с действующими нормативными документами;

пункт 9 «Состояние в браке» - по паспорту работника. Если данных в паспорте

нет, работник может сам дополнить этот пункт информацией, если сочтет нужным.

Требовать в обязательном порядке предоставления сведений, не отмеченных в

паспорте нельзя, помня о гарантированном частью 1 статьи 23 Конституцией РФ

гарантированное право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной

тайны. Данная графа в основном записывается следующими формулировками

«Никогда не состоял (не состояла) в браке». «Состоит в зарегистрированном браке»,

«Состоит в незарегистрированном браке», «Вдовец (вдова)», «Разведен (разведена)»,

«Разошелся (разошлась)»;

пункт 10 «Состав семьи» - указываются ближайшие родственники

(проживающие с работником, находящиеся у него на иждивении и т.д.);

пункт 11 «Паспорт»- в соответствии с паспортом работника;

пункт 12 «Место жительства» - адрес местожительства по паспорту

указывается в соответствии со штампом регистрации (или в соответствии со

свидетельством о регистрации по месту пребывания);

Раздел II «Сведения о воинском учете» заполняются: на основании военного

билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) – на

граждан, пребывающих в запасе; на основании удостоверения гражданина,

подлежащего призыву на военную службу – на граждан, подлежащих призыву на

военную службу. Заполнение данного раздела подробно описано в Указаниях по

применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и

его оплаты.

После данного раздела (окончание второй станицы личной карточки) работник,

осуществляющий ведение кадрового делопроизводства, проставляет свою подпись,

т.е. он фактически заверяет правильность внесенной в личную карточку информации

о работнике.

Раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» заполняются на

основании изданных приказов и, как правило, после внесения соответствующих

записей в трудовую книжку работника – об этом указано в п.12 «Правил ведения и

хранения трудовых книжек»: « с каждой вносимой в трудовую книжку записью о

выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении

работодатель обязан знакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в

которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку». Подпись работник

проставляет в графе 6 таблицы данного раздела. Если работник принят на условиях

совместительства, эти сведения могут быть отражены дополнительно в графе 3 или

графе 6 таблицы данного раздела на основании документов, подтверждающих

данные сведения. В графе 5 таблицы в качестве основания указывают

соответствующие приказы.

Раздел IV «Аттестация» - в графе 2 таблицы данного раздела указывается

решение (а не рекомендации) аттестационной комиссии на основании протокола

заседания, в графе 6 указывается приказ, на основании которого проводилась

аттестация работников.

Раздел V «Повышение квалификации» - при заполнении данного раздела

необходимо руководствоваться статьями 196-197 Трудового кодекса Российской

Федерации, действующим законодательством об образовании. Вид повышения

квалификации, наименование образовательного учреждения и место его нахождения,

документ, удостоверяющий факт повышения квалификации (графы 3- 7) указываются

в соответствии с выданным работником документом о повышении квалификации. В

графе 8 в качестве основания указывают либо приказ работодателя о направлении

работника на повышение квалификации, либо договор между работником и

работодателем, заключаемый в соответствии с частью 2 статьи 197 Трудового кодекса

Российской Федерации.

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» - заполнение этого раздела

производится на основании диплома или свидетельства о профессиональной

переподготовке в соответствии с указанными в них сведениями. Если работник

проходил профессиональную подготовку в объеме свыше 500 часов аудиторных

занятий, то он получает диплом о профессиональной подготовке, если проходил

профессиональную подготовку в учреждениях начального профессионального

образования – свидетельство об уровне квалификации.

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»- как правило, в

данный раздел вносится информация одновременно с внесением записей в

соответствующий раздел трудовой книжки согласно пунктам 24-25 «Правил ведения

и хранения трудовых книжек», а также поощрения, учитываемые частями 1 и 2

статьи 191 Трудового кодекса Российской Федерации. Не вносятся премии,

предусмотренные действующей системой оплаты труда или выплачиваемые на

регулярной основе.

