Чудновский А.Д. Туризм и гостиничное хозяйство

Подождите немного. Документ загружается.

— заведение служебных счетов гостиницы.

Модуль кассира является наиболее сложным модулем системы FIDELIO FO.

Пользователь, работающий в данном модуле, может выполнять следующие

основные функции:

— текущая работа со счетами клиентов;

— выставление промежуточных счетов;

— переселение клиента в другой номер;

— выписка;

— ведение главной кассы;

— ведение операций обменного пункта;

— осуществление приема депозита для бронирования;

— печать отчетов для кассиров;

— исправление брони клиента;

— прием оплат;

— перенос начислений с одного счета на другой;

— деление и объединение начислений;

— ручные начисления на счета клиентов.

Бухгалтерский модуль системы FIDELIO FO — FIDELIO A\R представляет

собой сильно упрощенную бухгалтерскую программу (а точнее книгу продаж

услуг гостиницы), нацеленную на отслеживание задолженностей клиентов,

которые уже выписаны и которым выставлены счета за услуги. Функциональность

данного модуля системы не очень богата, но позволяет производить некоторые

манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на

другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам,

печатать отчеты и письма клиентам).

Операционный день гостиницы в системе FIDELIO FO закрывается

посредством проведения ночного аудита. Данная процедура проводится обычно в

6 часов утра. Процедура ночного аудита преследует несколько целей:

— перевод программной даты;

— анализ действий пользователей в системе;

— указание на незавершенность некоторых операций;

— распечатка пакета отчетов о работе гостиницы за день, которые на

следующий день будут переданы руководству и в бухгалтерию;

— автоматическое начисление стоимости номера на счета гостей;

— сохранение данных и статистики за день;

— выполнение системных процедур.

Выполнение ночного аудита можно начать только при завершении всех

операций за истекший день, этим и обусловлено время его проведения.

Система FIDELIO FO предоставляет возможность составлять различного

рода отчеты и прогнозы. Эти отчеты и прогнозы необходимы для дальнейшего

планирования деятельности гостиницы. Прогнозирование является важной

функцией Службы бронирования гостиницы, так как от правильного составления

241

прогноза зависит правильное координирование работы остальных служб

гостиницы. Все службы гостиницы находятся в тесной взаимосвязи. Поэтому

увеличение или уменьшение загрузки гостиницы ведет к изменению графика

работы всех служб. На основании прогнозов такие службы как хозяйственная,

служба ресторана и другие составляют расписание работы персонала, количество

работающих в день, а также в ресторане прогнозируется потребление продуктов

питания на основании предполагаемой загрузки.

Прогнозирование загрузки гостиницы делается на основании данных

предыдущих периодов. В гостиницах с помощью системы FIDELIO FO

составляются следующие виды отчетов:

Ежедневный отчет об активности.

Этот отчет представляет собой сравнение информации о деятельности

данной гостиницы с остальными гостиницами одного типа данного региона.

Первая часть данного отчета содержит информацию об активности гостиницы за

прошедший день. В нее включены данные о количестве проданных номеров

(разбивка идет по сегментам рынка), о полученных прибылях от каждого сегмента

рынка. Во второй части содержится информация о деятельности других гостиниц,

включающая в себя количество проданных номеров, процент загрузки и среднюю

стоимость номера за этот день. Этот отчет дает возможность получить полную

картину деятельности гостиниц данного региона. На основании данных этого

отчета составляются некоторые прогнозы.

Отчет об изменении спроса.

Отчет об. изменении спроса позволяет проанализировать, как изменялась

загрузка гостиницы после каждого прошедшего дня. Обычно анализ спроса

начинается за полтора месяца до обозначенного дня. Этот отчет заполняется

ежедневно и дает возможность наглядно представить динамику роста спроса на

номера. Разбивка этого отчета идет обычно по дням недели. Это делается для того,

чтобы можно было спрогнозировать возможное количество забронированных

номеров. Информация группируется таким образом, чтобы можно было сравнить

изменение загрузки гостиницы с предыдущими днями.

Девятидневный прогноз.

