Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

різноманітні механізми пошуку хоча і полегшують витяг потрібної

інформації, але все ж не спроможні дати достатньо інтелектуальну її

оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, видалення

надлишкових даних і підвищити достовірність за рахунок виправлення

помилок і опрацювання декількох незалежних джерел інформації (як

правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх,

розташованих, наприклад, в

Internet).

Проблема ця стає надзвичайно

важливою у

зв'язку

з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і

збільшенням вимог до інфосистем щодо продуктивності -

сьогодні

успіх в управлінні організацією багато в чому визначається

оперативністю прийняття рішень, дані для яких і надає КСЕД. У

цьому випадку на допомогу старим методам приходить оперативна

обробка даних (On-Line

Analitical

Processing,

OLAP).

Сила OLAP

полягає в тому, що на відміну від класичних методів пошуку, запити

тут формуються на основі гнучких нерегламентованих підходів.

Сьогодні доступний цілий ряд різноманітних систем OLAP,

ROLAP

(реляційні OLAP),

MOLAP

(багатомірні OLAP) - Oracle

Express, MetaCube (Informix) та ін.

12.2.6.

Використання Internet-технологій

Вибухове зростання Internet, який пов'язують із розвитком нової

технології, має у своїй основі просте економічне

обгрунтування

- ця

технологія економічно вигідна, оскільки вартість передачі даних по

мережі стає меншою за вартість обчислень на клієнтській машині, і ця

тенденція має стійкий характер. Звідси виникають і ті зміни у світі

технологій, свідками яких ми є: стрімке зростання пропускної

спроможності каналів

(Internet-2,

нові більш швидкі модеми,

супутникові канали для домашнього користувача), присутність у

мережі більшості корпорацій і мас медіа, електронна комерція і банки

тощо. На основі цих технологій виросли нові напрями бізнесу, а

поширеність Internet зростає небаченими темпами (швидше телефонії і

телебачення). Все це зумовлює швидке проникнення

Internet-

технологій і в процеси автоматизації діяльності органів державного

управління.

Характеристика Internet-технологій.

Internet-технології

це

технології, в яких немає нічого революційного, за винятком того,

що вже відомі рішення застосовані в новій області. Давно відомі

мови розмітки (ТеХ), протоколи передачі даних (TCP) і віддалених

сервісів (NSF, POP), розподілені транзакції (монітори

транзакцій) .

281

мови, які підтримуються багатьма платформами (С, Perl), тощо.

Весь секрет нових рішень - у закладеній споконвічно сумісності,

що спирається на відкриті стандарти.

Сама ж технологія поки що достатньо слабка, як і будь-яка

технологія на початку свого шляху. Вимоги до системних ресурсів не

зменшилися. Проте загальна економія засобів за теперішньої

дешевизни комп'ютерних ресурсів, при дорожнечі людських, дуже

значна.

Створення реальних прикладних систем на основі Internet-

технології, у свою чергу, каталізувало зміни в самій технології.

Вперше ставиться під питання необхідність операційної системи

(ОС), оскільки для виконання реальних додатків необхідна усього

лише службова функція (недарма Sun і Oracle уклали угоду, що

дозволяє вбудовувати функції

ОС

у СКБД і СКБД в ОС).

Значно переглянуті й інші непорушні концепції. Технологія

клієнт - сервер побудована на звертанні клієнта до сервера за

одним певним протоколом (SQL Net, наприклад). Listener сервера

забезпечує з'єднання і обробку запиту. Виникає питання: а чому до

СКБД можна звертатися лише за одним спеціальним протоколом?

Адже при побудові додатків в Internet доводиться декілька разів

виконувати перетворення протоколів http у SGI (Perl, сервлети і

т.п.)