Раздел VIII «Отпуск» - информация вносится на основании изданных

приказов после того, как работник начал использовать свой отпуск, но графа 6

заполняется после выхода работника из отпуска. Сюда заносится информация обо

всех видах отпусков, периоде работы, за который он представляется,

продолжительность и об основании его представления. Точный учет отпусков

позволяет правильно определить стаж работы, дающий право на ежегодный основной

оплачиваемый отпуск.

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в

соответствии с действующим законодательством» - в данном разделе должен

вестись учет льгот, на которые имеет право работник в соответствии с действующим

законодательством, т.е. те льготы, которые работнику должен предоставить

работодатель, а также те льготы, в реализации которых работодатель косвенно

задействован. В графе «Основание» указывается тот нормативный правовой акт (с

указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны

предоставляться те или иные льготы.

Раздел Х «Дополнительные сведения»- сюда вносятся любые

дополнительные сведения, представляющие интерес для работодателя, например,

информация о наличия водительского удостоверения, об изменении фамилии, о

наличии на иждивении ребенка инвалида, об обучении (по заочной, вечерней и д.

формам) в учреждениях профессионального образования, другие.

Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»-

информация вносится в точном соответствии с текстом приказа и записью в

трудовой книжке работника.

В конце личной карточки кадровый работник и увольняемый работник должны

поставить свои подписи. В случае отказа работника поставить свою подпись нужно

составить специальный акт. Но лучше убедить работника в том, что в случае

необходимости личная карточка может служить документом, на основании которого

можно доказать те или иные сведения, необходимые ему для представления в

соответствующие органы, например, в Пенсионный фонд. Правда, работнику

кадровой службы кроме своей подписи на личной карточке необходимо проставить

также печать (кадровую или основную) перед сдачей карточки уволенного работника

– тогда на личной карточке будет полный состав удостоверения. К сожалению,

действующими правилами не предусмотрено проставление печати на личной

карточке, что иногда используется не в интересах работника соответствующими

органами.

Образец оформления личной карточки приведен в приложении № 3.

2.3. Учетная карточка научного работника, государственного и муниципального

служащего.

Учетная карточка предназначена для учета научных работников в научных,

научно-исследовательских, конструкторских, образовательных и других учреждениях

и организациях осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и

технологии.

Карточка ведется как по месту основной работы, так и по месту работы по

совместительству.

Заполняется она в одном экземпляре сотрудником кадровой службы на

научных работников на основании соответствующих документов (диплома доктора

наук или кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также на основании

опроса работника. Заполненная учетная карточка должна быть подписана научным

работником, на которого она составлена, и заверена руководителем кадровой службы,

заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо

руководителем организации.

При заполнений учетной карточки нужно руководствоваться следующими

правилами:

- ученая степень записывается на основании диплома Высшей аттестационной

комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени (доктора наук, кандидата наук);

- в пункте 4 «Послевузовское профессиональное образование» указываются

наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена

аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, номер, серия и дата

выдачи соответствующего удостоверения;

- сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по

специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для

научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего

аттестата. Ученое звание младшего научного сотрудника (ассистента) записывается

на основании приказа руководителя научно-исследовательского учреждения.

Хранятся учетные карточки в отдельной картотеке по месту работы.

Перемещения научного работника по работе и изменения его о графических данных

отмечаются в учетной карточке.

На каждого научного работника также ведется личная карточка.

При увольнении научного работника в учетной карточке делается

соответствующая отметка, а по истечении 1 года с момента увольнения карточка

уничтожается.

2.4. Личное дело

Личное дело — это совокупность документов, персонального учета в которых

отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов,

государственных и муниципальных служащих обязательно (в соответствии с

Федеральным законом «Об основах государственной службы в РФ» от 31.07.95г. №

119-ФЗ (с внесенными изменениями от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ")), специалистов,

работников, располагающих материальными или информационными ресурсами,

владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами

данных. На рабочий и технический персонал организации, личные дела, как правило,

не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке

формы Т-2. Личное дело работника оформляется в течение семи рабочих дней с

момента приема его на работу в организацию. Оформление и ведение личного дела

осуществляется работником кадровой службы в приспособленном для этих целей

помещении на основании представленных работником документов.

