Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе

Подождите немного. Документ загружается.

удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка

трудовой книжки.

Как заполнить трудовую книжку.

Трудовая книжка состоит из трех частей:

– титульный лист;

– сведения о работе;

– сведения о награждении.

Титульный лист.

На титульном листе нужно указать следующие сведения о

работнике:

– фамилию, имя, отчество;

– дату рождения (число, месяц, год);

– образование, профессию, специальность.

Эти записи делаются на основании паспорта или другого

документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а

также документов об образовании или бумаг, которые подтверждают

наличие специальных знаний (например, аттестата).

В нижней части титульного листа ставится дата заполнения

трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими

подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых

книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.

Сведения о работе.

Данный раздел состоит из нескольких граф:

– графа 1 «Номер записи»;

– графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;

– графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую

постоянную работу, квалификации, увольнении»;

– графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании

которого внесена запись».

При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка

нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу

можно внести ее сокращенное название.

Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В

графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.

Запись о должности, специальности, профессии с указанием

квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет

указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или

увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на

основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно

поставить в графе 4.

Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.

Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать

непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить

сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента

составления приказа.

Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству

вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.

Пример.

В ЗАО «Меридиан» 15 января 2004 года принята на должность

бухгалтера Ю.В. Шевелева (приказ от 15 января 2004 г. № 5/К). С 1

июля 2004 г. ее перевели на должность главного бухгалтера (приказ от 1

июля 2004 г. № 25/К).

Работник кадровой службы фирмы заполнил раздел «Сведения о

работе» так:

Сведения о работе

Дата №

за

пи

си

чи-

сло

ме-

сяц

год

Сведения о приеме на работу,

переводе на другую

постоянную работу,

квалификации, увольнении (с

указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование,

дата и номер

документа, на

основании

которого внесена

запись

1 2 3 4

Закрытое акционерное

общество «Меридиан»

3 15 01 2004 Принята на работу на

должность бухгалтера

Приказ № 5/К от

15.01.2004 г.

4 01 07 2004 Переведена на должность

главного бухгалтера

Приказ № 25/К от

01.07.2004 г.

Работника нужно ознакомить с каждой новой записью, внесенной

в его трудовую книжку. После этого он должен расписаться в разделе III

личной карточки (форма № Т-2) напротив аналогичной записи. Она

утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26.

Пример.

Используем данные предыдущего примера.

В личной карточке Ю.В. Шевелевой были сделаны следующие

записи:

Прием на работу и переводы на другую работу

Дата

Структурное

подразделен

ие

Профессия

(должность),

разряд, класс

(категория)

квалификации

Оклад

(тарифная

ставка),

надбавка,

руб.

Основание

Подпись

владельца

трудовой

книжки

1 2 3 4 5 6

15.01.2004 Бухгалтерия Бухгалтер 5000 Приказ №

5/К от

15.01.2004

Шевелева

01.07.2004 Бухгалтерия Главный

бухгалтер

10 000 Приказ №

25/К от

01.07.2004

Шевелева

Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт

Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется

печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который

отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить

свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что

ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его

трудовой книжке за время работы на фирме.

Пример.

П.И. Ветров работал менеджером в ООО «Стрела». 12 ноября 2003

года он был уволен по причине прогула (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового

кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24.

За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает

генеральный директор «Стрелы». Он сделал в трудовой книжке Петрова

следующую запись:

Сведения о работе

Дата

№

запи-

си

чис-

ло

ме-

сяц

год

Сведения о приеме на работу,

переводе на другую постоянную

работу, квалификации,

увольнении (с указанием причин

и ссылкой на статью, пункт

закона)

Наименование,

дата и номер

документа, на

основании

которого внесена

запись

1 2 3 4

5 12 11 2003 Уволен по причине прогула Приказ № 24

(подпункт «а» пункта 6 от 12.11.2003 г.

статьи 81 Трудового кодекса РФ)

Генеральный директор ООО

«Стрела»: Яковлев (Яковлев)

Ознакомлен: Ветров (Ветров)

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее

записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из

его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно

выслать по почте.

Сведения о награждении.

В этом разделе делаются записи о вручении работнику

государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также

о различных поощрениях, предусмотренных коллективными

договорами.

Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии,

которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о

заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой

книжке не надо.

Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если,

конечно, оно не является основанием для увольнения работника.

Внесение изменений и исправлений.

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения

работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта,

свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом

случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов.

Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать

новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на

внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка

заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного

им лица. После этого нужно поставить печать фирмы.

При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о

работе» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить.

Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После

этого необходимо сделать правильную запись.

Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В

случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том

предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.

Пример.

Водитель Р.Г. Александров принят на работу в ЗАО «Березка» 1

мая 2003 года. В этот день руководитель подписал приказ № 52 о его

назначении на работу.

Заполняя книжку, специалист отдела кадров ошибочно указал в

ней неправильную дату – 11 мая 2003 года. В тот же день он обнаружил

эту ошибку и исправил ее.

Для этого в трудовой книжке Р.Г. Александрова сделаны такие

записи:

Сведения о работе

Дата №

запи-

си

чи-

сло

ме-

сяц

год

Сведения о приеме на работу,

переводе на другую

постоянную работу,

квалификации, увольнении (с

указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование, дата и

номер документа, на

основании которого

внесена запись

1 2 3 4

Закрытое акционерное

общество «Березка»

8 01 05 2003 Принят на работу на

должность водителя

Приказ № 52 от

11.05.2003 г.

9 01 05 2003 Запись за № 8 недействительна

10 01 05 2003

Принят на работу на

должность водителя

Приказ № 52 от

01.05.2003 г.

Сведения о получении работником новой профессии или

специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса

или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил

профессию юриста, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки

указываются:

− в графе 1 – порядковый номер записи;

− в графе 2 – дата получения второй профессии;

− в графе 3 – запись: «Установлена вторая профессия «юрист»;

− в графе 4 – наименование документа о получении новой

профессии, его номер и дата.

Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе 3

раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Фирма

такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4

указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании

которого переименована фирма, а также его номер и дата.

Когда выдается дубликат или вкладыш.

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

– трудовая книжка потеряна;

– в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;

– книжка пришла в негодность.

В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно

заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись.

Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку

вносятся только те сведения, которые можно подтвердить

документально. Записи по каждому прежнему месту работы не

делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней

трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма

обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с

момента подачи им заявления.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая

признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему

дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана

незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка

пришла в негодность.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из

разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке

ставится штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер.

Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш

недействителен.

Хранение трудовых книжек.

Руководитель своим приказом назначает ответственного за

хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или

бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения

трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все

принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую

книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.

Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков

трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки,

ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце

месяца он должен отчитаться за полученные бланки.

Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к

ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены

постановлением № 69.

Тема 6. Оценка деятельности работника

Документирование процедуры поощрения работника

Работодатель поощряет работников, добросовестно выполняющих

трудовые обязанности:

• объявляет благодарность;

• выдает премии;

• награждает ценным подарком;

• Почетной грамотой,

• представляет к званию лучшего по профессии.

Поощрения рабочих и служащих по результатам трудовой

деятельности документируются в учреждениях, организациях, на пред-

приятиях и фирмах единообразно в соответствии с требованиями

УСОРД или УСПУД. При поощрении работника составляются:

представление и приказ о поощрении (индивидуальный или сводный).

Технологическая цепочка процедуры поощрения работника

включает в себя:

• составление руководителем структурного подразделения, в

котором работает сотрудник, представления о поощрении сотрудника с

указанием вида поощрения в соответствии с Правилами внутреннего

трудового распорядка организации;

• согласование представления с профсоюзным органом, главным

бухгалтером, руководителем кадровой службы и заместителем первого

руководителя, курирующим данное структурное подразделение;

согласование обоснованности и вида поощрения;

• передача представления и иногда выписки из протокола

заседания профсоюзного органа первому руководителю для принятия

решения;

• при положительном решении - передача представления с

резолюцией в кадровую службу для составления и оформления

соответствующего приказа;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона)

сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной

индивидуальной формы приказа о поощрении; распечатка бумажного

экземпляра приказа; при необходимости — согласование черновика

приказа с руководством организации и структурного подразделения;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем

организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его

просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• несение необходимой записи в дополнение к личному листку по

учету кадров в личном деле работника;

• несение необходимых записей о поощрении работника в

учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-

2ГС), перестановка учетных карточек в картотеке;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку

работника;

• торжественное объявление приказа о поощрении работника; при

соответствующем виде поощрения вручение ему премии, ценного

подарка, грамоты и т.п.; помещение копии приказа на доску приказов

организации.

Представление (или докладная записка) о поощрении имеет в

содержательной части следующие данные:

• фамилия, имя, отчество;

• год рождения;

• образование;

• должность;

• структурное подразделение;

• стаж работы в организации;

• оценка производственной деятельности;

• мотив поощрения;

• основание;

• вид поощрения.

Основаниями поощрения могут быть определенные события:

окончание выполнения сложного задания, высокая производительность

труда, юбилейные даты работника, праздничные даты и другие события.

