Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе

Подождите немного. Документ загружается.

Московская финансово-промышленная академия

Захарова Т.И.

Делопроизводство в кадровой

службе

Москва 2004

Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе / Московская

финансово-промышленная академия. М., 2004. с. 211.

Содержание

Место дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» в

учебном плане подготовки менеджеров ....................................................... 4

Введение........................................................................................................... 6

Тема 1. Правовые основы документирования деятельности кадровых

служб ................................................................................................................ 8

Тема 2. Документирование организации работы с персоналом............... 20

Тема 3. Правила оформления управленческих документов ..................... 32

Тема 4. Изменение анкетно-биографических данных работника ............ 69

Тема 5. Трудовой договор (контракт). Трудовая книжка ......................... 76

Тема 6. Оценка деятельности работника .................................................... 87

Тема 7. Документы о материальной и административной

ответственности............................................................................................. 97

Тема 8. Процесс защиты персональных данных в кадровой службе .... 105

Тема 9. Программное обеспечение в работе кадровых служб ............... 116

Приложения. Образцы документов для самостоятельной

аналитический работы ................................................................................ 123

Глоссарий..................................................................................................... 198

Библиография .............................................................................................. 210

Место дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» в

учебном плане подготовки менеджеров

Настоящие учебно-методические материалы включают в себя

объем учебных занятий, охватывающих основные вопросы по

организации делопроизводства в кадровой службе, порядку заполнения

типовых форм, оценке деятельности кадров.

Цель учебного курса “Делопроизводство в кадровой службе” -

дать студентам, будущим специалистам в области документоведения,

комплекс современных знаний, умений и навыков, необходимых для

профессиональной деятельности.

Основные задачи курса:

• дать студенту глубокие и систематизированные знания об

организации работы кадровой службы, нормативах численности

сотрудников отдела кадров;

• рассмотреть правила оформления управленческих документов,

состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов

документов;

• рассмотреть примеры документов, регламентирующих

управление персоналом, правила внутреннего распорядка, штатное

расписание, должностные инструкции, трудовой договор;

• научить студента оценивать деятельность рабочих кадров,

формировать и хранить документы кадровой службы.

Курс состоит из лекционных, практических, индивидуальных

занятий, самостоятельной работы студентов и завершается итоговым

рейтинг - контролем и выполнением конкретных индивидуальных

заданий по данной дисциплине.

Для углубленного изучения данного курса в рамках учебно-

исследовательской работы студентам предлагается подготовить реферат.

Лекционные занятия предназначены для теоретического

осмысления и обобщения сложных разделов курса, которые

освещаются, в основном, на проблемном уровне.

Практические занятия являются аудиторными, проводятся либо в

виде семинаров, либо по заранее известным темам. Они предназначены

для закрепления и более глубокого изучения определенных аспектов

лекционного материала на практике.

Индивидуальные занятия предполагают работу каждого студента

по индивидуальному (групповому) заданию и личный устный или

письменный отчет по нему перед педагогом.

Самостоятельная работа является внеаудиторной и предназначена

для самостоятельного ознакомления студента с определенными

разделами курса по рекомендованным педагогом материалам и

подготовки к выполнению индивидуальных заданий по курсу.

Текущий рейтинг-контроль проводится преподавателем в процессе

проведения всех видов занятий. Промежуточный рейтинг-контроль

предназначен для практической комплексной оценки освоения разделов

курса и осуществляется путем подготовки студентами ответов на

заданные вопросы.

Введение

Создание организации на уровне мировых стандартов всегда

связано с людьми, которые работают в данной фирме. Правильные

принципы организации, оптимальные системы и процедуры играют

конечно же важную роль, но реализация всех возможностей,

заложенных в новых методах управления, зависит уже от конкретных

людей, от их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины,

мотивации, способности решать проблемы, восприимчивости к

обучению. Для любой организации, будь она большой или маленькой,

чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо иметь, персонал

обладающий весьма обширными знаниями.

Персонал, или кадры – это основой штатный состав работников

организации (за исключением руководства), выполняющий различные

производственно-хозяйственные функции. Он характеризуется прежде

всего численностью, структурой, рассматриваемыми как в статике так и

в динамике, профессиональной пригодностью, компетентностью.

Формирование у работников нужной компетенции начинается уже

при подборе кадров и приеме на работу. Люди, которые придут в

организацию, должны стремиться максимально овладеть аспектами

данного бизнеса. Часто это больше вопрос желания самих работников,

нежели их предшествующего опыта трудовой деятельности или

базового образования.

Историческая справка

Как только человек научился писать он начал создавать

документы. Что же такое документ?

"Документом называется все то, что служит для регистрации ,

передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" -

определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".

Другими словами документ - это материальный носитель с

зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя

может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д.

Деловой документ служит для фиксации административной

(управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты,

административное управление создает документы. Разница заключается

в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же

административного управления служит управляющее действие, которое

при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними,

которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние

времена документы выполнялив основном роль свидетельств о чем-либо

и само латинское слово documentum означает "свидетельство". Понимая

важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ "О

подписании протоколов".

В 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий

порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857

году книге Н.Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и

практическое руководство к гражданскому и уголовному,

коллегиальному и одноличному письмоводству" можно прочесть:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления

деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным

законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше

компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства

следующее определение:

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов

и дел в соответствии с государственными стандартами и

организации работы с ними, а именно создание условий для

движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи

делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с

требованиями стандартов;

- создание условий для движения документов (организация

регистрации документов, контроль за движением документов и сроками

их исполнения);

- создание условий для поиска исполненных документов

(формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- создание условий для хранения документов.

