Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика

Подождите немного. Документ загружается.

 дать прогноз ситуации, гиперболизируя что-то с целью заострить внимание на

обсуждаемом предмете;

 не навязывать собственные мысли, не быть категоричным, не демонстрировать своего

превосходства;

 предложить вариант решения.

Выступлению должны быть присущи:

 близость темы для слушателей;

 яркость, наглядность, оригинальность, образность, доступность, сопереживание;

 наличие элемента неофициальности;

 четкость, краткость, ясность формулировок;

 разнообразие информации и дозированная ее подача;

 учет компетентности слушателей;

 экспрессивность и эмоциональность;

 выявление всех критических пунктов, обсуждение «плюсов» и «минусов»;

 направленность на главное;

 адресность, учет пола и возраста, компетентности и физического состояния

слушателей;

 апелляция к авторитетам и идеалам;

 соблюдение оптимального темпа, ритмичность и постоянное повторение в разной

форме основных положений;

 присутствие элемента внезапности (неизвестная информация, оригинальные

формулировки, провокация);

 разная насыщенность отдельных частей;

 установление обратной связи, итоговый эмоциональный призыв с предложением

альтернатив;

 учет психологии восприятия.

Специфическую окраску выступлению придает тональность (беспечность, шутливость,

игривость, сердитость, мрачность, торжественность, просительность, назидательность и проч.). Шутку,

например, надо начинать в серьезном тоне, чтобы больше удивить. Она должна быть короткой, а ей

самой предшествовать пауза.

Сказанное тихим голосом на фоне громкой речи лучше привлекает внимание, чем сказанное

повышенным тоном.

Можно использовать негативный подход (эмоции, требования, заявления, резкий тон), а также

юмор (внезапный смысловой сдвиг и неожиданное преувеличение, основанные на игре слов,

перечисление с включением нелепостей и проч.).

Иногда при выступлении может завязаться спор. В нем надо говорить медленно и

негромко, осторожно выбирать слова, обращаться не к противнику, а к аудитории. Открытая

плодотворная дискуссия возможна лишь в условиях непринужденности.

Чтобы лучше усваивали материал, говорить надо на привычном слушателям языке,

приводить сравнения со знакомыми вещами, подавать информацию не сплошным потоком, а

смысловыми блоками.

Оптимальная продолжительность доклада не более 30 мин, причем каждая его часть

должна содержать что-то новое по сравнению с предыдущей. Говорить следует, отрываясь от

бумаги (противное свидетельствует о его неподготовленности и грозит потерей обратной

связи, характерной для письменного сообщения).

Речь должна состоять из коротких фраз (7  2 слова; предел  13 слов), длящихся не

дольше 5,5 с (иначе нить повествования теряется и люди забывают начало; уже при фразе в

18 слов ее понимание сокращается на 15%). Нормальный темп выступления составляет 2,5

слова/с, т. е. 150 слов/мин (0,75 страницы машинописного текста).

В выступление не рекомендуется включать более 10 серьезных тезисов,

сопровождаемых 34 аргументами каждый. Но поскольку обычный человек не может

удержать в памяти больше 67 положений, лучше рассматривать не более 35 проблем и по

34 причины и следствия.

Необходимо учитывать, что лучше запоминаются первые и последние высказывания,

слишком быстрая или слишком медленная речь утомляет и отвлекает, а монотонная 

усыпляет. Нельзя говорить об одном и том же более 15 мин подряд.

Во время выступления надо демонстрировать убежденность, смотреть на слушателей, а

не в одну точку, говорить после установления тишины, наблюдать за реакцией аудитории,

при ее поддержке развивать понравившуюся ей тему, не вступать в дискуссию, не обращать

внимания на провокационные выкрики. В конце следует поблагодарить присутствующих за

внимание.

Человек может получить признание аудитории, высказывая то, что она ждет (благодаря

чему он кажется разумным), или будучи представленным в качестве специалиста в данном

вопросе, т. е. как достоверный источник. То, до какой степени сообщение может

противоречить сложившемуся в аудитории мнению, зависит от доверия коммуникатору.

Еще один способ вызвать доверие  уверенность говорящего, постоянный контакт со

слушателями, отсутствие манипулирования ими. Если сделанные в начале заявления не

оправдываются, аудитория теряет интерес.

