Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

УДК

651.4/.9(075.8)

Гриф надано

ББК

65.050.2я73

„

Міністерством освіти і науки України

1-20

(лист №1.4/18-996 від 20.04.2006 р.)

Рецензенти:

Петрова І.Л. - доктор

економічних

наук, професор, завідувач ка-

федри менеджменту та маркетингу університету економіки та права

«Крок»;

Невелєв

О.М. - доктор економічних наук, професор, заслужений

діяч науки і техніки України;

Орлатий

М.К.

- доктор економічних наук, професор кафедри ре-

гіонального управління місцевого самоврядування та управління містом На-

ціональної академії державного управління при президентові України.

Іванова Т.В., Піддубна Л.П.

1-20

Діловодство в органах державного управління та місцевого само-

врядування. Навчальний посібник. -

К.:

Центр учбової літерату-

ри, 2007. - 360

с.

ISBN 978-966-364-474-5

З урахуванням теоретичних, методичних і

організаційно-практичних

проблем, що стосуються ролі та значення

документаційного

забезпечення

державного

управління і місцевого самоврядування, висвітлюються пи-

тання нормативно-методологічної бази діловодства, стандартизації, уні-

фікації та трафаретизації управлінських документів та особливості захисту

документів в умовах впровадження інформаційних технологій підтримки

документообігу. Розглядаються побудова служб документаційного забез-

печення управління, організація документообігу установи, документуван-

ня діяльності колегіальних органів управління. Значна увага приділена

організації роботи з документами, які містять

державну

таємницю або є

документами для службового користування, а також питанням докумен-

тування діяльності роботи з кадрами, зокрема організації кадрової робо-

ти з державними службовцями. Подані матеріали щодо історичних ас-

пектів становлення в Україні місцевого самоврядування та розвитку

документального оформлення

його

діяльності.

Для студентів вищих навчальних закладів, викладачів, спеціалістів

з організації діловодства установ, керівників

підприємств

та організацій,

широкого кола читачів.

ISBN

978-966-364-474-5

ПЕРЕДМОВА

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів держа-

вного управління, так і будь-яких закладів, установ та організацій,

підприємств (у подальшому викладі, для стислості,

їх

сукупність

позначатиметься терміном «організація») залежить від значної кі-

лькості факторів. Не останнє місце серед них займає діловодство,

яке дозволяє забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рі-

шень та організації

їх

виконання. Діловодство координує всі етапи

роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення.

З документами в органах державного управління та місцевого

самоврядування пов'язана діяльність усіх працівників апарату

управління - від технічних виконавців до керівників підрозділів.

Одні з них створюють документи, інші забезпечують

їх

оформлен-

ня й передання за належністю, використовують ці документи й на

їх

основі ухвалюють управлінські рішення.

З кожним документом в апараті управління державної установи

та органу місцевого самоврядування проводиться велика робота

щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, збе-

рігання, пошуку, переробки інформації, що міститься в документах,

копіювання, переносу відомостей, транспортування документа все-

редині й поза апаратом управління організацією.

В управлінні однаково шкідливі як переоцінка, так і недооцінка

значення кореспонденції і діловодства. Переоцінка як правило при-

зводить до застосування канцелярсько-бюрократичних методів

управління, коли живе керівництво, увага до людей, оперативне ви-

рішення питань, що виникають, підміняється надто великим захоп-

ленням паперами і надлишковим канцелярським листуванням. З

іншого боку, незадовільна організація діловодства, неправильне

використання кореспонденції призводять до безвідповідальності в

роботі, створюють умови для різноманітних зловживань.

В якості одного із засобів регулювання документопотоків ви-

ступають державні стандарти, загальнодержавні класифікатори і

уніфіковані системи документації. Ці та інші нормативи покликані

стабілізувати документообіг в країні по всьому технологічному ци-

клу, створити оптимальну технологію ведення документального го-

сподарства кожної управлінської одиниці.

Виходячи з викладеного вище, курс «Діловодство в органах

державного управління та місцевого самоврядування» є однією з

провідних

загальнопрофесійних

дисциплін при підготовці фахівців

з напряму «Державне управління та місцеве самоврядування», він

має сприяти вихованню грамотного управлінця.

Діловодство вивчається з метою формування у майбутніх фахі-

вців, які працюватимуть в органах державного та муніципального

управління, уміння і навичок роботи з документами, які супрово-

джують діяльність будь-якої організації, і державної, і приватної, а

в органах місцевого управління і самоврядування мають свою спе-

цифіку, оскільки значна частина цих документів виходить за рамки

самої організації і

їх

дія поширюється на всю територію, підпоряд-

ковану органу місцевої влади. Крім того, до цих документів звер-

таються багато людей, вони дуже часто носять нормативний, пра-

вовий характер, складаючи основу документальної комунікації му-

ніципальних органів управління як з населенням, так і з підприємс-

твами, установами, організаціями, які розташовані на підпорядко-

ваній органу управління території, а також із закладами та

устано-

вами, які безпосередньо підпорядковані державним адміністраціям.

