Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

Положення - це правовий акт,

що

встановлює основні правила

організації та діяльності державних органів, структурних підрозді-

лів органів, а також установ, організацій і підприємств (філій), що

їм

підпорядковані.

Положення можуть бути індивідуальні та типові (табл.

4.).

Таблиця 4.

Види положень та

їх

особливості

Група

Для

кого

розробляється

Приклади ор-

ганізацій

Ким затверджу-

ється

Типові (загальні) Для систем уста-

нов і підприємств

Міністерства,

наукові закла-

ди, фонди,

тощо

Вищими органами

державної влади та

управління

Індивідуальні Для певної орга-

нізації, структур-

ного підрозділу

шляхом конкре-

тизації

типового

положення

Положення про

управління,

положення

про

відділ маркети-

нгу,

тощо

Вищою установою,

якій підпорядкова-

но підприємство,

організація, керів-

ником підприємст-

ва

Формуляр-зразок положення наведено нижче.

першому

розділі положення визначається мета створення

підприємства, установи, організації, структурного підрозділу тощо.

У другому - наводяться дані про основні та обігові кошти, порядок

придбання власності, прибуток, відрахування на преміювання робі-

тників і службовців, житловий фонд. В останніх розділах регламен-

тується виробничо- господарська діяльність підприємства, визна-

чаються завдання щодо якості виробленої продукції.

Формуляр-зразок

положення

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

(підпис і

його

розшифровка)

2007 р.

ПОЛОЖЕННЯ

про філію банку «Бета»

15.12.2006 р.

Структура тексту

Загальні положення.

2. Основні завдання.

Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Керівництво.

Взаємовідносини, зв'язки з іншими підрозділами

7. Майно і кошти.

8. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

9. Реорганізація та ліквідація.

Керівник філії банку

підпис розшифрування підпису

До справи №

Залежно від специфіки діяльності органів у положенні можуть

відображатися:

хід капітального будівництва, винахідництва і раці-

оналізаторства; стан матеріально-технічного забезпечення; трудо-

вий режим; оплата кредитів тощо. Визначається також правовий

статус тимчасово утворюваних комісій, груп, бюро, підрозділів. Ре-

комендації щодо складання положень про структурні підрозділи

останніх наведені в додатку А.

Проект положення про структурний підрозділ підписує керів-

ник структурного підрозділу, затверджує керівник вищого рангу,

якому підпорядковується даний підрозділ.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим до-

кументом вищого органу управління. Воно набуває чинності з дня

його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі,

яким затверджено положення).

Інструкція - це правовий акт, який створюють органи управ-

ління для встановлення правил, що регулюють організаційні, нау-

ково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони

діяльності установ, підприємств, окремих

їх

підрозділів та служб, а

також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії ор-

ганізаційних документів, що видаються міністерствами, установа-

ми, і є нормативним актом, що регламентує різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації

різного устаткування та інші.

Кожна з них має бути затверджена вищим органом управління

або керівниками організації із зазначенням строку її введення в дію.

Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути поділені на

пункти та підпункти, та викладається від третьої особи або в безо-

собовій формі. Інструкція оформляється на бланку. Формуляр має

такі реквізити: найменування закладу, найменування структурного

підрозділу, найменування виду документа, коротке формулювання

змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за

її складання, підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором.

В організації суттєву роль відіграють посадові інструкції, які

визначають організаційно-правовий статус працівника в структур-

ному підрозділі. Посадові інструкції розробляються, як правило, на

базі типових посадових інструкцій для працівників окремих катего-

рій. Розробляє та підписує посадову інструкцію керівник структур-

ного підрозділу, затверджує її керівник організації (установи).

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумі-

лим,

оскільки інструкція призначена для постійного користування.

Текст викладають від другої або третьої особи, чи у безособовій

формі. Формуляр-зразок інструкції наведено нижче.

Посадові інструкції розробляються не менш як у двох примір-

никах, на загальному чи спеціальному бланку або на чистих арку-

шах паперу формату А4. На одному з примірників розташовують

реквізити погодження та ознайомлення посадової особи з інструк-

цією.

Правила - це службові документи організаційного характеру,

в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують пе-

вний порядок будь-яких дій, поведінки.

Правила бувають кількох груп:

Правила внутрішнього трудового розпорядку;

2. Правила підготовки документації до здавання в архів;

3. Правила експлуатації.

