Згадзай О.Э. Информатика для юристов: Под ред. С.Я. Казанцева

Подождите немного. Документ загружается.

Microsoft

Word -Документ!

QUI

| Фа'ш Dp*b>3 Эка Встзв^а Формат Озреис Таблица Qmc 2 ~Ш1 ffj

ЗГ

"""

'" zJl"~3 »1«1н1*:«№«1«1»1б|Е|а4д1|ш

ft?5n

r — £ ~|_Ц | ll+lal

|ГРн

эт

11 ',;«•»

Г<5р t'-'^TSsi! • 1/1

Рис.

2.4. Экран редактора Word 6.0

режимов просмотра документа: обычного режима, режима разметки

страницы и режима структуры документа. Ввод текста, как прави-

ло,

осуществляется в обычном режиме просмотра.

Рабочая область находится в центре экрана. На ней располага-

ются все элементы создаваемого документа, а также курсор клави-

атуры и маркер конца текста.

0 Найдите все рассмотренные выше элементы экрана.

Меню и окна. Окна и меню Word имеют стандартный вид для

программ, работающих под управлением Windows. Команды мож-

но выполнять с помощью соответствующих пунктов главного меню,

контекстных меню, вызываемых нажатием на правую кнопку

мыши, пиктокнопок на панелях инструментов окон документов,

а также диалоговых окон.

Каждая группа команд главного меню представляет собой на-

бор команд, объединенных в ниспадающее меню. Если некоторые

из команд отображаются не в черном, а в сером свете, это означа-

ет, что они в данный момент недоступны по причине невыполне-

ния некоторых предварительных условий. Например, нельзя выре-

зать фрагмент, если он не выделен.

Слова «выполнить команду» в самом общем смысле означают

активизацию соответствующего пункта главного меню. Наиболее

часто используемые команды выполняются с применением пик-

токнопок на панелях инструментов или с помощью команд кон-

текстных меню, вызываемых нажатием на правую кнопку мыши.

У ряда команд меню после названия стоит многоточие. Это оз-

начает, что для выполнения команды необходимо ввести допол-

нительную информацию. При активизации такой команды на эк-

ране открывается

диалоговое

окно (ДО) с соответствующим назва-

нием. Внутри ДО находятся различные элементы: кнопки (напри-

мер,

нажатие на кнопку ОК приводит к выполнению команды, а

нажатие на кнопку Отмена к отказу от выполнения команды), флаж-

ки (квадратные окошки, устанавливающие определенный режим;

он считается включенным, если в окошке находится крестик); пе-

реключатели (круглые кнопки для выбора одной опции из несколь-

ких);

выпадающие списки (перечень вариантов, из которых нужно

выбрать один), строки ввода (для ввода текстовой или числовой

информации). После заполнения ДО и нажатия на кнопку ОК про-

исходит выполнение команды.

Переключение между окнами различных документов осуществ-

ляется с помощью пункта главного меню Окно. Для удобства про-

смотра и редактирования документа окно можно разделить на две

части горизонтальной полосой, воспользовавшись командой Раз-

делить меню Окно.

0 Выведите на экран панель инструментов Обрамление. Для этого:

Выполните команду Вид

Панели инструментов.

Установите флажок для панели Обрамление.

0 Уберите панель инструментов Обрамление с экрана.

Использование

справки.

При работе с Word всегда можно получить

подсказку по интересующему вопросу от встроенной справочной

подсистемы, оказывающей всестороннюю помощь во время сеан-

са

работы.

Можно также получить на экране любые справки о выпол-

няемом в данный момент действии. Для работы со справочной под-

системой используется пункт главного меню со знаком вопроса ?

Наиболее сложные темы рассматриваются в справке на основе

примеров, снабженных иллюстрациями. Окно справки содержит

также команду Поиск, которая позволяет на основе введенного

критерия найти нужный раздел.

0 С помощью справочной подсистемы найдите информацию о

непечатаемых элементах таблицы. Для этого:

Выполните команду ?

Вывод справки.

В открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Поиск.

Наберите слово «непечатаемые» в окне списка.

В открывшемся списке выберите раздел Непечатаемые эле-

менты таблицы и нажмите на кнопку Вывести.

Закройте окно справки.

Создание нового

документа.

Окно документа при запуске тексто-

вого процессора настроено на стандартный шаблон ввода доку-

мента (как правило, шаблон Normal — Нормальный). В шаблоны

документов входят специальные стили оформления, определяю-

щие внешний вид символов и абзацев посредством использования

инструкций форматирований.

