Чудновский А.Д. Туризм и гостиничное хозяйство

Подождите немного. Документ загружается.

Организационная форма анализа хозяйственной деятельности

определяется составом аппарата управления и техническим уровнем

управления.

На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб

может управлять заместитель генерального директора по

111

экономике или главный экономист, в его ведении могут находиться

планово-экономический отдел, отдел труда и заработной платы,

отдел бухгалтерского учета, финансовый отдел и т.д. В отдельное

структурное подразделение может быть выделен и отдел

экономического анализа.

На средних и малых предприятиях гостиничного и туристического

бизнеса аналитическую работу может возглавлять начальник

(менеджер) коммерческого отдела или главный бухгалтер. Для

координации аналитической работы могут создаваться также

технико-экономические советы, в состав которых входят

руководители всех служб и отделов предприятия.

Экономический анализ входит в обязанности не только работников

экономических служб, но и технических отделов.

Можно предложить следующий вариант распределения функций по

анализу хозяйственной деятельности между различными отделами и

службами гостиничного предприятия:

1. Служба приема и размещения, служба дополнительных услуг,

ресторанная служба - анализ выполнения плана, ритмичности

работы, повышения качества услуг, внедрения новых услуг.

2. Хозяйственная служба, инженерная служба - анализ новой

техники и технологии, анализ общего технического уровня работы

гостиничного предприятия.

3- Отдел снабжения - контролирует своевременность и качество

материально-технического обеспечения, выполнение плана поставок

по объему, номенклатуре, сроку и качеству, состояние и

сохранность складских запасов, соблюдение норм отпуска.

4. Отдел продаж и маркетинга — контролирует выполнение

договорных обязательств по объему, качеству и сроку, составление

планов по основным показателям деятельности

5. Отдел кадров и отдел расчета заработной платы - анализируют

уровень повышения организации труда, контролируют выполнение

плановых мероприятий по повышению профессионального уровня,

обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами, уровень

производительности труда, использования фонда рабочего времени и

заработной платы.

6. Отдел бухгалтерского учета (бухгалтерия) -анализирует

выполнение сметы затрат на производство, себестоимость продукта,

вдагодведае шаШ'тршШтШ. Ф использование, финансовое, сооюявже,

уровень платежеспособности

112

предприятия и его структуры, разработка мероприятии по итогам

анализа.

Исходя из основных задач и функций экономического анализа,

разрабатывается Положение об аналитической службе гостиничного

предприятия.

4.2.1. Положение об аналитической службе гостиничного

предприятия

Аналитическая служба является частью многоуровневой,

централизованной системы управления гостиничным предприятием. Во

главе аналитической службы стоит заместитель генерального

директора по аналитической работе, который подчиняется

непосредственно генеральному директору.

Аналитическая служба призвана выполнять следующие задачи: 1

Повышение научно экономической обоснованности бизнес-планов и

нормативов.

2. Объективное и всестороннее изучение по данным учета и

отчетности выполнения установленных бизнес-планов и соблюдение

нормативов по количеству, структуре и качеству выполненных работ

и услуг.

3. Определение экономической эффективности использования

трудовых, материальных п финансовых ресурсов.

4. Контроль над осуществлением требований коммерческого расчета

и оценка конечных финансовых результатов.

5. Выявление и измерение внутренних резервов предприятия.

6. Обоснование и испытание оптимальности управленческих

решений.

Решение поставленных перед аналитической службой задач

достигается путем:

- составления планов аналитической работы и контроля их

исполнения,

- методическим обеспечением аналитической деятельности;

- организации и обобщения результатов анализа хозяйственной

деятельности;

- разработки мероприятий по итогам анализа. В обязанности

аналитической службы входит:

- своевременное предоставление актуальной, объективной, точной

и проверенной информации, необходимой для принятия

управленческих решений руководством гостиничного предприятия;

- в установленные сроки и в установленном объеме проведение

оперативного анализа хозяйственной: деятельности гостиничного

пред-

113

приятия, объединяя и обобщая оперативную информацию, ежедневно

поступающую от разных отделов и служб;

- в установленные сроки ив установленном

объеме предоставление

результатов итогового анализа хозяйственной деятельности

предприятия и составленного на их основе прогноза на следующий

период;

- своевременное предупреждение руководителей предприятия о

возможных негативных последствиях принятия управленческих

решений и возможностях их избежания;

- предоставление отчетов об использовании имеющихся резервов,

необходимости расширения материальных, финансовых и трудовых

резервов гостиничного предприятия;

- предоставление отчетов о состоянии технического оборудования

гостиничного предприятия и необходимости планового и

внепланового ремонта, модернизации и замены;

- предоставление оперативных и итоговых отчетов о финансовой

деятельности предприятия, планирование бюджета на следующий

период и контроль его выполнения;

- предоставление отчета о состоянии внешней среды гостиничного

предприятия, его положения на рынке и конкурентоспособности;

- разработка программ и проведение тематического анализа

деятельности предприятия согласно предъявляемым руководством

предприятия требованиям.

