Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе

Подождите немного. Документ загружается.

141

№ 4. Образец общего бланка организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

Приложение 4б

Образец продольного бланка письма организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

Ул.Ленина, дом 38 г.Тюмень 625003 телефон (факс) 46 49 54, 45 03-28

_____________ № _________

На № _________ от _________

Приложение 4в

Образец углового бланка письма организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

Ул.Ленина, дом 38, г.Тюмень, 625003

Телефон (факс) 46 49 54, 45 03 28

_________________ № _____________

На № ____________ от _____________

142

Приложение 4г

Образец продольного бланка письма должностного лица

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

ДИРЕКТОР ИНСТИТУТА

Ул.Ленина, дом 38, офис 301 г.Тюмень, 625003

телефон (факс) 46 49 54

_____________ № ___________

На № _________ от _________

Приложение 4д

Образец продольного бланка письма

структурного подразделения организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

ЦЕНТР ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ

Ул.Ленина, дом 38, офис 504, г.Тюмень, 625003

телефон (факс) 46 49 55

_____________ № ___________

На № _________ от _________

143

Приложение 4е

Образец бланка конкретного вида

документа организации (продольного расположения)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

ОКУД 0252111

П Р И К А З

_____ ____________ 2001 № ___________

Приложение 4ж

Образец бланка конкретного вида

документа организации (углового расположения)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

ОКУД 02521111

П Р И К А З

_____________ № ________

144

№ 5. Образец оформления положения о структурном подразделении

Наименование организации Гриф утверждения

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 №

Место издания

Наименование структурного

подразделения

Структура текста

- Общие положения

- Цели и задачи

- Функции

- Права

- Руководство

- Взаимоотношения (с другими структурными подразделениями)

- Организация работы

Наименование должности Подпись Расшифровка

подписи

Визы согласования

145

№ 6

Наименование организации

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 № 00

УТВЕРЖДАЮ

Должность лица,

утвердившего документ

Подпись И.О.Ф.

Дата

Место издания

О службе документационного

обеспечения управления

1. Общие положения

1.1. Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение

управления и является самостоятельным структурным подразделением,

подчиненным непосредственно руководителю.

В состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа

регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов

и т.д. Численность и штаты службы определяются штатным

расписанием организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется

законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента

РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правилами,

инструкциями, методическими рекомендациями учреждений

Государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по

вопросам документационного обеспечения управления, Уставом

организации, настоящим положением о службе делопроизводства и

инструкцией по делопроизводству организации.

1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от

должности руководителем организации. Возглавлять службу ДОУ

должен специалист с высшим или средним специальным образованием.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Служба решает следующие задачи:

2.1.1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с

документами.

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования,

организации работы с документами, построения поисковых систем,

контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в

соответствии с действующими нормативами.

2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм

документов.

146

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических

документов по совершенствованию документационного обеспечения

организации.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ

осуществляет свои функции:

3.1.1. Документирование управленческой деятельности

- разработка и ведение табеля форм документов учреждения и

альбома унифицированных форм документов;

- разработка бланков документов: для письма, общего бланка,

бланков отдельных видов документов;

- тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет

и обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением

документов;

- составление документов по поручению руководства;

- оформление документов, их согласование, печатание,

тиражирование;

- документирование работы совещаний;

- контроль за оформлением документов, представляемых на

подпись руководству;

- контроль за оформлением документов, предназначенных к

отправке.

3.1.2. Работа с документами:

- прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте

и первичная (экспедиционная) обработка документов;

- регистрация документов;

- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка

документов к докладу руководству;

- обеспечение доставки документов исполнителям;

- контроль за прохождением документов в организации;

- контроль за сроками исполнения документов;

- разработка и ведение информационно-поисковых систем

(картотек, компьютерных баз данных);

- информационно-справочное обслуживание;

- отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу,

электронной почте;

- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка

хранения документов в организации;

- формирование дел;

- организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;

- подготовка дел для сдачи в архив;

- организация работы архива;

- организация работы с письмами и обращениями граждан.

147

3.1.3. Организационные виды работ:

- организация и обслуживание совещаний;

- организация приема посетителей;

- организация телефонных переговоров;

- методическое руководство постановкой делопроизводства в

структурных подразделениях;

- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших

компьютерных технологий;

- организация повышения квалификации работников учреждения

в сфере работы с документами и др.

4. Права и ответственность

4.1. Служба ДОУ имеет право:

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в

организации;

- контролировать выполнение установленных правил работы с

документами;

- определять задачи документационного обеспечения,

подлежащие автоматизации;

- разрабатывать должностные инструкции на работников служб

делопроизводства;

- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников

организации сведения, необходимые для работы;

- привлекать по поручению руководства специалистов

структурных подразделений к подготовке проектов документов;

- проверять правильность оформления документов,

представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для

доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;

- получать для руководства сведения из подразделений и

вызывать сотрудников по поручению руководства;

- вести предварительный просмотр документов и определять их

дальнейшее движение;

- при организации приема определять приоритетность приема

посетителей руководством;

- контролировать исполнение поручений руководителя;

- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у

подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;

- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

- невыполнение обязанностей и неисполнение прав,

предусмотренных правовыми актами и этим положением;

- неправильное оформление документов, представляемых на

подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-97;

- несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в

архив и т.д.

148

5. Руководство

5.1. Начальник службы ДОУ назначается и увольняется

руководителем организации, которому непосредственно подчиняется.

5.2. Руководитель

- распределяет обязанности между работниками службы

делопроизводства;

- принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере

деятельности службы делопроизводства;

- подписывает и визирует документы в пределах своей

компетенции;

- докладывает руководителю о поступивших документах;

- представляет документы на подпись руководителю;

- докладывает и представляет посетителей и т.д.

6. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными

подразделениями

6.1. Служба ДОУ взаимодействует:

- со всеми структурными подразделениями по вопросам,

отнесенным к сфере деятельности службы;

- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам,

связанным с подготовкой документов;

- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода,

увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их

квалификации;

- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая

служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших

информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной

технике.

7. Организация работы

7.1. Служба ДОУ работает в соответствии с Правилами

внутреннего распорядка организации.

Начальник службы ДОУ Подпись

Расшифровка

подписи

Визы согласования

149

№ 7. Бланк приказа (распоряжения) о приеме работника на работу

Унифицированная форма № Т- 1

Утверждена постановлением

Госкомстата

России от 06. 04. 01 № 26

Код

Форма по ОКУД 0301001

по ОКПО

наименование организации

Номер документа Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о приеме работника на работу

Дата

Принять на работу

по

Табельный номер

фамилия, имя, отчество

наименование структурного подразделени

наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации

условия приема на работу, характер работы

с окладом (тарифной ставкой)

надбавкой

___________________ руб ___ коп

с испытательным сроком

месяцев

150

Основание:

Трудовой договор (контракт) от « » _____________ 20 года № ____________

Руководитель

организации

должность подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен

« » ______________ 20 года

подпись работника