і потім у SQL. Висновок: можна просто доручити listener'y

опрацьовувати запити по http, РОРЗ, ІМАР4, NTS та інших

протоколах. Подібна концепція, яка реалізована в

Огас1е8і,

дозволяє

реально перетворити реляційну СКБД у сховище інформації в

Internet. Подібні рішення кардинально перевертають наші уявлення

про правильну побудову інформаційної системи.

Системи,

засновані

на застосуванні Internet -технологій.

Невід'ємною рисою сучасних КІС стало застосування технологій

Internet. З огляду на цей факт, при виборі складових КІС необхідно

віддавати перевагу програмам

(СКД,

САДП), що підтримують

повноцінну роботу зі звичайного браузера, фактично, мають так

званого «тонкого»

клієнта

і спеціальне серверне програмне

забезпечення, що забезпечує функціонування даного клієнта. Як

правило, таке технічне рішення дозволяє використовувати

стандартні сховища даних (бібліотеки документів, баз даних) із

локальних, корпоративних і глобальних мереж, не вимагаючи

істотних витрат на додаткове адміністрування і підтримку

цілісності, надійності і безпеки зберігання даних.

282

Розглядаючи питання застосування Internet-технологій, не

можна не торкнутися такої важливої проблеми, як забезпечення

інформаційної безпеки. Для недопущення несанкціонованого

доступу до документів і для запобігання можливим диверсіям

вмонтованих засобів СКД і

САДП

недостатньо. Тому до складу

КІС обов'язково повинні ввійти спеціальні програмно-апаратні

засоби захисту.

Вони, зокрема, дозволяють шифрувати дані, підтримують

електронний цифровий підпис і можуть проводити на

його

основі

аутентифікацію користувачів. Все це забезпечує достовірність і

цілісність інформації всередині КІС. Системи керування захистом

інформації

(СКЗІ)

- це відкриті системи, що допускають інтеграцію

з зовнішніми програмами, але необхідно звернути особливу увагу

на те, чи сертифікована СКЗІ і за яким класом.

Ефективність програмних засобів захисту може бути істотно

підвищена за рахунок застосування апаратних і біометричних

засобів: апаратних ключів, смарт-карт, устроїв розпізнавання

відбитків пальців, сітківки ока, голосу, особи, цифрового підпису.

Відмітимо, що на стику сегментів локальних мереж і Internet

бажана установка брандмауерів - засобів контролю за зовнішніми

(вхідними і вихідними) з'єднаннями (найбільш типовим прикладом

системи даного класу є Checkpoint

Fire

Wall-1

фірми Checkpoint

Software.).

Вони дозволяють відслідковувати передачу інформації

практично усіх відомих на сьогоднішній день протоколів Internet.

Концепція XML і проектування системи

електронного

до-

кументообігу. На даний час концепція XML є найбільш модною і

популярною. Мова XML призначена для опису інших мов, тобто це

метамова. XML дозволяє представити дані у вигляді структурова-

ного текстового документа. Розмітка структури задається через так

звані теги, що мають певний формат. Прикладом цього є

HTML-документ (внутрішній «портрет» web-сторінки),

оскільки

HTML є реалізацією мови на основі XML і описує набір тегів для

візуалізації

даних web-браузером. Документи XML - це текстові

файли, які містять дані та теги, котрі ідентифікують структури все-

редині тексту.

Згідно з концепцією XML структура інформаційної ситеми має

вигляд дерева. Основні елементи системи задаються списком

XML-тегів. В результаті отримуємо опис інформаційної системи до

рівня кінцевих

бізнес-об'єктів.

Для кожного об'єкта робиться

його

283

опис мовою XML. Будь-який

бізнес-об'єкт

володіє як мінімум чо-

тирма методами: 1) формуванням списку елементів, що належать

об'єкту, 2) формуванням інформації по конкретному об'єкту, 3) до-

даванням/редагуванням об'єкта, 4) вилученням об'єкта.

