Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе
Подождите немного. Документ загружается.
171
№ 22. Образец оформления приказа по основной деятельности
Основные реквизиты бланка
Герб, эмблема
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Код формы документа по ОКУД
Гриф ограничения
Экз. № 00
Печатается с соблюдением отступа
(40 печ. зн) от левой границы
текстового поля
ПРИКАЗ
_________ № _____
Место издания
[Заголовок к тексту начинается
с предлога "О" ("Об").
Составляется тем, кто готовит
документ. В одной строке
заголовка должно быть не более
28 знаков. Печатается без кавычек
и не подчеркивается]
В констатирующей части излагаются основания, цели издания приказа. В ней могут быть
перечислены факты, события, дана оценка, пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается приказ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата,
номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Если нет
необходимости давать объяснения, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ" и печатается прописными
буквами или вразрядку, чтобы отделить констатирующую часть документа от
распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Распорядительная часть может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты,
которые нумеруются арабскими цифрами. Печатать рекомендуется с абзаца, отступив 5
печатных знаков. Номер каждой части включает номера составных частей более высоких
ступней деления, которые разделяются точками. Например, 1.2.1; 1.3.1 и т.д. В начале
пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф.И.О. или наименование
структурного подразделения (в дательном падеже, затем изменяется содержание действия
(начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения. В каждом
пункте может указываться основание. Слово "основание" печатается от левой границы
текстового поля.
Основание: строчными буквами.
2. Структура последующих пунктов аналогична. В отдельных случаях текст может
представляться в виде таблицы.
3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа:
Контроль за исполнением возложить на … (указывается должность, Ф.И.О. или
наименование структурного подразделения). Архаичные обороты типа "Контроль за
исполнением приказа оставляю за собой" не допускаются.
Наименование должности
оформляется через 3-4
межстрочных интервала
ниже
текста от границы левого
поля
Личная подпись
Расшифровка подписи
печатается с соблюдением
отступа 48 печ. знаков от
левой границы текстового
поля
Визы согласования (на оборотной стороне последнего листа) состоят из указания
должности визирующего лица, его подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия), дата.
Данный реквизит проставляется при внутреннем согласовании документа. Для документа,
подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы)
виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного
172
документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы
проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Гриф
согласования документа с указанием слова "СОГЛАСОВАНО" оформляется при внешнем
согласовании документа.
Отметка об исполнителе
фамилия, имя, отчество - для внешнего документа;
фамилия, И.О. - для внутреннего документа
Телефон (000 00 00)
В дело 00-00 Подпись
Дата
173
№ 23. Пример оформления приказа
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО
"СЕРВИС"
П Р И К А З
03.01.2001 № 33
Москва
Об увеличении уставного капитала
общества
В связи с решение Общего собрания акционеров от 30.12.2000 №1 "Об увеличении
уставного капитала общества" и руководствуясь Положением о порядке увеличения
(уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества
16.07.1999,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1 Руководителю Юридического отдела Калинину М.М. в срок до 01.05.2001 направить
сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного
капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.
2 Руководителю Финансового управления Смирнову Н.И. в срок до 15.05.2001
зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской
Федерации.
3 Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора
общества Воронова О.Н.
Генеральный директор Днепров П.О.Днепров
Зам. Генерального директора Воронов О.Н.Воронов
04.01.2001
Петрова
302 15 12
174
№ 24. Образец оформления решения
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
справочные данные об организации
РЕШЕНИЕ
Дата № 00
Место издания
Заголовок начинается
с предлога "О …"
В тексте констатирующей части документа указываются причины издания, цели,
ссылки, если это необходимо на распорядительный документ вышестоящего органа.
Распорядительная часть начинается словами Коллегия, Совет и т.д.
РЕШИЛА (РЕШИЛ):
1. Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель - действие - срок.
Последний пункт: контроль за исполнением возложить на … (указывается
должность, инициалы, фамилия.
Председатель (подпись) Инициалы, Фамилия
Секретарь (подпись) Инициалы, Фамилия
Визы (должность визирующих:
личная подпись, ее расшифровка;
дата)
175
№ 25. Образец оформления распоряжения
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
справочные данные об организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.0000 № 00
Место издания /город/
Заголовок начинается
с вопроса - О чем?
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина
подготовки). Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть
начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ:
1. В каждом пункте указывается должность, исполнитель, действие, срок исполнения.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:
Контроль за выполнением распоряжения возложить на (наименование должности,
инициалы, фамилия).