Мнение чаще всего определяется не рассудком, а чувствами, поэтому сообщения

становятся более убедительными, если позитивно ассоциируются с ними.

Это достигается:

 умением держать психологическую паузу, позволяющую сосредоточить внимание слушателей

на какой-то мысли;

 их провоцированием, вызовом на короткое время несогласия с информацией;

 отвлечением от возражений с помощью быстрой убедительной речи;

 увлеченностью, эмоциональностью, подробностями, элементами драматизации;

 рассказом о собственном опыте и переживаниях;

 отсутствием упреков, лести, угроз;

 соединением слов с жестами;

 квантовым выбросом информации, позволяющим удерживать внимание;

 оптимальной ее насыщенностью аргументами и фактами;

 словесным изяществом;

 изменением темпа речи в зависимости от содержания;

 ограничением использования выражений «я думаю», «вы должны», «вы обязаны»;

 осторожным обращением с цифрами.

Кроме того, надо учитывать уровень самооценки слушателей. Если он низок, люди

медленно воспринимают сообщение и потому плохо поддаются убеждению. Лица с высокой

самооценкой все быстро схватывают, но предпочитают придерживаться своих взглядов.

Важное место в процессе доклада занимают вопросы, которые выступающий задает

аудитории. Это могут быть:

 вопросы «поверх голов» для привлечения внимания вообще;

 прямые вопросы специалистам для уточнения той или иной проблемы;

 перенаправленные вопросы, предназначенные для активизации людей;

 обратные вопросы, «возвращенные» задавшим.

Активное участие в дискуссии в значительно большей степени изменяет установки, чем

пассивное восприятие. Вербальная определенность усиливает воздействие, ибо люди могут

подумать в ответ на сообщение, особенно в случае легких вопросов.

Ошибки в организации и проведения совещания:

 многословие и двусмысленность выступающих, отсутствие внутренней логики

изложения; использование множества иностранных слов;

 физический дискомфорт;

 бесконечные споры по частным вопросам;

 неумение держать себя за трибуной (например, излишняя жестикуляция);

 озабоченность своими проблемами, абсолютизация своего мнения, антипатия к чужим

мыслям и идеям;

 некомпетентность;

 затягивание завершающей части или внезапное окончание.

В завершающей части выступления дается краткое изложение основных мыслей,

выводы, призыв к действию.

Итоги совещания или собрания оцениваются по количеству и качеству выработанных и

принятых на них управленческих решений, в которые превращаются домашние заготовки,

сделанные перед их началом,  справки, диаграммы, графики и т. п. Если решений не

последовало, мероприятие считается бесполезным, а время на него  затраченным впустую.

При реализации предложений, высказанных участниками совещания, целесообразно:

 выбрать наиболее рациональный способ доведения до исполнителей его решения

(передача протокола, распределение заданий);

 установить, кого информировать о результатах;

 организовать контроль выполнения решений и назначить ответственных.

Деловые беседы

Деловая беседа представляет собой форму устного обмена информацией между

несколькими людьми, но уже в узком кругу. От собраний и совещаний она отличается не

только количеством участников, но и менее формализованной проблематикой, ходом и

результатами (официальные решения по итогам принимаются не всегда, но участники

получают информацию для размышлений и последующих действий).

Беседы являются важным элементом таких управленческих процедур, как оформление

на работу и увольнение сотрудников, прием посетителей, консультирование, переговоры,

встречи.

По характеру беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми

рабочими (они могут иметь лишь общее, ознакомительное содержание); по направленности

 целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими; по степени свободы 

регламентированными, т. е. осуществляющимися в соответствии с определенными

правилами и в предписанной последовательности (например, анкетирование) и свободными

(дружеский разговор).

В отличие от других форм делового взаимодействия, беседе свойственна высокая

теснота контактов, непосредственность общения, обязательность обратной связи. Она создает

возможность развития неформальных отношений, без которых на практике управленческий

процесс часто оказывается затрудненным.

Подготовка беседы начинается с определения цели, которую необходимо достичь, и в

связи с этим числа и круга обсуждаемых вопросов с учетом интересов партнера.

Если беседа важна и в запасе есть время, собирается информация о других ее

участниках:

 возрасте, физическом и психологическом типе;

 служебном положении, статусе, роли в организации;

 взглядах, поведении, характере;

 общественной деятельности и заслугах;

 любимых или запретных темах для разговоров и проч.