Технологічна структура СЕД, побудованої на основі концепції

XML, складається із:

сервера БД, призначеного для зберігання і обробки інформа-

ції з використанням СКБД, таких як MS SQL Server, Oracle

або ж Sybase. Фактично сервер БД являє собою ПЗ СКБД і

набір таблиць, процедур і запитів;

2)сервера XML-даних, який забезпечує об'єктний інтерфейс

для даних (представлення даних у вигляді бізнес-об'єктів і

реалізація бізнес-логіки), обробку таких даних і реалізацію

певних алгоритмів

ІС.

XML-об'єкт може містити інформа-

цію, яка не є частиною БД, наприклад, ілюстрації і матеріал,

динамічно отримуваний із

Internet.

Сервер реалізується на ба-

зі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apachie) або ж у вигляді

окремого додатка, написаного, наприклад, на С або Java;

3)сервера HTML-інтерфейсу, призначеного для формування

динамічних web-сторінок, які візуалізують бізнес-об'єкти із

XML-даних

і проводять попередню обробку введеної корис-

тувачем інформації, форматування та відправку

XML-серверу. Даний сервер реалізується на базі Web-сервера

(MS IIS, Netscape або Apachie).

Переваги використання трьохрівневої архітектури. Обмін

даних з іншими додатками. Використання XML в якості відкритого

стандарту обміну даними дозволяє вирішувати принципово нові за-

вдання в області побудови корпоративних систем, а саме - ефекти-

вне використання окремих модулів різних виробників в рамках од-

нієї ІС, досягаючи цим такої

їх

комбінації, що є найбільш оптима-

льною як з погляду функціональності, так і з точки зору фінансових

вкладень.

Робота з ПЗ і апаратним забезпеченням різних виробників.

Реалізація XML-серверів і серверів інтерфейсів може бути викона-

на для різних програмних платформ, наприклад, в рамках ІС однієї

організації можуть використовуватись СКБД Microsoft під Windows

NT і Oracle під Solaris, Web-сервери Microsoft і Netscape.

Internet/Intranet-технології

і якість обслуговування

користу-

вачів. Використання

Internet/Intranet-технологій

як базису для ство-

284

рення КІС відкриває ще одну найбільш цікаву можливість - управ-

ління якістю обслуговування, яка включає власне контроль якості

продукції, різні схеми гарантійного і постгарантійного обслугову-

вання протягом всього ЖЦ, внесення змін в конструкцію на

основі

побажань споживача тощо (концепція CRM - Customer Relationship

Management). Інша цікава можливість - повнофункціональне вір-

туальне представництво компанії в Internet, що надає можли-

вість отримувати користувачу повний спектр технічної та інформа-

ційної підтримки (виконання замовлення, поетапний контроль цьо-

го процесу, зміна строків і т.д.) і виконує функцію оберненого

зв'язку (оперативна «гаряча» лінія, участь в дискусіях, внесення

пропозицій користувачами).

Повномасштабний віддалений доступ і питання безпеки. Пи-

тання безпеки інформації, яка передається мережею, не має безпо-

середнього відношення до реалізації КІС, оскільки над ними пра-

цює ціла індустрія розробників спеціалізованого ПЗ. У кожному

конкретному проекті створення КІС може бути вибрана система

безпеки, яка найбільш задовольняє з точки зору функціональності

та вартості. Можливість віддаленого доступу до корпоративної ін-

формації буває дуже необхідною.

Відкритість та простота обслуговування. Одним із основних

критеріїв оцінки ПЗ для побудови КІС є його гнучкість і адаптова-

ність під конкретного замовника. Дуже часто адаптація великих

клієнт-серверних систем ускладнюється через наявність внутрішніх

спеціалізованих мов. У разі використання

Internet/Intranet-

технологій розробник передає замовнику всі тексти, які написані на

DHTML, XML, JavaScript, а навчання спеціалістів і доробка про-

грам забирають мало часу, оскільки всі ці технології є абсолютно

відкритими. Крім цього, факт відсутності спеціалізованої програми-

клієнта само по собі дає значні переваги. Одна із них - суттєве ско-

рочення чисельності обслуговуючого персоналу, тому що при ін-

сталяції, помилках настройки, зміні версій вся робота йде лише на

сервері і спеціалістам не потрібно витрачати час на обхід усіх ро-

бочих

місць.

