Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

О наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках

до нього;

0 наявність віз на копії документа, що залишається у справах

загального відділу (секретаря);

0 наявність на документі відмітки про додатки;

0 відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У реєстраційній картці (книзі, журналі) зазначаються номер ви-

хідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) до-

кумента і номер

справи,

в якій зберігається його копія. Форма жур-

налу має такий вигляд:

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідних документів

Дата та індекс

документа

Кореспондент

Короткий

зміст

Кому

направлено

документ

В якій

справі

зберігається

Організація контролю за виконанням документів. Метою

здійснення контролю за виконанням документів є сприяння своєча-

сному та високоякісному

їх

виконанню. Відповідальність за органі-

зацію контролю несуть посадові особи, які займаються організаці-

єю ведення діловодства, начальники управлінь, відділів. Контролю

підлягають усі документи (вхідні, вихідні, внутрішні), в яких визна-

чено строки виконання. Якщо документ виконується кількома

управліннями (відділами), відповідальним за організацію виконан-

ня є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Він органі-

зовує виконання доручення і подає на розгляд керівництву повніс-

тю виконаний документ з візами усіх виконавців.

Строки виконання документів. Документи можуть бути із за-

значенням і без зазначення строку терміну виконання. Строки ви-

конання можуть бути встановлені актами законодавствами або за-

значені у самому документі. Документи без зазначення строку ви-

конання повинні виконуватись не пізніше як за ЗО календарних днів

від дати реєстрації, а документи з позначкою «терміново» - про-

тягом

7робочих

днів від дати підписання документа.

201

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказі-

вкою посадової особи, яка його встановила, або посадової особи,

яка

її

заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за об-

грунтованим

проханням виконавця, що подається не пізніше як за

три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо доку-

мента без зазначеного строку - до закінчення 30-денного строку від

дати його одержання.

Контроль за виконанням документів передбачає такі види робіт:

0 постановку документів на контроль, формування картотеки

контрольованих документів;

0 перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

0 попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

0 облік і узагальнення результатів контролю за виконанням до-

кументів;

0 інформування керівника про хід виконання та підсумки ви-

конання документів;

0 повідомлення про хід та підсумки виконання документів на

оперативних нарадах;

0 зняття документів з контролю;

0 формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, по-

рушені в ньому, розв'язано, і кореспонденту дано відповідь по суті.

Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила

його на контроль, при цьому на документі і реєстраційно-

контрольній картці

(РКК)

робиться помітка про зняття з контролю.

Складання номенклатури справ та

їх

формування. Номенк-

латура справ - систематизований перелік назв справ, що створю-

ються в структурних підрозділах. Це - обов'язковий документ

управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік

і формування справ у діловодстві.

Номенклатура справ складається на кожний діловодний рік для

встановлення єдиної системи формування справ за

їх

змістом та рі-

зновидом, для здійснення відбору документів на державне збері-

гання в процесі діловодства. Зразок оформлення номенклатури

справ наводиться нижче.

До номенклатури справ включають усі

справи

і документи, що

відображають документовані ділянки роботи та окремі питання ді-

яльності відповідного структурного підрозділу.

202

За своєчасне та якісне складання номенклатури справ та

їх

пере-

гляд відповідає керівник структурного підрозділу.

(найменування організації)

(найменування структурного підрозділу)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

№

(місце складання)

на рік

(найменування розділу)

Індекс

справи

Заголовок

справи

(тому,

частини)

Кількість

справ

(томів,

частин)

Строк збері-

гання справи

(тому, частини)

і номери статей

за переліком

Примітка

Найменування посади

керівника структурного

підрозділу

(підпис)

(ініціали,

прізвище)

ПОГОДЖЕНО* ПОГОДЖЕНО

Протоколом експертної комісії Завідуючий архівом

структурного підрозділу

організації

№

(підпис, ініціали, прізвище) (особа відповідальна за архівний

підрозділ установи)

Дата

*У

разі наявності експертної комісії структурного підрозділу

203

До номенклатури справ не включають друковані видання, збір-

ники постанов Кабінету Міністрів України, «Відомості Верховної

Ради України», брошури, довідники, бюлетені, реферативні журна-

ли, експрес-інформацію та інші подібні матеріали.

Найменування справ у номенклатурі повинно в стислій формі,

конкретно відображати склад і зміст документів, що мають групу-

ватись у справах. Основною частиною найменування справи є ви-

клад питання (предмета), з якого вона заводиться, а також вид до-

кумента (наказ, розпорядження, довідка, лист тощо).

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати свій

індекс, який складається з індексу управління (відділу) і порядково-

го номера справи в межах відділу. Наприклад: 02-1-03, де 02 - ін-

декс управління; 1

індекс відділу; 03 - порядковий номер справи.

Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому до-

дається до індексу.

Строки зберігання справ визначаються згідно з Переліком типо-

вих документів, що створюються в діяльності органів державної

влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і

підприємств.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ

обов'язково закривається. Закриття номенклатури оформляється

підсумковим записом, в якому зазначають кількість і категорію фа-

ктично заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підпи-

сом начальник

управління

(відділу).

Формування справ - це групування виконаних документів у

справі відповідно до номенклатури справ. Під час формування

справ потрібно додержуватись таких правил:

0 групувати у справи тільки оригінали, а в разі

їх

відсутності —

засвідчені в установленому порядку копії, не допускати

включення до справи чорнових, особистих, дублетних доку-

ментів, документів, що підлягають поверненню;

0 групувати у справи документи одного діловодного року (за

винятком особових, судових, перехідних справ);

0 особові справи формувати протягом усього часу роботи осо-

би в організації;

0 групувати у справи окремо документи постійного строку збе-

рігання та тимчасового;

0 включати до справи документи тільки з одного питання або

групи споріднених питань, що

становлять

єдиний тематичний

204

комплекс, в такому порядку: спочатку ініціативний документ,

а потім всі інші в логічній послідовності;

0 справа не повинна перевищувати 250 сторінок

(30-40

мм

завтовшки);

0 документи всередині справи групуються в хронологічному

чи

логічному порядку або в

їх

поєднанні.