Информацию обычно получают у партнеров, клиентов, общих знакомых и т. п. Однако

относиться к ней надо осторожно, поскольку на нее могут влиять различные объективные и

субъективные обстоятельства, в частности:

 близость знакомства с теми, о ком идет речь;

 зависимость или независимость источника информации от них;

 предвзятость или непредвзятость отношений;

 степень развитости у характеризующих тех же качеств, что и у характеризуемых;

 обстоятельства, в которых эти качества наблюдались.

После осмысления информации разрабатываются стратегия и план беседы, который

включает схему изложения материала, предопределяющую во многом ее структуру,

предварительный текст выступления, состоящий из набора ключевых понятий и детально

проработанных фрагментов, полной формулировки деловых предложений, а также различные

тактические заготовки.

В серьезной беседе схемой допускается пользоваться открыто, но насколько близко ей

следовать, определяется конкретными обстоятельствами: запасом времени, опытом и проч.

Место, время, продолжительность и предмет встречи определяются и согласуются (в

том числе по телефону) с партнерами (с учетом их возможного влияния на результат).

Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, она может

происходить в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в зале заседаний, а

также во внеслужебной обстановке, вплоть до домашней. С посторонними лицами беседы

проводятся в кабинете инициатора или в специальной комнате для переговоров.

Перечислим основные правила проведения бесед:

1. Наличие конкретной задачи.

2. Предварительное определение характера беседы с учетом интересов партнера.

3. Распределение времени на отдельные вопросы.

4. Привлечение внимания собеседника и следование от начала до конца основному

направлению.

5. Преобразование интересов собеседника в полезные для себя решения.

6. Избегание недоразумений, неверных толкований, уважение собеседника, вежливость,

облегчение ему принятия предложений.

Сама беседа начинается с приветствия и осмысления первых личных впечатлений о

партнерах с учетом знаний о них, приобретенных на подготовительном этапе. На эти

впечатления во многом влияют такие обстоятельства, как доминирующая в данный момент

потребность (тот, кто поможет в трудную минуту, будет казаться самым прекрасным

человеком в мире), психологические эффекты и проч.

Большинство людей даже в общении с близкими стремятся скрыть свое «Я» под разного рода

масками, которым психологи дали названия соответствующих животных  черепахи, прячущейся в

панцирь; дикобраза, ощетинившегося колючками; льва, грозно рычащего на окружающих; хамелеона,

приспосабливающегося к любой обстановке.

Задача вступительной части беседы, которая может занимать до 15% отведенного на

нее времени, состоит в снятии психологической напряженности и установлении

взаимопонимания. Обычно инициативу здесь должен проявлять хозяин или старший по

возрасту.

Расслабляюще действуют уместная шутка, разговор на нейтральную тему, рассказ о своих

проблемах, просьба совета, но недопустимо советовать успокоиться и не нервничать.

В главной части разговора активной стороной является инициатор (исключение

составляет отчетная беседа с подчиненными), который постепенно, но настойчиво проводит

собственные идеи. Беседы не должны прерываться.

Поскольку во время беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает

ситуацию так, а не иначе, ему надо дать возможность высказаться, вставляя в нужные

моменты доброжелательные замечания (без попытки уличить человека в чем-то или

категорично настоять на собственном мнении) или задавая вопросы.

Такой метод получил название «Я-высказывание». Он предполагает передачу другому человеку

отношения к ситуации без обвинений и без требований к изменению своего поведения.

Своя реакция описывается беспристрастно, без прямого или скрытого осуждения, что помогает

удержать собственную позицию, не превратить партнера во врага и, наоборот, помочь ему лучше

осмыслить реальность, снизить сопротивление и создать доверительные отношения (ведение

разговора в критической, обвинительной манере получило название «Вы-высказывание»).

В заключение разговора хозяин или инициатор подводит итоги, показывает, как может

быть использована полученная информация, призывает остальных к ее осмыслению и

последующим активным действиям, высказывает надежду на новую встречу.

Если продолжительность беседы не регламентировалась, что чаще всего имеет место

при приеме посетителей, это является сигналом к ее завершению. Однако существует и

специальный комплекс приемов, позволяющих без нарушения правил вежливости дать

понять участникам, что время беседы истекло.

