Дипломная работа. Организация учета кадров. Правовое и документационное обеспечение
Подождите немного. Документ загружается.
Раздел 4. Комплекс документов по воинскому учету
В соответствии с Федеральным законом «Об обороне» от 31.05.1996 № «61-03
(пп. 6 п. 1 ст. 8) все организации должны вести воинский учет. Процесс воинского
учета регламентирован Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об
утверждении Положения о воинском учете». Согласно данному Положению,
воинский учет - это система регистрации призывных и мобилизационных людских
ресурсов, в рамках которой осуществляется комплекс мероприятий по сбору,
обобщению и анализу сведений об их количественном составе и качественном
состоянии. Основная задача системы очень схожа с главной HR-задачей в компании,
только масштабы другие: речь идет о сборе информации, необходимой для
комплектации состава Вооруженных Сил РФ, других войск, воинских формирований,
как в мирной жизни, так и в периоды мобилизации, военного положения и в военное
время.
Воинский учет подразделяется на общий и специальный. На общем состоят
граждане, не забронированные за органами государственной власти, местного
самоуправления или организациями на период мобилизации и на военное время или
положение. Если же от квалификации и должности сотрудника в случае мобилизации
и наступления войны будет зависеть бесперебойная работа организации, то его ставят
на специальный воинский учет. Также на специальном воинском учете состоят лица,
проходящие службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной
службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах по
контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ на
должностях рядового и начальствующего состава.
Каждая организация должно быть зарегистрировано и поставлено на воинский
учет в военном комиссариате. Многие руководители ошибочно полагают, что если
кадровик не «засветится» в военкомате по месту нахождения компании, то
необходимость в воинском учете автоматически отпадет. Но дело в том, что в
военный комиссариат непременно поступят сведения о новой организации, причем не
позже 5 рабочих дней с момента ее внесения в ЕГРЮЛ. Эта обязанность лежит на
регистрирующем органе (п. 19 «Правил ведения Единого государственного реестра
юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений», утвержденных
32
Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438). Так что «люди в погонах»
могут нагрянуть с проверкой в любое время, и в первую очередь к тем, кто сам не
дает о себе знать.
Разумеется, чем больше военнообязанных и сотрудников призывного возраста,
тем объемнее учетная работа. Сколько кадровиков необходимо выделить для ее
ведения. В п.12 «Положения о воинском учете» указаны соответствующие
нормативы:
- один работник, выполняющий обязанности по совместительству, - при
наличии в организации на воинском учете менее 500 граждан;
- один освобожденный работник - при наличии на воинском учете от 500 до
2000 граждан;
- два освобожденных работника - при наличии на воинском учете от 2000 до
4000;
- по одному освобожденному работнику - на каждые последующие 3000.
Численность работников, находящихся в организации на воинском учете,
определяется по состоянию на 31 декабря предшествующего года. Таким образом,
на 31 декабря необходимо сверить количество сотрудников, подлежащих воинскому
учету, и не забыть про женщин, имеющих военно-учетные специальности (данная
информация содержится в личных карточках Т-2, графа образование).
Посчитав людей, необходимо подготовить приказ об организации воинского
учета в организации и план работ по ведению воинского учета в компании, который в
дальнейшем будет согласован с военным комиссариатом. Кроме того, следует
подготовить список работников организации, пребывающих в запасе. Образец
оформления приказа приведен в приложении № 10.
За подробной информацией о том, какие еще документы необходимо
предъявить для постановки организации на воинский учет, а также о форме и
содержании данных документов, имеет смысл обратиться в территориальный
военный комиссариат, так как местные органы власти имеют право предъявлять свои
требования.
Кроме того, рекомендуется подготовить открытую справочную информацию
для сотрудников организации, состоящих на воинском учете, где указать их
ответственность, обязанности, действия в случае наступления военного положения и
33
мобилизации.