Перед вводом текста следует установить параметры шрифта,

которым должен отображаться текст. Для этого необходимо вы-

полнить следующие действия:

Открыть меню Формат.

Выбрать команду Шрифт. Появится диалоговое окно Шрифт.

Выбрать вкладку Шрифт в верхней части диалогового окна.

Выбрать тип шрифта в окне списка шрифтов.

Выбрать нужный стиль шрифта в окне списка Стиль, например:

обычный;

курсив;

полужирный;

полужирный курсив.

6. Выбрать нужный размер шрифта в окне списка Размер.

Выбрать вид подчеркивания в раскрывающемся списке Под-

черкивание, например:

обычное, только слова, двойное, пунктир.

8. Нажать на кнопку По умолчанию.

шшшшшшм

Шрифт.

Интервал

Мамертание:

Еезчим

Шрифт ТгаеТ>ре Он испсшьзуется дня вьгеош кек на экран, raf и на принтер

Рис.

2.5.

Диалоговое окно Шрифт

0 Установите по умолчанию шрифт Times New Roman Cyr с

размером 14, обычным начертанием, без подчеркивания.

Создание любого документа состоит из ряда последовательных

этапов. Начальные этапы

—

набор текста, редактирование текста

—

выполняются, как правило, в обычном режиме (подробнее о ре-

жимах работы см. далее). Этап

форматирования

текста выполняется

в режиме разметки страницы.

Для создания нового документа нужно выполнить следующие

действия:

Открыть меню Файл.

Выбрать команду Создать.

Выбрать в списке С шаблоном имя шаблона для документа.

В поле Описание появится характеристика выбранного шаблона. По

умолчанию выбирается шаблон Normal.

Нажать на кнопку ОК. На экране появится пустое окно доку-

мента.

ввшигояя

• т!х1

,1[ ОгчвТвй | Ц»уГИ« ДО»у1-"!>*!Лэ( fV&W*UMH |

vi »\ w] ш\

/4. \

Чтяя» <****А ЧттЛ

Брошюра бсхтетем» ажсертаиии

чипе*

-щпт чтта

anasfts-Mne я. бюллетеней

*} «г

Смо«м«имое Сл^маочнм* Сгт&фгивй

эайвявми»

заявление а

Л«5»«|Т

Ш*

Рис. 2.6.

Диалоговое окно Создать

0 Самостоятельно создайте новый документ с шаблоном Normal.

Введите следующий текст:

Использование компьютерных технологий в деятельности ми-

лиции.

Эффективность борьбы с преступностью определяется уров-

нем организации оперативной, следственной, профилактичес-

кой работы, проводимой органами внутренних дел. В свою оче-

редь,

результаты этой работы зависят от качества информацион-

ной поддержки, поскольку основные усилия практических ра-

ботников в расследовании, раскрытии и предотвращении пре-

ступлений так или иначе связаны с получением необходимой

информации. Именно эти функции и призвана обеспечить систе-

ма информационного обеспечения органов внутренних дел, ко-

торая в настоящее время поддерживает обработку и хранение

значительных объемов информации.

На протяжении значительного периода времени компьютери-

зация ОВД сводилась к поставке персональных компьютеров и со-

зданию на их базе простейших автономных систем

—

дорогостоя-

щих автоматизированных «пишущих машинок» и «записных кни-

жек».

Практика показала, что с помощью одних только персональ-

ных компьютеров невозможно решить проблемы информатизации,

необходимы прежде всего крупные хранилища колоссальных кар-

тотек

—

интегрированные банки данных. В них вся информация по

всем категориям учета систематизируется, хранится и поддержи-

вается в актуальном состоянии в одном месте, с обеспечением

межрегионального обмена, а также прямого доступа к ней прак-

тических работников с мест в пределах своей компетенции. Эти

функции поддерживают мощные базовые ЭВМ и специализиро-

ванные сетевые компьютерные средства. Крупнейшим банком кри-

минальной информации является ФБКИ.

В целом в органах внутренних дел России в автоматизирован-

ном режиме с помощью компьютерной техники обслуживаются

задачи оперативно-розыскного и справочного назначения с коли-

чеством обрабатываемых запросов примерно 10 млн в год, а также

задачи учетно-статистического, управленческого и производствен-

но-экономического назначения. Всего в машинном контуре еже-

годно обрабатывается свыше 150 млн документов.