Этот прогноз составляется на последующие девять дней. Он базируется на

ежедневном отчете об активности. Сравнивая данные о загрузке предыдущих

периодов с темпами роста загрузки, полученных из отчета об изменении спроса,

имеется возможность спрогнозировать загрузку гостиницы на ближайшие

периоды. Прогноз делается с учетом событий, влияющих на загрузку (выставок,

конференций и т.д.). Прогноз учитывает не только возможный процент загрузки

гостиницы, но и возможную прибыль от различных сегментов рынка. При этом

прогнозируется средняя стоимость номера.

Ежемесячный отчет.

Ежемесячный отчет — это статистическое подведение итогов прошедшего

месяца. Оно делается на основании ежедневных отчетов по продажам. Прибыль,

242

полученная от продажи номеров, суммируется, подсчитывается количество

проданных за месяц номеров. На основании этих данных вычисляется средняя

стоимость номера и средний процент загрузки.

В системе FIDELIO FO предусмотрено соблюдение конфиденциальности

при работе с информацией. То есть для каждого пользователя существует

определенный набор модулей системы, с которыми он может работать.

Идентификация пользователя происходит посредством имени и пароля.

Для удобства в системе предусмотрено «запирание» (реализовано через

клавишу F8) системы пользователем (в случае недолгого отсутствия на рабочем

месте), для последующей работы нужно ввести имя и пароль.

Также в системе ведется журнал операций, то есть имеется возможность

вывести отчет о действиях каждого пользователя в системе за интересуемый

период. Кроме того, карточка гостя, бронь, начисление имеют поле, куда

проставляется имя создавшего их оператора (пользователя).

Достоинством системы FIDELIO FO является наличие связи с другими

системами и внешними устройствами:

1. Программный интерфейс с ресторанной системой MICROS позволяет

закрывать счета в ресторанах, барах и в других точках продажи на номер клиента,

если он проживает в гостинице. Интерфейс устроен таким образом, что при

закрытии чека в ресторанной системе MICROS официант или бармен может

выбрать вид оплаты «Отнесение на комнату», проверить, кто в данный момент

проживает в этой комнате и, получив подпись клиента, отправить начисление на

его счет в гостинице. Вместе с суммой начисления на счет клиента попадает

название точки продажи, дата и время закрытия чека, номер чека, а в случае

работы расширенного интерфейса и детали чека (то есть подробный счет из

ресторана с перечислением блюд и цен). Начисления попадают на счета клиентов

в онлайновом режиме, то есть сразу же.

Это приносит огромные удобства как клиентам гостиницы — не нужно

носить с собой наличные, предоставляется возможность расплачиваться по своим

счетами один раз и т. д., так и руководству гостиницы - оперативно получать

финансовую информацию,

2. Интерфейс с программным обеспечением телефонной станции гостиницы

работает с несколькими видами АТС, используемых в гостиницах (в том числе с

телефонной станцией MERIDIAN). Такой интерфейс позволяет контролировать

телефонные звонки клиентов гостиницы, автоматически начислять на счета

клиентов плату"' за телефонные разговоры в соответствии с заведенной тарифной

сеткой.

3. Интерфейс с бухгалтерскими системами позволяет автоматически делать

проводки в бухгалтерской системе. Это сильно облегчает работу бухгалтера, так

как по правилам ведения учета бухгалтер обязан показывать реализацию

ежедневно, отдельно по каждому типу клиентов, а это в зависимости от величины

гостиницы, ее загрузки и спектра предоставляемых услуг до сотни проводок

243

ежедневно.

Существуют программные интерфейсы к таким бухгалтерским системам как

SUN и SCALA.

4. Программный интерфейс с телевизионными системами.

5. Программный интерфейс с ресторанной и складской системой FIDELIO

F&B, что позволяет персоналу ресторана получать информацию о загрузке

гостиницы и планировать количество посетителей ресторанов и баров.

6. Программный интерфейс с инженерной системой FIDELIO ENG, которая

позволяет оперативно отслеживать состояние номерного фонда.