Круг обязанностей, возложенных на работника, ведущего воинский учет в
организации, очерчен в «Инструкции Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по
ведению воинского учета в организациях» утвержденный Министерством обороны
РФ, а также в п. 30-32 «Положения о воинском учете». Рассмотрим этот вопрос
подробно.
Принимая сотрудников на работу, кадровик обязан:
1. Проверять у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (временные
удостоверения, выданные взамен военных билетов), а у лиц, подлежащих призыву на
военную службу, - удостоверения граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Необходимо сверять соответствие указанных документов паспортным данным
гражданина, идентичность фотографии ее владельцу, а во временных удостоверениях,
выданных взамен военных билетов, кроме того, и срок действия. При обнаружении в
документах неоговоренных исправлений, неточностей, подделок или неполного
количества листов, их владельца следует направить в военный комиссариат по месту
состояния на воинском учете.
2. Устанавливать, состоят ли граждане, принимаемые на работу, на воинском
учете. В случаях отсутствия у человека, подлежащего постановке на воинский учет,
соответствующей отметки, направлять его в военный комиссариат по месту
жительства, а проживающих в населенных пунктах, где нет военных комиссариатов, -
в орган местного самоуправления.
3. Заполнять раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки
работника (форма № Т-2) или личной карточки государственного служащего (форма
№ T-2 ГС).
4. Сообщать в двухнедельный срок в военный комиссариат обо всех принятых
на работу и уволенных гражданах, пребывающих в запасе, и гражданах, подлежащих
призыву на военную службу. В сообщении указывать воинское звание, фамилию,
имя, отчество, год рождения, военно-учетную специальность, состав семьи и место
жительства сотрудника, дату приема/увольнения на работу и должность, а, кроме
того, полное наименование организации, ее адрес и номера телефонов отдела кадров.
5. Разъяснять сотрудникам организации порядок исполнения ими обязанностей
по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации. Установленных
34
законодательством Российской Федерации. Осуществлять контроль за исполнением, а
также информировать граждан об ответственности за неисполнение указанных
обязанностей.
Так же, в течение календарного года сотрудник, ответственный за военно-
учетную работу, обязан:
1. Обеспечивать полноту и качество воинского учета пребывающих в запасе и
подлежащих призыву на военную службу из числа работников организации.
2. Не реже одного раза в год сверять сведения о воинском учете граждан в
личных карточках с документами воинского учета военных комиссариатов. В
населенных пунктах, где нет военных комиссариатов, - с учетными данными органа
местного самоуправления.
Дата сверки устанавливается военным комиссариатом по месту нахождения
организации. В ходе сверки уточняются пункты раздела II «Сведения о воинском
учете», формы Т-2, а также: ФИО; дата рождения; место рождения; образование;
должность (профессия); семейное положение и состав семьи; домашний адрес. До
начала сверки указанные данные уточняются по документам воинского учета
граждан, соответствующим документам организации, и при личном общении с
работниками. По завершении сверки в журнале проверок состояния воинского учета и
бронирования граждан представитель военкомата делает записи о проведении
проверки и, в случае необходимости, вносит замечания.
3. По запросам органов, осуществляющих воинский учет, в двухнедельный
срок направлять необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о
работниках, состоящих (или не состоящих, но обязанных состоять) на воинском
учете.
4. Своевременно оформлять бронирование военнообязанных за организацией
на период мобилизации и на военное время. Порядок бронирования определен
«Инструкцией по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан
Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской
Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас, и
работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и
организациях», утвержденный
5. Ежегодно в сентябре представлять в военный комиссариат списки
35
работающих в организации молодых людей 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября -
списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в
следующем году.
6. Оповещать сотрудников о вызовах в военный комиссариат.
7. Обеспечивать работникам возможность своевременной явки по вызовам
(повесткам) в военные комиссариаты.
8. Направлять по запросам военного комиссара сведения о численности
работников организации, в том числе забронированных за организацией на период
мобилизации и на военное время.