Підручник має ознайомити студентів з основними видами до-

кументів, вимогами, що пред'являються до оформлення докумен-

тів, ведення документообігу в організації та здійснення контролю

за виконанням документів, забезпечення зберігання та користуван-

ня документами, що є в організації. Детально розглядаються питан-

ня оформлення окремих видів (груп) документів, зокрема таких, як

оргнанізаційно-розпорядчі

та довідково-інформаційні, з кадрових

питань, з питань документування діяльності колегіальних органів

управління, роботи зі зверненнями громадян тощо.

Об'єктом вивчення курсу є ті документи, які спеціально ство-

рюються для фіксації прийнятого управлінського рішення, збері-

гання та передачі соціальної інформації у просторі та часі.

Особлива увага приділяється роботі з документами, які містять

державну таємницю або є документами, які є власністю держави і

призначені лише для службового користування.

У підручнику висвітлено питання, що стосуються документа-

льного оформлення роботи з персоналом органів державної влади

та місцевого самоврядування (державними службовцями).

Найбільша увага приділяється підготовці проектів розпоря-

джень голови державної адміністрації та міського голови, наказів -

основних розпорядчих документів, написанню листів - одного з

найпоширеніших видів документів, протоколів, а також підготовки

інших документів, а саме: актів, доповідних та

пояснювальних

за-

писок, договорів, характеристик, резюме, заяв тощо.

При написанні підручника враховано найновіші офіційні, нор-

мативні та інструктивно-регламентуючі документи в області зага-

льного діловодства, і зокрема діловодства в органах державного

управління та місцевого самоврядування, які діють на території

України. Авторами використано значну кількість спеціальних пуб-

лікацій, виданих як в Україні, так і в Росії, Білорусі, найбільш важ-

ливі з яких наведені у списку літератури.

Підручник доповнено термінологічним словником, що містить ви-

значення різних документів та процесів, які мають місце при організа-

ції документального забезпечення діяльності владних структур.

Автори висловлюють подяку науковому співробітникові Інсти-

туту програмних систем НАН України

Л.В.

Кибі

за підготовку роз-

ділу «Інформаційні технології підтримки документообігу».

ШШакШжЛ

Ж .

1. ДОКУМЕНТ І

ДОКУМЕНТАЦІИНЕ

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ

1.1. Документ, його роль та місце в державному управлінні та міс-

цевому самоврядуванні.

1.2. Нормативно-методична база діловодства.

1.3. Види документів та

їх

класифікація.

1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських

документів.

1.5. Документування та документальне забезпечення управлінсь-

кої діяльності органів державного управління та місцевого са-

моврядування.

1.6. Історія розвитку діловодства в органах державного управління

та місцевого самоврядування.

1.1. Документ, його роль та місце в державному

управлінні та місцевому самоврядуванні

Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах дія-

льності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки

тих об'єктів, яким надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення

документа як запис інформації, яка може бути використана як

одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандарта-

ми

ICO,

інформація може бути записаною у будь-який спосіб фік-

сування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки зна-

кового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення до-

зволяє причислити до документа всі матеріальні об'єкти, які можна

використати для передачі інформації в суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних

стандартах України, основними ознаками документа є:

наявність інформації, яка має певний зміст;

стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале

використання та зберігання документа;

функціональна визначеність для передачі інформації у прос-

торі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних

каналах (наприклад, управлінський документ);

Таким чином, головною складовою документа є інформація,

тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання то-

що.

Інформація зафіксована в документі, має свою специфіку, яка

проявляється чином:

документ - носій соціальної інформації, тобто інформації яка

створена людиною;

2) документальна інформація має бути змістовною, оскільки є

результатом інтелектуальної діяльності людини;

3) інформація передається дискретно, тобто у вигляді окремих

повідомлень, переважно завершеного характеру;

4) повідомлення являє собою закодований текст у певній зна-

ковій системі;

5) інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб,

який створено людиною (письмово, графічно, звукозаписом

тощо).

Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна

форма. Таким чином, документ становить собою єдність матеріаль-

ної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа

документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з цих

двох складових знищує документ як такий [34,

с.

21-22].

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей ді-

яльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, лис-

тів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контак-

ти між закладами, підприємствами, установами, державними орга-

нами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні та-

кою мовою є українська.

Від

об'єктивності,

достовірності, оперативності, юридичної

си-

ли документа залежить якість рішень, що приймаються. Носієм ін-

формації у традиційному вигляді є документ, визначений стандар-

том як "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою ство-

реним людьми способом для

її

передачі у часі і просторі".

