Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

рівника документи можуть видаватися і на строк, який дано вико-

навцеві для виконання завдання, однак при цьому вони повинні

зберігатися відповідним чином у шафах, які закриваються і до яких

не мають доступу сторонні особи. Передача документів з грифом

«Для службового користування» іншим співробітникам здійсню-

ється лише через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Справи з грифом «Для службового користування» забороняєть-

ся виносити за межі організації. Документи можуть бути винесені

за межі організації з дозволу керівника для погодження

їх

виконан-

ня з іншими організаціями у межах населеного пункту. У разі якщо

документи потрібні для проведення роботи з ними в іншому насе-

леному пункті, то

їх

надсилають туди заздалегідь, а після завер-

шення роботи повертають назад у спосіб, передбачений законодав-

ством. Забороняється перевозити документи з грифом «Для служ-

бового користування» окремим особам, які

їдуть

у відрядження до

іншого населеного пункту. З дозволу керівника організації докуме-

нти можуть перевозитися групою осіб, що

їдуть

у відрядження, за

умови якщо

їх

не менше двох або якщо документи перевозить

озброєний працівник.

У разі зміни відповідального за збереження документів з гри-

фом «Для службового користування» працівника складається акт

прийому-передачі документів, який затверджує керівник організації

чи структурного підрозділу.

Щорічно комісією, що призначається наказом керівника і до

складу якої обов'язково включаються особа, якій доручено облік та

зберігання цих документів, а також керівник режимно-секретного

підрозділу, здійснюється перевірка наявності документів з грифом

«Для службового користування». Результати перевірки наявності

оформляються актом, форма якого наводиться нижче.

251

ЗАТВЕРДЖУЮ

(Підпис)

(Посада керівника організації)

(Прізвище

та

ініціали)

(Дата)

Найменування організації

АКТ

перевірки наявності та стану документів і справ

від

№

_____

(Місце скчадання)

Складений комісією на підставі наказу від

№

Комісією:

Голова комісії

(Посада, прізвище,

ініціали)

Члени

комісії

(Посада,

прізвище,

ініціали)

Перевіркою встановлено:

1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)

налічується документів, справ.

З них наявні

Не виявлено

(Індекси (номери) документів, справ, видань

2. Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів

обліку)

3.Характеристика

стану документів, справ та видань:

Перевірку проводили:

Голова комісії

Члени

комісії

Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за

результатами перевірки

252

Про факти втрати документів з грифом «Для службового кори-

стування» робиться відповідне повідомлення керівнику організації,

який призначає комісію для розслідування факту втрати документів

чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує

ви-

сновок, який затверджує керівник організації. До документів з об-

ліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться да-

ні про втрату матеріалів, а на осіб, які причетні до втрати докумен-

тів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається

дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із за-

конодавством.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків.

Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р.

№

1893

затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і викорис-

тання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов'язковому

обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням ор-

ганізацій; бланки з кутовим та повздовжнім штампами організацій,

що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають

право

на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвід-

чення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види пере-

пусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвід-

чення), трудові

книжки .

Наказом керівника організації призначаються особи, які персо-

нально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток

та штампів ведеться у журналі за такою формою:

ЖУРНАЛ

обліку та видачі печаток і штампів

ХЕ

Відбитки

Кому видано Дата

При-

з/п

печаток і

Наймену-

Прізвище Дата і

Повернення

мітка

штампів вання підроз- та ініціали розписка і розписка

ділу, в якому відпові- про отри- про при-

зберігаються дальної

ман-ня

ймання

печатки і

особи

штампи

2 3

5 6 7

253

Облік бланків ведеться у журналі за видами бланків. Видача

бланків

відповідальним

за

їх

використання особам здійснюється під

розписку у відповідних журналах. Журнал має таку форму:

ЖУРНАЛ

обліку бланків

Надходження

Видача

Кому видано

ного листа

рників

Серія і номери бланків

кумента

рників

Серія і номери бланків

Розписка про отримання

тка про

зни-

Надходження

Номер супровід

Звідки

надійшлі

Кількість примі

Серія і номери бланків

Дата

Дата і номер

до

Найме-

нуван-

ня під-

роз-

ділу

Прізви-

ще та

ініціали

утриму-

вача

Кількість примі

Серія і номери бланків

Розписка про отримання

Примітка (відмі

щення)

2 3

6 7

8 9

ІЗ

Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у но-

менклатуру справ,

їх

аркуші нумеруються, прошиваються і опеча-

туються.

Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих

шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно зами-

каються і опечатуються. На бланках друкарським способом або ну-

мератором проставляються порядкові номери на всіх сторінках цих

бланків. Видача заповнених бланків здійснюється під розписку у

відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструк-

ціями. Видача цих бланків без заповнення забороняється.

Знищення бланків здійснюється за актами з відміткою у журна-

лі відповідної форми. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу ор-

ганів МВС, здаються для знищення цим органам за місцем знахо-

дження організації.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється

щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про

перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки

у журналах обліку після останнього запису. У разі порушення пра-

вил обліку та зберігання печаток, штампів і бланків комісія складає

254

відповідний акт і повідомляє про виявлені порушення керівнику

організації. У разі втрати печаток і штампів керівник організації зо-

бов'язаний негайно повідомити про це орган МВС та вжити заходів

для

їх

розшуку.

Питання для перевірки знань.

У чому полягає сутність державної таємниці?

2. Визначте особливості віднесення інформації до державної та-

ємниці.

3. Яким чином здійснюється охорона та робота з документами,

що містять державну таємницю?

4. Що таке конфіденційна інформація, що є власністю держави?

5. Яким чином здійснюється охорона та робота з документами,

які містять конфіденційну інформацію, що є власністю дер-

жави?

6. Яким чином здійснюється забезпечення схоронності докуме-

нтів?

255

12. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ

ПІДТРИМКИ ДОКУМЕНТООБІГУ

12.1.

Тенденції розвитку інформаційних технологій.

12.2.

Системи електронного документообігу.

12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і

документообігу.

12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій

Інформація - неоціненний скарб, а правильне розуміння ролі

інформаційної складової в процесі управління

надійна запорука

успішної роботи будь-якої організації - чи то великої державної

установи, а чи малої приватної фірми.

На сьогодні документи є носіями критично важливої інформа-

ції, без якої успішна діяльність сучасної організації була б немож-

ливою. Вирішення ключових управлінських задач та суцільна

комп'ютеризація зумовили створення як для малих, так і для вели-

ких організацій, в якій би галузі виробництва вони не працювали,

високопродуктивних програмних засобів для систематизації та

ефективного використання своїх інформаційних ресурсів. Інформа-

ційні системи

(ІС)

набули статусу соціально значущого фактора,

який впливає на безпеку та добробут суспільства.

У нових економічних і ринкових умовах головне завдання будь-

якої

організації

полягає в ефективній реалізації управлінських функ-

цій, що й зумовлює доцільність вирішення питань автоматизації саме

стосовно управлінської та організаційно-розпорядчої діяльності. У за-

значених напрямках діяльності запроваджуються інформаційні техно-

логії (IT), які забезпечують підвищення рівня підготовки та ефектив-

ності прийняття управлінських рішень за допомогою сучасних

комп'ютерів, зокрема мережі

Internet,

спрямовані на втілення

нового

стилю організаційної культури, орієнтованої на підвищення гнучкості

управління, його готовності до змін, впровадження ринкових методів,

визнання таких пріоритетів, як

клієнт-споживач

управлінських послуг

з наближенням управління до нього.

Для вирішення ключових управлінських задач і оцінки

їх

якості

з точки зору досягнення кінцевого результату, про що засвідчує

до-

свід адміністративних реформ у провідних країнах Заходу, застосо-

вуються підходи ділового менеджменту, які базуються на трьох

складових (три

«Е»):

результативність (Effectiveness), ефективність

256

(Efficiency) та економічність (Economy). Технології ділового мене-

джменту як делегування повноважень внутрішнім підрозділам для

прийняття управлінських рішень, застосування командної роботи,

матричні методи управління, використання системного аналізу да-

них, покладені в основу інформаційних технологій як засобів авто-

матизації базових процесів управління

діловодства та документо-

обігу, і визначають новий стиль управлінської діяльності.