Наименование должности лица,
подпись документа (подпись) И.О. Фамилия
Виза согласования
(наименование должности,
подпись, расшифровка подписи, дата)
Гриф согласования слово "СОГЛАСОВАНО"
(наименование должности,
подпись, расшифровка подписи, дата)
176
№ 26. Пример оформления докладной записки (внутренняя)
Отдел маркетинга Заместителю директора
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА по работе с персоналом
18.11.2001
О введении дополнительной В.В.Фомину
должности старшего менеджера
В связи с увеличением числа клиентов и расширением
задач отдела считаю необходимым иметь в
отделе ставку старшего менеджера,
т.к. рабочий день других сотрудников перегружен.
Начальник отдела Романов А.В.Романов
177
№ 26.Б. Образец докладной записки
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 № 00
Место составления
Наименование должности
адресата с включением
наименование организации
в дательном падеже
И.О. Фамилия
Заголовок к тексту начинается с предлога "О"
Текст состоит из двух частей: излагается проблема, затем приводятся выводы и
предложения. (Не рекомендуется записку начинать словами: Довожу до вашего сведения …)
Если сведения, излагаемые в записке, относятся к определенному отрезку времени,
конкретной дате, то это время включается в заголовок.
Приложение: 1. Наименование приложения, на … листах, в … экз.
2. Второе и последующие приложение оформляются аналогично.
Наименование должности лица,
Подписавшего записку (подпись) И.О. Фамилия
В дело 00-00, подпись, дата
178
№ 27. Пример оформления объяснительной записки
Отдел ценных бумаг Заместителю
директора банка
О.М. Краснову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
05.02.2001 №43
Сводный отчет отдела за III квартал 2000 года не был
представлен в указанный срок в связи с повреждением
факсомодемной связи и отсутствием отчетных данных
Нижневартовского отделения банка.
Начальник отдела Воробьев В.Г. Воробьев
В дело 01-08
Дата Подпись исполнителя
179
№ 28. Образец составления акта
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Гриф утверждения
Наименование структурного подразделения
АКТ
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок соотносится с наименованием
Вида документа и оформляется в родительном
падеже АКТ (чего?) или отглагольным
существительным АКТ (о чем?)
Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание,
послужившее основанием для составления акта
Составлен комиссией в составе:
Председатель:
Наименование должности, И.О. Фамилия
Ч
лены комиссии:
Наименование должности, И.О. Фамилии, располагаются в
алфавитном порядке
Присутствовали:
Наименование должности, И.О. Фамилии лиц, присутствовавших
при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке
Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных
фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения.
Констатирующая часть может быть разделена на пункты.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или
нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Составлен в двух экземплярах:
1-й - кому (куда);
2-й - кому (куда).
Приложение: Текст приложения, если оно есть.
Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Члены комиссии (подпись) И.О. Фамилия
Присутствовали
при составлении акта (подпись) И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
180
№ 29. Образец оформления акта
Государственное унитарное
предприятие города Москвы
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Москвин Г.Д. Москвин
УПРАВЛЕНИЕ 29.12.2000
ПО РЕКОНСТРУКЦИИ И РАЗВИТИЮ
УНИКАЛЬНЫХ ОБЪЕКТОВ
А К Т
20-25.12.2000 № 13
Проверки финансово-хозяйственной
деятельности предприятия
Основание: приказ генерального директора ГУП "Управление по реконструкции и развитию
уникальных объектов" от 17.12.2000 № 296 "О создании комиссии по проверке финансово-
хозяйственной деятельности предприятия".
Составлен комиссией в составе:
Председатель - коммерческий директор Н.М.Заболотная;
Члены комиссии: зам. главного бухгалтера С.В.Сидорова, инженер-экономист П.Л.Костин,
бухгалтер-ревизор П.А.Шахрай.
Присутствовали: главный бухгалтер Г.И.Коренев, кассир С.Д.Дорофеева.
В период с 20 по 25 декабря 2000 г. комиссия провела проверку финансово-хозяйственной
деятельности предприятия. В результате проверки обнаружены нарушения в системе учета
оборудования, находящегося на балансе предприятия и оформления разрешений на выдачу
приборов и оборудования со склада предприятия во временное пользование: не всегда
разрешения на выдачу оборудования подписывают главный инженер или его заместитель,
выявлена выдача разрешений другими должностными лицами.
Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссии не выявила.
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. - бухгалтерия предприятия;
2-й экз. - Производственное управление;
3-й экз. - дело № 01-13 за 2000 г.
Председатель Заболотная Н.М.Заболотная
Члены Сидорова С.В.Сидорова
Костин П.Л.Костин
Шахрай П.А.Шахрай