Блау Г.Б. Организационно-распорядительные документы (методичка)

Подождите немного. Документ загружается.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Красноярский государственный торгово-экономический институт»

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ

ДОКУМЕНТЫ

Методические указания

к проведению практических занятий

для студентов всех специальностей

всех форм обучения

Красноярск 2008

УДК 65.291.212.8я7

Печатается по решению Редакционно-издательского совета института

Организационно-распорядительные документы : метод. указания /

Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. – Красноярск, 2008. –

92 с.

УДК 65.291.212.8я7

Учебно-методическое издание

Составитель

Галина Борисовна Блау

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ

ДОКУМЕНТЫ

Методические указания

к проведению практических занятий

Редактор З. В. Малькова

Подписано в печать 05.02.2008 г. Формат 60×84/16.

Бумага офсетная. Печать плоская.

Усл. п. л. 5,35. Уч.-изд. л. 6,65.

Тираж 300 экз. Заказ 13

Редакционно-издательский отдел КГТЭИ

660075, г. Красноярск, ул. Л. Прушинской, 2

Отпечатано в Техническом центре КГТЭИ

торгово-экономический институт», 2008

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………….……… 4

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.

ПОНЯТИЕ КЛАССИФИКАЦИИ,

ВИДЫ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ…………………….……. 6

2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ……………………………….…… 15

2.1. Назначение и состав организационно-правовой документации.… 15

2.2. Устав, виды уставов, правила составления…………………….….. 16

2.3. Учредительный договор, требования

к составлению и оформлению………………………………………. 18

2.4. Положение, основные виды, правила составления……………….. 19

2.5. Инструкция, основные виды инструкций, правила составления… 22

2.6. Штатное расписание, правила составления и оформления………. 26

2.7. Правила внутреннего трудового распорядка………………….…… 27

2.8. Регламент, правила подготовки и оформления……………………. 28

Задания для самостоятельной работы……………………………………... 29

3. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ………............................................ 30

3.1. Назначение и состав распорядительной документации…….…….. 30

3.2. Процедура издания распорядительных документов

в условиях единоличного принятия решений……………….…….. 31

3.3. Процедура издания распорядительных документов

в условиях коллегиальности…………………………………………. 34

3.4. Составление и оформление распорядительных документов…….... 35

3.4.1. Постановление, правила оформления………………………... 36

3.4.2. Приказ, требования к составлению и оформлению…………. 37

3.4.3. Распоряжение, требования к оформлению…………………... 40

3.4.4. Решение, правила составления и оформления………………. 42

3.4.5. Указание, правила оформления………………………………. 44

3.4.6. Протокол, правила составления……………………………… 45

Задания для самостоятельной работы………………………………….…… 49

ТЕСТЫ………………………………………………………………………… 50

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………..…… 56

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………. 59

ВВЕДЕНИЕ

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности,

существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные

специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения

выполняют разные управленческие функции.

Некоторые функции являются типовыми, присущими любому аппарату

управления (например, организационно-распорядительную деятельность).

Все формы управленческой деятельности находят отражение в

соответствующих документах, которые выступают способом и средством

реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным

образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям

управления и составляющих системы документации.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате

реализуются на основе использования документов, относящихся к различным

системам документации.

Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве

разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от

конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности,

места в системе федерального управления и ряда других причин.

Однако в любой организации используют документы, отражающие

организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность.

Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной

документации. Государственный стандарт [5] определяет организационно-

распорядительные документы как письменные документы, в которых

фиксируются решения административных и организационных вопросов, а

также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования

деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их

подразделений и должностных лиц.

В силу своего повсеместного применения система организационно-

распорядительной документации имеет большое значение для

документирования управленческой деятельности.

Предлагаемые методические указания к проведению практических

занятий – результат изучения и обобщения существующей практики работы

с документами.

В работе использованы исследования известных авторов в сфере

делопроизводства: Т. В. Кузнецовой, М. В. Кирсановой, Т. В. Печниковой,

М. В. Стенюкова, М. И. Басакова, В. А. Кудряева, Н. В. Березиной и др.