Планируется объединение на логическом уровне региональных

банков данных нескольких МВД, УВД близлежащих областей, на-

ходящихся в зоне экономического района. Такие зональные цент-

ры смогут обеспечивать требуемый уровень интеграции информа-

ционных ресурсов и способствовать реальному формированию еди-

ного информационного пространства подразделений ОВД.

Редактирование и форматирование документов.

Работа

с абзаца-

ми текста. Под абзацем в Word понимается часть документа, за

которой следует маркер абзаца If, появляющийся в результате на-

жатия на клавишу Enter. Абзац является элементом, который Word

рассматривает как

объект.

Такими объектами являются не только

тексты, но и рисунки, таблицы, звуки.

Поскольку в Word используются масштабируемые шрифты, при

изменении их размеров текстовый редактор сразу

же

изменяет число

строк абзаца, поэтому число строк и их длина при определении

абзаца не используются.

Отступы и инте

Отступ

j Сдева

•ЯГ

ДИН!'.!

.1'

Ей ^

06ri3*iiT6KtTa06ji.

0*ри«(т«:.:та1 mji.

0 ftj и »цт*Х'Гта ruip

)еалы

(В

|. „

яте

та.

•

±1

Положение не странице

Интервал

Перед: |и пт ~

Пасле: |0 пт •£

Межстрочный: Значение.

Одинарный **\ ]

Ийцт*гст106ги*цт*»:1та01чазе11текст1

ец

текста0 tf и «ктекст* 0

ец

текста.

BeKTtxcttOffntVTUttTiOcp^euTextTa.

Вь

|п

(Ж

Отмена

Табуляция

равниеание:

ппевому краю

-Ji

£4|

Рис.

2.7.

Диалоговое окно

Абзац

Стили абзаца определяют внешний вид абзаца: тип и размер

шрифта, величину межстрочного интервала, выравнивание тек-

ста, отступ первой строки абзаца, расстояние между абзацами,

контроль положения абзаца на странице

—

запрет висячих строк,

запрет нумерации строк и

т. п.

Все параметры, определяющие стиль

абзаца, задаются в диалоговом окне Абзац, вызываемом командой

главного меню Формат

Абзац. Стили хранятся под определен-

ным именем в виде таблицы стилей в специальном файле.

0 В набранном тексте:

Установите выравнивание первого абзаца по ширине, второ-

го — по правому краю, третьего — по левому краю, четвертого —

по центру.

Дня первого абзаца установите отступ: слева

см, справа 0,5 см.

Измените межстрочный интервал во втором абзаце на полу-

торный.

Использование

стилей.

Если пользователя не устраивают некото-

рые стили абзаца, он может их изменить и создать на основе стан-

дартного новый стиль оформления, добавив его в таблицу стилей.

Удобство использования стилей состоит в том, что созданный

документ можно переформатировать, задав ему соответствующий

стиль. Например, чтобы изменить шрифт и расположение у заго-

ловков разделов документа, не требуется искать в тексте эти за-

головки и вручную менять их форматирование. Достаточно ис-

править стиль, после чего они автоматически примут нужное офор-

мление.

При записи документа на диск сохраняется и таблица стилей,

используемых в нем.

Для того, чтобы применить соответствующий стиль для форма-

тирования текста, нужно выполнить следующие действия:

Выделить текст, к которому нужно применить стиль.

Открыть меню Формат.

Выбрать команду Стиль. Появится диалоговое окно Стиль.

Выбрать в списке Список вкладку:

Используемых стилей — отображаются стили, которые задей-

ствованы в активном документе;

Всех стилей — отображаются все стили, доступные для доку-

мента;

Специальных стилей — отображаются только стили, созданные

пользователем.

Выбрать в списке Стили имя того стиля, который необходимо

применить.

6. Нажать на кнопку команды Применить.

0 Для всех абзацев набранного текста:

Установить выравнивание текста абзацев по ширине.

Установить стиль заголовка к тексту Заголовок 1.

«Ш8Ш

Огням,

ч Маркированной

ч Название

ч Название объекта

Ч ИюмКогюнтитнл

« Номер страницы

* Номер строки

Ч Нумерованный

ч Нумерованный 3

ч Нумерованный

Всакстилен

Образец абзаца

Образец

awsji^ig

Times New Roman Су г

i-отэл

Cyr.

пт Русский

.л

интервал Одинарный.

ГтТЯ

Применись J

Организатор . [

Рис.

2.8.