Представление может составляться на группу работников, может

составляться по инициативе руководства организации или

профсоюзного органа. Составляется и подписывается представление

руководителем структурного подразделения.

Приказ о поощрении работника (работников), как правило,

является простым по структуре. В вводной части традиционной

текстовой формы такого приказа обосновываются мотивы и основания

поощрения, высокие результаты трудовой деятельности и общественной

активности поощряемого лица. В распорядительной части указывают:

вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком и

т.п.), фамилию, имя, отчество работника или работников (фамилии в

этом случае располагаются в алфавитном порядке), наименование

должности (профессии, специальности), места работы, краткое

формулирование мотива поощрения.

Основанием такого приказа является представление, докладная

записка, выписка из протокола заседания или решение профсоюзного

органа и т.п. Например: Заголовок приказа «О премировании И.Г.

Коростелева», текст: «За длительную и добросовестную работу и в связи

с пятидесятилетием со дня рождения ПРЕМИРОВАТЬ главного

бухгалтера И.Г. Коростелева в размере ____ руб.».

В индивидуальный приказ (распоряжение) о поощрении работника

(унифицированная форма № Т-11) включены указанные выше сведения;

в аналогичном сводном приказе (унифицированная форма № Т-11 а)

сведения сгруппированы в таблицу для отражения информации по

каждому из поощряемых лиц. Сводный приказ также имеет вводную

часть.

Документирование процедуры применения дисциплинарного

взыскания

При совершении дисциплинарного проступка, т.е. неисполнении

или ненадлежащем исполнении работником по его вине возложенных на

него трудовых обязанностей работодатель вправе применить

дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение. В этом

случае составляются: докладная записка о проступке, объяснительная

записка (письменное объяснение работника) и приказ о наложении

дисциплинарного взыскания.

Технологическая цепочка процедуры наложения дисциплинарного

взыскания на работника включает в себя:

• выявление факта проступка работника;

• составление акта о разовом проступке (опоздании на работу,

неявке на работу без уважительной причины, уходе с работы ранее

установленного времени, появлении на рабочем месте в нетрезвом

состоянии, нарушении правил техники безопасности и т.п.);

• составление руководителем структурного подразделения, в

котором трудится работник, или руководителем функционального

структурного подразделения (кадровой службы, службы безопасности и

др.) докладной записки на имя первого руководителя организации о

систематическом или разовом совершении работником дисциплинарно-

го проступка с указанием меры дисциплинарного взыскания;

• доведение руководителем структурного подразделения до

сведения работника содержания докладной записки и акта, проставление

работником росписи об ознакомлении на докладной записке;

• написание работником, совершившим проступок,

объяснительной записки на имя первого руководителя организации или

его заместителя; передача объяснительной записки руководителю

структурного подразделения - автору докладной записки;

• передача докладной и объяснительной записок, акта о проступке

первому руководителю организации для принятия решения;

• при необходимости формирование первым руководителем

организации или его заместителем комиссии для проведения служебного

расследования с целью установления действительной виновности

работника и меры дисциплинарного взыскания;

• принятие первым руководителем решения о мере

дисциплинарного взыскания на основании предоставленных документов

и заключения по результатам служебного расследования;

• передача докладной записки с резолюцией первого

руководителя и других документов в кадровую службу для составления

и оформления соответствующего приказа;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона)

сотрудником кадровой службы традиционной индивидуальной формы

приказа о наложении дисциплинарного взыскания или

унифицированной формы приказа (распоряжения) о прекращении

действия трудового договора с работником (форма № Т-8); распечатка

бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование

черновика приказа с руководством организации и структурного

подразделения, профсоюзным органом;

• при увольнении работника - получение согласия профсоюзного

органа;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем

организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его

просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку

по учету кадров в личном деле работника;

• внесение необходимой записи о наложении на работника

дисциплинарного взыскания в учетные формы, в том числе личную

карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);

• при увольнении - внесение соответствующей записи в трудовую

книжку работника.

Докладная записка

В докладной записке, которая подписывается руководителем

структурного подразделения или руководителем функционального

подразделения, фиксируется факт обнаружения нарушения с указанием

его характера, вида и даты, мотивированного объяснения причины

нарушения, мнения о мере дисциплинарного взыскания. При разовом

нарушении работником дисциплины к докладной записке прилагается

акт, подтверждающий факт совершения проступка.

Объяснительная записка

Объяснительная записка составляется работником,

совершившим проступок, и отражает причины, обстоятельства и дату

проступка. Отказ работника дать письменное объяснение о допущенном