В Україні повільно, але починають розуміти важливість ком-

плексного підходу до проблем автоматизації підприємств і органі-

зацій, усвідомлюючи, що ефективність автоматизації залежить,

перш за все, від того, наскільки повно і всебічно охопила вона всі

сфери виробничої діяльності. Саме тому в останні роки в області IT

значно зросла роль систем керування документами (СКД), які є ва-

жливою складовою частиною систем управління підприємством

(організацією), характерною стала ідея побудови корпоративних

інформаційних систем (КІС). При цьому поняття корпоративності

передбачає наявність досить значної територіальної розпорошенос-

ті інформаційної системи.

Інформаційна система - це система, яка проводить збір, оброб-

ку, зберігання та вироблення інформації людьми з використанням

автоматичних процесорів, тобто здійснює інформаційну підтрим-

ку як виробничої, так і управлінської діяльності сучасних

підпри-

ємств

та організацій.

Термін «інформаційна система» відноситься до класу програ-

мних продуктів, що полегшують або «автоматизують» основні про-

цеси людської діяльності. Характеристика інформаційних систем

підтримки управлінської діяльності неможлива без розгляду

основ-

них процесів, що

її

супроводжують та істотно впливають на опера-

тивність і якість управління, а саме - аналіз, підготовку й ухвален-

ня рішень, виконання рішень, облік і контроль прийнятих рішень.

Протягом останніх років в області

ІТ

помічено кілька

основних тенденцій, що і визначили напрямок

їхнього

розвитку.

Однією з них є зростання ролі СКД, тому що саме вони є важливою

складовою частиною системи управління корпорацією, державною

установою або відомством, підприємством або іншим об'єктом

автоматизації (ОА).

17"

;

257

Інша тенденція прослідковується в суцільній

комп'ютеризації

найрізноманітніших сфер людської діяльності, що дозволяє швидко

і точно обробити великі інформаційні об'єми, а саме застосування

комп'ютерів каталізує значне збільшення обсягів інформації на

А.

Виникає необхідність створення високопродуктивних програмних

комплексів для систематизації й ефективного використання інфор-

маційних запасів будь-якої організації.

Все це обумовило підвищення вимог до СКД і

їх

корінне пере-

творення на якісно новому рівні. СКД повинні характеризуватися

прекрасною масштабністю і надійністю, безпрецедентною відкриті-

стю (можливістю настроювати і модифікувати як логіку роботи, так

і інтерфейс системи), легкістю адміністрування і високою продук-

тивностю.

І, нарешті, третьою тенденцією є поширення мереж на основі

технологій

Іп.егпеї/іпітапеї

і побудова гетерогенних мережевих

комплексів, що потребують від прикладного програмного забезпе-

чення (ПЗ) уміння працювати (або співіснувати з іншим програм-

ним забезпеченням) у різноманітних операційних середовищах і на

різних системах керування базами даних (СКБД). Звідси й вимога -

гарне перенесення СКД і підтримка всіх раніше перерахованих

платформ.

Інформаційні технології є потужним засобом оптимізації мене-

джменту.

Інформаційні технології - це насамперед висока швидкість пе-

редачі й обробки інформації, а також практично не обмежені за

обсягом та одночасно компактні сховища даних.

Особливості

ІТ

дозволяють розглядати

їх

як ще один засіб

підвищення ефективності управління будь-якою структурою.

Найбільший інтерес становлять два аспекти ІТ, а саме:

ІТ як інструмент скорочення витрат;

2) ІТ як інструмент оптимізації діяльності менеджерів.

Усім відомо, що багато задач, вирішуваних людиною, машина

може виконати набагато швидше і з меншою кількістю помилок.

Крім того, витрати на машини істотно менше витрат на персонал.

Все це свідчить про те, що в деяких випадках використовувати

комп'ютери поряд з іншими елементами ІТ набагато ефективніше,

ніж "живу" працю.

258

Що стосується

ІТ

як інструменту

оптимізації

менеджменту, то ви-

сока швидкість передачі й обробки даних роблять ІТ незамінним в цій

області, адже саме в управлінні оперативність і слушність прийнятих

рішень багато в чому залежать і від повноти інформації про стан ор-

ганізації і зовнішнього середовища та швидкості її обробки.

Максимальна швидкість обміну й обробки інформації в контурі

керування досягається тільки при використанні ІТ.

Проникнеігня

ІТ у

всі служби, підрозділи і відділи організації, особливо виробничої -

маркетинг, розробка, постачання, виробництво, збут і фінанси - доз-

воляє менеджеру в режимі реального часу збирати інформацію про

роботу всієї організації і бачити її як єдиний функціонуючий організм.

