Тхір І.Л., Калушка В.П., Юзьків А.В. Посібник користувача ПК. Друге видання (на украинском языке)

Подождите немного. Документ загружается.

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

×àñòèíà 9. Ñèñòåìà êåðóâàííÿ áàçàìè äàíèõ Access 2000

666

îïèñàíîãî âèùå. ªäèíà â³äì³íí³ñòü ïîëÿãàº â òîìó, ùî òóò îáºêòè òà ïîëÿ ïîòð³áíî ñòâîðþâàòè äëÿ êîæíî¿

çàêëàäêè îêðåìî.

4.3. Âèêîðèñòàííÿ ôîðì òà ô³ëüòð³â

Äëÿ òîãî, ùîá â³äêðèòè ðàí³øå ñòâîðåíó ôîðìó, ïîòð³áíî äâ³÷³ íàòèñíóòè ë³âó êëàâ³øó ìèø³ íà ¿¿

ï³êòîãðàì³ ó ãîëîâíîìó â³êí³ ÁÄ àáî âèáðàòè êîìàíäíó êíîïêó Open (Îòêðûòü). Â áóäü-ÿêîìó âèïàäêó

ôîðìà â³äêðèºòüñÿ â ðåæèì³ ôîðìè, äå ìîæíà ïðàöþâàòè ç äàíèìè ÁÄ.

Òåõíîëîã³ÿ ñòâîðåííÿ íîâèõ çàïèñ³â â ÁÄ ç âèêîðèñòàííÿì ôîðì íàãàäóº òåõíîëîã³þ ââåäåííÿ äàíèõ

â òàáëèöþ. Òîáòî, äëÿ òîãî, ùîá äîáàâèòè íîâèé çàïèñ, ïîòð³áíî ïåðåéòè äî ïîðîæíüîãî çàïèñó, ÿêèé

çàâæäè çíàõîäèòüñÿ â ê³íö³ òàáëèö³, ³ ââåñòè íîâèé çàïèñ. Ïðè öüîìó ï³ñëÿ ñòâîðåíîãî çàïèñó àâòîìàòè÷íî

çÿâëÿºòüñÿ ùå îäèí ïîðîæí³é çàïèñ.

Êð³ì öüîãî, íîâèé çàïèñ ìîæíà ñòâîðèòè, âèáðàâøè â ïóíêò³ ìåíþ Edit (Ïðàâêà) ï³äïóíêò Go To

(Ïåðåéòè), à â íüîìó êîìàíäó New Record (Íîâàÿ çàïèñü).

Ï³ä ÷àñ ðåäàãóâàííÿ äàíèõ äëÿ ïåðåì³ùåííÿ çà äîïîìîãîþ êëàâ³àòóðè ïî ôîðì³ âèêîðèñòîâóþòüñÿ

êîìá³íàö³¿ êëàâ³ø ïðåäñòàâëåí³ â òàáëèö³ 9.6.

Òàáëèöÿ 9.6.

Êëàâ³ø³ êåðóâàííÿ êóðñîðîì â ðåæèì³ ôîðìè

Êîìá³íàö³¿ êëàâ³ø Ïðèçíà÷åííÿ

Home (End) ïåðåõ³ä íà ïåðøå (îñòàííº) ïîëå àêòèâíîãî çàïèñó;

Ctrl+Home (Ctrl+End) ïåðåõ³ä íà ïåðøå ïîëå ïåðøîãî (îñòàííº ïîëå îñòàííüîãî) çàïèñó;

Tab (→ àáî Enter) ïåðåõ³ä íà íàñòóïíå ïîëå (êëàâ³øà Enter ìîæå ìàòè ³íøå çíà÷åííÿ);

Shift+Tab ïåðåõ³ä äî ïîïåðåäíüîãî ïîëÿ;

↑ (↓) ïåðåõ³ä íà îäèí ðÿäîê ââåðõ (âíèç);

Page Up (Page Down) ïåðåõ³ä ââåðõ (âíèç) íà îäíó çàêëàäêó àáî äî ïî÷àòêó ïîïåðåäíüîãî (äî

ïî÷àòêó íàñòóïíîãî) çàïèñó;

Ctrl+Tab â áàãàòîòàáëè÷íèõ ôîðìàõ - âèõ³ä ç ï³äëåãëî¿ ôîðìè ³ ïåðåõ³ä â íàñòóïíå

ïîëå ãîëîâíî¿ ôîðìè, à â îäíîòàáëè÷íèõ - ïåðåõ³ä íà íàñòóïíå ïîëå;

Ctrl+Shift+Tab â áàãàòîòàáëè÷íèõ ôîðìàõ - âèõ³ä ç ï³äëåãëî¿ ôîðìè ³ ïåðåõ³ä â ïîïåðåäíº

ïîëå ãîëîâíî¿ ôîðìè, à â îäíîòàáëè÷íèõ - ïåðåõ³ä â ïîïåðåäíº ïîëå;

Ctrl+Shift+Home ïåðåõ³ä äî ïåðøîãî ïîëÿ ãîëîâíî¿ ôîðìè;

Ctrl+Shift+End ïåðåõ³ä äî îñòàííüîãî ïîëÿ ãîëîâíî¿ ôîðìè.

Â Access çÿâèâñÿ íîâèé çàñ³á äëÿ ðîáîòè ç äàíèìè â ðåæèì³ ôîðì - öå ô³ëüòð ïî ôîðì³. Ô³ëüòð ïî

ôîðì³ äîçâîëÿº â³äô³ëüòðóâàòè çàïèñè ç âèêîðèñòàííÿì ôîðìè äëÿ âñòàíîâëåííÿ óìîâ âèáîðó. Íàïðèêëàä,

ïîòð³áíî çíàéòè âñ³ çàïèñè ç ïð³çâèùàìè Òàðàí.

Äëÿ öüîãî ïîòð³áíî ñêîðèñòàòèñü ô³ëüòðîì ïî ôîðì³, âèêîíàâøè íàñòóïíó ïîñë³äîâí³ñòü ä³é. Ñïî÷àòêó,

â ðåæèì³ ôîðìè, âèáðàòè â ïóíêò³ ìåíþ Records (Çàïèñè) ï³äïóíêò Filter (Ôèëüòð), à â íüîìó êîìàíäó

Filter by Form (Èçìåíèòü ôèëüòð) àáî íàòèñíóòè ï³êòîãðàìó . Ïðè öüîìó çîâí³øí³é âèãëÿä ôîðìè

çì³íèòüñÿ, ¿¿ ïîëÿ ñòàíóòü ïîðîæí³ìè.

Ó â³äïîâ³äíå ïîëå ôîðìè ïîòð³áíî ââåñòè óìîâó â³äáîðó. Ïðè öüîìó ìîæíà ââîäèòè ñêëàäí³ óìîâè,

âèêîðèñòîâóþ÷è äëÿ ¿õ îáºäíàííÿ ëîã³÷í³ îïåðàòîðè and àáî or. Íàïðèêëàä, ÿêùî â ïîëå Ïð³çâèùå

ââåñòè çàïèñ Òàðàí or Ñèðîòþê, òî â ôîðì³ çàëèøàòüñÿ ëèøå çàïèñè â ÿêèõ º ïð³çâèùå Òàðàí àáî

Ñèðîòþê. Äëÿ çàâàíòàæåííÿ ñòâîðåíîãî ô³ëüòðó ïîòð³áíî âèáðàòè â ïóíêò³ ìåíþ Records (Çàïèñè) êîìàíäó

Apply Filter/Sort (Ïðèìåíèòü ôèëüòð) àáî íàòèñíóòè ï³êòîãðàìó .

Ô³ëüòð áóäå ä³ÿòè äîòè, ïîêè â³í íå áóäå â³äì³íåíèé. Äëÿ öüîãî ïîòð³áíî â ïóíêò³ ìåíþ Records

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

667

(Çàïèñè) âèáðàòè êîìàíäó Remove Filter/Sort (Óäàëèòü ôèëüòð).

²íøèì òèïîì ô³ëüòðó, ùî âèêîðèñòîâóºòüñÿ â Access º ô³ëüòð ïî âèä³ëåíîìó çíà÷åííþ (Filter by

Selection). Â³í äîçâîëÿº ïîêàçóâàòè ëèøå ò³ çàïèñè, â ÿêèõ ó ïåâíîìó ïîë³ çíàõîäèòüñÿ âêàçàíå çíà÷åííÿ.

Äëÿ ðåàë³çàö³¿ ö³º¿ ìîæëèâîñò³ íåîáõ³äíî ó â³êí³ òàáëèö³, çàïèòó àáî ôîðìè âñòàíîâèòè êóðñîð â êîì³ðêó ïîëÿ

äå çíàõîäèòüñÿ ïîòð³áíå çíà÷åííÿ ³ âèáðàòè ï³êòîãðàìó àáî â ïóíêò³ ìåíþ Records (Çàïèñè) ï³äïóíêò

Filter (Ôèëüòð), à â íüîìó êîìàíäó Filter by Selection (Ôèëüòð ïî âûäåëåííîìó).