Диалоговое окно Стиль

Помимо

стилевого

форматирования в текстовом редакторе Word

можно использовать

непосредственное

форматирование, меняющее

вид отдельных символов, слов, предложений. При этом два типа

форматирования не влияют друг на друга.

Дополнительные возможности форматирования и редактирова-

ния текста. Некоторые параметры форматирования абзацев тек-

ста, которые не учитывает шаблон документа Нормальный, нуж-

но вносить вручную перед вводом текста. К ним относятся, напри-

мер,

создание красной строки, выравнивание текста по ширине

строки, автоматический перенос слов по слогам и

т. п.

Все требуе-

мые параметры можно задать командами Формат

Абзац,

Сервис

=> Параметры и Сервис => Расстановка переносов. Все выбранные

установки сохраняются в дальнейшем при записи файла документа.

Следует отметить, что одновременная запись в файл текста до-

кумента и таблицы стилей приводит к значительному увеличению

размера файла документа по сравнению с файлами документов,

выполненных в простых текстовых редакторах.

Текстовый редактор Word может также автоматически отфор-

матировать документ с использованием команды главного меню

Формат

Автоформат. Текстовый процессор анализирует содер-

жимое документа, а затем автоматически форматирует текст, на-

значая соответствующие стили. После форматирования пользова-

телю в диалоговом окне Автоформат предлагается просмотреть из-

менения и либо их принять, либо отменить, либо использовать

другие стили из имеющихся шаблонов.

Следовательно, при работе с документом можно сначала ввес-

ти текст, а затем применить к нему команду Автоформат, которая

изменит внешний вид текста в соответствии с заданным стандар-

том. Время на форматирование будет сэкономлено.

Во время установки режима автоматического переноса слов

можно указать, в каком месте желательно выполнить разрыв кон-

кретного слова, если при редактировании оно окажется в конце

строки. Для вставки символа мягкого переноса требуется устано-

вить курсор в нужной позиции и нажать комбинацию клавиш

Ctrl+дефис. Для указания того, что в определенном месте слово

разрывать нельзя (например, в месте дефиса двойной фамилии),

существует комбинация клавиш Shift+Ctrl+дефис.

Можно также в диалоговом окне команды Сервис => Расста-

новка переносов указать максимальное количество расположен-

ных рядом строк текста, заканчивающихся символом переноса.

Это делается для улучшения внешнего вида документа. В этом же

диалоговом окне можно перейти с автоматического на ручной

режим переноса слов. В этом режиме Word при каждой попытке

разбиения слова выводит на экран диалоговое окно, в котором

предлагаемое разбиение помечено маркером. Пользователь при

желании может перенести маркер на нужное место и нажать на

кнопку ОК.

Для проверки правописания и осуществления переноса слов,

написанных на разных языках, используется команда главного меню

Сервис => Язык. При этом к текстовому редактору подключается

встроенный словарь соответствующего языка.

Если при вводе текста включен режим Автозамена, то происхо-

дит автоматический контроль и исправление ошибок в процессе

набора слов текста. Чтобы пополнить список слов режима Автоза-

мена, в которых часто допускаются опечатки или типичные ошиб-

ки,

нужно командой Сервис

Автозамена вызвать диалоговое окно

Автозамена и в нем в поле Заменить ввести слово с опечаткой, а в

поле На его правильный вариант.

Автозамена

Делать первые буквы предложений прописными

Р Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK

Г* Заменять при вводе

Заменить: на: &

''•••• <~

Отмена

Исключения

Оольеш

[Вольше

I ©

**&ъъЬ11,-%ш ~<

-т

Удалить

Рис.

2.9. Диалоговое окно Автозамена

Автозаменой можно воспользоваться для быстрой вставки в текст

часто повторяющегося оборота, текста, рисунка или графика. На-

пример, пользователь хочет при наборе двух символов «юи» ввести

название «Казанский юридический институт МВД РФ». Для этого

в поле Заменить нужно вставить символы, а выражение для заме-

ны поместить в поле На.

Аналогичными возможностями обладает команда Правка

Ав-

тотекст. В диалоговом окне Автотекст нужно ввести условное со-

кращение для выделенного текста или иллюстрации в поле Имя

(длиной не более 31 символа), а в списке Сделать элементы Авто-

текста доступными для указать Всех документов (шаблон Нормаль-

ный).

Если теперь требуется вставить выделенный текст или оборот

в нужное место, достаточно набрать имя, например, «юи», а за-

тем нажать клавишу F3

—

текст будет вставлен.