Однією з причин неякісного

прийняття

управлінських рішень,

особливо органами державного управління та місцевого самовря-

дування, є слабка теоретична і практична підготовка багатьох пра-

цівників, які недостатньою мірою володіють комплексом встанов-

лених в установах, організаціях та на

підприємствах

методів, спо-

собів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках

і не-

знання вимог Держстандартів, що визначають порядок оформлення

документів.

Питанням складання текстових документів відповідають су-

часні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандар-

тизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика

редагування, теорія і практика управління підприємством.

З метою економії часу в процесі складання і використання до-

кументів, необхідно розмежувати формальний підхід до оформлен-

ня документів та творчість у процесі складання текстів. Такий під-

хід дає можливість скористатися певними рекомендаціями, загаль-

ними правилами і нормами при складанні та текстовому викладі ді-

лових паперів, а також

їх

конкретними зразками. Цими проблемами

займається такий вид діяльності, як діловодство (справочинство).

Діловодство (справочинство) - це діяльність, що

охоплює

питання

документування і організації роботи з

документами в процесі здійснення управлінських дій

Останнім часом серед фахівців набуває поширення така назва

цього виду діяльності:

Документаційне

забезпечення управління

(ДЗУ).

Основними елементами справочинства є письмові документи

та документування, тобто створення документів. Документ (від лат.

(ІоситепШт

- зразок, взірець, свідоцтво, доказ) - матеріальний

об'єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально

призначений для її передачі у просторі. Документ - це діловий па-

пір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для

юриста документ

це засіб доказу події, для історика - першодже-

рело, для управлінця - засіб фіксації і передачі управлінського рі-

шення. Державним стандартом України документ визначено так:

ДОКУМЕНТ - це основний вид ділової мови, засіб фіксації

певним чином на спеціальному матеріалі інформації про

факти, події, явища об'єктивної

дійсності

та

розумової діяльності людини

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення

певних

фактів, то документи мають велике правове значення, тобто юри-

дичну силу.

Юридична сила — це властивість документа, яка надається йо-

му чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав,

встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ

повинен бути:

достовірним;

2. переконливим;

3. належним чином відредагованим і оформленим;

4. містити конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів має задовольняти таким вимогам, як прида-

тність до тривалого зберігання,

максимальна

точність.

Документи використовуються відповідно до функцій,

які

вони

покликані виконувати. Усі офіційні документи мають загальні та

спеціальні функції.

До загальних функцій документів слід віднести:

інформаційну (документ створюється для зберігання інфор-

мації);

соціальну (документ - соціально значимий об'єкт, оскільки

він задовольняє певну соціальну потребу);

комунікативну (документ

це засіб зв'язку між організація-

ми та іншими суспільними структурами);

культурну (документ закріплює та передає культурні тради-

ції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).

До спеціальних функцій документа належать такі:

управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні);

г-

правова (документ має юридичну силу);

історична (документ є

надбанням

історії, матеріальним підтвер-

дженням

подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють

собою джерело історії.

У сучасних умовах для складання документа використовують

як звичайну мову, так і штучну, із застосуванням нових носіїв ін-

формації. Сьогодні частина

документів

обробляється за допомогою

обчислювальної техніки, тому розрізняють такі документи:

•

машино-орієнтовані

- пристосовані для обробки даних засо-

бами обчислювальної техніки;

•

машиночитаємі

- пристосовані для автоматичного читання

вміщеної в них інформації. Інформація в документі відображена

кодом, а її пошук та видача здійснюється тільки машиною;

• машинні

створені засобами обчислювальної техніки.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організа-

ційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах [5-14].

Крім того, у відповідності з «Примірною інструкцією з діловодст-

ва.

..»,

затвердженою Постановою Кабінету Міністрів №

1153

від

жовтня

1997

р.[16],

в державних установах та інших центральних і

місцевих органах виконавчої влади визначається конкретний ком-

плекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхід-

них і достатніх для документування

їх

діяльності.

Склад документів в організації залежить від:

• порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіаль-

ність);

• обсягів і характеру

взаємозв'язків

в організації;

• характеру взаємостосунків з іншими організаціями та держа-

вними органами.

1.2. Нормативно-методична база діловодства

Процес діловодства організується за допомогою нормативно-

методологічної бази, а саме:

положень Конституції України;

^ законів України;

нормативно-правових актів Президента України, Кабінету

Міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

інших методичних документів.

Нормагивно-методична

база діловодства включає в себе:

законодавчі акти

України

у сфері інформації, документації та

документування;

2. укази та розпорядження Президента України, постанови та

розпорядження Уряду України, які регламентують питання доку-

ментаційпого

забезпечення управління в Україні;

правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств,

комітетів) як

загальногалузевого,

так і відомчого характеру;

4. правові акти нормативного та інструктивного характеру;