Полученную информацию надо фиксировать в пригодной для дальнейшего

использования форме (во время беседы или после; коротко или пространно). Работа с

записями делает партнера менее уверенным, а самому позволяет сосредоточиться.

После беседы проводится ее критический разбор на основе сделанных записей,

позволяющий определить:

 все ли было сказано и как это повлияло на ответы;

 насколько четко формулировались мысли;

 всегда ли удавалось получить удовлетворительные ответы и не инспирировались ли

последние желанием кому-то угодить;

 могли ли собеседники быть более откровенными;

 не оказывалось ли на него психологическое давление;

 насколько непринужденно и комфортно он себя чувствовал;

 можно ли считать результаты беседы удовлетворительными для себя;

 остался ли доволен партнер;

 необходимо ли (а если да, то когда) продолжить обсуждение затронутых вопросов.

Телефонные разговоры

Телефонные разговоры осуществляются в случае невозможности или

нецелесообразности личных контактов (с психологической точки зрения все же последние

предпочтительнее) и требуют предельной лаконичности. Поэтому всегда, прежде чем

звонить, надо лишний раз подумать, есть ли в этом необходимость.

Телефонный разговор легче навязать, чем личный,  надо только привести другого в

замешательство. Поэтому если звонок застал врасплох, от разговора надо уклониться

(противник к нему лучше подготовлен), но определить причину звонка и не дать втянуть себя

в разговор.

Для телефонных звонков предпочтительно выбрать длительные промежутки времени

(хорошо использовать паузы в делах) и звонить сериями. Лучшее время для этого 910.30,

13.3014.00, а также после 16.30.

Продолжительность телефонного разговора в идеале не должна превышать 56 мин (0,5

мин  приветствие, представление и объяснение цели звонка; 1 мин  введение в суть дела;

обсуждение проблемы  24 мин; прощание  0,5 мин).

Целесообразно вести журнал телефонных переговоров. В него вносится информация о

том, когда, с кем и о чем состоялся разговор, с кем и когда надо переговорить по его итогам.

В комнатах, где сидит несколько человек, обычно телефон ставят на стол старшего по

должности, но тогда это лицо превратится в секретаря своих подчиненных. Поэтому

правильнее поступать наоборот или доверять телефон всем по очереди.

При звонках трубку надо снимать сразу, но не позже четвертого звонка (либо просто

выключать телефон); дежурный же должен снимать трубку сразу. При ответе на звонок в

служебной обстановке принято называть свою фамилию (возможно  должность и

организацию).

При затрудненности вести разговор в данный момент надо попросить перезвонить через

несколько минут; немного подождать, не вешая трубку; записав номер телефона, позвонить

самому (а для этого держать рядом блокнот и ручку). Если лицо, которому звонят,

отсутствует, можно вежливо поинтересоваться, что и от кого ему передать; напрямую

спрашивать, кто звонит, нельзя. При подозрении на неверное соединение не принято

спрашивать номер телефона, называют набираемый и просят подтверждения.

В разговор, ведущийся с нормальным уровнем громкости, время от времени

вставляются реплики, свидетельствующие о сохранении внимания. При сбое перезванивает

позвонивший; заканчивает беседу он же или старший.

Трудность телефонных разговоров состоит в неизвестности того, что в данный момент

делает собеседник и каково выражение его лица, в возможности ослышаться и неверно

понять сообщение или его часть. Поэтому по завершении разговора необходимо

удостовериться, что все правильно понято.

Обход рабочих мест

Решение руководителем оперативных вопросов может осуществляться также в процессе

обхода организации. Это должно быть не спонтанное действие, а заранее спланированное

мероприятие по возможности комплексного характера, нацеленное на достижение

нескольких конкретных целей. Поэтому обход должен тщательно готовиться совместно с

руководителями низовых подразделений, с деятельностью которых предстоит знакомство, с

тем чтобы:

 заранее определить маршрут, подразделения и рабочие места, которые требуется

посетить и получить о них необходимую информацию;

 выбрать наиболее подходящее время и поставить в известность о нем и его целях тех,

с кем предстоит разговор;

 привлечь руководителей низового уровня, которые должны руководить обходом, и

специалистов;

 на рабочих местах внимательно выслушивать сотрудников, досконально знакомиться

с ситуацией и условиями их труда; не давать спонтанные оценки людям, особенно

руководителям;

 в заключение проанализировать результаты и осуществить практические мероприятия

по устранению недостатков.

Прием посетителей

Посетители различаются по должностной категории (она обусловливает технологию и

стиль приема), по цели посещения (предложения о сотрудничестве, получение информации,

проверка, разрешение проблем и проч.), по инициативности. При организации приема

посетителей необходимо определить его порядок с учетом того, что посетители делятся на

две группы: подчиненные сотрудники и лица со стороны.

Первые чаще решают конкретные служебные вопросы, обращаются с просьбой о помощи или с

жалобами на своего непосредственного руководителя.

Вторые приходят с предложениями общего характера или с жалобами на действия персонала,

которым и они оказались не удовлетворены; с желанием что-то узнать, получить помощь и

консультацию, о чем-то проинформировать, исполнить данное прежде обещание зайти. Здесь человек

стремится обсудить вопрос, в решении которого заинтересован лично, поэтому сам определяет тему и

предмет разговора.

Реально административным путем руководитель может управлять лишь посещениями

подчиненных. Визиты остальных необходимо согласовывать, ибо их непредсказуемость

дезорганизует работу и приводит к потерям времени.

Для этого надо прежде всего разделить во времени эти два потока, установив для

соответствующих лиц разные дни или часы бесед.

Встречи с сотрудниками также необходимо дифференцировать (например, с помощью

распорядка рабочего дня). Для решения производственных вопросов они могут приходить в

любое время, кроме часов приема посетителей со стороны и определенного периода, когда

руководитель решает первостепенные дела и его вообще лучше не беспокоить (как правило,

утром). Встречи же по личным вопросам целесообразно организовывать в специально

отведенное для этого время. Связано это с тем, что к таким встречам руководителю

необходимо предварительно психологически подготовиться, полностью отключившись от

текущих производственных проблем.

Необходимо помнить, что жалобы важны для подчиненных и их нельзя рассматривать как нечто

незначительное (можно даже не решить проблему, но обязательно выяснить, в чем она состоит;

вообще, наилучший способ общения с жалобщиком  выслушать его внимательно. Возможно, ему

больше ничего не надо). И не следует относиться к жалобщикам как к предателям чьих-то интересов.

Обычно предмет недовольства  заработная плата, условия труда, отношения внутри подразделения

и между подразделениями. Такие проблемы лучше предупреждать, но если не удается  реагировать

на них быстро, а при отказе  объяснять причины.

У руководителя может отсутствовать необходимая для решения вопроса информация,

поэтому перед плановыми встречами по возможности необходимо заранее узнать о сути

вопроса, с которым человек приходит, и о требуемом времени (наиболее удобно выяснить это

при записи на прием), собрать всю необходимую документацию, относящуюся к делу,

запастись справочной литературой, оговорить право дополнительно ознакомиться с сутью

дела. Это позволяет руководителю подготовиться, корректировать время, правильно

переадресовать к другому сотруднику.

Посещения со стороны согласуются следующими способами:

 с помощью прямого инициативного звонка посетителя;

 через секретаря как посредника;

 через секретаря без уведомления руководителя в его свободное время;

 через секретаря по назначению руководителя;

 в установленные распорядком рабочего дня часы.

Внеплановых посетителей со стороны целесообразно по возможности принимать даже

во внеурочное время, поскольку неизвестно, с какими полезными идеями они могут зайти.

Однако если у руководителя имеются на этот счет сомнения, им можно назначить

специальную встречу: если дело важное, человек не поленится зайти еще раз. Необходимо

строго выдерживать установленные дни и часы приема, а при невозможности этого поручить

встречу другому лицу (заместителю или специалисту). Посетителей нельзя заставлять ждать

больше чем 10 мин. В противном случае руководителю надо самому извиниться за задержку

и при необходимости попросить об отсрочке встречи (не более 30 мин) или об ее

перенесении.