Çà äîïîìîãîþ ô³ëüòðà ìîæíà òàêîæ âèáèðàòè çàïèñè, ùî íå ì³ñòÿòü ïåâíîãî çíà÷åííÿ ó ïîë³. Äëÿ öüîãî íåîáõ³äíî

âñòàíîâèòè êóðñîð â êîì³ðêó ïîëÿ, ùî ì³ñòèòü çíà÷åííÿ, çàïèñè ç ÿêèì íå ïîòð³áíî ïîêàçóâàòè ³ â ïóíêò³ ìåíþ

Records (Çàïèñè) âèáðàòè ï³äïóíêò Filter (Ôèëüòð), à â íüîìó êîìàíäó Filter Excluding Selection (Èñêëþ÷èòü

âûäåëåííîå).

Äîñèòü ÷àñòî âèíèêàº ïîòðåáà âèáðàòè ³ç òàáëèö³ (ôîðìè, çàïèòó) ëèøå çàïèñè, ùî ì³ñòÿòü â

ïåâíîìó ïîë³ äàí³ ÿê³ â³äïîâ³äàþòü óìîâ³ (íàïðèêëàä, çíà÷åííÿ ìåíø³ ÷èñëà 100). Äëÿ öüîãî â Access

âèêîðèñòîâóºòüñÿ óìîâíèé ô³ëüòð. Ùîá âèáðàòè çàïèñè ùî â³äïîâ³äàþòü óìîâ³ íåîáõ³äíî íà â³äïîâ³äíîìó

ïîë³ âèêëèêàòè êîíòåêñòíå ìåíþ ³ âèáðàòè êîìàíäó Filter For (Ôèëüòð äëÿ) ³ â ïîë³ ñïðàâà âêàçàòè óìîâó

çà òèìè æ ïðàâèëàìè ùî âèêîðèñòîâóþòüñÿ äëÿ çàïèò³â (äèâ. ðîçä³ë 3 äàíî¿ ÷àñòèíè ïîñ³áíèêà).

Íàéá³ëüø ñêëàäíèì ³ óí³âåðñàëüíèì º ðîçøèðåíèé ô³ëüòð, ÿêèé äîçâîëÿº âêàçóâàòè ñêëàäí³ óìîâè, ³ç

îäíî÷àñíèì çàñòîñóâàííÿì äåê³ëüêîõ ïîë³â. Äëÿ éîãî ðåàë³çàö³¿ ïîòð³áíî â ïóíêò³ ìåíþ Records (Çàïèñè)

âèáðàòè ï³äïóíêò Filter (Ôèëüòð), à â íüîìó êîìàíäó Advanced Filter/Sort (Ðàñøèðåííûé Ôèëüòð).

Â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî êîíñòðóêòîðà ô³ëüòð³â, ùî íàãàäóº â³êíî êîíñòðóêòîðà çàïèò³â (äèâ. ðîçä³ë 3 äàíî¿

÷àñòèíè ïîñ³áíèêà) àëå ì³ñòèòü ëèøå ðÿäêè: Field (Ïîëå), Sort (Ñîðòèðîâêà), Criteria (Óñëîâèå îòáîðà)

òà Or (Èëè).

Ô³ëüòðè ìîæíà çàïèñóâàòè ÿê çàïèò. Äëÿ öüîãî ïîòð³áíî ñòâîðèòè ô³ëüòð, à òîä³ âèáðàòè êíîïêó àáî â ïóíêò³

ìåíþ File (Ôàéë) êîìàíäó Save as Query (Ñîõðàíèòü êàê çàïðîñ). Â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî, äå ïîòð³áíî âêàçàòè íàçâó

ô³ëüòðà (â³í áóäå çáåðåæåíèé ó ñïèñêó çàïèò³â). Äëÿ âèêîðèñòàííÿ ô³ëüòðà ïîòð³áíî ïåðåéòè â ðåæèì ñòâîðåííÿ

ô³ëüòðà ³ â ïóíêò³ ìåíþ File (Ôàéë) âèáðàòè êîìàíäó Load from Query (Çàãðóçèòü èç çàïðîñà) àáî íàòèñíóòè

ï³êòîãðàìó .

Â òàáëèöÿõ òà ôîðìàõ ô³ëüòðè çáåð³ãàþòüñÿ àâòîìàòè÷íî ï³ä ÷àñ çàïèñó òàáëèö³ (ôîðìè). Òàêèì ÷èíîì ï³ñëÿ

ïîâòîðíîãî â³äêðèòòÿ òàáëèö³ àáî ôîðìè ìîæíà çíîâó âèêîðèñòàòè çàïèñàíèé ô³ëüòð. Ïðè çáåðåæåí³ çàïèòó

ô³ëüòð òàêîæ àâòîìàòè÷íî çàïèñóºòüñÿ, àëå óìîâà ô³ëüòðà íå äîäàºòüñÿ äî âì³ñòèìîãî áëàíêó çàïèòó

Ðîçä³ë 4. Ðîáîòà ç ôîðìàìè â Access

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

×àñòèíà 9. Ñèñòåìà êåðóâàííÿ áàçàìè äàíèõ Access 2000

668

Ðîáîòà ç³ çâ³òàìè â Access

5.1. Òèïè çâ³ò³â. Ñòâîðåííÿ çâ³ò³â çà äîïîìîãîþ ìàéñòðà çâ³ò³â

Çâ³ò (Report) - öå ê³íöåâèé ðåçóëüòàò âèêîíàííÿ áàãàòüîõ çàäà÷ êåðóâàííÿ ÁÄ. Ç äîïîìîãîþ çâ³ò³â

äàí³ ìîæíà ïîäàòè ôàêòè÷íî â áóäü-ÿêîìó ôîðìàò³, ç ð³çíèìè ð³âíÿìè äåòàë³çóâàííÿ. Õî÷à äëÿ îòðèìàííÿ

ïîòð³áíèõ äàíèõ ìîæíà âèêîðèñòîâóâàòè çàïèòè, çâ³òè êðàùå ï³äõîäÿòü äëÿ â³çóàëüíîãî òà äðóêîâàíîãî

ïîäàííÿ äàíèõ.

Ïðàêòè÷íî âñ³ çâ³òè, ÿê³ ìîæíà ñòâîðèòè â Access, ïîä³ëÿþòüñÿ íà òðè êàòåãîð³¿:

••

• ðÿäêîâ³ - â öèõ çâ³òàõ äàí³ â³äîáðàæàþòüñÿ ïî ðÿäêàõ, ïðè÷îìó êîæíå ïîëå ÁÄ çàéìàº îêðåìó

êîëîíêó;

••

• çâ³òè â êîëîíêó - â öèõ çâ³òàõ âñ³ ïîëÿ â³äîáðàæàþòüñÿ â îäíó êîëîíêó ³ âèð³âíþþòüñÿ ïî ë³âîìó

êðàþ. Çâ³òè, çâåðñòàí³ â êîëîíêó, äóæå ñõîæ³ íà ôîðìè, àëå âîíè âèêîðèñòîâóþòüñÿ ëèøå äëÿ

â³äîáðàæåííÿ àáî äðóêó äàíèõ, à íå äëÿ ¿õ ââåäåííÿ òà ðåäàãóâàííÿ;

••

• ä³àãðàìè - çâ³òè ó âèãëÿä³ ä³àãðàìè. Âîíè òàêîæ ïîä³áí³ íà îäíîéìåíí³ ôîðìè, àëå ¿õ íå ìîæíà

ðåäàãóâàòè;

••

• ïîøòîâ³ íàêëåéêè - öå çâ³òè, ÿê³ âèêîðèñòîâóþòü äëÿ äðóêó ïîøòîâèõ íàêëåéîê. Â Access º ìàéñòåð

çâ³ò³â, ÿêèé ñïåö³àëüíî ïðèçíà÷åíèé äëÿ ñòâîðåííÿ íàêëåéîê â ð³çíèõ ôîðìàòàõ.

Êð³ì öüîãî, çâ³òè ìîæóòü áóòè: çâè÷àéí³ - ñòâîðåí³ íà îñíîâ³ îäí³º¿ òàáëèö³ ÁÄ, òà ðåëÿö³éí³ -

ñòâîðåí³ íà îñíîâ³ äåê³ëüêîõ çâÿçàíèõ òàáëèöü.

Ïåðø í³æ ñòâîðþâàòè çâ³ò, éîãî íåîáõ³äíî ñïëàíóâàòè. Ðåêîìåíäóºòüñÿ òàêà ïîñë³äîâí³ñòü ðîçðîáêè

çâ³òó.

1. Âèçíà÷èòè ðîçì³òêó çâ³òó. Ñïî÷àòêó ðîçì³òêó ïîòð³áíî ïðîäóìàòè ³ áàæàíî ÷îðíîâèé âàð³àíò

ðîçðîáèòè íà ïàïåð³.

2. Ç³áðàòè ïîòð³áí³ äàí³. ßê äæåðåëî äàíèõ äëÿ çâ³òó Access ìîæíà âèêîðèñòàòè îäíó àáî ê³ëüêà

òàáëèöü àáî çàïèò³â. Äëÿ òîãî, ùîá â³ä³áðàòè ³ âïîðÿäêóâàòè äàí³, êðàùå çà âñå âèêîðèñòàòè

çàïèòè.

3. Ñêîíñòðóþâàòè ñòðóêòóðó çâ³òó. Âèêîðèñòîâóþ÷è ìàéñòåð çâ³òó àáî â³êíî êîíñòðóêòîðà, ïîòð³áíî

ðîçì³ñòèòè íåîáõ³äí³ ïîëÿ, ì³òêè òà ³íø³ îáºêòè.

4. Ïåðåãëÿíóòè àáî ðîçäðóêóâàòè çâ³ò. Ï³ñëÿ çàâåðøåííÿ ðîçðîáêè çâ³òó éîãî ìîæíà ïåðåãëÿíóòè,

âèáðàâøè êîìàíäó Print Preview (Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð) ç ïóíêòó ìåíþ File (Ôàéë).

Ùîá ðîçäðóêóâàòè çâ³ò, ïîòð³áíî âèáðàòè â ïóíêò³ ìåíþ File (Ôàéë) êîìàíäó Print (Ïå÷àòü) àáî

íàòèñíóòè êîìá³íàö³þ êëàâ³ø Ctrl+P.

Äàí³ â çâ³ò³ ìîæíà ãðóïóâàòè ïî ïåâíîìó ïîëþ àáî òàáëèö³. Íàïðèêëàä, äëÿ çâ³òó, ùî ì³ñòèòü ê³ëüêà

äåñÿòê³â çàïèñ³â ïðî ïîêóïö³â ³ç ð³çíèõ ì³ñò. Â öüîìó âèïàäêó ìîæíà âèáðàòè ãðóïóâàííÿ ïî ïîëþ ì³ñòî, â

ðåçóëüòàò³ ÷îãî äàí³ áóäóòü ïåðåãðóïîâàí³ òàêèì ÷èíîì, ùî íàçâà ì³ñòà áóäå çóñòð³÷àòèñü ëèøå ïî îäíîìó

ðàçó (âñ³ çàïèñè ç îäíàêîâèì âì³ñòîì ïîëÿ Ì³ñòî áóäóòü îáºäíàí³ â ñâîºð³äí³ ãðóïè).

Äëÿ ñòâîðåííÿ çâ³òó ïîòð³áíî â ãîëîâíîìó â³êí³ ÁÄ (ìàë. 9.5) âèáðàòè ðîçä³ë Reports (Îò÷åòû), à â

íüîìó êîìàíäíó êíîïêó New (Ñîçäàòü). Ïðè öüîìó â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî New Report (Íîâûé îò÷åò), äå

ïîòð³áíî âèáðàòè ðåæèì ñòâîðåííÿ çâ³òó. Ï³ñëÿ öüîãî ó âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó, â íèæí³é ÷àñòèí³ â³êíà,

ïîòð³áíî âêàçàòè íàçâó òàáëèö³ ÁÄ, çàïèòó àáî ô³ëüòðà ïî ôîðì³, íà îñíîâ³ ÿêîãî áóäå ñòâîðåíèé çâ³ò. Â

ñïèñêó ðåæèì³â ñòâîðåííÿ çâ³òó ìîæíà âèáðàòè:

••

• Design View (Êîíñòðóêòîð) - ñòâîðåííÿ ñòðóêòóðè çâ³òó âðó÷íó, çà äîïîìîãîþ êîíñòðóêòîðà çâ³ò³â;

••

• Report Wizard (Ìàñòåð îò÷åòîâ) - ñòâîðåííÿ çâ³ò³â çà äîïîìîãîþ ìàéñòðà çâ³ò³â;

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

669

••

• AutoReport: Columnar (Àâòîîò÷åò: â ñòîëáåö) - àâòîìàòè÷íå ñòâîðåííÿ çâ³òó â êîëîíêó çà

çðàçêîì îñòàííüîãî ñòâîðåíîãî çâ³òó òàêîãî òèïó;

••

• AutoReport: Tabular (Àâòîîò÷åò: ëåíòî÷íûé) - àâòîìàòè÷íå ñòâîðåííÿ ðÿäêîâîãî çâ³òó çà çðàçêîì

îñòàííüîãî ñòâîðåíîãî çâ³òó òàêîãî òèïó;

••

• Chart Wizard (Ìàñòåð äèàãðàììû) - ñòâîðåííÿ çâ³òó ó âèãëÿä³ ä³àãðàìè;

••

• Label Wizard (Ïî÷òîâûå íàêëåéêè) - ñòâîðåííÿ çâ³ò³â ó âèãëÿä³ ïîøòîâèõ íàêëåéîê.

Íàéá³ëüø øâèäêèé ñïîñ³á ñòâîðåííÿ çâ³ò³â - öå âèêîðèñòàííÿ ôóíêö³¿ àâòîçâ³ò. Äëÿ öüîãî ó â³êí³ New

Report (Íîâûé îò÷åò) ïîòð³áíî âèáðàòè îäèí ç òèï³â AutoReport (Àâòîîò÷åò) ³ íàòèñíóòè êíîïêó ÎÊ. Ïðè

öüîìó àâòîìàòè÷íî ñòâîðþºòüñÿ çâ³ò çà çðàçêîì îñòàííüîãî ñòâîðåíîãî çâ³òó òàêîãî òèïó. ßêùî çâ³ò³â òàêîãî

òèïó íà ÏÊ ùå íå áóëî, òî ñòâîðèòüñÿ çâ³ò ç ïàðàìåòðàìè ïðèéíÿòèìè â Access çà çàìîâ÷óâàííÿì.

Äëÿ ñòâîðåííÿ çâ³òó çà äîïîìîãîþ ìàéñòðà çâ³ò³â ïîòð³áíî â ä³àëîãîâîìó â³êí³ New Report (Íîâûé

îò÷åò) âèáðàòè ðåæèì Report Wizard (Ìàñòåð îò÷åòîâ) (ó âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó â íèæí³é ÷àñòèí³ â³êíà

ïîòð³áíî âèáðàòè òàáëèöþ ÁÄ, çàïèò àáî ô³ëüòð ïî ôîðì³). Íà ïåðøîìó êðîö³ ðîáîòè ìàéñòðà çâ³ò³â

â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî, äå ç äîïîìîãîþ êíîïêè ïîòð³áíî âèáðàòè ïîëÿ ( - äëÿ âèáîðó âñ³õ ïîë³â), ÿê³

ïîâèíí³ ââ³éòè â çâ³ò. Ó âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó Tables/Queries (Òàáëèöû/çàïðîñû) ïîòð³áíî âèáðàòè òàáëèö³

ÁÄ àáî çàïèòè, ç ÿêèõ ìîæíà âèêîðèñòàòè ïîëÿ äëÿ çâ³òó. Íàãàäàºìî, ùî äëÿ îäíî÷àñíîãî âèáîðó ïîë³â, ùî

íàëåæàòü ð³çíèì òàáëèöÿì ì³æ íèìè íåîáõ³äíî ñïî÷àòêó âñòàíîâèòè çâÿçîê.

Ï³ñëÿ íàòèñêàííÿ Next (Äàëåå) â³äáóâàºòüñÿ ïåðåõ³ä äî äðóãîãî åòàïó ðîáîòè ìàéñòðà çâ³ò³â. Ïðè

öüîìó â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî ïîêàçàíå íà ìàëþíêó 9.19. Çà äîïîìîãîþ ï³êòîãðàì öüîãî â³êíà ìîæíà âñòàíîâèòè

ïîëÿ, ïî ÿêèõ áóäå â³äáóâàòèñü ãðóïóâàííÿ îáºêò³â òà

ð³âí³ ãðóïóâàííÿ ïîë³â. Äëÿ öüîãî ïîòð³áíî âèáðàòè â

ñïèñêó ïîëå, ïî ÿêîìó ñë³ä çãðóïóâàòè çàïèñè ³ íàòèñíóòè

ï³êòîãðàìó . ßêùî âèáðàòè ùå îäíå ïîëå ³ íàòèñíóòè

ï³êòîãðàìó , òî ñòâîðèòüñÿ äðóãèé ð³âåíü ãðóïóâàííÿ.

Àíàëîã³÷íî ñòâîðþºòüñÿ òðåò³é, ÷åòâåðòèé ð³âåíü

ãðóïóâàííÿ ³ ò.ä. Ï³êòîãðàìàìè ³ç ñòð³ëêàìè ââåðõ òà

âíèç ìîæíà çì³íþâàòè ïîðÿäîê ñë³äóâàííÿ ð³âí³â

ãðóïóâàííÿ. Êíîïêà Grouping Options

(Ãðóïïèðîâêà) â³äêðèâàº äîäàòêîâå â³êíî, äå ìîæíà

çì³íèòè â³äñòàíü ì³æ çàïèñàìè ïîëÿ, ïî ÿêîìó

â³äáóâàºòüñÿ ãðóïóâàííÿ. Âñòàíîâèâøè ñïèñîê ïîë³â

(òàáëèöü ÁÄ), íàâêîëî ÿêèõ áóäóòü ãðóïóâàòèñü äàí³,

ïîòð³áíî íàòèñíóòè êîìàíäíó êíîïêó Next (Äàëåå) äëÿ

ïåðåõîäó äî íàñòóïíîãî åòàïó ðîáîòè ìàéñòðà.

Íà òðåòüîìó åòàï³ ðîáîòè ìàéñòðà çâ³ò³â

â³äêðèâàºòüñÿ ä³àëîãîâå â³êíî (ìàë. 9.20), äå ó âèïàäàþ÷èõ ñïèñêàõ ïîòð³áíî âèáðàòè ïîëÿ, ïî ÿêèõ

ïîòð³áíî ñîðòóâàòè äàí³ â çâ³ò³. Ïðè÷îìó, â³êíî ì³ñòèòü ÷îòèðè ñïèñêè (òîáòî ìîæíà ñîðòóâàòè äî ÷îòèðüîõ

ïîë³â îäíî÷àñíî), ÿê³ ïðîíóìåðîâàí³ â ïîðÿäêó ÷åðãîâîñò³ ñîðòóâàííÿ. Òîáòî, ñïî÷àòêó éäå ñîðòóâàííÿ ïî

ïîëþ, âêàçàíîìó â ïåðøîìó ñïèñêó, à âæå êîëè â öüîìó ïîë³ º îäíàêîâèé âì³ñò (íàïðèêëàä, îäíàêîâ³

ïð³çâèùà), òî ñîðòóâàííÿ â³äáóâàºòüñÿ ïî ïîëþ, âêàçàíîìó â äðóãîìó ñïèñêó. ßêùî ³ òàì îäíàêîâ³ çàïèñè, òî

ñîðòóâàííÿ éäå ïî ïîëþ âêàçàíîìó â òðåòüîìó ñïèñêó ³ ò.ä.

Ï³ñëÿ íàòèñêóâàííÿ êíîïêè Next (Äàëåå) â³äáóâàºòüñÿ ïåðåõ³ä äî ÷åòâåðòîãî â³êíà ðîáîòè ìàéñòðà

çâ³ò³â. Ïðè öüîìó â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî, ïîêàçàíå íà ìàëþíêó 9.21. Â äàíîìó ä³àëîãîâîìó â³êí³ ïîòð³áíî

ñòâîðèòè ìàêåò ìàéáóòíüîãî çâ³òó. Â ðîçä³ë³ Layout (Ìàêåò) ìîæíà âèáðàòè:

••

• Stopped (â ñòîëáåö) - ñòîâï÷èêîâå ðîçì³ùåííÿ ³ç âèä³ëåííÿì ïîë³â, ïî ÿêèõ â³äáóâàºòüñÿ ãðóïóâàííÿ

â îêðåì³ ð³âí³;

••

• Block - ïîáëîêîâå ðîçì³ùåííÿ çàïèñ³â ³ç âèä³ëåííÿì ïîë³â, ïî ÿêèõ â³äáóâàºòüñÿ ãðóïóâàííÿ â îäèí

ð³âåíü (â ðîñ³éñüê³é âåðñ³¿ ïðîãðàìè äàíèé òèï ðîçì³ùåííÿ â³äñóòí³é);

Ðîçä³ë 5. Ðîáîòà ³ç çâ³òàìè â Access

Ìàë. 9.19. Äðóãå â³êíî ðîáîòè ìàéñòðà çâ³ò³â

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

×àñòèíà 9. Ñèñòåìà êåðóâàííÿ áàçàìè äàíèõ Access 2000

670

••

• Outline 1 òà Outline 1 (òàáëè÷íûé) - òàáëè÷íå

ðîçì³ùåííÿ çàïèñ³â ³ç âèä³ëåííÿì ïîë³â

(òàáëèöü), ïî ÿêèõ â³äáóâàºòüñÿ ãðóïóâàííÿ;

••

• Align Left 1 òà Align Left 2 (âûðîâíåííûé) -

òàêîæ òàáëè÷íå ðîçì³ùåííÿ, àëå ïîëÿ (íàçâè

òàáëèöü), ïî ÿêèõ â³äáóâàºòüñÿ ãðóïóâàííÿ

âèð³âíþþòüñÿ ïî ë³âîìó êðàþ, ðàçîì ³ç ³íøèìè

ïîëÿìè.

Ðîçä³ë Orientation (Îðèåíòàöèÿ) âñòàíîâëþº

ïðîñòîðîâå ðîçì³ùåííÿ òàáëèö³ çâ³òó â³äíîñíî àðêóøà

ïàïåðó: Portrait (êíèæíàÿ) - âåðòèêàëüíå àáî

Landscape (àëüáîìíàÿ) - ãîðèçîíòàëüíå ðîçì³ùåííÿ

àðêóøà.

ßêùî â³äì³òèòè îïö³þ Adjust the field width so

all fields fit on a page (Íàñòðîèòü øèðèíó ïîëåé

äëÿ ðåçìåùåíèÿ íà îäíîé ñòðàíèöå), òî øèðèíà

ïîë³â â çâ³ò³ âñòàíîâëþºòüñÿ àâòîìàòè÷íî òàêèì ÷èíîì,

ùîá òàáëèöÿ ³ç çâ³òîì çàéíÿëà âñþ øèðèíó àðêóøà

ïàïåðó.

Ï³ñëÿ íàòèñêóâàííÿ Next (Äàëåå) â³äáóâàºòüñÿ

ïåðåõ³ä äî ïÿòîãî åòàïó ðîáîòè ìàéñòðà. Â³äêðèâàºòüñÿ

â³êíî, äå ïîòð³áíî âèáðàòè ñòèëü ôîíó çâ³òó. Äàíå â³êíî

äóæå ñõîæå íà àíàëîã³÷íå â³êíî ðîáîòè ìàéñòðà

ñòâîðåííÿ ôîðì (ìàë.9.16). Âèáðàâøè ñòèëü ôîíó çâ³òó,

ïîòð³áíî íàòèñíóòè êíîïêó Next (Äàëåå) äëÿ ïåðåõîäó

äî îñòàííüîãî â³êíà ðîáîòè ìàéñòðà çâ³ò³â.

Íà îñòàííüîìó åòàï³ ðîáîòè ìàéñòðà çâ³ò³â

â³äêðèâàºòüñÿ ä³àëîãîâå â³êíî, ïîâí³ñòþ àíàëîã³÷íå äî

çàâåðøàëüíîãî â³êíà ðîáîòè ìàéñòðà ñòâîðåííÿ ôîðì,

ùî îïèñàíî â ðîçä³ë³ 4.2 äàíî¿ ÷àñòèíè ïîñ³áíèêà.

Âñòàíîâèâøè â äàíîìó â³êí³ íàçâó çâ³òó, òà â³äì³òèâøè

â³äïîâ³äíèé ðåæèì çàâåðøåííÿ ðîáîòè ìàéñòðà,

ïîòð³áíî íàòèñíóòè êîìàíäíó êíîïêó Finish (Ãîòîâî).

Ïðîöåñ ñòâîðåííÿ çâ³ò³â ó âèãëÿä³ ä³àãðàìè í³÷èì íå â³äð³çíÿºòüñÿ â³ä ñòâîðåííÿ àíàëîã³÷íî¿ ôîðìè. Á³ëüø

äåòàëüíî öåé ïðîöåñ îïèñàíî â ðîçä³ë³ 4.1 äàíî¿ ÷àñòèíè ïîñ³áíèêà.

Ñòâîðåííÿ ïîøòîâèõ íàêëåéîê

Â Access º ìîæëèâ³ñòü çà äàíèìè òàáëèöü ÁÄ ñòâîðþâàòè ïîøòîâ³ òà ³íø³ íàêëåéêè. Öå äîçâîëÿº,

íàïðèêëàä, àâòîìàòè÷íî çàïîâíèòè êîíâåðòè ïîøòîâèõ ëèñò³âîê, âèáðàâøè äàí³ (ïð³çâèùå, ³ìÿ, ïî áàòüêîâ³,

àäðåñà ³ ò.ä.) íà îòðèìóâà÷à áåçïîñåðåäíüî ³ç òàáëèö³ ÁÄ.