7. Программный интерфейс с системой автоматического запирания и

отпирания дверей в номерах, которая позволит отпереть дверь каждого номера в

случае, если произведена операция заселения.

8. Программный интерфейс с системой электронной авторизацией

кредитных карт.

9.2. АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕСТОРАННОГО И СКЛАДСКОГО УЧЕТА В

ГОСТИНИЦЕ

Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице

используются системы FIDELIO F&B и MICROS, которые могут

взаимодействовать между собой.

Система FIDELIO F&B позволяет:

— работать с поставщиками (заказы, поставки);

— вести учет товаров на продовольственных складах;

— вести меню, используемое в ресторанах и барах;

— проводить калькуляцию рецептов блюд;

— производить расчет банкетного меню;

— производить инвентаризацию на складах гостиницы;

— на основе данных о продажах проводить автоматическое списание

товаров со склада в соответствии с заведенными в систему рецептами;

— получать отчеты о работе складов. Система FIDELIO F&B является

программой для продуктового склада, но нет никаких ограничений для

использования ее и для непродовольственных складов.

В системе есть несколько основных понятий:

Склад.

Склад заводится в системе с определенным именем и номером. В системе

указывается, является ли он основным (куда осуществляется приход от

поставщиков) или складом точки продажи (с него автоматически будут

списываться товары, проданные через данную точку продажи).

Товар.

Товар описывается в системе как объект прихода от поставщиков. Он может

244

принадлежать той или иной группе товаров, входить или не входить в

калькуляцию рецептов, для него определяются складские и рецептурные единицы.

Блюдо.

Блюдо — объект продаж, имеет название и номер. Для каждого блюда

имеется рецепт приготовления. Любое блюдо, имеющее рецепт, может входить в

рецепт для другого блюда как составляющая (подрецепт).

Рецепт.

Рецепт — список товаров или подрецептов с указанием количества

потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без блюда рецепт

существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В рецепте может быть

указано для каждого товара фактор потерь, склад для списания, а также способ

приготовления блюда.

Точка продажи..

Точка продажи — бар, ресторан, кафе или столовая, где будут продаваться

блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.

Система FIDELIO F&B имеет интерфейсы с системами FIDELIO FO и

FIDELIO ENG, а также с системой MICROS.

Наибольший интерес представляет программный интерфейс с системой

MICROS, который позволяет переносить данные о продажах блюд в систему

FIDELIO F&B.

После проведения ночного аудита в системе MICROS данные о проданных

блюдах в ресторанах и барах копируются в систему FIDELIO F&B. Далее,

используя функцию автоматического списания, пользователь запускает программу

для расчета потребления. Товары, входящие в рецепты к проданным блюдам,

автоматически списываются со складов в количестве, указанном в рецепте и в

соответствии с количеством продаж.

Данные о продажах, о потреблении товаров с детализацией по точкам

продажи и по складам можно получить из отчетов системы FIDELIO F&B.

В системе предусмотрено наличие программного интерфейса с

бухгалтерскими программами, в которые переносятся данные о:

— приходах товаров на склад,

— возвратах товаров поставщику,

— передаче товаров в производство,

— возврате товаров из производства,

— списании испорченных товаров,

— списании себестоимости проданных блюд.

Система MICROS, как программа, является программной частью

программно-аппаратного комплекса, производимого американской фирмой

MICROS, которая недавно купила компанию FIDELIO.

Система MICROS предназначена для автоматизации управления процессами

реализации товаров и услуг и состоит из аппаратной части (кассовые аппараты) и

программной части (программа).

245

Кассовый комплекс представляют собой портативные компьютеры

(кассовые аппараты (IBM-совместимые), ролл и слип принтеры). Клавиатура (в

зависимости от версии системы) может подключаться отдельно, или экран служит

активной клавиатурой — на экране отображаются функциональные кнопки и

служебная информация. Нажимая на кнопки на экране, пользователь активизирует

те или иные функции.