Нова можливість - ASP (Application Service Provider). У

зв'язку з передбачуваним випуском провідними виробниками ПЗ

Internet-версій своїх продуктів з'явилась поки що теоретична

можливість розміщувати КІС на серверах віддаленого провайдера і

працювати з нею по каналах

Internet.

Але і в Росії, і в Україні цей

285

підхід не знайде підтримки найближчим часом. По-перше, це

пов'язано з неякісними каналами

Internet,

а по-друге, із загальною

недовірою, що склалася в економічному та комерційному середо-

вищі за останнє десятиріччя

керівник організації не захоче дові-

рити свою корпоративну інформацію сторонньому провайдеру.

12.3. Програмні системи автоматизації

діловодства і документообігу

Спектр сучасних систем автоматизації діловодства і докумен-

тообігу досить різноманітний щодо

їх

функціональності та техно-

логічного рівня. Дамо коротку характеристику західних програм-

них продуктів, які на даний час є лідерами ринку систем автомати-

зації діловодства і документообігу.

Система InterOffice (Oracle) забезпечує організацію докумен-

тообігу, колективну роботу, інтеграцію з іншими засобами колек-

тивної роботи, підтримку базової системи передачі повідомлень,

календаря, служби каталогів і папок, національних мов.

Система GroupWise

WorkFIow

Professional (Novell) являє со-

бою графічну версію GroupWise

Workflow,

тісно інтегрується з

електронною поштою для організації колективної роботи і вдоско-

налення робочих процесів, містить широкий спектр піктограм (еле-

ментів графіки) для опису документообігу.

Система Saros Document Manager (Saros Corporation) забез-

печує дворівневе управління документами - бібліотечний сервер і

клієнтське ПЗ, універсальний доступ до сховищ даних, має атрибу-

тивний пошук, автоматизацію рутинної роботи (друк, архівування,

обмін по електронній пошті), єдину систему безпеки і управління

життєвим циклом інформації,

Система Action WorkFIow (Action Technologies) призначена

для автоматизації інформаційних потоків у середовищі Lotus Notes

або Microsoft SQL Server, підтримує стандартні технології управ-

ління

документопотоками,

графічне моделювання бізнес-процесів,

функції перевірки цілісності моделі і її оптимізації, розрахунок часу

виконання та вартості процесів, генерує звіти.

Система Work Expeditor

(Compag)

забезпечує швидку та ефе-

ктивну організацію колективної роботи і автоматизація бізнес-

процесів, захист інформації на рівні полів даних, аудит всіх видів

операцій, цілісність

транзакцій

і документів, автоматичний конт-

286

роль

версій

документів, підтримка жорсткої та вільної, а також по-

слідовної та паралельної маршрутизації, контроль виконання та

розсилку повідомлень, прозору інтеграцію з Outlook,

можливість

швидкої розробки замовлень на базі стандартних інтерфейсів Mi-

crosoft, потужний графічний редактор карт ділових процесів

Система

EDMSuite

(IBM) містить систему автоматизації доку-

ментообігу FlowMark, засоби обробки графічних документів, забез-

печує трьохрівневий розподіл прав доступу, контроль версій доку-

ментів.

Система

FormFlow

(Symantec) призначена для повного забез-

печення всіх потреб організації щодо автоматизації ділових, вироб-

ничих процесів бізнес-процесів на основі електронних форм.

Більшість вітчизняних систем документообігу

побудовані

на

базі західних

1С,

але на ринку вже з'явились і повноцінні вітчизняні

розробки, які відповідають державним стандартам і враховують

специфіку вітчизняного діловодства (мову, традиції ведення та ор-

ганізації, нормативні вимоги, технологію автоматизації).