В процессе работы аналитическая служба находится в постоянном

контакте с другими отделами и службами гостиницы, собирая

необходимую для проведения комплексного анализа информацию,

разрабатывая программы проведения исследований в соответствующих

отделах и давая рекомендации по итогам проведения анализа.

Штат аналитической службы обычно насчитывает 3 человека, включая

руководителя службы — заместителя генерального директора по

аналитической работе. Сотрудники отдела должны иметь высшее

образование по экономической специальности, опыт работы в

аналитических службах предприятий сферы услуг, а также обладать

знаниями в области маркетинга, финансов, бухгалтерской

отчетности. В процессе работы аналитического отдела используются

специализированные программы, навыки работы с которыми также

являются одним из требований к сотрудникам отдела.

Следует отметить, что данное положение является примерным и

должно разрабатываться в соответствии с поставленными целями и

задачами анализа. Если руководством предприятия принято решение

о создании аналитической службы, в качестве отдельного

структурного подраз-

114

деления, то имеет смысл разработать положение, которое

предусматривает проведение как комплексного анализа деятельности

предприятия, так и тематических исследований (маркетингового,

инвестиционного и т.п.).

Для проведения отдельных тематических исследований можно

предусмотреть создание временных аналитических групп, которые

утверждаются приказом по предприятию. Дальнейшая работа такой

группы может быть организована согласно предлагаемой методике.

В настоящее время организационной структурой многих гостиничных

предприятий не предусмотрена в качестве отдельной структурной

единицы аналитическая служба.

115

Для организации планомерной комплексной аналитической работы

целом л проведения маркетинговых исследований в частности

целесообразно организовать аналитическую работу на предприятии

по линейно-функциональной схеме На рис 4.2 представлен вариант

организационной структуры управления аналитической службой

гостиничного предприятия

4.3. Разработка программы и методики

экономического анализа

4.3.1 Определение источников и объема аналитической

информации

Анализ хозяйственной деятельности основывается на данных целого

ряда источников экономической информации, которые подразделяются

на учетные и внеучетные. К учетным источникам информации

относят, данные бухгалтерского учета и отчетности, данные

статистического учета и отчетности, данные оперативного учета и

отчетности, выборочные учетные данные

Данные бухгалтерской Отчетности — важнейшие учетные источники

аналитической информации. Они представлены, прежде всего,

балансом предприятия (форма 1 по ОКУД) и отчетом о финансовых

результатах и их использовании (формы 2, 5 по ОКУД).

Статистическая отчетность отражает совокупность массовых явлений

и процессов, характеризует их количественной стороны, позволяет

выявить определенные экономические закономерности.

По степени доступности информацию можно разделить на открытую и

закрытую (секретную) Информация, содержащаяся в учетных

источниках аналитической информации, выходит за пределы

предприятия и открыта для доступа других лиц, т.е. является

открытой информацией Каждая организация разрабатывает свои

плановые показатели, нормы, нормативы, тарифы, лимиты, систему

их оценки и регулирования финансовой деятельности Эта информация

представляет коммерческую тайну и является закрытой.

Особенностью маркетингового анализа деятельности гостиницы

является необходимость не только обладать максимально полными

данными о деятельности самого предприятия, но и по возможности

максимально полными данными о деятельности конкурентов При этом

интерес представляет как открытая информация о конкурентах

(например, количество номеров, месторасположение, категория и

т.д.), так и закрытая информация, такая как средняя загрузка,

стоимость номера и доходность. Между гостиницами Москвы

существует соглашение об обмене некоторыми стратегически важными

данными в рамках пула, каждый из участников которого дает

обязательство не обнародовать те данные, доступ к которым он

благодаря этому пулу получает. Так ежедневный отчет пула

содержит сведения по ряду гостиниц о загрузке на день, о средней

цене номера, о средней доходности номера и некоторые другие.

Альтернативными источниками информации о конкурентах могут стать

публикации в специализированных СМИ, обзоры по гостиничному

рынку Москвы, статистические данные по загрузке гостиниц за

последние годы и др. СМИ могут служить также важным источником

информации для прогнозирования спроса на услуги гостиниц в

будущем периоде. В профессиональных журналах о туризме регулярно

публикуется статистика посещения Москвы и России в целом,

иностранными туристами, а также приводятся мнения специалистов

относительно прогнозов на будущий период.