Программная часть комплекса работает под операционной системой UNIX

(ее разновидность SCO), которая является одновременно и сетевой оболочкой. Так

как в большинстве случаев все остальные программные приложения,

используемые в гостинице, (бухгалтерские системы, гостиничные системы,

например, FIDELIO FO, и т. д.) работают под операционной системой MS DOS, то

для системы MICROS требуется свой сервер.

Через центральный терминал системы заводится следующая информация:

— определяются точки продажи;

— настраиваются меню пользователей;

— заводятся пользователи системы;

— идентифицируются все кассовые терминалы;

— определяются объекты продаж (блюда, услуги и т. д.);

— определяются цены на них;

— определяются периоды продаж (например, завтрак, обед, ужин);

— определяются различные виды налогов с продаж;

— данные по продажам проходят через основной терминал (сервер), где они

могут анализироваться;

— система представляет большое количество отчетов на основе данных о

продажах

Разграничение доступа во всех системах достигается путем идентификации

пользователя и соответствующим для него списком разрешенных операций.

Каждый пользователь прикрепляется к какой-либо группе, которой определены

права в системе.

Вход в систему возможен следующими способами:

— для системных администраторов и настройщиков — традиционный, ввод

персонального имени и пароля;

— для непосредственно пользователей системы (барменов, официантов,

кассиров) идентификация осуществляется путем считывания кода с персональной

карточки, которую они перед началом работы в системе проводят через

специальную щель в кассовом аппарате.

Система MICROS позволяет принимать следующие виды оплат:

— наличные;

— кредитные карты (система считывает вид карты, номер, фамилию

владельца, а при наличии соответствующего интерфейса автоматически через

процессинговый центр списывает нужную сумму со счета клиента);

— отнесение суммы счета на счет номера клиента в гостинице (если в

246

гостинице установлена система FIDELIO FO и работает интерфейс между этими

системами).

Как и в системе FIDELIO FO в системе MICROS перевод даты (закрытие

операционного дня) производится путем проведения специальных процедур. Для

начала проведения ночного аудита в системе MICROS необходимо, чтобы

закрылись все кассиры 305

(сверили наличие денег у них и по системе, распечатали свои отчеты по

смене и т. д.).

Во время проведения ночного аудита печатаются отчеты о прошедшем дне

(отчеты о проданных блюдах, о видах оплат, выручке и т.д.), кроме этого, если

есть интерфейс с системой FIDELIO F&B, готовятся данные о продажах для

проведения автоматического списания ингредиентов проданных блюд в

соответствии с заведенными рецептами.

К основным преимуществам систем FIDELIO и MICROS относятся

следующие возможности:

— возможность интегрирования многих отдельных участков в один

глобальный комплекс;

— наличие версий программ на русском языке;

— широкая функциональность данных систем;

— удобство и быстрота работы для пользователей;

— удобства и быстрота обслуживания, наглядность и различные формы

выставленных счетов для клиентов;

— конфиденциальность хранения информации. Данными преимуществами

не обладает ни одна из систем, присутствующих на российском рынке.

247

Контрольные вопросы

1. Какие существуют способы резервирования мест в гостиницах?

2. В чем состоит отличие присоединенной сети бронирования от

неприсоединенной системы бронирования?

3. Какие возможности по бронированию номерного фонда предоставляет

система FIDELIO?

4. Какие существуют способы гарантированного бронирования?

5. Из каких модулей состоит система FIDELIO FO и какие основные

функции может выполнять каждый из модулей?

6. В чем состоит отличие ежедневного отчета об активности от отчета об

изменении спроса?

7. Проанализируйте возможности систем FIDELIO F&B и MICROS.

Литература

1. Браймер А. Основы управления в индустрии гостеприимства. — М.:

Аспект пресс, 1995.

2. Гуляев В. Г. Новые информационные технологии в туризме. — М.:

«Издательство ПРИОР», 1998.

3. Информационные технологии в туризме. — М., РМАТ, 1996.

4. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учеб. пособие. — М.: БГЭУ, 1999.

5. Некоторые аспекты функционирования индустрии туризма / Под общей

ред. А.Л. Лесника, И.П. Мацицкого, А.В. Чернышева. — М.: Изд. «Вестник», 1998.