На підставі отриманого "зрізу" стану організації і використо-

вуючи засоби аналізу - невід'ємну частину ІТ

менеджер може

моментально оцінити поточний стан справ і прорахувати альтерна-

тиви подальшого розвитку ситуації залежно від прийняття того чи

іншого управлінського рішення. Враховуючи власний досвід та ре-

зультати розрахунків

ІТ-системи,

менеджер вибирає найбільш пра-

вильне рішення і будує плани, адекватні прогнозам на майбутнє.

Крім того, автоматизація діяльності менеджерів служить засобом

скорочення і здешевлення апарату управління, що також знижує

витрати, а значить відповідає умові конкурентноздатності.

Сьогодення, для якого характерне швидке зростання інформа-

ційних аспектів управління підприємством, установою чи організа-

цією незалежно від форм

їх

власності, змушує керівників усвідом-

лювати важливість побудови КІС як необхідного інструментарію

успішного управління бізнесом, а також державною установою чи

організацією в сучасних умовах. При виборі перспективного про-

грамного забезпечення (ПЗ) для побудови

ІС

необхідно чітко уяв-

ляти всі аспекти розвитку основних методологій і технологій

їх

розробки.

На розвиток ІС як сукупності спеціалізованого ПЗ і обчислю-

вальної апаратної платформи, на якій, власне, інстальоване і на-

строєне ПЗ, суттєво впливають три найбільш вагомих фактори:

• розвиток методик управління організацією;

• розвиток загальних можливостей і продуктивності комп'ю-

терних систем;

• розвиток підходів до технічної та програмної реалізації еле-

ментів

ІС .

17*

259

Розвиток методик управління організацією. Необхідність

оперативного вирішення задач у галузі державного управління зу-

мовлює потребу застосування таких методів, які б забезпечували

можливість всебічної оцінки обстановки і процесів, що відбуваєть-

ся в суспільстві в цілому і в окремих регіонах, швидкого реагування

на них,

прийняття

оптимальних рішень на основі отриманої інфор-

мації. У галузі виробництва рівень конкуренції, що постійно зрос-

тає, змушує керівників компаній шукати нові методи збереження

своєї присутності на ринку та утримання рентабельності своєї дія-

льності. До таких методів відносяться диверсифікація, децентралі-

зація, управління якістю тощо. Сучасна

ІС

повинна відповідати

всім нововведенням в теорії та практиці менеджменту. Без сумніву,

це найголовніший фактор, оскільки побудова передової в технічно-

му розумінні системи, яка не відповідає вимогам щодо функціона-

льності, не має смислу. На підставі узагальнення окремих методів

управління дає можливість створити нові управлінські методики як

сукупність взаємопов'язаних способів та прийомів доцільного й

ефективного проведення управлінської

діяльності.

Розвиток загальних можливостей і

продуктивності

комп'ютерних систем. Прогрес в

галузі

зростання потужності і

продуктивності комп'ютерних систем, розвиток мережевих техно-

логій і систем передачі даних, широкі можливості інтеграції

комп'ютерної техніки з найрізноманітнішим обладнанням дозволяє

постійно нарощувати продуктивність ІС і

їх

функціональність у

сфері управлінської діяльності.

Розвиток підходів до технічної та програмної

реалізації

елеме-

нтів

ІС.

Паралельно з розвитком технічних пристроїв («заліза») про-

тягом останніх років відбувається постійний пошук нових більш зруч-

них і універсальних методів програмно-технологічної реалізації

ІС.

По-перше, змінюється

загальний

підхід до програмування: з початку

90-х років об'єктно-орієнтоване програмування фактично витіснило

модульне, і зараз безперервно вдосконалюються методи побудови

об'єктних моделей. По-друге, у зв'язку з розвитком мережевих техно-

логій локальні системи поступаються місцем

клієнт-серверним

реалі-

заціям. Поява мереж

Internet

надала можливість працювати з віддале-

ними підрозділами, відкрила широкі перспективи електронної комер-

ції. Виявилось, що використання Internet-технологій в інтрамережах

організації також надає очевидні переваги.

Побудова ІС сьогодні є актуальним завданням для багатьох

прикладних областей (розподілені структури державного

260