Оперативне зберігання документів. З метою підвищення опе-

ративності пошуку документів справи розміщуються

відповідно

до

номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються

індекси за номенклатурою.

Важливим завданням є забезпечення схоронності справ. У

структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпе-

чують керівники структурних підрозділів, а справи повинні зберіга-

тися в робочих кімнатах або у спеціально відведених для цієї мети

приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Вилучати документи із справ постійного строку зберігання за-

бороняється. У виняткових випадках вилучення документа допус-

кається з дозволу керівника організації, начальника відповідного

управління (структурного підрозділу) з обов'язковим залишенням у

справі завіреної копії документа.

Підготовка справ до зберігання та використання. Закінчені

діловодством справи постійного та тривалого зберігання повинні

здаватися до архіву. Підготовка документів до передачі в архів пе-

редбачає:

• експертизу цінності документа;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передачу справ до архіву і забезпечення схоронності докуме-

нтів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні

їх

цінності з

метою встановлення строків зберігання і відбору

їх

на державне

зберігання. За результатами експертизи цінності документів скла-

даються описи документів постійного і тривалого строків зберіган-

ня та акт про виділення для знищення документів, що не підляга-

ють зберіганню. (Зразок акта наведено нижче).

205

Найменування організації

АКТ

№

(місце складання)

Про виділення для знищення документів,

що

підлягають зберіганню

На підставі

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник підприємства

(підпис,

розшифровка

підпису)

(дата)

(назва

і вихідні дані документів

із зазначенням строків

їх

зберігання)

відібрано для знищення такі,

шо

не мають науково-історичної цінності і втратили практи-

чне значення, документи фонду № (найменування фонду)

-8

>я

Із

о.

В.

о.

<и

юЬї

Разом

справ за

(цифрами, літерами)

ОПИСИ

справ постійного зберігання за

справи з особового складу погоджено з ЕПК_

роки

роки затверджено, а

(найменування архівної установи)

(протокол

від

№

Найменування посади особи, яка про- Підпис

водила експертизу цінності документів

Розшифровка

підпису

Дата

СХВАЛЕНО

Протоколом ЕК від

Документи в

кількості

№

справ вагою кг здано в

(цифрами і літерами)

на переробку за приймально-здавальною

(найменування

установи)

накладною від

___№

Найменування посади особи, яка здала документи Підпис

Дата

Розшифровка підпису

Формат

(210x297)

206

Справи постійного і тривалого зберігання оформляють у такому

порядку:

• підшивають в обкладинку з твердого картону;

• нумерують сторінки у справи;

• складають підсумковий напис;

• складають у разі потреби внутрішній опис документів;

оформляють обкладинку справи (зразок наведено нижче);

• написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків

зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом

або тушшю;

за результатами експертизи цінності документів складають

описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з осо-

бового складу (зразок наведено нижче).

207

Кол

держархіву

Кол

організації'

(найменування

державного архіву)

(Найменування

організації,

найменування

структурного

підрозділу)

СПРАВА №

ТОМ№

(заголовок справи)

(дата )

На аркушах

Зберігати

Ф.№

Оі

І.

№

СИР.

№

208

Найменування організації

(найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

(найменування посади керівника

структурного підрозділу)

(підпис,

розшифровка

підпису)

(дата)

ОПИС №

(назва розділу)

п/п

Індекс

справи

(тому,

частини)

Заголовок

справи

(тому,

частини)

Дата справи

тому,

частини)

Кількість

справ

(томів,

частин)

Строк зберігання

справи (тому,

частини),

стаття за

переліком*

При-

мітка

До опису включено справ з

№

по №

у тому числі:

Літерні номери:

Вилучено номери:

(найменування

посади

укладача опису) (підпис, ініціали, прізвище)

(дата)

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

Начальник загального відділу Протоколом

ЕК

структурного підрозділу

Підпис,

розшифровка підпису №

Передав справ та реєстраційно-контрольних

(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)

карток до документів

***

Найменування посади підпис (підпис, ініціали, прізвище)

особи структурного підрозділу

(дата)

* Графа шоста вилучається в описах справ постійного зберігання.

У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

***

Передаються разом із справами загального відділу.

Форма опису справ постійного, тимчасового (понад

років) зберігання та справ з особового складу структур-

ного підрозділу

установ»

209

Формат

4 (210x297)

Питання для перевірки знань

1. Що

являє собою організація роботи з документами?

2. Особливості централізованої та децентралізованої організації

діловодства.

З.Види

робіт з документами та особливості

їх

здійснення для

різних груп документів.

4. Документообіг та вимоги, що пред'являються до його органі-

зації.

5. Документопотік та основні види документопотоків в органі-

зації.

6. Особливості взаємоз'язків документів в організації.

7. Основні принципи організації канцелярської роботи.

8. Організація процесу руху документів, коротка характеристи-

ка етапів проходження документів.

9. Прийняття та попередній розгляд документів.

10. Реєстрація вхідних документів та відмітки про

їх

прохо-

дження та виконання.

11.

Особливості обробки та реєстрації вихідних документів.

12.

Схема документообігу внутрішніх документів.

13.

Мета і завдання контролю за виконанням документів.

14.

Номенклатура справ та особливості

їх

формування.

15.

Зберігання документів: оперативне та архівне.

210