6. Соловьев Б.Л., Толстова Л.А. Менеджмент гостеприимства: Справочно-

методическое пособие. — М., 1997.

248

ГЛАВА 10.

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ФОРМЫ

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СФЕРЕ

ГОСТИНИЧНОГО И ТУРИСТСКОГО БИЗНЕСА

Правовой основой гостиничного и туристского бизнеса является

предпринимательство. Согласно ст. 34 Конституции Российской Федерации

«Каждый имеет право на свободное использование своих способностей и

имущества для предпринимательской или иной, не запрещенной законом

экономической деятельности».

Основные законодательные требования к предпринимательской

деятельности содержатся в Гражданском кодексе Российской Федерации. В ст. 2

ГК РФ дано определение предпринимательской деятельности:

предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск

деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от

использования имущества, продажи товаров, выполнения работ или оказания

услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом

порядке. В этом определении подчеркнут постоянный (профессиональный)

характер предпринимательской деятельности, указаны источники получения

прибыли. Гражданским кодексом определены организационно-правовые формы

предпринимательской деятельности, даны основные характеристики каждой из

них (с учетом дополнительной регламентации в специальных законах), основы

ответственности предпринимателей.

Туроператорская, турагентская и иная деятельность по организации

путешествий может осуществляться предприятиями различных форм

собственности. При этом решающее значение имеет то, на какой форме

собственности действует предприниматель. Если это государственное имущество,

то это государственное предприятие, находящееся в федеральной собственности

или собственности субъектов Российской Федерации. Если предприятие

основывает свою деятельность на базе муниципального имущества или с его

преобладанием, то это муниципальное предприятие.

Организационно-правовые формы хозяйственных товариществ,

хозяйственных обществ, кооперативов характеризуются частной формой

собственности.

Имущественные отличия проявляются также в соотношении прав на

имущество участников (учредителей) и самой организации. По этому критерию

выделяют три модели имущественных отношений:

249

1. Участники (учредители) хозяйственных товариществ, обществ,

кооперативов, передавая имущество организации — юридическому лицу, —

теряют на него право собственности, а собственником имущества становится само

юридическое лицо. С другой стороны, у участников возникают права: на

получение дохода, дивидендов, право на участие в управлении делами, права на

ликвидационную квоту.

2. Учредители государственных, муниципальных предприятий, учреждений

остаются собственниками закрепленного за такими организациями имущества.

Сами же предприятия и учреждения владеют, пользуются, распоряжаются

имуществом.

3. И, наконец, в общественных, религиозных организациях,

благотворительных и иных фондах, объединениях юридических лиц их

учредители не имеют вообще имущественных прав — ни вещных, ни

обязательственных.

Действующее законодательство выделяет следующие организационно-

правовые формы предпринимательской деятельности: хозяйственные

товарищества (полные и коммандитные), хозяйственные общества (с

ограниченной ответственностью, с дополнительной ответственностью,

акционерные), производственные кооперативы, государственные и

муниципальные унитарные предприятия. По законодательству РФ, перечисленные

коммерческие организации являются юридическими лицами.

Юридическим лицом считается организация, которая имеет в

собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении

обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом,

может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные

неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс и смету.

Кроме того, предпринимательская деятельность может осуществляться

физическим лицом, которое регистрируется в качестве предпринимателя без

образования юридического лица.

Любой предприниматель, занятый в туристском бизнесе, вправе заниматься

индивидуальной предпринимательской деятельностью без образования

юридического лица.

Согласно закону (п. 1 ст. 23 ГК РФ) физическое лицо приобретает статус

индивидуального предпринимателя с момента его государственной регистрации,

после чего оно имеет возможность заниматься бизнесом в соответствии с

правилами, регулирующими деятельность коммерческих юридических лиц.

Предприниматель может совершать любые, не запрещенные законом сделки,

заключать контракты, в том числе трудовые и подрядные договоры с наемными

работниками и исполнителями, открывать счета в кредитных учреждениях и

распоряжаться находящимися на них денежными средствами.

К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без

250