Использованы также следующие нормативные документы:

– Государственная система документационного обеспечения

управления (ГСДОУ);

– ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распределительной

документации. Требования к оформлению документов;

– ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения»;

– Российская Федерация. Законы. Об информации и о защите

информации : федер. закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

Основное внимание в методических указаниях уделяется подготовке

и оформлению организационных и распорядительных документов как

базовому процессу в реализации управленческих функций.

Задача методических указаний сформировать у студентов умения

и навыки оформления всех видов организационных и распорядительных

документов (уставы, учредительные договоры, приказы, распоряжения,

решения, протоколы и т. д.).

Методические указания предназначены для студентов вузов всех

специальностей.

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ПОНЯТИЕ КЛАССИФИКАЦИИ,

ВИДЫ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся

на две большие группы.

1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам

общего руководства предприятием (организацией) и его производственной

деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех

подразделений предприятия.

2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют

работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования,

снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных

технологиях и о защите информации» понятие «документ» определено

следующим образом: «Документированная информация, зафиксированная

на материальном носителе путем документирования информации с

реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в

установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель»

[2].

Документы являются основными носителями управленческой, научной,

технической, статистической и иной социально значимой информации.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для

каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных

элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, надпись,

дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.).

Современные требования к оформлению документов фиксируются

в государственных стандартах, в частности правила оформления

организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р

6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распределительной документации. Требования

к оформлению документов» [6]. Государственным стандартом установлен не

только состав реквизитов (их всего тридцать), но и зоны, и

последовательность их размещения на документе. Согласно ГОСТ Р

51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» набор

реквизитов официального письменного документа, расположенных в

определенной последовательности составляют формуляр документа [5].

Формуляр также регламентирован государственным стандартом,

поэтому, для правильного составления документа необходимо знать не

только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на

документе. По мнению авторов учебника «Организация работы с

документами» [28], наличие формуляра, установленного государственным

стандартом, обеспечивает единство документирования и единство

документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и

бланков организационно-распорядительных документов (рис. 1).

Рис. 1. Формуляр-образец документа

Классификация документов – это распределение документов по

группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и

других для организации и повышения эффективности работы с ними [5].

Классификация документов позволяет выработать определенные методы

работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях,

организовать документы в делопроизводстве. С целью создания

возможностей для проведения унификации и стандартизации документов,

выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы

с ними, была произведена классификация документов по определенным

признакам.

В результате проведенного анализа учебников, учебных пособий

по делопроизводству разных авторов выявлено несколько видов

Кол-во печатных

знаков 0 5 16 24 32 40 48 56 64

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

1 2 3 4 5 6 7 8

Контроль

Заголовочная Эмблема фирмы

часть Наименование фирмы Гриф утверждения

документа Юридический адрес Адресат

Вид документа Резолюция

Дата №

На № _____ от _____

Заголовок к тексту

Начало текста (абзаца)

Основная часть Т Е К С Т Д О К У М Е Н Т А

документа

Приложение

Должность лица

подписавшего документ подпись И.О.Фамилия

Печать

Оформляющая Гриф согласования

часть Виза

документа Фамилия исполнителя и телефон

Отметка об исполнении документа Отметка о поступлении

и направлении его в дело

Идентификатор электронной копии документа

классификаций документов.

Классификация, предложенная М. В. Стенюковым [37-43], строится

на следующих признаках.

1. По способу документирования:

– рукописные;

– электронные;

– графические;

– кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования:

– организационно-распорядительные;

– финансово-бухгалтерские;

– научно-технические;

– по труду;

– отчетно-статистические.

3. По месту составления:

– входящие (поступившие в организацию);

– исходящие (отправляемые из организации);

– внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По ограничению доступа:

– открытые (несекретные);

– с грифом ограничения доступа.

5. Документы могут иметь следующие грифы:

– «Для служебного пользования» (служебная информация,

предназначенная только для работников конкретной организации или

отрасли);

– «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»

(информация, содержащая государственную тайну);

– «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен

законодательством РФ);

– «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения

коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

6. По происхождению:

– официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации,

составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в

установленном порядке);

– личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).

7. По юридической значимости:

– подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры

официальных документов, собственноручно подписанные автором);

– копии (документы, полностью воспроизводящие информацию

подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не

имеющие юридической силы);

– заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии

с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты,

придающие им юридическую силу);

– дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие