Титоренко Г.А., Макарова Г.Л., Дайитбегов Д.М. и др. Информационные технологии в маркетинге

Подождите немного. Документ загружается.

Продолжение

табл.

3.2

Отдел кадров

Годовые и перспективные планы

потребностей в кадрах

Рекомендации по подбору, рас-

становке и воспитанию кадров

Планы подготовки и повышения

квалификации рабочих, специа-

листов и служащих

Отчетность по вопросам движе-

ния, подбора, расстановки и

воспитания кадров

Резерв на выдвижение на руко-

водящие должности

Заявки на потребность в кадрах

Табели и другие документы уче-

та рабочего времени

Заявки на повышение квалифи-

кации рабочих, специалистов и

служащих

Бухгалтерия

Квартальные итоговые данные о

движении готовой продукции

Итоговые инвентаризации гото-

вой продукции

Данные о наличии на складе го-

товой продукции в суммарном

выражении на первое число каж-

дого месяца

Фактические расходы на рекламу

Товарно-транспортные наклад-

ные и прилагаемые к ним доку-

менты по отгрузке готовой про-

дукции

Ведомости на железнодорожный

тариф

Инвентаризационные ведомости

готовой продукции

Сметы расходов на работы по

тематике отдела, рекламу и сти-

мулирование сбыта продукции

Акты на списание израсходо-

ванных рекламных материалов

Справки о проведенных рек-

ламных акциях

Юрист

Завизированные проекты прика-

зов,

распоряжений и других до-

кументов правового характера или

проекты указанных актов без ви-

зы,

но с заключениями о несоот-

ветствии законодательству от-

дельных положений и законном

порядке разрешения рассматри-

ваемых вопросов

Завизированные проекты хозяйст-

венных договоров

Проекты приказов, распоряже-

ний, других документов право-

вого характера для проверки их

соответствия требованиям зако-

нодательства и визирования

Проекты хозяйственных догово-

ров для проверки их соответст-

вия требованиям законодатель-

ства и визирования

Претензии и иски контрагентов

по поводу ненадлежащего ис-

полнения договорных обяза-

тельств предприятием для за-

ключения или подготовки ответа

101

Окончание

табл.

3.2

Заключения или ответы на заяв-

ленные контрагентами претензии

и иски по поводу ненадлежащего

исполнения договоров и обяза-

тельств

Подготовленные претензии и ис-

ки к другим предприятиям, орга-

низациям, физическим лицам

Предложения об устранении вы-

явленных при проверке наруше-

ний законодательства

Материалы для заявления пре-

тензий и исков к другим пред-

приятиям и организациям, фи-

зическим лицам

Документы, справки, отчеты и

другие сведения, необходимые

для выполнения возложенных

на юридическую службу задач

Копии распоряжений об устра-

нении выявленных юридиче-

ским отделом при проверке на-

рушений законодательства

Транспортный

Месячные, декадные и суточные

планы отгрузки готовой продук-

ции всеми видами транспорта

Годовой, квартальный и месяч-

ный номенклатурные планы

отгрузки готовой продукции

Намеченные изменения планов

отгрузки

Заявки на подачу железнодо-

рожного подвижного состава,

контейнеров и автотранспорта

на месяц, квартал, год

Производственные цехи

Готовую продукцию по утвер-

жденной номенклатуре

Претензии за невыполнение

внутризаводских обязательств по

сдаче продукции

В заголовочной части отражается в основном текстовая ин-

формация, которую необходимо закодировать для автоматизи-

рованной обработки. Для этого вверху документа выделяется

рамка для проставления кодов, построенная по зональной фор-

ме.

Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной

—

типографским способом впечатано название признака, в другой —

от руки проставляют его коды (основном коды тех группиро-

вочных признаков, по которым составляется сводка).

Содержательная

часть строится в виде таблицы, состоящей

из строк и фаф, где располагаются количественно-суммовые

основания и их названия, которые обычно размещены в левой

части таблицы. Документы, как правило, являются многостроч-

ными, с постоянным или переменным составом подлежащего

таблицы. Все производные строки и графы документа имеют

подсказы.

102

ТОО «ПРОСТОР»

предприятие, организация Типовая межведомственная форма № М-4

Утверждена приказом ЦСУ СССР от 14.12.72 № 816

Код ОКУД I 0303004 2 1

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР i № 13 I

» ноября г.

Вид

операции

Склад

+ 1

Материальные

ценности

Наимено-

вание, сорт,

размер,

марка

Перего-

ворное

устройство

СМ-206

Перего-

ворное

устройство

СМ-200

Адаптер

WFA-35

(500)

код

(номен-

клатурный

номер)

Поставщик

Наименование

АОЗТ «Россия»

Единица

измерения

код

наиме-

нование

шт.

Код

Корреспондирующий

счет

счет,

субсчет

Количество

по

до-

ку-

мен-

ту

принято

регистра-

ционный №

счета или

другого

документа,

на основа-

нии кото-

рого произ-

водится оп-

риходование

Цена

174072

41227,4

50389

Сумма

174072

206137

50389

По-

рядко-

вый №

записи

по

склад-

ской

кар-

точке

Принял

Рис. 3.2. Пример построения унифицированного

первичного учетного документа

103

Разработка форм первичных документов осуществляется в

такой последовательности:

• уточняется состав реквизитов, включаемых в документ.

Состав реквизитов должен отвечать целям управления;

• выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной

обработке, и распределяются по трем зонам (рис. 3.2):

1-я зона — постоянные признаки, располагаемые в заголо-

вочной части, в рамке для проставления кодов постоянных при-

знаков;

2-я зона — переменные признаки, помещаемые в таблице

справа или слева от наименования признаков;

3-я зона — количественно-суммовые основания, размещае-

мые в таблице справа.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, кото-

рые могут располагаться в последней графе (строке) или в кон-

це документа. Они получаются путем арифметического подсчета

данных строки, графы или документа. Реального экономиче-

ского содержания они не имеют и используются в дальнейщем

для контроля ввода информации в машину.

Реквизиты, подлежащие вводу в мащину, обводятся утол-

щенными линиями для удобства заполнения документа и ввода

данных в ПЭВМ путем набора на клавиатуре. Изложенные тре-

бования связаны с повыщением эффективности автоматизиро-

ванной обработки.

При проектировании маркетинговых первичных документов

в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифи-

цированной системе документации. Образец унифицированного

типового документа бизнес-плана приведен на рис. 3.3.

Некоторые расчетно-платежные документы (например пла-

тежные поручения) имеют несколько иное построение зон для

автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков

(дебет, кредит) расположены в них в содержательной части до-

кумента. Это обусловлено спецификой заполнения, расчетно-

платежной документации. Однако такое расположение реквизи-

тов не снижает качества автоматизированной обработки.

При разработке форм первичных документов сначала со-

ставляется эскиз, определяющий порядок построения и распо-

ложения реквизитов. Затем утвержденные формы документов

тиражируются и внедряются при переводе экономической зада-

чи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм

первичных документов связан с дальнейшим порядком разме-

104

щения данных этих документов в памяти машины. Современ-

ный уровень развития технологии автоматизированной обработ-

ки информации предусматривает два способа ввода данных в

машину.

Планируемый объем продаж продукции.

Наименование предприятия

Наименование мнистерства

Наименование

продукции

Продукция 1

Продукция 2

Продукция i

Прочая

реализация

Код

продукции

год

Объем

выпуска,

натур, ед.

Цена ед.

продук-

ции, руб.

1 п

Объем

продаж,

руб.

Руководитель

предприятия

Гл.

бухгалтер Нач. отдела маркетинга

Рис.

3.3.

Пример построения унифицированного документа

Первый способ обеспечивает на специальных устройствах

подготовки данных предварительный перенос информации с

документа на магнитные диски. Этот способ, как правило, при-

менялся при централизованной обработке информации на вы-

числительном центре.

Второй способ — применение ПЭВМ не требует наличия

специальных устройств подготовки данных. Ввод информации

здесь осушествляется непосредственно пользователем путем на-

бора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается

прямая запись информации на машинные носители (магнитные

дискеты, магнитный диск). Ввод информации с первичных до-

кументов и запись ее на машинные носители выполняются по

105

унифицированным схемам (макетам). Макет определяет после-

довательность размещения данных первичного документа на

машинном носителе.

Проектирование макета с использованием персональных

компьютеров имеет свои особенности. Составленный при этом

макет отражается на экране дисплея ПЭВМ. Возможна органи-

зация двух форм макета ввода информации с использованием

дисплея. Первый вариант предусматривает проектирование и

отражение на экране дисплея точной копии первичного доку-

мента (рис. 3.4).

Справка о поступлении, продаже и остатках товаров

Код магазина

Месяц

Год

Код

строки

401

402

403

и т.д.

Продано

в розницу

шт.

тыс.

руб.

Остатки

товаров, шт.

КС

Рис. 3.4.

Пример отражения

на

дисплее точной копии

первичного документа

В этом случае данные документа вводятся в отраженный ма-

кет с клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и

машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответ-

ствие допустимым величинам, логический и арифметический

контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС).

При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается

диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

Первый вариант применяется обычно тогда, когда при обра-

ботке задачи применяется один вид первичного документа. В

большинстве случаев при решении экономических задач ис-

пользуются несколько первичных документов. В этом случае

проектируется унифицированный макет, позволяющий осуще-

106

ствить ввод с различных документов, имеющих одинаковый со-

став реквизитов.

Встречаются варианты построения макета, когда на экране

дисплея вводимые реквизиты отражаются по форме видеофам-

мы,

порядок расположения реквизитов в которой соответствует

макету (рис. 3.5).

Номер строки

Дата

Постав.

Наим. тов.

Сумма

Рис. 3.5. Пример отражения на экране дисплея макета

размещения реквизитов документа

Ввод данных на экран по такому макету ведется с первич-

ного документа построчно. Одновременно осуществляется кон-

троль вводимой информации. Возможность проектирования

форм первичных документов, отраженных на экране дисплея

ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной тех-

нологии, обеспечивающей формирование мащиной первичных

документов, которые могут по мере необходимости изготавли-

ваться на ее печатающем устройстве. Машинный документ в

таком случае выполняет функции первичного документа и име-

ет юридическую силу, так как подписывается составителем; ав-

торизация документа устанавливается паролями, обеспечиваю-

щими ограниченный доступ к машине.

Составление форм ввода намного осложняется при органи-

зации многоуровневых автоматизированных рабочих мест

(АРМ). Определяющим моментом в этой ситуации является ус-

тановление начального места ввода данных первичных докумен-

тов и состава информации, предназначенной для межмашин-

ного обмена информацией между различными уровнями АРМ.

На нижнем уровне АРМ предусматриваются регистрация хо-

зяйственных операций в момент их осуществления и оформле-

ние стандартизованного сообщения для передачи на другой уча-

107

сток АРМ для дальнейшей обработки. Передача такого сообще-

ния выполняется двумя способами: с использованием магнит-

ных дискет и по каналам связи. Второй способ может быть реа-

лизован только при наличии технических средств передачи дан-

ных и организации вычислительной сети. В пункте приема ин-

формация подвергается формальной логической проверке; при

обнаружении ошибок автоматически формируется запрос к ис-

точнику информации. Само сообшение помешается в информа-

ционный файл, находится на контроле и ждет уточнения. После

уточнения данные поступают на автоматизированную обработку

или передаются на другие участки АРМ.

Например, при учете материалов задействовано АРМ не-

скольких уровней: АРМ-склада, АРМ-бухгалтера материального

учета, АРМ-сводного учета, АРМ-работника материально-

технического снабжения, АРМ-работника финансового отдела.

АРМ-склада обеспечивает формирование первичных вход-

ных массивов по приходу и расходу материалов одновременно с

совершением хозяйственных операций по поступлению и отпус-

ку материальных ценностей и записью операций в карточку

складского учета, где автоматически выводятся новые остатки

по каждому номенклатурному номеру. Одновременно ведется

автоматическое сравнение норм запаса с остатками по материа-

лам и вьщается сообш:ение на АРМ материально-технического

снабжения.

При учете труда и заработной платы АРМ-расчетчика орга-

низует обмен информацией с АРМ-отдела кадров, АРМ-

табельщика, АРМ-нормировщика.

Различные формы организации ввода информации в ПЭВМ

имеют большие преимущества перед традиционными формами,

предусматривающими использование машинных носителей: при

этом резко снижаются затраты ручного труда на подготовку и

контроль машинных носителей, достигающие 90% времени

всего машинного решения экономической задачи на ЭВМ.

Программные и технические средства позволяют ускорить про-

цесс формирования первичных документов путем использова-

ния стандартных заголовков, текста, автоматизации включения

постоянной информации.

Результатом обработки экономических задач на ЭВМ явля-

ются различные сводки, таблицы, сгруппированные по опреде-

ленным признакам. Обобщенные данные могут быть представ-

лены на бумажных носителях, визуальным отображением на

108

дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все

большее значение приобретают формы вывода на экран дисплея

в виде таблиц, а также графические изображения. Вывод свод-

ных данных на машинные носители (магнитные дискеты) ши-

роко используется в автоматизированной информационной тех-

нологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсут-

ствии непосредственной связи между ними, а также для архива-

ции данных.

Важнейшим видом вывода сводных данных для пользователя

по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на пе-

чатающих устройствах.

При использовании типовых проектных решений автомати-

зированной обработки изучается возможность получения типо-

вых, ранее разработанных сводок. Производится привязка типо-

вых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав

сводок, необходимых данной организации, составление которых

не предусмотрено типовым проектом. В случае составления ин-

дивидуального проекта разрабатываются все выходные документы.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования.

Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточ-

ным для целей управления. Особое внимание уделяется досто-

верности отражаемых данных, их логическому расположению.

Сводки должны вьщаваться к з^азанному сроку, в регламентном

режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять

готовые для пользования таблицы: печатать титульный лист,

заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую

часть. В соответствии с машинной программой производится

автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последова-

тельности. Все это позволяет получить на ПЭВМ готовую вы-

ходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для

использования на любом уровне управления.

3.3.4. Информационные потоки

маркетинге

Информационный

поток — направленное стабильное движе-

ние в пространстве и времени оформленных в виде документов

сведений от источников информации к ее получателю. Направ-

ление потока определяется функциональными связями между

элементами объекта с указанием наименования «отправителя» и

«получателя» информации.

Синтаксический

аспект позволяет

установить важнейшие параметры информационных потоков,

109

вскрыть отношения между элементами. Семантический анализ

предусматривает изучение информационного потока с точки

зрения смысла, который несут отдельные сообщения. Прагма-

тический анализ предполагает изучение информации с точки

зрения ее полезности для целей управления.

Изучение информационных потоков с позиций семантики

предусматривает определение направления и периодичности по-

токов, их структуры, интенсивности, используемых при этом

носителей информации, а также взаимосвязей с другими ин-

формационными потоками. При изучении информационных

потоков особое внимание уделяется вопросам дублирования

информации разными подразделениями, применению техниче-

ских средств. Устанавливается коэффициент использования ин-

формации и степень ее соответствия ходу выполнения произ-

водственного процесса, а также возможности применения ин-

формации для целей оперативного управления. Для изучения

структуры потока вьщеляют единицу потока: документы, пока-

затели, реквизиты.

Материальное воплощение информационного потока может

быть в виде документов, машинных носителей и электрических

сигналов, передаваемых по каналам связи. Информационные

потоки подразделяются на периодические, разовые и передавае-

мые в реальном масштабе времени. Существуют различные спо-

собы передачи информационных потоков: при помощи курьера,

почты, каналов связи. При передаче по линиям связи использу-

ются телеграфные и телефонные каналы связи. Организация

вычислительных сетей и многоуровневых АРМ, предусматри-

вающих использование каналов связи, позволяет автоматизиро-

вать процесс движения информационных потоков, организовать

«электронную» почту.

Более глубокое изучение информационных потоков связано

с введением ряда понятий, исчислением некоторых коэффици-

ентов, позволяющих правильно обосновать выбор вычислитель-

ных ресурсов для обработки экономических задач. Например,

вводится понятие интенсивности потока, которая характеризу-

ется числом единиц информации, поступающей в единицу вре-

мени. При правильном выборе временного интервала наблюде-

ния — единицы времени — интенсивность потока достаточно

точно характеризует поток и дает возможность выявить его

«пиковую» нагрузку для определения мощности вычислитель-

ных ресурсов. В качестве «пиковой» нагрузки выбирается вели-

110