Перед началом беседы всегда надо предупреждать о резерве времени, а в процессе ее

создать непринужденную обстановку, уменьшить социальную дистанцию (улыбнуться),

переключить внимание, предложить сесть (лучше под острым или прямым углом) на

расстоянии не более полуметра, выслушать, признать правоту, где она есть, показать

понимание важности и значительности вопроса, заинтересованность в его решении,

общность интересов, целей, задач, показать доверие к человеку, дать возможность спокойно

изложить суть проблемы, не высказывать заранее свое отношение к ней; при необходимости

задавать уточняющие вопросы, поддерживать и активизировать собеседника с целью понять

его точку зрения и выработать на нее свой взгляд, попросить совета о путях решения

проблемы, решить вопрос в кратчайший срок.

Стимулирует продолжение разговора взгляд в глаза, улыбка, задавание общих

вопросов, рассказ о себе, высказывание своего мнения, отсутствие пауз.

Надо помнить о возможности возникновения конфликта с посетителем, причинами которого

могут быть неопределенность или сокрытие от него какой-то важной информации, унижение

достоинства, пренебрежение, высокомерие, грубое поведение, небрежность, невнимательность,

обманутое ожидание. Конфликт надо по возможности сглаживать, чтобы после встречи у него не

осталось неприятного воспоминания ни об организации, ни о принимавшем его руководителе.

В заключение встречи следует поддержать человека в случае обоснованности его

просьбы, проявить готовность помочь, наметить в его присутствии конкретные мероприятия,

привлекая его к этому, но не лавировать и не давать невыполнимых обещаний.

Встреча должна заканчиваться в обусловленное время.

Существует много способов, которыми посетителю можно указать на то, что время встречи

истекло. Можно выразительно посмотреть в сторону на часы, демонстративно закрыть его бумаги,

протянуть ему и заняться другими, воспользоваться помощью секретаря, который может «вызвать к

руководству», наконец, самому прямо сообщить об окончании затянувшегося разговора.

Рекомендация:

Для самоконтроля полученных знаний выполните тренировочные задания

из набора объектов к текущему параграфу

ГЛАВА 7.7. МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД

Правила диалога

Диалог  довольно распространенный элемент управленческой деятельности, имеющий

место при общении руководителей, подчиненных и коллег, проведении собраний,

совещаний, переговоров, приеме посетителей и т. п. Поэтому его надо рассмотреть

подробнее.

Основные виды диалога  прямой и дискуссия.

В рамках прямого диалога, который практикуется при проведении ознакомительных и

отчетных бесед, выступлении на различных мероприятиях, партнеры излагают друг другу

свои позиции, уточняя их путем постановки дополнительных вопросов.

Дискуссия сопровождается спорами, критикой, попытками убедить в правоте. В

результате создается возможность устранения или смягчения существующих противоречий,

проверяются и уточняются мнения и факты, вырабатывается общая позиция.

В дискуссии до трети людей могут изменить свое мнение, в то время как в результе

прямого диалога  не более 3%, поэтому целесообразно вовлекать в нее соперника, особенно

если в соответствующей проблеме он менее компетентен.

При этом необходимо сразу же определиться: сосредоточиться на сильных прямых

аргументах или воздействовать с помощью косвенных намеков.

В процессе аргументации могут использоваться три вида доводов.

К сильным относятся:

 точно установленные факты и суждения на их основе;

 документы;

 экспериментально проверенные выводы;

 заключения экспертов;

 дословные высказывания признанных авторитетов;

 свидетельства очевидцев;

 полученные профессиональным путем статистические данные.

Слабыми доводами считаются следующие:

 умозаключения, основанные на разрозненных фактах;

 уловки и суждения, построенные на алогизмах;

 тенденциозно подобранные материалы, ссылки на известные аудитории авторитеты;

 личные взгляды, догадки, предположения, ощущения;

 неполные статистические данные.

Несостоятельными аргументами являются:

 подтасованные факты из сомнительных, непроверенных источников;

 утратившие силу и фиктивные документы;

 домыслы, догадки, предположения;

 доводы, рассчитанные на предрассудки и невежество;

 выдаваемые авансом обещания; ложные заявления.

Чтобы убедить партнера в своей правоте, в дискуссии используются только те

аргументы, которые все понимают одинаково. Недопустимо настаивать на том, что не

принимается, демонстрировать свое превосходство, ибо это всегда вызывает справедливый

отпор.