При вводе текста часто требуется заменить повторяющиеся слова

в одном предложении или абзаце их синонимами (словами, близ-

кими по смыслу). Для этого нужно выделить слово и вызвать диа-

логовое окно команды Сервис

Синонимы.

В списке Значения при-

ведены варианты синонимов заменяемого слова. Пользователь вы-

бирает нужное слово, активизирует его и нажимает на кнопку За-

менить. Дополнительные синонимы можно попробовать получить,

если в диалоговом окне нажать на кнопку Поиск.

Вставка

номеров страниц

колонтитулов.

В Word наряду с авто-

матическим выравниванием строк существует и автоматическая

верстка

страниц.

Если текст не будет умещаться на одной страни-

це,

то он автоматически переместится на следующую. На экране

между страницами будет видна штриховая разделительная линия

(для этого должен быть установлен флажок Фоновая разбивка на

страницы на вкладке Общие диалогового окна команды Сервис =>

Параметры). Жесткий разделитель страниц с надписью

Разрыв

страни-

цы задается или вручную (при одновременном нажатии на клавиши

Ctrl+Enter), или через диалоговое окно команды Вставка

Разрыв

главного меню установкой переключателя Начать новую страницу.

Если в процессе редактирования вставляют большой фрагмент

текста, рисунок, таблицу и т. п. в уже набранную страницу, то

после вставки происходит автоматическое перераспределение тек-

ста между страницами.

Для того, чтобы пронумеровать страницы, нужно использовать

команду Вставка

Номера страниц главного меню. В диалоговом

окне следует ввести информацию о местоположении номера на

странице, решить, присоединять ли к нему номер главы и

др.

Пос-

ле выполнения команды Word создает маленький кадр в указан-

ном месте колонтитула (см. ниже) и вставляет в него номер стра-

ницы При работе с номером Word предоставляет все возможнос-

ти,

доступные при работе с кадрами, например, возможность уве-

личить кадр, создать обрамление, фон и

т.

п.

ГНймера страниц

Поношение

1 — —

EiHiuy страницы

Выравнивание:

l[i_J]lJ!.].l'HMi"»44iHii'»m«i

Р Цомвр на первой странице

•d

-.,

8>1

—

Отмена

Формат...

Г-.-.-1

Рис.

2.10. Диалоговое окно Номера страниц

Если кроме номера на каждую страницу текста необходимо

поместить другую информацию (например, название главы), то ее

вводят в верхний или нижний колонтитул, создание которых вы-

полняется командой Вид

Колонтитулы. Текстовый процессор пе-

реходит в режим просмотра разметки страницы и выводит на эк-

ран панель инструментов Колонтитулы.

Информация, введенная в колонтитуле всего одной страницы,

появляется в колонтитулах всех страниц. Помимо номера страни-

цы,

в колонтитул (верхний, нижний, для четных, нечетных стра-

ниц) по желанию пользователя вставляются, например, названия

глав,

фамилия автора, дата создания документа, графические ил-

люстрации, фирменный знак, обрамление или горизонтальная

линия, отделяющая содержание колонтитула от текста документа.

Расположение колонтитулов на странице (расстояние от верхнего

и нижнего краев страницы) задается в диалоговом окне команды

Файл

Параметры страницы.

0 Задание:

Пронумеруйте страницы (от центра, вверху).

В нижнем колонтитуле введите текст:

«Компьютерные технологии».

Выделение фрагментов

и работа с ними. Как и при работе в лю-

бом текстовом редакторе, в Word важнейшей операцией является

выделение

объекта и его элементов. Можно выделить символ, сло-

во,

предложение, строки абзаца, рисунок, колонки текста, таб-

лицу, весь документ и

т.

п.

Копировать, вырезать, перемещать, удалять выделенный фраг-

мент можно как с помощью мыши, так и с помощью Главного

меню и комбинации «горячих» клавиш. Текстовый процессор име-

ет копилку. В нее можно вырезать несколько отдельных фрагментов

из текста. Для этого нужно выделить фрагмент, нажать на комби-

нацию клавиш Ctrl+F3, затем выделить другой фрагмент, нажать

на Ctrl+F3 и т.д. Все фрагменты будут расположены в копилке в

порядке очередности. Заканчивается операция тем, что курсор ус-

танавливают на место, в которое нужно вставить фрагменты, и

одновременно нажимают на комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F3.

Копилка при этом освобождается. Если нужно вставить фрагмен-