Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе

Подождите немного. Документ загружается.

181

№ 30. Образец составления служебного письма

Герб

(эмблема, товарный знак)

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Почтовый адрес, индекс предприятия связи,

№ телефона, факса и т.д.

№ счета в банке

код организации

код формы документа

00.00.0000 № 00/00 - 000

На № 00 от 00.00.0000

Гриф ограничения

Экз. № 00

(при необходимости)

Адресат:

1. Наименование организации

и ее структурное подразделение

(именительный падеж)

2. Наименование должности

И.О. Фамилия (дательный падеж)

3. Если письмо адресовано

физическому лицу, указывается

почтовый адрес в следующей

последовательности И.О.Ф.

(физического лица),

ул. Название, № дома,

название населенного пункта,

области, края, почтовый индекс.

Заголовок к тексту (отвечает на

вопрос "О чем?", начинается с

предлога "О")

Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с абзаца. Текст без

абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0-государственного

положения табулятора).

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, ссылки на

нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие,

отказ и прокуратура.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед

доказательной. Этот порядок характерен для Приложение: на … л., в … экз.

Наименование должности

Руководителя (подпись) И.О. Фамилия

Визы:

Должность (подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Исполнитель (Фамилия или Фамилия, имя, отчество)

Телефон 000 00 00

В дело 00-00

00.00.0 (подпись)

ОРГАНИЗАЦИЯ

Вх. № __________

"___"______20__г.

Идентификатор электрон-

ной копии документа

182

№ 31. Образец оформления письма

Закрытое акционерное общество

"Э К О Н И К А" Всероссийский выставочный центр

Рязанский пр-т, 99, корп.1,

Москва,109542

т.371 3922, факс (095) 377 7227 Директору павильона

10.02.2001 № 01-18 / 395 В.С.Турову

На № _______от ________

О предоставлении выставочной

площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м

выставочной площади для проведения с

19 апреля по 20 мая 2001 г.

Всероссийской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: …

Исполнительный директор Кочеров А.А.Кочеров

Главный бухгалтер Цихисели Г.В.Цихисели

Печать

Славина Анна Евгеньевна 377 65 45

183

№ 32. Пример оформления телеграммы

184

№ 33. Образец оформления телефонограммы

Пермский государственный университет Директору

Передал - Селиверстова гуманитарного института

т. 345-90-51

П.А.Зайкову

Принял - Широких

т. 245-91-78

ТЕЛЕФОНОГРАММА 12 ч. 30. мин.

14.03.2000 №156

16.04.2000 в 14.00 состоится заседание ученого совета университета по вопросу об

участии ученых ПермГУ в научно-технических программах и проектах,

финансируемых из федерального бюджета. На заседание приглашается директор

гуманитарного института

П.А.Зайков.

Заведующая канцелярией Петроченко Л.А.Петроченко

185

№ 34. Образец составления протокола

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 № 00

Место составления

[заголовок к тексту

(отвечает на вопрос "чего?")]

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали 00 чел

(указываются инициалы, фамилии или прилагается список

присутствующих в алфавитном порядке, столбцом).

Повестка дня:

1. Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя,

отчество в родительном падеже).

2. Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное).

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое изложение содержания

выступления (от первого лица).

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. - излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена

должность выступающего).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указывается действие в

неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.) исполнитель (должностное лицо,

структурное подразделение), срок исполнения.

1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

Председатель (подпись) Инициалы, Фамилия

Секретарь (подпись) Инициалы, Фамилия

186

№ 35. Пример оформления протокола

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

"К А С К А Д"

П Р О Т О К О Л

12.08.2000 № 1

Москва

Общего собрания акционеров

Председатель - М.И.Королев

Секретарь - Е.Ю.Синелобова

Присутствовали: владельцы обыкновенных акций общества и их полномочные

представители в количестве 355 акционеров, что составляет 85% голосов (список

прилагается).

Повестка дня:

Об увеличении уставного капитала общества

Доклад председателя Совета директоров общества Мельгунова Н.О.