Личное дело включает в себя следующие разделы:

1. Анкетно-биографические и характеризующие документы;

- анкету;

- автобиографию;

- копии (ксерокопии) документов об образовании;

- личное заявление о приеме на работу или об увольнении;

- выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении копии таких

приказов);

- трудовой договор;

- заявления работника о переводах;

- представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;

- выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);

- аттестационные листы;

- характеристики и рекомендательные письма;

- отзывы должностных лиц о работнике;

- выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой

степени, награждения государственными наградами;

- копии наградных листов;

- иные документы.

2. Дополнительные документы, к которым относятся:

- старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;

- карточки учета (листы) поощрений и взысканий;

- характеристики с прежнего места работы;

- справки о состоянии здоровья;

- фотографии;

- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано

целесообразным.

Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку). На ней

указываются фамилия, имя, отчество, дата принятия на работу (дата заведения

личного дела), номер личного дела.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую

записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в

личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой

причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты

составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-

заменитель.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Документы в

личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой

части личных дел. Все документы, поступающие в личное дело, должны

располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела, как правило, не входят документы второстепенного значения

(например, справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья

и т.д.).

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс

приема на работу:

- заявление о приеме на работу;

- анкета;

- автобиография;

- характеристика или рекомендация;

- копии документов об образовании;

- выписка из приказа о приеме на работу;

- карточка (лист) поощрений и взысканий;

- внутренняя опись.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, оформляемые в

процессе деятельности работника:

- аттестационные листы;

- представления к перемещению работника;

- другие характеризующие и дополнительные материалы, указанные выше.

В личном деле сосредоточены документы, содержащие персональные данные

работника, под которыми в соответствии со ст. 85 Трудового кодекс РФ понимается

информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и

касающаяся конкретного работника. Поэтому работа с материалами дела должна

осуществляться в соответствии с требованиями, установленными главой 14

Трудового кодекса РФ.

Прежде всего, работодатель должен создать механизмы защиты персональных

данных, т.е. материалов личного дела. Сотрудник кадровой службы, руководители

структурных подразделений, а также иные ответственные работники организации

должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок

обработки персональных данных работников (т.е. получение, хранение,

комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных) и

их обязанности. Работники организации также знакомятся с этими документами, но

уже с позиции информирования об их же правах.

Доступ к материалам личного дела разрешается только специально

уполномоченным лицам. В первую очередь — это сотрудники кадровой службы. Они

имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и компонуют его.

Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут

иметь руководители структурных подразделений и иные ответственные должностные

лица, представители работников (однако только к тем данным, которые необходимы

для выполнения конкретных функций). Сотрудники кадровой службы должны

ограничивать требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует

представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то

предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения).

Передача персональных данных о работнике в пределах организации

(например, выдача выписок, копий справок и т.д.) должна регулироваться локальным

нормативным актом организации, с которым каждый поступающий в организацию

работник знакомится под расписку. В таком акте определяются:

- перечень ответственных работников, имеющих доступ к личным делам;

- условия и механизм допуска к личным делам;

- порядок хранения личных дел, а также обработки персональных данных,

содержащихся в материалах личного дела;

- права работников на ознакомление с материалами личного дела;

- ответственность должностных лиц, имеющих доступ к материалам личного

дела, за нарушение установленных требований обработки персональных данных;

- другие вопросы.

Свободный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник.

Однако он не вправе производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать

из дела какие-либо документы и помешать новые. Поэтому знакомиться с

материалами своего личного дела работник может только в присутствии сотрудника