Тема 1. Правовые основы документирования деятельности

кадровых служб

Персональные данные и их документирование

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса

функций, связанных с прогнозированием и планированием трудовых

ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и

координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

Понятие и структура персональных данных

Персона - личность, особа.

Персонал - личный состав или совокупность работников (тру-

довой коллектив) учреждения, предприятия, фирмы, подразделяемый

обычно на группы по профессиональным или служебным признакам

(руководящий персонал, технический персонал, обслуживающий

персонал и т.д.), месту работы (персонал конструкторского бюро, пер-

сонал отдела и т.п.). Под персоналом мы обычно подразумеваем всех

лиц, имеющих трудовые отношения с данной организацией. Термин стал

широко использоваться в России с начала 1990-х гг. как синоним

личного состава, кадров, трудового коллектива.

В соответствии с Трудовым кодексом управление персоналом

основывается на социальном партнерстве, под которым понимается

система трудовых отношений, направленных на обеспечение

согласованности интересов работников и работодателей. Соглашение

между работником и работодателем предусматривает личное

выполнение работником за плату трудовой функции, соблюдение им

правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении

работодателем условий труда, предусмотренных трудовым

законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым

договором.

С учетом предмета регулируемых правоотношений под

персональными данными работника в Трудовом кодексе понимается

информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми

отношениями и касающаяся конкретного работника. Это определение

персональных данных логично входит составной частью в аналогичное,

но более широкое понятие, сформулированное в действующем

Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите

информации». В соответствии с законом информация о гражданах

(персональные данные) — это сведения о фактах, событиях и

обстоятельствах жизни граждан, позволяющие идентифицировать его

личность. Комплексы персональных данных, которые являются объ-

ектом изучения, обработки, использования и хранения в кадровых

службах организационных структур всех типов, формируются в

процессе реализации функций управления персоналом.

К персональным данным мы относим:

• все биографические сведения гражданина;

• его образование;

• специальность;

• занимаемую должность;

• наличие судимостей;

• адрес места жительства, домашний телефон;

• состав семьи;

• место работы или учебы членов семьи и родственников;

• характер взаимоотношений в семье;

• размер заработной платы;

• содержание трудового договора (контракта);

• состав декларируемых сведений о наличии материальных

ценностей;

• содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и

т.п.

Следует напомнить, что эти данные могут использоваться не

только при реализации трудовых правоотношений, но и возникать,

обрабатываться в ходе других событий - при обретении гражданином

права на получение персональных документов (паспорта, диплома,

аттестата), в медицинской практике, решении жилищных вопросов,

регистрации актов гражданского состояния и многих других.

Персональные данные всегда документируются. Например, в

кадровой службе организации они содержатся в:

• документации, связанной с подбором персонала;

• документации, сопровождающей процесс оформления трудовых

правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на

работу, переводе, увольнении и т.п.);

• документации по анкетированию, тестированию, проведению

собеседований с кандидатами на должность;

• коллективных и трудовых договорах, соглашениях,

устанавливающих трудовые взаимоотношения сторон;

• подлинниках и копиях приказов по личному составу;

• документации личных дел, трудовых книжках сотрудников;

• делах кадровой службы, содержащих документы по

планированию и организации работы службы;

• делах, содержащих основания к приказам по личному составу;

• делах, содержащих материалы по повышению квалификации и

переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным

расследованиям и т.п.;

• справочно-информационном банке данных (учетном аппарате)

по персоналу - картотеках, журналах, базах данных и др.;

• подлинниках и копиях отчетных, аналитических и справочных

материалов, передаваемых руководству организации, руководителям

структурных подразделений и служб;

• копиях отчетов, направляемых в государственные органы

статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления,

муниципальные и другие учреждения.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной

информации, т.е. информации строго ограниченного и

регламентированного доступа. В любых организационных структурах

эта информация составляет служебную или профессиональную тайну.

Хотя, учитывая массовость и единое место обработки и хранения

кадровой документации, соответствующий гриф ограничения доступа на

них не ставится. Режим конфиденциальности персональных данных

снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75

лет срока их хранения, если иное не определено законом.

Принадлежность персональных данных

Исходя из определения персональных данных можно выяснить,

кто же является их собственником, держателем и пользователем.

Собственник любых информационных ресурсов, в том числе

персональных данных, -это субъект, в полном объеме реализующий

полномочия владения, пользования, распоряжения этими ресурсами. В

трудовых правоотношениях субъектом, т.е. собственником персо-

нальных данных, может быть любой гражданин, к личности которого

относятся персональные данные и который вступил (стал работником)

или изъявил желание вступить в соответствующие отношения с

работодателем. Представлять интересы работника могут специально

уполномоченные им лица (например, адвокат, руководитель

профсоюзного органа) или в установленных законом случаях

попечитель, наследник и иные лица.

Субъект персональных данных самостоятельно решает вопрос

передачи работодателю своих персональных данных. В связи с этим у

субъекта персональных данных возникают серьезные основания на

получение от работодателя гарантии использования персональных

данных работника только в связи с условиями предполагаемого или

заключенного трудового договора. Отсюда следует обязанность

работодателя обеспечить эту гарантию соответствующими

организационными и технологическими мерами, защитить полученные

данные от несанкционированного доступа и противоправного

использования.