СЛУШАЛИ:

Н.О.Мельгунов - на основании Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного

капитала общества и действующего российского законодательства, в связи с увеличением

объемов производственной деятельности общества и полученной по результатам

деятельности в 1999 г. прибыли представил подготовленное Финансовым отделом и

одобренное руководством общества технико-экономическое обоснование увеличения

уставного капитала общества на 350 млн руб. (прилагается), в результате чего уставный

капитал общества станет равным 1 млрд 850 млн рублей. Увеличение уставного капитала

общества предлагается произвести путем дополнительного выпуска акций общества

(проект проспекта эмиссии акций прилагается) и их свободного размещения.

ВЫСТУПИЛИ:

А.Ю.Волошин - поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества и

эмиссий акций.

П.П.Соколов - предложил перечень периодических изданий для публикации информации

о дополнительном выпуске акций общества (прилагается).

РЕШИЛИ:

1. Увеличить уставный капитал общества на 350 млн руб.

2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссии акций.

3. Внести изменения в Устав общества в части увеличения уставного капитала общества

до 1 млрд 850 млн (одного миллиарда восемьсот пятидесяти миллионов) рублей.

В голосовании приняло участие 355 акционеров - владельцев обыкновенных акций и их

полномочных представителей, что составило 85% голосов.

"За" - 351 голос.

"Против" - 0 голосов.

"Воздержалось" - 4 голоса.

Недействительных бюллетеней - 0.

Решение принято 351 числом голосов.

Председатель Королев М.И.Королев

Секретарь Синеболова Е.Ю.Синеболова

187

№ 36. Образец приказа по личному составу

Основные реквизиты бланка

Герб, эмблема

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Код формы документа по ОКУД

Гриф ограничения

Экз. № 00

Печатается с соблюдением отступа

(40 печ. зн) от левой границы

текстового поля

ПРИКАЗ

_________ № _____

Место издания

[Заголовок к тексту начинается

с предлога "О" ("Об").

Составляется тем, кто готовит

документ. В одной строке

заголовка должно быть не более

28 знаков. Печатается без кавычек

и не подчеркивается

В констатирующей части объясняется причина издания приказа, наложения взыскания или

объявления поощрения. Эти приказы издаются отдельно от приказов по основной

деятельности, т.к. имеют различные сроки хранения. Приказы о командировании

сотрудников и приказы об отпусках издаются отдельно от приказов о назначении, переводе,

увольнении. Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего

распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить и т.д. Глагол начинается

отдельной строкой прописными буквами:

ПЕРЕВЕСТИ:

1. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обязательно полностью, а не

инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какой даты.

Распорядительная часть может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты (2.1.3).

Указывается статья КЗоТ.

Далее с новой строки после слова "Основание" (строчными буквами, начиная с заглавной)

перечисляются документы, на основании которых издается приказ. Основание: личное

заявление с визами.

2. Структура последующих пунктов аналогична. Сотрудник, на которого оформляется

приказ по личному составу ставит свою ознакомительную подпись (в каждом пункте).

С приказом ознакомлен личная подпись

дата

Наименование должности

Руководителя личная подпись Расшифровка подписи

188

№ 37. Должностная инструкция

Должность:

Отдел:

1. Общая цель должности:

2. Общие положения:

Подчиненность:

• Непосредственная:

• Косвенная (указания этих работников вы выполняете только в том случае, если они не

противоречат указаниям Вашего непосредственного руководителя).

В подчинении:

• Непосредственном:

• Косвенном:

Замещение:

• Исполнителя этой должности замещает (наименование должности):

• Исполнитель этой должности замещает (наименование должности):

Прием и освобождение от должности:

189

3. Работа на данной должности требует от работника:

Образование:

• Специальность:

• Специальное обучение:

• Навыки:

• Опыт работы:

4. Обязанности (подробно):

Командировки:

• как часто (% от рабочего времени):

• куда:

190

5. Формы отчетности (для лучшей организации своей повседневной работы Вы

ведете следующие формы отчетности):

6. Взаимодействие:

Коммуникации внутренние (для достижения общих целей и эффективного

исполнения обязанностей вы сотрудничаете с другими работниками подразделения или

другими отделами и обмениваетесь следующей информацией (содержание, форма,

сроки)):

Получаете информацию (какую … от кого…) –

Передаете информацию (какую… кому…) –