Формуляр-зразок

посадової інструкції

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова міської державної адміністрації

О.П.Сидоренко

21.12.2007

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

інспектора

загального відділу

Структура тексту:

Загальні положення.

2. Функції.

3 Права.

4. Посадові обов'язки.

5. Відповідальність.

6. Як доповнення: Взаємовідносини

(зв'язки за посадою).

Начальник загального

відділу

І.І.

Карпенко

Співробітника ознайомлено:

15.01.2007 р.

До справи №

Оформляють правила на загальних, чи спеціальних бланках з

кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки цей доку-

мент вимагає також грифу затвердження. Формуляр-зразок докуме-

нта наводиться нижче.

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада,

назва установи,

підприємства

(особистий

підпис,

прізвище,

та ініціали)

2007 р.

Правила

внутрішнього розпорядку

(текст документа)

Посадова особа,

що

відповідає

за складання правил (підпис) розшифрування підпису

3.3. Розпорядчі документи:

особливості складання та оформлення

Розпорядчі документи - це документи, за

допомогою

яких

здій-

снюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній

установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Підставами для створення розпорядчих

документів

служать:

• закони Верховної Ради України.

• укази Президента України;

• постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України;

• вказівки вищестоящих організацій, органів державної влади і

управління;

Міністерство

Відомство

Назва підприємства

• діяльність органів управління, яка передбачена нормативни-

ми актами, положеннями, статутами, інструкціями та

ін. ;

• інші підстави, що викликають потребу у правовому регулю-

ванні роботи апарату управління.

Порядок, шляхи, механізм вирішення найбільш важливих пи-

тань викладаються у таких розпорядчих документах, як постанова,

рішення, наказ, розпорядження, вказівка.

Видання розпорядчих документів є обов'язковим в таких випа-

дках:

з організаційних питань - створення, реорганізація, ліквіда-

ція організацій або структурних підрозділів, затвердження

структури організації, визначення прав та обов'язків поса-

дових осіб, підведення підсумків діяльності організації;

в галузі планування - визначення порядку і строків складання

планів, затвердження перспективних та річних планів, зміна

орієнтовних показників розвитку підприємства;

у галузі виробництва - проведення заходів і впровадження

інновацій, випуску продукції або надання нових спеціалізо-

ваних видів послуг;

у галузі розвитку підприємства та капітального будівницт-

ва - затвердження техніко-економічних обґрунтувань ново-

го будівництва, прийняття до експлуатації готових об'єктів;

у галузі фінансів - затвердження фінансових звітів, отриман-

ня банківських кредитів;

у галузі управління трудовими ресурсами - затвердження

штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затверджен-

ня розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень

тощо.

Наведений перелік не є вичерпним і включає в себе лише най-

більш характерні і стабільні підґрунтя для обов'язкового видання

розпорядчих документів.

У практиці діяльності муніципальних органів управління най-

частіше зустрічаються такі розпорядчі документи, як постанови,

що видаються колегіальним органом управління, та розпоряджен-

ня, що видаються головою місцевої державної адміністрації в ме-

жах його компетенції та поширюються на територію, підпорядко-

вану місцевій держадміністрації. У діяльності підприємств та орга-

нізацій найчастіше застосовуються накази та розпорядження.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищим та де-

якими центральними органами управління з метою розв'язання

найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабі-

льних норм і правил поведінки. Постанова може бути заключною

частиною протоколу засідання колегіального органу. Так постанови

включаються до протоколу або додаються до нього. У разі

необхідності

їх

можна оформляти як витяг з протоколу.

Постанови приймаються Верховною Радою України, Кабінетом

Міністрів України, місцевими радами депутатів та іншими колегіа-

льним органами управління.

Текст постанови складається з двох частин: 1) констатуючої;

2) розпорядчої.

Констатуюча частина містить вступ, оцінку ситуації або поси-

лання на розпорядчий документ вищестоящої установи.

У розпорядчій частині наводяться запропоновані постановою

заходи, визначаються виконавці та термін виконання. Текст викла-

дають у наказовій формі.

Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу

та керуючий справами (секретар).

Розпорядження - це правовий акт

управління

державного ор-

гану, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному

органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій,

котрим його адресовано. Цей документ має обмежений строк дії і

стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядження бувають загальні та спеціальні.

Розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, міс-

цевими радами, а також керівниками колегіальних органів держав-

ного управління, адміністрацією підприємства, закладу в межах на-

даних законом прав для розв'язання оперативних питань.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпоря-

дчої частин.

Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої

видано розпорядження, а розпорядча - завдання, виконання яких

сприятиме подоланню проблем, що виникли. В розпорядчій частині

визначається особа, яка буде нести відповідальність за виконання

завдання, вказується строк виконання розпорядження.

Встановлювані у розпорядженні завдання повинні бути конк-

ретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший

строк мети, визначеної розпорядженням, із зазначенням виконавців

та особи, на яку покладено контроль за виконанням розпорядження

і визначенням термінів виконання завдань.

Після підписання розпорядження на ньому проставляються

дата, індекс, гербова печатка.

Розпорядження обов'язково доводиться до відома підлеглих.

Розпорядження

—

один з основних документів, які видаються

головами місцевих державних адміністрацій. Голова місцевої дер-

жавної адміністрації на виконання Конституції України, законів

України видає одноособово в межах власних повноважень розпоря-

дження і несе за них відповідальність згідно із законодавством.

У разі відсутності голови місцевої державної адміністрації йо-

го повноваження щодо видання розпоряджень виконує перший за-

ступник голови держадміністрації. Проходження проекту розпоря-

дження, наприклад міського голови, дуже складне і має певні етапи.

Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівників го-

ловних управлінь, управлінь, відділів і служб місцевої державної

адміністрації та підпорядкованих

їй

адміністрацій нижчого рівня.

Текст проекту розпорядження викладається українською мо-

вою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в

цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускати можли-

вості подвійного тлумачення змісту. Обов'язковою складовою час-

тиною розпорядження є заголовок, який стисло розкриває його

зміст. Преамбула проекту розпорядження, крім мотивів та цілей йо-

го видання, як правило, повинна містити посилання на відповідні

закони або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин,

зазначених у розпорядженні.

Проект розпорядження у необхідних випадках повинен місти-

ти пункт щодо осіб, які здійснюють контроль за його виконанням.

На зворотному боці останньої сторінки проекту розпорядження

друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме, вказується

структурний підрозділ, який вносить проект розпорядження, та поса-

дові особи, з якими проект розпорядження було погоджено.

Проект розпорядження візують: керівник та юрисконсульт го-

ловного управління, управління, відділу чи служби державної адмі-

ністрації, яка вносить проект, керівники зацікавлених організацій,

голови відповідних нижчестоячих державних адміністрацій

у разі,

коли це стосуються інтересів підпорядкованих

їм

територій.

При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візуван-

ня, перевищує ЗО діб до подання на підпис проекту розпорядження,

вона вважається недійсною.

Підготовлений згідно з вище викладеними вимогами проект

розпорядження подається в секретаріат відповідного заступника

голови місцевої державної адміністрації.

Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданого про-

екту розпорядження із заступником голови міської державної адмініс-

трації, якому підпорядковане головне управління, управління, відділ,

що вносять проект, літредактором та керівником юридичної служби.

Всі проекти розпоряджень, що носять нормативний характер

та мають, наприклад, загальноміське значення, погоджуються від-

повідним секретаріатом з усіма заступниками голови міської дер-

жавної адміністрації.

Перший заступник голови місцевої державної адміністрації ві-

зує проект розпорядження останнім.

Строк розгляду та погодження проекту розпорядження не по-

винен перевищувати одного дня, а тих, що вимагають додаткових

узгоджень, - три

дні.

Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службою про-

тягом строку, що не перевищує три дні, а ті, що вимагають додатково-

го опрацювання

у строк до семи днів. При цьому візують всі сторін-

ки проекту розпорядження і додатків до нього (із зворотного боку).

Після візування проекту розпорядження юридичною службою

вносити до нього зміни і доповнення не допускається.

Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження

проекту розпорядження, викладаються у письмовій формі на окре-

мому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту роз-

порядження під час погодження не допускаються.

У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань

на рівні структурних підрозділів місцевої державної адміністрації

рішення про відхилення або врахування зауважень приймають, від-

повідно, перший заступник голови, заступник голови держадмініс-

трації, до відання якого відноситься конкретне питання. У цьому

разі віза заступника голови місцевої державної адміністрації на

проекті підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В

окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть бути запро-

поновані для колегіального обговорення та прийняття рішення.