117

Таким образом, можно отметить следующие необходимые для анализа

деятельности гостиницы источники аналитической информации

1 Бухгалтерский баланс предприятия

2 Отчет о финансовых результатах и их использовании

3 Данные статистического учета за анализируемый период

4 Данные оперативного учета всех служб отеля

5 Материалы ревизий, внутреннего и внешнего аудита

6 Материалы совещаний Управляющего комитета, в состав которого

входят главы всех отделов гостиничного предприятия (проводится с

периодичностью 1 раз в квартал)

7 Материалы СМИ

8 Данные системы обмена информацией между гостиницами

4.3.2. Определение необходимых и достаточных видов и

приемов экономического анализа

В зависимости от применяемой методики анализ подразделяется на

несколько видов

Сопоставительный анализ - это сравнение отчетных показателей о

результатах хозяйственной деятельности с показателями плана

текущего года, данными прошлых лет или передовых предприятий

Факторный анализ - это выявление величины влияния фактора на

изменение и уровень результативного показателя

Диагностический анализ - это способ установления характера

нарушений нормального хода экономических процессов на основе

типичных признаков, характерных для данного нарушения Знание

этих признаков позволяет быстро и довольно точно установить

характер нарушений, не проводя непосредственных измерении, т.е

без действий, которые требуют дополнительного времени и средств

Маржинальный анализ - метод оценки и обоснования эффективности

управленческих решений на основании причинно-следственной

взаимосвязи объема продаж, себестоимости и прибыли и разделения

затрат на переменные и постоянные

Экономико-математический анализ - при этом анализе выбирается

оптимальный вариант решения экономической задачи.

Функционально-стоимостной анализ - метод выявления резервов

Базируется на функциях, которые выполняет объект. Этот анализ

ориентирован на оптимальные методы реализации этих функций на

всех стадиях жизненного цикла продукции

Проводя анализ хозяйственной деятельности гостиничного

комплекса, следует руководствоваться следующими принципами

1 Анализ должен базироваться на государственном подходе, т е

учитывать соответствие экономических явлений государственной

экономической, международной политике и праву

2 Анализ должен носить научный характер, т е учитывать

требования экономических законов развития производства,

использовать достижения научно-технического прогресса и

передового опыта, новые методы экономических исследований

3 Анализ должен обеспечивать системный подход Каждый изучаемый

объект должен рассматриваться как сложная динамическая система

4 Анализ должен быть объективным, конкретным, точным,

основываться на достоверной информации, а выводы должны

обосновываться точными аналитическими расчетами

5 Анализ должен быть действенным, т е активно воздействовать

на ход производства и его результаты

6 Анализ должен проводиться по плану, систематически, а не от

случая к случаю Необходимо планирование аналитической работы на

предприятии, распределение обязанностей по ее выполнению и

контроль за ее выполнением

7 Анализ должен быть оперативным

8 Принцип демократизма предполагает участие в проведении

анализа широкого круга работников предприятия, что обеспечивает

более полное выявление передового опыта и использование

имеющихся внутренних резервов

9 Анализ должен быть эффективным, т е затраты на его

проведение должны давать многократный эффект

В анализе хозяйственной деятельности гостиничного комплекса

используются следующие методы

1. Методы индукции и дедукции - изучение и измерение причинных

связей в анализе При этом метод дедукции означает логическое

движение от общих фактов к частным, а метод индукции - от

частных фактов к общим закономерностям

2. Диалектическим метод предполагает, что каждый процесс или

экономическая система рассматриваются как система, т е.

совокупность многих элементов, связанных между собой

119

3. Метод детализации - предполагает максимальную детализацию

изучаемых явлений па элементы, их систематизацию и последующий

анализ

4. Метод систематизации - основан на изучении взаимосвязи

элементов, их взаимодействия, взаимозависимости и

соподчиненности

5. Метод обобщения - используется, когда из всего множества

изучаемых факторов отделяются типичные от случайных и выделяются

главные, от которых зависят результаты

Маркетинговый анализ деятельности гостиничного предприятия

проводится с использованием ряда приемов

1. Технические приемы

- проверка,

- первичная обработка данных;

- построение графиков и аналитических таблиц.

Технические приемы помогают структурировать и систематизировать

данные, дают наглядное представление об основных показателях,

позволяют сделать первые выводы, которые могут направить

дальнейшее исследование.

2. Методические приемы

а) традиционные

- использование абсолютных, относительных и средних вели-"Чин.

Абсолютные величины используются в качестве базы для вычисления

относительных и средних величин Относительные величины

используются при анализе динамики, структуры и величины

интенсивности показателей. С помощью средних величин

осуществляется обобщение совокупности типичных однородных

показателей. Они помогают переходить от частного к общему;

- прием сравнения. Заключается в сопоставлении финансовых

результатов отчетного периода с их плановыми значениями и с

показателями предыдущего периода. Для правильности результатов

нужно обеспечить сопоставимость сравниваемых показателей, т.е и

однородность, и одинаковую размерность;

б) математические

- использование теории вероятностен Метод используется для

прогнозирования развития ситуации в будущих периодах,

- методы экономико-математического моделирования.

4.3.3. Определение системы аналитических показателей

Деятельность гостиничных предприятий измеряется экономическими

показателями, которые можно подразделить на:

- стоимостные и натуральные (в зависимости от единиц измерения),

- количественные и качественные;

- объемные (выраженные в абсолютных величинах) или удельные

(выраженные в удельном весе показателя в общем объеме).

Все множество экономических показателей, используемых для

маркетингового анализа гостиничного предприятия, можно свести в

систему

1 Показатели, характеризующие численность и структуру

гостиничного персонала.

- численность персонала,

- количество персонала на одного гостя,

- норматив персонала на один доллар дохода и др.

2 Показатели, характеризующие величину, структуру и динамику

доходов гостиничного предприятия-

- средняя доходная ставка номера в сутки,

- темпы прироста дохода и др.

3 Показатели, характеризующие величину, структуру и динамику

затрат гостиничного предприятия:

- средняя себестоимость различных видов услуг с номера в сутки,

- средняя заработная плата персонала,

- соотношение постоянных и переменных расходов;

- общая себестоимость и др

4 Показатели, характеризующие деловую активность гостиничного

предприятия:

- средний коэффициент загрузки;

- среднее количество ежедневно готовых к сдаче номеров;

- среднее количество реализуемых за сутки номеров;

- средний суточный тариф проживания и др.

121

5. Показатели, характеризующие спрос на услуги гостиничного

предприятия,

- эластичность спроса;

- детерминанты спроса п др.

6. Показатели, характеризующие ценовую политику гостиничного

предприятия*

- средний суточный тариф номера,

- средний суточный тариф в среднем по отрасли;

- уровень цен по сравнению с

конкурентами и др.

7. Показатели, характеризующие конкурентоспособность товара

- единичные показатели конкурентоспособности;

- групповые показатели конкурентоспособности;

- интегральный показатель конкурентоспособности,

(например, рейтинговая оценка).

8. Показатели, характеризующие эффективность деятельности

гостиничного предприятия по оказанию услуг.

- рентабельность продаж;

- себестоимость;

- капиталоотдача и др.

4.3.4. Распределение аналитической работы по

исполнителям и срокам

При разработке программы экономического анализа хозяйственной

деятельности гостиничного предприятия необходимо учитывать, что

по содержанию программы подразделяются на комплексные, изучающие

деятельность предприятия всесторонне, и тематические, изучающие

только отдельные стороны экономической деятельности,

представляющие для исследователя наибольший интерес.

По результатам анализа аналитическим отделом разрабатываются

мероприятия, направленные на улучшение результатов хозяйственной

деятельности.

Документами, задействованными в аналитическом документообороте,

могут быть

1 Пояснительная записка Эта форма документа практикуется при

направлении результатов исследования в вышестоящие организации

Пояснительная записка содержит данные о результатах

хозяйственной деятельности предприятия, предложения по их

улучшению, общие вопросы (экономический уровень развития

предприятия, условия хозяйствования, результаты выполнения

планов по отдельным видам деятельности), также может содержать

сами аналитические расчеты, таблицы, графики, диаграммы Основное

внимание уделяется предложениям, которые выносятся по

результатам исследования.

2 Справка пли заключение. Служит в основном для внутреннего

использования Содержание может быть более конкретным, чем в

случае пояснительной записки. Акцент делается на выявленных

недостатках или достижениях, обнаруженных резервах, способах их

освоения Общая характеристика объекта может быть опущена

3 Заключение Составляется, когда анализ проводится

вышестоящими или сторонними организациями

4 Нетекстовая форма Результаты анализа оформляются в виде

постоянных типовых аналитических таблиц Такая форма рассчитана

нa высококвалифицированных адресатов, способных самостоятельно

разобраться в обработанной и систематизированной информации и

принять необходимые решения