Äëÿ ñòâîðåííÿ ïîøòîâèõ òà ³íøèõ íàêëåéîê â Access âèêîðèñòîâóºòüñÿ ñïåö³àëüíà ï³äïðîãðàìà -

ìàéñòåð ñòâîðåííÿ íàêëåéîê, ÿêà âèáèðàºòüñÿ ó â³êí³ New Report (Íîâûé îò÷åò) êîìàíäîþ Label Wizard

(Ïî÷òîâûå íàêëåéêè). Ïðè öüîìó ó âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó ïîòð³áíî âèáðàòè íàçâó òàáëèö³ àáî çàïèòó ïî

ÿêîìó áóäå ñòâîðåíà íàêëåéêà

Â³äêðèâàºòüñÿ ïåðøå â³êíî ìàéñòðà ñòâîðåííÿ íàêëåéîê (ìàë.9.22.) â ÿêîìó ïîòð³áíî âèáðàòè îäèíèö³

âèì³ðþâàííÿ ðîçì³ð³â (Unit of Measure (Åäèíèöû èçìåðåíèÿ)) íà ñàì³ ðîçì³ðè íàêëåéêè. Ïðè÷îìó

Ìàë. 9.20. Òðåòº â³êíî ðîáîòè ìàéñòðà çâ³ò³â

Ìàë. 9.21. ×åòâåðòå â³êíî ðîáîòè ìàéñòðà çâ³ò³â

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

671

ðîçì³ðè âèáèðàþòü ³ç ñïèñêó ñòàíäàðòíèõ òèï³â, ÿê³

ïîä³ëåí³ íà äåê³ëüêà ãðóï. Ãðóïè òèï³â íàêëåéîê

âèáèðàþòüñÿ ³ç âèïàäàþ÷îãî ñïèñêó Filter by

manufacturer (Ôèëüòð ïî èçãîòîâèòåëþ). Êíîïêà

Customize (Äðóãîé) äîçâîëÿº êîðèñòóâà÷ó çàäàòè

íåñòàíäàðòí³ ðîçì³ðè íàêëåéêè.

Ï³ñëÿ âèêáîðó êîìàíäíî¿ êíîïêè Next (Äàëåå)

â³äáóâàºòüñÿ ïåðåõ³ä äî äðóãîãî â³êíà ìàéñòðà ñòâîðåííÿ

íàêëåéîê, â ÿêîìó ïîòð³áíî âèáðàòè ïàðàìåòðè øðèôòó

äëÿ íàïèñ³â íà íàêëåéö³ (ãàðí³òóðà, êåãëü, ñòèëü, øèðèíà

ë³òåð òà ¿õ êîë³ð).

Â òðåòüîìó â³êí³ ìàéñòðà ç äîïîìîãîþ êíîïêè

íåîáõ³äíî âèáðàòè ïîëÿ çíà÷åííÿ ÿêèõ ïîâèíí³

âèâîäèòèñü â çàãîëîâêó íàêëåéêè, à â ÷åòâåðòîìó âñ³

³íø³ ïîëÿ, ùî áóäóòü â³äîáðàæåí³ íà í³é.

Îñòàííº â³êíî ï³äïðîãðàìè ìàéñòðà ñòâîðåííÿ íàêëåéîê äîçâîëÿº âêàçàòè íàçâó çâ³òó-íàêëåéêè òà

âèáðàòè îäíó ç îïö³é:

••

• See the labels as they will look printed (Ïîñìîòðåòü íàêëåéêè â òîì âèäå, â êîòîðîì îíè

áóäóò íàïå÷àòàíû) - ïåðåãëÿíóòè çîáðàæåííÿ íàêëåéêè òà ðîçäðóêóâàòè éîãî íà ïðèíòåð³;

••

• Modify the label design (Èçìåíèòü ìàêåò íàêëååê) - â³äêðèòè â³êíî êîíñòðóêòîðà äëÿ ðåäàãóâàííÿ

ïàðàìåòð³â íàêëåéêè.

5.2. Ðîáîòà ç êîíñòðóêòîðîì çâ³ò³â

ßêùî çâ³òè, ùî ñòâîðþþòüñÿ çà

çàìîâ÷óâàííÿì àáî çà äîïîìîãîþ ìàéñòðà

çâ³ò³â êîðèñòóâà÷à íå çàäîâîëüíÿþòü, òî ñë³ä

ñòâîðèòè çâ³ò âðó÷íó çà äîïîìîãîþ êîíñòðóêòîðà

çâ³ò³â.

Äëÿ ðåàë³çàö³¿ ö³º¿ ìîæëèâîñò³ ïîòð³áíî

â ãîëîâíîìó â³êí³ ÁÄ (ìàë. 9.5) âèáðàòè ðîçä³ë

Reports (Îò÷åòû), à â íüîìó êîìàíäíó êíîïêó

New (Ñîçäàòü). Ïðè öüîìó â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî

New Report (Íîâûé îò÷åò), äå íåîáõ³äíî

âèáðàòè ðåæèì Design View (Êîíñòðóêòîð),

à òîä³, ó âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó, â íèæí³é ÷àñòèí³

â³êíà âèáðàòè íàçâó òàáëèö³ ÁÄ, çàïèòó àáî

ô³ëüòðà ïî ôîðì³ ³ íàòèñíóòè OK. Â³äêðèâàºòüñÿ

â³êíî êîíñòðóêòîðà çâ³ò³â (ìàë. 9.23).

ßêùî äàí³ ïîòð³áí³ äëÿ çâ³òó çíàõîäÿòüñÿ â ê³ëüêîõ òàáëèöÿõ, òî ñïî÷àòêó ïîòð³áíî ñòâîðèòè ðåëÿö³éíèé çàïèò,

ÿêèé áóäå âêëþ÷àòè ö³ ïîëÿ, à òîä³ âèáðàòè éîãî ³ìÿ ó âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó â³êíà New Report (Íîâûé îò÷åò).

Çâ³ò â Access ñêëàäàºòüñÿ ç ê³ëüêîõ ðîçä³ë³â, òîáòî òóò ïðèéíÿòî ñòðóêòóðíèé ñòèëü ðîçðîáêè çâ³ò³â

(êîæåí çâ³ò ñêëàäàºòüñÿ ç äåê³ëüêîõ ñòðóêòóðíèõ îäèíèöü - ðîçä³ë³â). Çâ³ò ìîæå ñêëàäàòèñü ç íàñòóïíèõ

ðîçä³ë³â:

••

• ðîçä³ë âåðõíüîãî êîëîíòèòóëà (Page Header) (ìàë. 9.23.à) - çÿâëÿºòüñÿ íà ïî÷àòêó êîæíî¿

ñòîð³íêè çâ³òó. Â³í ìîæå ì³ñòèòè çàãîëîâêè êîëîíîê òàáëè÷íîãî çâ³òó;

Ðîçä³ë 5. Ðîáîòà ³ç çâ³òàìè â Access

Ìàë. 9.22. Ïåðøå â³êíî ìàéñòðà ñòâîðåííÿ

íàêëåéîê

Ìàë. 9.23. Â³êíî êîíñòðóêòîðà çâ³ò³â

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

×àñòèíà 9. Ñèñòåìà êåðóâàííÿ áàçàìè äàíèõ Access 2000

672

••

• ðîçä³ë çàãîëîâêà çâ³òó (Report Header) (ìàë. 9.23.á) - º íåîáîâÿçêîâèì ðîçä³ëîì, ÿêèé ì³ñòèòü

³íôîðìàö³þ, ùî çÿâëÿºòüñÿ ëèøå îäèí ðàç - íà ïî÷àòêó çâ³òó;

••

• ðîçä³ë ä³ëÿíêè äàíèõ (Detail) (ìàë. 9.23.â) - ì³ñòèòü îñíîâíó ÷àñòèíó äàíèõ, ÿê³ ïîòð³áíî ïðåäñòàâèòè

â çâ³ò³. Ñàìå â öüîìó ðîçä³ë³ çíàõîäÿòüñÿ ïîëÿ äàíèõ, òà íàçâè ïîë³â;

••

• ðîçä³ë ïðèì³òîê äî çâ³òó (Report Footer) (ìàë. 9.23.ã) - º íåîáîâÿçêîâèì ðîçä³ëîì, ÿêèé ì³ñòèòü

³íôîðìàö³þ, ùî çÿâëÿºòüñÿ ëèøå îäèí ðàç - â ê³íö³ çâ³òó. ßê ïðàâèëî, â³í âèêîðèñòîâóºòüñÿ äëÿ

ðîçì³ùåííÿ ï³äñóìîâóþ÷èõ äàíèõ;

••

• ðîçä³ë çàãîëîâêà ãðóïè (Sorting and Grouping) - íåîáîâÿçêîâèé ðîçä³ë, ÿêèé çÿâëÿºòüñÿ íà

ïî÷àòêó êîæíî¿ ãðóïè çàïèñ³â çãðóïîâàíèõ ïî ïåâíîìó ïîëþ (äèâ. ðîçä³ë 5.1 äàíî¿ ÷àñòèíè ïîñ³áíèêà);

••

• ðîçä³ë íèæíüîãî êîëîíòèòóëà (Page Footer) (ìàë. 9.23.ä) - çÿâëÿºòüñÿ â ê³íö³ êîæíî¿ ñòîð³íêè

çâ³òó.