9. Направлять в военный комиссариат сотрудниц в возрасте от 18 до 45 лет
(ранее не состоявших на воинском учете), имеющих специальности, обязательные для
постановки на воинский учет.
10. В личных карточках формы №Т-2 и №T-2 ГС граждан, достигших
предельного возраста пребывания в запасе, или граждан, признанных негодными к
военной службе по состоянию здоровья, в п. 8 р. 2 производить отметку «Снят с
воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
К сожалению, на сегодняшний день многие работодатели не понимают задач
своей компании в деле укрепления боеготовности Родины. Действительно, ведь это
лишние расходы для организации: обучение ответственного работника ведению
воинского учета, замена отсутствующего специалиста на время военных сборов,
дополнительные проверки... Однако не все знают, что за нарушения в области
воинского учета на работодателей возлагается административная ответственность.
За непредставление в установленный срок в военный комиссариат или в иной
орган, осуществляющий воинский учет, списков работников, подлежащих
первоначальной постановке на воинский учет, налагается штраф в размере от 300 до
1000 руб. (ст. 21.1 КоАП РФ). За неоповещение работника о вызове по повестке
военного комиссариата, а также необеспечение возможности своевременной явки по
вызову предусмотрен штраф в размере от 500 до 1000 руб. (ст. 21.2 КоАП РФ).
Несвоевременное представление сведений об изменениях состава постоянно
проживающих граждан или граждан, пребывающих более трех месяцев в месте
временного пребывания, состоящих или обязанных состоять на воинском учете,
карается штрафом в размере от 300 до 1000 руб. (ст.21.3 КоАП РФ). Ну а за
36
несообщение сведений о принятых/уволенных сотрудниках, состоящих или
обязанных состоять на воинском учете, организации придется заплатить от 300 до
1000 руб. (ст. 21.4 КоАП РФ).
К ответственности за неисполнение обязанностей по воинскому учету также
могут быть привлечены и работники. Например, неявка гражданина, состоящего или
обязанного состоять на воинском учете, по вызову (повестке) военного комиссариата
в установленные время и место без уважительной причины влечет предупреждение
или наложение административного штрафа в размере от 100 до 500 руб. (ст. 21.5
КоАП РФ). Такое же наказание грозит тем, кто не сообщил в установленный срок в
военкомат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, по месту жительства
об изменении семейного положения, образования, места работы, должности.
37
Раздел 5. Комплекс документов по статистическому учету кадров.
Целью статучета является:
- определение списочной численности работников за какой-то период работы
(месяц, квартал, год);
- определение средней численности внешних совместителей и лиц,
выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера.
Осиновыми статистическими формами являются: № 1-ПР, № П-4 (НЗ), № 1-Т,
№ П-4, № 57-Т.
Начиная с отчета за 2007 год, сдается новая форма № П-4. утвержденная
постановлением Росстата от 09.06.2007 т. № 46. Принципиальных отличий от
предыдущей она не содержит, поэтому порядок заполнения этой отчетности (далее -
Порядок) остался прежним (утв. постановлением Росстата от 20.11.2006 г. № 69).
Порядок сдачи и состав отчетности зависят от средней численности работников
организации.
Если она превышает 15 человек, то фирма обязана представлять отчет по форме
№ П-4 ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. При этом
разделы 2 и 3 отчета заполняются нарастающим итогом за квартал, полугодие и 9
месяцев.
Если же средняя численность работников 15 человек и меньше, то отчет (состо-
ящий из титульного листа и раздела 1) надо сдавать ежеквартально нарастающим
итогом (то есть за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год) также не позднее 15 числа,
следующего за отчетным периодом. Разделы 2 и 3 формы № П-4 такие организации
заполняют только при сдаче отчета за год.
При заполнении титульного листа необходимо указать следующие сведения:
-отчетный период, за который сдается форма. Так, компании, сдающие
месячный отчет, поставят в этой строке «декабрь 2007 года». А организации,
представляющие отчетность ежеквартально нарастающим итогом, напишут «январь
декабрь 2007 года».
- наименование организации. Указывается полное наименование фирмы в
соответствии с учредительными документами и сокращенное в скобках. Например:
«Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик»)»;
38
- почтовый адрес (почтовый индекс и полное наименование субъекта РФ);
- код по ОКНО (по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций).
Правила заполнения формы № 1-Т (утв. постановлением Росстата от 09.10.2006
г. № 56) идентичны с формой № П-4. Различие - только в составе отчета. Форма № 1-
Т состоит всего из двух листов: адресной части (титульного листа) и непосредственно
из раздела, в котором отражаются сведения по работникам и заработной плате.
Данные в этом отчете также указываются раздельно по видам предпринимательской
деятельности.
Перечислим некоторые моменты, актуальные при заполнении и сдаче обеих
форм отчетности:
1. Общее правило представления статочетности следующее: отчеты сдаются по
месту расположения организации. Если же фирма зарегистрирована в одном
субъекте, а деятельность осуществляет в другом, то представлять отчетность нужно
будет по месту осуществления деятельности.
2. Несколько слов о сдаче отчетности организациями с обособленными
подразделениями. Состав их статистической отчетности будет зависеть от места
расположения этих подразделений. Если они находятся и одном субъекте РФ, как и
головная организация, то в территориальный орган статистики сдается один отчет по
всей организации в целом (включая данные по всем подразделениям). Если же
обособленные подразделения расположены в других субъектах России, то головная
организация должна сдать два отчета: один — с данными по всему юридическому
липу (с учетом сведений по подразделениям) и второй (на отдельном бланке) - по
организации в целом, но за исключением данных по обособленным подразделениям
из других субъектов. При этом сами подразделения обязаны подать свои
статистические сведения по месту своего нахождения.
3. При заполнении строк по видам деятельности работники вспомогательных и
административных служб (бухгалтерия, кадровики, управленцы, уборщицы,
охранники и т.п.) учитываются по основному виду деятельности организации. Также
по основному виду деятельности учитываются работники, занятые капитальным
ремонтом основных средств. Работники, занятые в строительстве хозяйственным
способом, учитываются в строительстве.
39
4. Если некоторые работники занимаются несколькими видами деятельности,
относящимися к разным кодам ОКВЭД. то сведения по ним указываются по той
деятельности, которой они занимались, большее количество времени.
5. Этот пункт будет важен для фирм, торгующих в розницу. Если наряду с
торговлей пищевыми продуктами в магазинах продаются и непродовольственные
товары, то численность и заработная плата работников отражается по колам 52.11.1
(розничная торговля в неспециализированных магазинах замороженными
продуктами) или 52.11.2 (розничная торговля в неспециализированных магазинах не
замороженными продуктами, включая напитки, и табачными изделиями). В
неспециализированных магазинах, торгующих в основном непродовольственными
товарами, сведения о работниках указываются по коду 52.12 (прочая розничная
торговля в неспециализированных магазинах).
6. Сведения о заработной плате и выплатах социального характера указываются
в тысячах рублях с одним десятичным знаком.
Образец формы 1-Т приведен в приложении № 11.
40
Раздел 6. Табельный учет кадров.
Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет
отработанного каждым работником времени.
Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях организации
приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих
подразделений.
Для учета использования рабочего времени всех категорий работников и
контроля за соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, для
получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для
составления статистической отчетности по труду в организациях должен вестись
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13).
Формы № Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета
заработной платы) и Т-13 (Табель учета использования рабочего времени)
утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты» и могут использоваться организациях всех форм собственности.
В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет,
вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников
подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за
правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность
представления табеля на расчет.
Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы
обеспечить контроль:
- за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не
явившихся и опоздавших;
- за нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также
за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;
- за своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
- за фактически отработанным работниками временем, временем простоя и
другими формами неполного использования рабочего времени.
Контроль за своевременной явкой работников на работу и уходом с нее
41