Система «Босс-Референт» розроблена на основі Lotus Notes, ви-

конує централізоване зберігання, пошук, пересилку складних докуме-

нтів будь-яких форматів та розмежування доступу до них. Як система

керування документообігом є складовою

АСУП

- «БОСС».

Система «Євфрат'99» (Cognitive Technologies) працює в сере-

довищі Windows

95/98/NT/2000

і забезпечує комплексну автома-

тизацію діловодства, включаючи реєстрацію, контроль виконання,

організацію та обслуговування електронного архіву документів,

отриманих із різних джерел. Передбачає пошук тексту за вмістом

документа та за реквізитами, морфологічний аналіз документів,

підтримку широкого спектру графічних форматів. Наявні робочі

столи - «Секретаріат», «Бухгалтерія», «Відділ кадрів», «Страхова

компанія», «Домашня база Євфрат». Підтримуються додаткові

можливості: утиліти для

тестування

БД, її ущільнення, архівування,

функції фільтрування інформації.

Система «Дело» («Електронні офісні

системи»).

Основа про-

дукта - поняття предметної області діловодства, взяті з норматив-

них документів, інформаційна та функціональна моделі

діловодства, побудовані з урахуванням міжнародних стандартів

структурного аналізу і проектування систем з використанням су-

часних CASE-технологій. Розроблений Web-орієнтований варіант

системи для розподіленої роботи з документами в Internet.

287

Система «LanDocs»

(АО

«Ланит») - дворівневий комплекс ПЗ,

призначений для автоматизації функцій реєстрації та заповнення

облікових карток документів, розсилки документів, завдань, дору-

чень, забезпечує контроль стану документів, версій, створення зві-

тів, запис в архів.

Система «Docs Ореп» («Весть») являє собою потужну систему

керування документами масштабу підприємства, забезпечує авто-

матизацію ділових процесів на основі карт бізнес-функцій. Система

ефективно підтримує не тільки електронний, але

паперовий до-

кументообіг.

Система «Крон» («Анкей») має СКД, яка забезпечує електро-

нний підпис, спільне використання і контроль версій, поштову сис-

тему, систему реєстрації та виконання як простих, так і складних,

документів.

Система Optima

WorkFIow

(«Оптима») - комплексна система

керування потоками робіт і організації конфіденціального докумен-

тообігу.

Враховуючи те, що придбання кожної із вищезгаданих систем

пов'язане

з вагомими витратами та подальшою адаптацією для кон-

кретних потреб, можна вважати, що більш доцільною є розробка

власних систем автоматизації діловодства з урахуванням підходів

та технологій найбільш конкурентноспроможних охарактеризова-

них

систем такого класу.

288

Перелік умовних позначень, символів,

одиниць скорочень і термінів до розділу 12.

БД-

база даних

ГАІС-

глобальна автоматизована інформаційна система

ЕД-

електронний документ

ЖЦ-

життєвий

цикл

ІС -

інформаційна система

ІТ-

інформаційні технорлогії

КАІС-

корпоративна автоматизована

інформаційна система

КІС -

корпоративна інформаційна система

КСЕД-

корпоративна система електронного

документообігу

ЛОМ-

локальна обчислювальна мережа

мш-

модель інформаційних потоків

нсд-

несанкціонований доступ

ОА-

об'єкт автоматизації

ОО-

об' єктно-орієнтований

ООБД-

об'єктно-орієнтована база даних

ПЗ -

програмне забезпечення

ППЗ -

прикладні програмні засоби

САД-

система автоматизації документообігу

СЕД-

система електронного документообігу

САДП-

системи автоматизації ділових процесів

СЕД-

система електронного документообігу

СІП -

схема інформаційних потоків

скд-

система керування документами

СКБД -

система керування базою даних

СКЗІ -

система керування захистом

інформації

имь-

уніфікована мова моделювання

289