ßêùî ïåâí³ ðîçä³ëè ó â³êí³ êîíñòðóêòîðà íå â³äîáðàæàþòüñÿ, òî äëÿ ¿õ âñòàíîâëåííÿ ïîòð³áíî â ïóíêò³

ìåíþ View (Âèä) âèáðàòè êîìàíäó Page Header/Footer (Êîëîíòèòóëû) àáî Report Header/Footer

(Çàãîëîâîê/ïðèìå÷àíèå îò÷åòà ).

Ñòâîðåííÿ îáºêò³â òà ïîë³â â ðîçä³ëàõ êîíñòðóêòîðà çâ³ò³â í³÷èì íå â³äð³çíÿºòüñÿ â³ä ñòâîðåííÿ àíàëîã³÷íèõ

îáºêò³â äëÿ ôîðì (äèâ. ðîçä³ë 4.2. äàíî¿ ÷àñòèíè ïîñ³áíèêà). Ïðè öüîìó âèêîðèñòîâóºòüñÿ òà æ ïàíåëü

³íñòðóìåíò³â (ìàë. 9.23.º) ³ç ï³êòîãðàìàìè îáºêò³â (äèâ. òàáë. 9.5). Äëÿ ðîçì³ùåííÿ ó çâ³ò³ ïîë³â òàáëèöü

ìîæíà âèêîðèñòàòè â³êíî ³ç ñïèñêîì ïîë³â (ìàë. 9.23.å), òàê ñàìî ÿê âîíî âèêîíóºòüñÿ ïðè ñòâîðåíí³ ôîðì.

Ïîòð³áíî â³äì³òèòè, ùî òàê³ åëåìåíòè êåðóâàííÿ ÿê êîìàíäí³ êíîïêè, îïö³¿, ïåðåìèêà÷³, âèìèêà÷³ òà ñïèñêè

âèêîðèñòîâóâàòè íåäîðå÷íî, îñê³ëüêè çâ³ò ï³ñëÿ ñòâîðåííÿ íå ìîæíà âèêîðèñòîâóâàòè äëÿ ðåäàãóâàííÿ äàíèõ.

Îòæå ö³ åëåìåíòè æîäíèõ ä³é âèêîíóâàòè íå áóäóòü.

Ó çâ³òàõ, ÿê ³ â ôîðìàõ, ìîæíà äîäàâàòè îá÷èñëþâàëüí³ åëåìåíòè êåðóâàííÿ äëÿ â³äîáðàæåííÿ

äàíèõ, ÿê³ áàçóþòüñÿ íà îá÷èñëåííÿõ. Â îá÷èñëåííÿõ ìîæíà âèêîðèñòîâóâàòè áóäü-ÿêó äîñòóïíó Access

ôóíêö³þ. Ïðåäñòàâèìî ê³ëüêà íàéïîøèðåí³øèõ ôóíêö³é, ùî ïðè öüîìó âèêîðèñòîâóþòüñÿ:

••

• Avg (çíà÷åííÿ) - çíàõîäèòü ñåðåäíº àðèôìåòè÷íå íàáîðó çíà÷åíü;

••

• Date () - âèâîäèòü ïîòî÷íó äàòó;

••

• Max (çíà÷åííÿ) - çíàõîäèòü ìàêñèìàëüíå çíà÷åííÿ ³ç íàáîðó äàíèõ;

••

• Min (çíà÷åííÿ) - çíàõîäèòü ì³í³ìàëüíå çíà÷åííÿ ³ç íàáîðó äàíèõ;

••

• Sum (çíà÷åííÿ) - çíàõîäèòü ñóìó çíà÷åííÿ ³ç íàáîðó äàíèõ;

••

• Time () - âèâîäèòü ïîòî÷íèé ÷àñ.

Äëÿ ñòâîðåííÿ ôîðìóëè, çà ÿêîþ áóäå ïðîâîäèòèñü îá÷èñëåííÿ, ñïî÷àòêó ïîòð³áíî ïîñòàâèòè çíàê

= (äîð³âíþº), à òîä³ ââåñòè ôîðìóëó.

5.3. Ïåðåãëÿä òà äðóê çâ³ò³â

Íà áóäü-ÿê³é ñòàä³¿ ñòâîðåííÿ çâ³ò ìîæíà ïåðåãëÿíóòè, ÿê â³í áóäå âèãëÿäàòè ï³ñëÿ äðóêó íà ïàïåð³.

Äëÿ öüîãî ïîòð³áíî â ïóíêò³ ìåíþ File (Ôàéë) âèáðàòè êîìàíäó Print Preview (Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð)

àáî íàòèñíóòè ï³êòîãðàìó . Â áóäü-ÿêîìó âèïàäêó â³äêðèºòüñÿ â³êíî ïîïåðåäíüîãî ïåðåãëÿäó ñòâîðåíîãî

çâ³òó, ùî ñõîæå íà â³êíî ïîïåðåäíüîãî ïåðåãëÿäó äîêóìåíòó Word. Äëÿ ïåðåãëÿäó ÷àñòèíè çâ³òó, ùî íå

ïîì³ùàºòüñÿ íà åêðàí³, ìîæíà âèêîðèñòîâóâàòè ë³í³éêè ïðîêðóòêè àáî êëàâ³ø³ PageUp òà PageDn.

Äëÿ òîãî, ùîá íàäðóêóâàòè çâ³ò, ïîòð³áíî â³äì³òèòè éîãî ó â³êí³ áàçè äàíèõ ³ â ïóíêò³ ìåíþ File (Ôàéë)

âèáðàòè êîìàíäó Print (Ïå÷àòü). Ïðè öüîìó â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî, â ÿêîìó ìîæíà âñòàíîâèòè ä³àïàçîí

ñòîð³íîê çâ³òó äëÿ äðóêó, ê³ëüê³ñòü êîï³é ³ âèáðàòè òèï ïîòî÷íîãî ïðèíòåðó. Öå â³êíî ñõîæå íà â³êíî âñòàíîâëåííÿ

ïàðàìåòð³â äðóêó åëåêòðîííèõ òàáëèöü (ìàë. 8. 28.), àëå º éîãî äåùî ñêîðî÷åíèì âàð³àíòîì.

Ðîçäðóêóâàòè çâ³ò ìîæíà òàêîæ âèêëèêàâøè êîíòåêñòíå ìåíþ íà éîãî íàçâ³ ó â³êí³ áàçè äàíèõ ³

âèáðàâøè â íüîìó êîìàíäó Print (Ïå÷àòü). Ìîæíà òàêîæ â³äì³òèòè íàçâó çâ³òó ó â³êí³ áàçè äàíèõ ³ âèáðàòè

ï³êòîãðàìó â ï³êòîãðàô³÷íîìó ìåíþ. Àëå çâåðí³òü óâàãó, ùî ïðè öüîìó äðóê áóäå âèêîíóâàòèñü ç

ïàðàìåòðàìè, ÿê³ âñòàíîâëåí³ çà çàìîâ÷óâàííÿì.

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

673

Ðîçä³ë 6. Ñòîð³íêè äîñòóïó äî äàíèõ â Access. Ñòâîðåííÿ ìàêðîñ³â òà ìîäóë³â

Îäíèì ³ç çíà÷íèõ íîâîââåäåíü Microsoft Access 2000 º âêëþ÷åííÿ äî ñêëàäó ñòðóêòóðè ÁÄ ùå

îäíîãî ðîçä³ëó - ñòîð³íîê äîñòóïó äî äàíèõ. Öåé ðîçä³ë ïðåäñòàâÿº ñîáîþ ñïåö³àëüíèé òèï web-ñòîð³íîê,

ÿêèé ïðèçíà÷åíèé äëÿ ïåðåãëÿäó ³ ðîáîòè ÷åðåç Internet àáî Intranet ç äàíèìè, ùî çíàõîäÿòüñÿ â áàçàõ

äàíèõ Microsoft Access ÷è Microsoft SQL Server. Íåçâàæàþ÷è íà òå, ùî web-ñòîð³íêè º ÷àñòèíîþ ÁÄ, âîíè

çáåð³ãàþòüñÿ â îêðåìèõ ôàéëàõ â ôîðìàò³ HTML, à ó ôàéë³ áàçè äàíèõ çíàõîäÿòüñÿ ëèøå ïîñèëàííÿ íà íèõ.

Çâåðí³òü óâàãó íà òå, ùî ö³ ñòîð³íêè ìîæóòü ì³ñòèòè òàêîæ äàí³ ç ³íøèõ äæåðåë, íàïðèêëàä, ç Microsoft Excel.

Äëÿ ñòâîðåííÿ íîâî¿ ñòîð³íêè äîñòóïó äî ÁÄ íåîáõ³äíî ó ãîëîâíîìó â³êí³ ÁÄ (ìàë. 9.5) çàéòè â ðîçä³ë

Pages (Ñòðàíèöû) ³ âèáðàòè êîìàíäíó êíîïêó New (Ñîçäàòü). Â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî, â ÿêîìó ïîòð³áíî

âèáðàòè ñïîñ³á ñòâîðåííÿ ñòîð³íêè ³ ó âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó çíèçó íàçâó òàáëèö³ àáî çàïèòó íà îñíîâ³ ÿêîãî

âîíà ñòâîðþºòüñÿ. Ïðè öüîìó ìîæíà âèáðàòè îäèí ç íàñòóïíèõ ñïîñîá³â:

••

• Design View (Êîíñòðóêòîð) - ñòâîðåííÿ ñòðóêòóðè çâ³òó âðó÷íó, çà äîïîìîãîþ êîíñòðóêòîðà çâ³ò³â;

••

• Existing Web page (Ñóùåñòâóþùàÿ Web-ñòðàíèöà) - ñòâîðåííÿ íîâî¿ ñòîð³íêè äîñòóïó äî

äàíèõ ³ç âæå ³ñíóþ÷î¿ web-ñòîð³íêè;

••

• Page Wizard (Ìàñòåð ñòðàíèö) - ñòâîðåííÿ ñòîð³íîê äîñòóïó äî äàíèõ çà äîïîìîãîþ ï³äïðîãðàìè

ìàéñòðà;

••

• AutoPage: Columnar (Àâòîñòðàíèöà: â ñòîëáåö) - àâòîìàòè÷íå ñòâîðåííÿ ñòîð³íêè â êîëîíêó çà

òåìîþ çà çàìîâ÷óâàííÿì.

Íàéá³ëüø øâèäêèé ñïîñ³á ñòâîðåííÿ ñòîð³íêè äîñòóïó â Access - öå âèêîðèñòàííÿ ôóíêö³¿ àâòîñòîð³íêà.

Äëÿ öüîãî ó â³êí³ New Data Access Page (Íîâàÿ ñòðàíèöà äîñòóïà ê äàííûì) ïîòð³áíî âèáðàòè

AutoPage: Columnar (Àâòîñòðàíèöà: â ñòîëáåö) ³ íàòèñíóòè êíîïêó ÎÊ. Ïðè öüîìó àâòîìàòè÷íî ñòâîðþºòüñÿ

ñòîð³íêà ³ç ðîçì³ùåííÿì ïîë³â â êîëîíêó ³ç òåìîþ ôîíó ïðèéíÿòîþ çà çàìîâ÷óâàííÿì. ßêùî òåìà çà

çàìîâ÷óâàííÿì íå ïðèéíÿòà, òî âñòàíîâëþºòüñÿ òåìà Straight Edge (Ïðÿìàÿ ãðàíü). Ï³ñëÿ ïîÿâè çîáðàæåííÿ

â³êíà ñòâîðåíî¿ web-ñòîð³íêè ïîòð³áíî äàòè êîìàíäó äëÿ ¿¿ çáåðåæåííÿ íà äèñêó. Ïðè öüîìó çÿâëÿºòüñÿ

â³êíî, â ÿêîìó ñë³ä âêàçàòè íàçâó ñòâîðþâàíîãî HTML-ôàéëó ³ç âì³ñòîì ö³º¿ ñòîð³íêè.

Ùå îäíèì, äîñèòü øâèäêèì ñïîñîáîì ñòâîðåííÿ ñòîð³íîê äîñòóïó äî äàíèõ â Access º ¿¿ ³ìïîðòóâàííÿ

³ç âæå ³ñíóþ÷îãî ôàéëó HTML-äîêóìåíòó. Äëÿ öüîãî ó â³êí³ New Data Access Page (Íîâàÿ ñòðàíèöà

äîñòóïà ê äàííûì) ïîòð³áíî âèáðàòè Existing Web page (Ñóùåñòâóþùàÿ Web-ñòðàíèöà) ³ íàòèñíóòè

êíîïêó ÎÊ. Â³äêðèâàºòüñÿ ñòàíäàðòíå â³êíî Windows äëÿ â³äêðèòòÿ ôàéëó, â ÿêîìó ïîòð³áíî âèáðàòè íàçâó

HTML-ôàéëó ç³ çðàçêîâîþ web-ñòîð³íêîþ. Microsoft Access â³äêðèº öþ ñòîð³íêó â ðåæèì³ êîíñòðóêòîðà, äå

ìîæíà ¿¿ â³äðåäàãóâàòè ³ íàëàøòóâàòè äëÿ äàíî¿ ÁÄ.

Äëÿ ñòâîðåííÿ ñòîð³íêè äîñòóïó äî äàíèõ çà äîïîìîãîþ ìàéñòðà ïîòð³áíî ó â³êí³ New Data Access

Page (Íîâàÿ ñòðàíèöà äîñòóïà ê äàííûì) âèáðàòè Page Wizard (Ìàñòåð ñòðàíèö) ³ íàòèñíóòè êíîïêó

ÎÊ Ïðè öüîìó â íèæí³é ÷àñòèí³ â³êíà ó âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó ïîòð³áíî âèáðàòè íàçâó òàáëèö³ ÷è çàïèòó, äî

ÿêî¿ áóäå ñòâîðþâàòèñü ñòîð³íêà äîñòóïó. Íà ïåðøîìó åòàï³ ðîáîòè ìàéñòðà, ó â³êí³, ùî â³äêðèºòüñÿ ïîòð³áíî

âèáðàòè ïîëÿ, ÿê³ áóäóòü â³äîáðàæàòèñÿ íà ñòîð³íö³. Öåé ïðîöåñ àíàëîã³÷íèé äî âèáîðó ïîë³â ïðè ñòâîðåíí³

çâ³ò³â. Íà íàñòóïíîìó åòàï³ ìîæíà çì³íèòè ãðóïóâàííÿ ïîë³â. Íà òðåòüîìó åòàï³ ïîòð³áíî çàäàòè ïîðÿäîê

ñîðòóâàííÿ çàïèñ³â ó â³äïîâ³äíèõ ïîëÿõ, à íà îñòàííüîìó, âêàçàòè éîãî ³ìÿ òà âèáðàòè îäíó ³ç îïö³é:

••

• Open the page (Îòêðûòü ñòðàíèöó) - â³äêðèòè â³êíî äëÿ ïåðåãëÿäó ñòâîðåíî¿ ñòîð³íêè äîñòóïó äî

äàíèõ;

••

• Modify the pages setup (Èçìåíèòü ìàêåò ñòðàíèöû) - â³äêðèòè â³êíî êîíñòðóêòîðà ñòîð³íîê

äîñòóïó äî äàíèõ.

Còîð³íêè äîñòóïó äî äàíèõ â Access.

Ñòâîðåííÿ ìàêðîñ³â òà ìîäóë³â

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

×àñòèíà 9. Ñèñòåìà êåðóâàííÿ áàçàìè äàíèõ Access 2000

674

Ùîá ñòâîðèòè ñòîð³íêó â ðåæèì³ êîíñòðóêòîðà ïîòð³áíî ó â³êí³ New Data Access Page (Íîâàÿ

ñòðàíèöà äîñòóïà ê äàííûì) âèáðàòè ó âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó íàçâó òàáëèö³ (çàïèòó) ùî ïîâèííà

â³äîáðàæàòèñü íà ñòîð³íö³ òà ðåæèì Design View (Êîíñòðóêòîð).

Â³äêðèâàºòüñÿ â³êíî êîíñòðóêòîðà ñòîð³íîê (ìàë. 9.24) ÿêå ïîä³ëåíå íà ä³ëÿíêó äëÿ ââåäåííÿ çàãîëîâêà

ñòîð³íêè (ìàë. 9.24.à) òà ä³ëÿíêó äëÿ ðîçì³ùåííÿ

îáºêò³â (ìàë. 9.24.á).

Ïîëÿ òàáëèöü ³ çàïèò³â âñòàíîâëþþòü ÿê

³ â ³íøèõ ï³äïðîãðàìàõ êîíñòðóêòîð³â øëÿõîì

ïåðåòÿãóâàííÿ íàçâ ïîë³â ç â³êíà Field List

(Ñïèñîê ïîëåé) (ìàë. 9.24.â) â ä³ëÿíêó

êîíñòðóêòîðà ñòîð³íîê. (ìàë. 9.24.á). Ïðè ÷îìó

ñïèñîê ïîë³â â äàíîìó â³êí³ ðîçì³ùåíèé â

³ºðàðõ³÷íó ñòðóêòóðó ïîä³áíî äî äåðåâà ïàïîê.

Äëÿ âñòàíîâëåííÿ ïîëÿ òàáëèö³ (çàïèòó) ìîæíà

òàêîæ ñêîðèñòàòèñü ³íñòðóìåíòîì Text Box

(Ïîëå), ç ïàíåë³ ³íòðóìåíò³â (ìàë. 9.24.ã)

êîíñòðóêòîðà ïîë³â. Öþ ä³þ âèêîíóþòü

àíàëîã³÷íî äî âñòàíîâëåííÿ ïîëÿ ó êîíñòðóêòîð³

ôîðì (äèâ. ðîçä³ë 4.2).

Ïàíåëü ³íñòðóìåíò³â êîíñòðóêòîðà ôîðì ìàº ÿê çâè÷àéí³ ³íñòðóìåíòè ïðèéíÿò³ äëÿ êîíñòðóêòîð³â ôîðì

òà çâ³ò³â (äèâ. òàáëèöþ 9.5), òàê ³ îñîñáëèâ³, ùî îïèñàí³ â òàáëèö³ 9.6.

Òàáëèöÿ 9.6

Ñïåöèô³÷í³ ï³êòîãðàìè ³íñòðóìåíò³â äëÿ ðîçðîáêè ôîðì

Ï³êòîãðàìà Íàçâà Ïðèçíà÷åííÿ

Bound HTML (Ñâÿçàííûé HTML) äîáàâëÿº çâÿçàíèé åëåìåíò êåðóâàííÿ HTML. Êîðèñòóâà÷ ìîæå

çðîáèòè åëåìåíò HTML çà çàìîâ÷óâàííÿì çãðóïîâàíèì

åëåìåíòîì êåðóâàííÿ. à òàêîæ âèêîðèñòîâóâàòè éîãî äëÿ

â³äîáðàæåííÿ ðåçóëüòàò³â ðîçðàõóíê³â ³ âñ³õ äàíèõ íà ñòîð³íö³ ç

ãðóïóâàííÿì

Scrolling Text (Áåãóùàÿ ñòðîêà) ñòâîðþº òåêñòîâå ïîâ³äîìëåííÿ, â ÿêîìó òåêñò ïåðåì³ùóºòüñÿ â

ïåâíîìó íàïðÿìêó (á³æó÷èé ðÿäîê), ùîá ïðèâåðíóòè óâàãó

êîðèñòóâà÷³â. Ïðè öüîìó ìîæíà âèêîðèñòîâóâàòè ÿê çâè÷àéí³

òåêñòîâ³ ïîâ³äîìëåííÿ, òàê ³ âì³ñò ïåâíîãî ïîëÿ

Expand (Ñïèñîê) ñòâîðþº ñïèñîê ç ³ºðàðõ³÷íèìè åëåìåíòàìè ðîçãîðòàííÿ (ïîä³áíî

äî äåðåâà ïàïîê)

Record Navigation ñòâîðþº êíîïêè äëÿ ïåðåì³ùåííÿ ì³æ çàïèñàìè

(Êíîïêè ïåðåõîäà )

Office PivotTable ïîì³ùàº íà ñòîð³íêó çâåäåíó òàáëèöþ

(Ñâîäíàÿ òàáëèöà Office)

Office Chart (Äèàãðàììà Office) ïîì³ùàº íà ñòîð³íêó ä³àãðàìó

Ìàë. 9.24. Â³êíî êîíñòðóêòîðà ñòîð³íîê

Ïîñ³áíèê êîðèñòóâà÷à ÏÊ

675

Office SpreadSheet ïîì³ùàº åëåêòðîííó òàáëèöþ, ÿêà äîçâîëèòü ââîäèòè çíà÷åííÿ,

(Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà Office) äîäàâàòè ôîðìóëè, âèêîðèñòîâóâàòè ô³ëüòðè ³ ò.ä

Hyperlink (Ãèïåðññûëêà) ïîì³ùàº íà ñòîð³íö³ ã³ïåðïîñèëàííÿ íà ðåñóðñ Internet àáî íà

³íøó ñòîð³íêó äîñòóïó äî äàíèõ

Image Hyperlink (Ãèïåððèñóíîê) ïîì³ùàº íà ñòîð³íö³ ìàëþíîê çâÿçàíèé ç ã³ïåðïîñèëàííÿì. Ïðè

íàòèñêóâàí³ íà íüîìó ë³âî¿ êëàâ³ø³ ìèø³ â³äêðèâàºòüñÿ â³äïîâ³äíà

web-ñòîð³íêà, çâÿçàíà ç ìàëþíêîì

Movie (Ôèëüì) âñòàíîâëþº íà ñòîð³íö³ â³äåîô³ëüì

Ñòâîðåííÿ ìàêðîñ³â â Access

ßê ìè âæå ïîâ³äîìëÿëè â äåÿêèõ ïðîãðàìàõ Office âèêîðèñòîâóþòüñÿ ñïåö³àëüí³ ïðîãðàìí³

ìîäóë³,íàïèñàí³ ìîâîþ Visual Basic Application, ÿê³ äîçâîëÿþòü àâòîìàòèçóâàòè ðîáîòó ç äîêóìåíòîì. ¯õ

íàçèâàþòü ìàêðîñàìè (Mocro). Â Access ï³ä ìàêðîñîì ðîçóì³þòü íàá³ð ìàêðîêîìàíä, ùî âèêîíóþòü òàê³

îïåðàö³¿ ÿê â³äêðèòòÿ ôîðì, äðóê çâ³ò³â ³ ³íø³ ä³¿, ùî àâòîìàòèçóþòü ðîçâÿçàííÿ çàäà÷.

Ìàêðîñè â Access º ÷àñòèíîþ ôàéëà ÁÄ ³ ¿õ ñïèñîê çíàõîäèòüñÿ â ðîçä³ë³ Macros (Ìàêðîñû)

ãîëîâíîãî â³êíà áàçè äàíèõ. Äëÿ ñòâîðåííÿ íîâîãî ìàêðîñà ïîòð³áíî âèáðàòè êîìàíäíà êíîïêó New

(Ñîçäàòü). Ïðè öüîìó â³äêðèºòüñÿ â³êíî (ìàë. 9.25), ùî ñêëàäàºòüñÿ ç äâîõ êîëîíîê: Action (Ìàêðîêîìàíäà)

- ââîäèòüñÿ íàçâà ìàêðîêîìàíäè òà Description

(Îïèñàíèå) - êîìåíòàð äî íå¿. Íàçâè ìàêðîêîìàíä

ìîæíà ââîäèòè ç êëàâ³àòóðè àáî âèâáèðàòè ó

âèïàäàþ÷îìó ñïèñêó. Ï³ñëÿ ââåäåííÿ ìàêðîêîìàíäè â

íèæí³é ÷àñòèí³ â³êíà àêòèâóºòüñÿ ðîçä³ë, â ÿêîìó ïîòð³áíî

âêàçàòè ¿¿ àðãóìåíòè. Àðãóìåíòè äàþòü äîäàòêîâó

³íôîðìàö³þ ïðî ¿¿ âèêîíàííÿ, íààïðèêëàä, ÿêèé îáºêò

àáî äàí³ áóäóòü âèêîðèñòîâóâàòèñü. Ïðè çàäàíí³

àðãóìåíò³â áàæàíî äîòðèìóâàòèñü òàêèõ ïðèíöèï³â:

••

• çíà÷åííÿ àðãóìåíòà ìîæíà ââåñòè ç êëàâ³àòóðè

àáî âèáðàòè ³ç âèïàäàþ÷îãî ñïèñêó;

••

• àðãóìåíòè áàæàíî âêàçóâàòè â òîìó ïîðÿäêó, â

ÿêîìó âîíè çàïèñàí³, îñê³ëüêè çíà÷åííÿ

íàñòóïíîãî àðãóìåíòó ìîæå çàëåæàòè â³ä

ïîïåðåäíüîãî;

••

• ÿêùî ìàêðîêîìàíäà çàäàºòüñÿ øëÿõîì

ïåðåòÿãóâàííÿ îáºêòà ³ç ³íøîãî â³êíà ÁÄ ó â³êíî

êîíñòðóêòîðà ìàêðîñ³â, òî íàéá³ëüø îïòèìàëüí³

àðãóìåíòè äëÿ íå¿ âñòàíîâëþþòüñÿ

àâòîìàòè÷íî;

••

• ÿêùî ìàêðîêîìàíäà ìàº àðãóìåíò, ùî âèêëèêàº ³ìÿ îáºêòà ÁÄ, çíà÷åííÿ öüîãî àðãóìåíòà òà

â³äïîâ³äíèé òèï îáºêòà ìîæíà çàäàòè àâòîìàòè÷íî, ïåðåòÿãíóâøè íàçâó îáºêòà ³ç ³íøîãî â³êíà ÁÄ

ó â³êíî êîíñòðóêòîðà â ïîëå àðãóìåíòà;

••

• äëÿ çàäàííÿ äåê³ëüêîõ àðãóìåíò³â ìàêðîêîìàíä âèêîðèñòîâóþòüñÿ âèðàçè, ùî ïî÷èíàþòüñÿ ³ç

ñèìâîëó = (äîð³âíþº).

Êîìàíäè ó ìàêðîñàõ âèêîíóþòüñÿ ïîñë³äîâíî îäíà çà îäíîþ. Â òîìó ïîðÿäêó, ÿê âîíè çàïèñàí³ â

êîëîíö³ Action (Ìàêðîêîìàíäà).

Ìàë. 9.25. Â³êíî êîíñòðóêòîðà ìàêðîñ³â

Ðîçä³ë 6. Ñòîð³íêè äîñòóïó äî äàíèõ â Access. Ñòâîðåííÿ ìàêðîñ³â òà ìîäóë³â