Условием успешного управленческого диалога является установление

психологического контакта с партнерами, ибо при прочих равных условиях люди легче

воспринимают позицию того, к кому испытывают положительные чувства. Для этого

необходимо уважительно относиться к ним независимо от их заслуг, должности или

социального статуса, проявлять вежливость, открытость, дружелюбие, учитывать

темперамент. Важно закреплять себя и свой облик в психологическом пространстве

партнера, оставлять положительную память о себе, не «сжигать мосты».

На формирование мнения о собеседнике в большей мере влияет первая информация (принцип

первичности), но запоминается  последняя (принцип новизны), поэтому сначала целесообразнее

делать устное сообщение, а затем подкреплять его письменным. Если начинать с письменного, то

будет труднее опровергать затем сомнение, чем по ходу устного сообщения.

Психологический контакт облегчает отказ от критики человека как личности и всего,

что затрагивает его интересы, а также применение, где возможно, комплиментов, т. е. слов,

содержащих небольшое преувеличение положительных качеств в соответствии с его

претензиями и повышенным мнением о себе, которые, однако, нельзя принять за лесть.

Лесть прямолинейна; комплимент  размышление; лесть  преувеличение, поэтому может

вызвать отторжение; комплимент пробуждает позитивные чувства. Но он должен быть конкретным.

Правила комплиментов:

 не допускать двусмысленностей и гипербол (тогда это издевательство или лесть);

 делать комплимент относительно качеств, наличие которых человеку свойственно и в

соответствии с его претензиями, обеспечивая повышение его мнения о себе;

 избегать нравоучений и лобовых атак;

 отражать только положительные качества;

 констатировать факт и не давать рекомендаций по улучшению качеств личности;

 не содержать негативных добавок.

Налаживанию психологического контакта и завоеванию симпатии у собеседников

служит признание их правоты, если она имеет место (и тогда в ответ можно ожидать того же),

снисходительное отношение к незначительным ошибкам и промахам.

Важно избегать подтекста, т. е. придания словам второго смысла, становящегося

ясными из контекста, интонации, позы, мимики, жестов. В то же время (например, на

переговорах) подтекст служит источником дополнительной информации и приданию словам

иного смысла.

Информация излагается с помощью простых и точных понятий, соответствующих

уровню подготовки и образования собеседников. Нельзя говорить малопонятным для других

языком, содержащим много терминологии, в то же время ее не стоит и упрощать; наоборот,

необходимо стремиться поднять собеседников до своего уровня.

При изложении своей точки зрения избегают пустых фраз, неделовых формулировок,

громких лозунгов, искажения данных. Не рекомендуется приводить излишне много доводов

или повторять множество раз одни и те же утверждения: это не прибавляет им

убедительности. В то же время желательно придавать наглядность своим словам с помощью

сравнений, ссылок на личный опыт собеседников.

Условием успешной аргументации считается эмоциональная, экспрессивная, умеренно

громкая и быстрая речь (очень громкая и быстрая создает впечатление навязывания мнения,

уговоров, а тихая и медленная ведет к затяжке времени, вынуждает переспрашивать и

раздражает).

Говорить надо твердо и уверенно, правильно расставляя акценты и паузы, иногда

несущие больше информации, чем слова; использовать яркие и запоминающиеся

формулировки, приспосабливать способ и темп изложения материала к особенностям

личности и темперамента партнера. Излагая свою точку зрения, не следует настаивать на ней.

Восприятие говорящего во многом зависит от культуры, интеллекта (при наличии

веских аргументов более образованных собеседников убедить легче) и подготовленности,

поэтому убеждение в чем-то важном проводится в несколько этапов, на первом из которых

дается лишь общая установка.

Необходимым условием восприятия является сходство позиций говорящего и

слушателя. Вследствие ассоциативного эффекта близкие позиции кажутся еще более

близкими, а взгляды  более объективными. А наоборот: если позиции не совпадают, они

кажутся более далекими, чем есть на самом деле. Поэтому начинать убеждение надо с

подчеркивания близости интересов.

Разговор будет успешным, если его участники имеют положительный взаимный

настрой, облегчающий изложение мыслей. Применительно к разным людям он может быть

выражен неодинаково, но обязательно должен быть искренним.

Успех диалога состоит не только в умении говорить, но слушать и понимать сказанное,

проникнуть в мысли собеседника, забыв личное предубеждение или симпатии, не

торопиться с выводами.