Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе

Подождите немного. Документ загружается.

• помещение личного дела в металлический шкаф для хранения;

• получение от руководителя кадровой службы последующих

документов для включения в личные дела работников (под роспись в

передаточном журнале);

• систематизация документов по фамилиям работников,

нахождение соответствующих дел;

• систематизация документов, подлежащих включению в каждое

личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их

расположения в деле;

• нумерация листов документов, внесение очередных записей во

внутреннюю опись документов личного дела, подшивка документов в

личное дело, проверка правильности нумерации листов;

• ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок

о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному

листку по учету кадров, включение в дело копии приказа об увольнении

работника;

• выдача личного дела руководству организации и кадровой

службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении

дела - проверка наличия и целостности документов;

• ознакомление в помещении кадровой службы работников

организации с документами личных дел в соответствии с действующей

разрешительной системой доступа к личным делам и с разрешения

руководителя кадровой службы; внесение отметки об ознакомлении в

дополнение к личному листку по учету кадров; заверение отметки

росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и

ознакомившегося с личным делом лица;

• закрытие личного дела: проверка наличия всех документов

личного дела, изъятие всех листов (включая листы описи документов) из

папки, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой

записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта

документов, оформление обложки личного дела в соответствии с

требованиями архивной службы, прошивка документов и опечатывание

концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;

• сдача личного дела в архив организации под роспись

руководителя архива в описи (журнале) инвентарного учета личных дел;

• регистрация личного дела в описи личных дел архива;

проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке

личного дела;

• внесение архивного номера личного дела в опись (журнал)

инвентарного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы,

сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и

заводится после издания приказа о приеме его на работу.

К личному делу лица, замещающего государственную должность

Российской Федерации или государственную должность федеральной

государственной службы, приобщаются дополнительно:

• заявление о согласии на замещение государственной должности

или о поступлении на федеральную государственную службу;

• копия трудовой книжки или документа, подтверждающего

прохождение военной иди иной службы;

• сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащем ему

на праве собственности;

• документы и справки о результатах проверки достоверности и

полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на

должность, и другие документы.

Документы в личном деле располагаются в определенной

последовательности.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная

сверху, помещаются:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• трудовой договор (контракт);

• дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

• личный листок (анкета) по учету кадров;

• биографическая справка, справка из личного дела (справка-

объективка);

• автобиография;

• направление или представление к назначению на должность,

обоснование к назначению, при переводе - письмо;

• письмо вышестоящего органа управления о согласии

на.назначение в должности;

• решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или

коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости -

копия решения профсоюзного органа;

• заявление о приеме на работу;

• характеристики, рекомендательные письма, резюме,

медицинская справка;

• копии дипломов об образовании и присуждении ученых

степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий,

документов о награждении, различных свидетельств и других

документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

• список научных трудов и изобретений;

• копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на

должность;

• копии других приказов (при необходимости).

Ведение личного дела

В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело

включаются в хронологическом порядке по периодам времени

документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических

данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загса и

т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы,

копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию

деятельности работника, заверенные копии выданных ему

характеристик и т.п.) и другие документы, в которых содержится оценка

деловых, личных и моральных качеств работников.

Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении

по должности, копии документов о поощрениях и награждениях,

присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Указанные

документы могут хронологически относиться к периодам времени и до

назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в

личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении

действия трудового договора.

Все изменения в анкетно-биографических данных работника,

происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров, а

также процесс прохождения им службы или работы фиксируются в

дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим может

отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о

переводах по службе, поощрениях, наложении и снятии

дисциплинарных взысканий.

Часть изменений может быть зафиксирована выписками из

протоколов решений профсоюзных и других собраний и заседаний.

Выписки достаточно эффективны в регистрации персональной

информации такого рода (например, избран председателем профкома и

т.п.).

Во внутреннюю опись документов личного дела записываются

по мере включения в дело все документы с указанием их наименований,

номеров и дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи

имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись имеет

следующие графы табличной части: номер записи, индекс документа,

дата документа, заголовок документа, номера листов дела, примечание.

При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью

проставляется количество документов и количество листов внутренней

описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись,

и дата.

В личное дело не включаются документы временного срока

хранения - справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и

т.д., а также черновые и дублетные экземпляры документов, если на них

не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы

могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в

дело непроверенных или неправильно оформленных документов,

изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного

учета личных дел. В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы

работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись

работника, ответственного за ведение личных дел.

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются

одной строкой «личные дела сотрудников».

Жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их

рассмотрению в личные дела не подшиваются. Они формируются в дело

в соответствии с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле

сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на

листы этого дела..

Хранение личных дел

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником

этой службы, назначенным приказом руководителя организации

ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих

номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров

вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется первым

руководителем организации в соответствии с общим порядком

доступа к конфиденциальным документам.

Личное дело формируется в специально предназначенной для

этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее

обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.

Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую

общему количеству дел. Обложки используются для хранения

помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки,

оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается

в архив организации. При этом начальной датой личного дела является

дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Для

облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует

формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет

необходимо проводить пересистематизацию документов дела с

обратного хронологического порядка на прямой.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело

подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела. В листе-

заверителе указывается цифрами и прописью количество

пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные

листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней

описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния

документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист

заверяется подписью работника отдела кадров, составившего

заверительную надпись, ниже подписи указывается дата.

Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела.

Освободившаяся обложка должна быть использована при

формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности

номеров, в архиве - по фамилиям работавших, расположенным в

алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная

картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются

в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от

трудовых книжек.

Личные дела должны храниться в металлических шкафах или

сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник

кадровой службы, ответственный за личные дела, проводит проверку

наличия личных дел, запирает и опечатывает шкафы с личными делами.

Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит

проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки

фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по

учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи

составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников

учреждения, организации или фирмы дает возможность обеспечить

полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов,

исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних

лиц. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с

делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных

документов и сведений.

Тема 5. Трудовой договор (контракт). Трудовая книжка

Понятие трудового договора (контракта)

Впервые легальное определение трудового договора было дано в

Кодексе законов о труде РСФСР 1922 г. в ст. 17, которая гласила:

Трудовой договор есть соглашение двух или более лиц, по которому

одна сторона (нанимающийся) представляет свою рабочую силу

другой стороне (нанимателю) за вознаграждение.

Нужно заметить, что трудовое право очень подвижная отрасль, так

как все изменения в экономике отражаются в трудовом

законодательстве. Буквально сразу же после принятия КЗоТ 1922 г. это

определение вызвало ряд замечаний. Особые замечания высказывались

по поводу терминологии, используемой законодателем при определении

сторон трудового договора. Термины "нанимающийся" и "наниматель"

были неприемлемы для социалистического трудового договора. Но надо

заметить, что КЗоТ принимался, когда допускалось применение

наемного труда в частновладельческих предприятиях. Определение

трудового договора объединяло в одной формуле трудовые договоры,

заключающиеся в разных секторах экономики. Другое замечание к

определению, содержащемуся в кодексе 1922 г., определение не

содержало признаков трудового договора, характеризующих специфику

и юридическую природу трудового договора.

В 1992 г. в него были внесены существенные поправки, в

частности, изменения были внесены в 1998 г. Данная статья звучит так:

трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и

работодателем (юридическим и физическим лицом), по которому

работник обязуется выполнять работу по определенной

специальности, квалификации или должности с подчинением

внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (юридическое

или физическое лицо) обязуется выплачивать работнику

заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные

законодательством о труде, коллективным договором и

соглашением сторон.

Изменения в трудовом законодательстве вызваны именениями в

российской экономике. Появились предприятия и организации

различных форм собственности и организации труда: товарищества,

АО,ООО и др., следовательно закон должен был урегулировать

трудовые отношения таких участников как предприятий и организаций

различных форм собственности. Еще конкретнее это положение

сформулировано в Трудовом кодекса РФ (Часть 3, Глава 10, статьи 56-

71), где предусмотрено, что законы и иные нормативно-правовые акты о

труде, договоры о труде регулируют труд всех работников, включая лиц,

являющимися долевыми собственниками предприятий и работающих на

этих предприятиях на условиях трудового договора. Это означает, что

трудовой договор (контракт) заключается со всеми работниками,

применяющими свой личный труд в коллективах предприятий,

учреждений и организаций, независимо от форм собственности и от

того, работают ли эти лица по найму, либо являются собственниками

имущества хозяйствующих субъектов.

Трудовой договор — это один из центральных институтов

трудового права, в который входят правовые нормы, регулирующие

прием граждан на работу, переводы на другую работу и увольнение с

работы.

Согласно ст. 56 Трудового кодекса РФ трудовой договор есть

соглашение между работодателем и работником, в соответствии с

которым:

• работодатель обязуется:

− предоставить работнику работу по обусловленной трудовой

функции;

− обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым

кодексом РФ, иными нормативными правовыми актами, коллективным

договором, соглашениями, локальными нормативными актами,

содержащими нормы трудового права;

− своевременно и в полном размере выплачивать работнику

заработную плату;

• а работник обязуется:

− лично выполнять определенную этим соглашением трудовую

функцию;

− соблюдать действующие в организации правила внутреннего

трудового распорядка.

Трудовой договор следует отличать от смежных гражданско-

правовых договоров, связанных с применением труда (подряда, оказания

услуг, поручения, авторского договора и др.). При работе по трудовому

договору работник:

− выполняет определенную трудовую функцию;

− входит в штат (в списочный состав) организации;

− подчиняется внутреннему трудовому распорядку работодателя;

− лично участвует в деятельности работодателя;

− получает заработную плату систематически и за сам процесс

труда.

Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

Основные функции трудового договора в том, что он является:

− основанием возникновения трудовых правоотношений и

действия их во времени;

− основной правовой формой реализации права на труд;

− организационно-правовой формой реализации принципа

свободы труда;

− организационно-правовой формой привлечения, распределения,

закрепления и рационального использования трудовых ресурсов, а также

распределения труда внутри конкретной организации.

Кроме того, трудовой договор индивидуализирует трудовое

правоотношение применительно к конкретному работнику.

Заключение трудового договора

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме в

двух подлинных экземплярах. Подписывается руководителем

организации и работником. Роспись руководителя заверяется гербовой

печатью организации. Один экземпляр передается работнику, другой

хранится у работодателя. В зарубежной практике существуют понятия

«временный контракт», «контракт на испытательный срок».

В отличие от приказа по личному составу трудовой договор

детализирует все типовые и индивидуальные стороны трудового

договора, а также устанавливает временные границы этого договора.

Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

• наименование работника и работодателя, место работы;

• дата вступления в силу трудового договора;

• наименование должности, специальности, профессии с

указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием

организации или конкретная трудовая функция;

• права и обязанности работника и работодателя;

• достоверные характеристики условий труда, компенсации и

льготы работнику; режим труда и отдыха;

• условия оплаты труда;

• иные существенные условия.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об

установлении испытательного срока, о неразглашении государственной,

служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны, об

обязанности работника отработать после обучения не менее установлен-

ного договором срока, если обучение производилось за счет средств

работодателя, и другие условия, не ухудшающие положения работника

по сравнению с законами, иными нормативными правовыми актами,

соглашением и коллективным договором.

Отличие договоров гражданско-правового характера

от трудовых договоров

Какие договоры относятся к договорам гражданско-правового

характера, предметом которых является выполнение работ (оказание

услуг), и чем они отличаются от трудовых договоров? Письмо МНС РФ

от 19 июня 2001 г. N СА-6-07/463 "О направлении разъяснений"

формулирует эти отличия.

К договорам гражданско-правового характера, предметом которых

является выполнение работ (оказание услуг) и вознаграждения по

которым являются объектом обложения единым социальным

налогом (взносом) (за исключением части налога, подлежащей

зачислению в Фонд социального страхования Российской Федерации),

относятся договоры на выполнение работ (оказание услуг),

заключаемые в соответствии с Гражданским кодексом Российской

Федерации.

В соответствии со статьей 420 Гражданского кодекса

Российской Федерации договором признается соглашение двух или

нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении

гражданских прав и обязанностей.

Такими договорами, в частности, являются договоры: подряда,

аренды, возмездного оказания услуг, перевозки, транспортной

экспедиции, хранения, поручения, комиссии, доверительного

управления имуществом, агентский договор.

Пунктом 2 статьи 421 Гражданского кодекса Российской

Федерации предусмотрено, что стороны могут заключить договор, как

предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными

правовыми актами.

Согласно пункту 3 вышеназванной статьи стороны могут

заключить договор, в котором содержатся элементы различных

договоров ,предусмотренных законом или иными правовыми актами

(смешанный договор). К отношениям сторон по смешанному договору

применяются в соответствующих частях правила о договорах,

элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не

вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.

По гражданско-правовому договору исполняется индивидуально-

конкретное задание (поручение, заказ и др.). Предметом такого договора

служит конечный результат труда (построенное или

отремонтированное здание, доставленный груз, подготовленный

бухгалтерский отчет и др.).

Так, например, по договору подряда в соответствии со статьей

702 Гражданского кодекса Российской Федерации подрядчик обязуется

выполнить по заданию заказчика обусловленную договором конкретную

работу и сдать ее результат.

Работающие по гражданско-правовым договорам самостоятельно

определяют приемы и способы выполнения заказа. Для них важен

конечный результат труда - выполнение условий договора в

надлежащем качестве и в согласованный срок.

По договорам гражданско-правового характера одна сторона

выполняет определенные виды работ или услуг, обусловленные

договором, (вне зависимости от квалификации или специальности, а

также должности) для другой стороны.

Согласно статье 15 Кодекса законов о труде Российской

Федерации трудовой договор (контракт) есть соглашение между

работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом),

по которому работник обязуется выполнять работу по определенной

специальности, квалификации или должности с подчинением

внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (физическое либо

юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную

плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные

законодательством о труде, коллективным договором и соглашением

сторон.

Характерным признаком трудового договора служит установление

для работающих четких правил внутреннего трудового распорядка и

обеспечение работодателем предусмотренных законодательством

условий труда.

Заполнение трудовой книжки

С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой

книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся

инструкции Минтруда. Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в

нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. №

225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией,

утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69

(далее – постановление № 69).

Как завести новую трудовую книжку.

Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу

граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые

не нужно.

Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы.

Предприниматели на это права не имеют.

Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который

проработал в организации больше пяти дней.

На работника, который впервые устроился на работу, трудовую

книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели

с момента принятия его на работу. В этом случае с работника