Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

карточки Картотеки 3 напрямую дублируются в Кабинете 4. Однако это не

означает, что создание кабинета в данном случае является бесполезным и

лишним. Карточки, попадая в кабинет, не остаются без движения. В

зависимости от того, на каком этапе исполнения находится документ в текущий

момент времени, его РК попадает в отдельный массив — так называемую папку

кабинета. Таким образом, поиск требуемой карточки еще более локализуется,

позволяя пользователю обращаться непосредственно к интересующей его

папке. С другой стороны, с точки зрения разграничения прав доступа к данным,

доступ к любой из папок кабинета для части пользователей может быть закрыт.

Всего таких папок в кабинете пять (рис. 17.4).

Папка поступивших документов

Попадая в кабинет из картотеки, РК документа ложится в папку

Поступившие. Таким образом, в папке накапливаются РК документов,

требующих от владельцев кабинета либо исполнения, либо вынесения

резолюции.

Обратившись к папке (открыв папку), пользователь, имеющий доступ к

кабинету, увидит список, каждая строка которого содержит основные

реквизиты документа, включая:

• регистрационный номер;

641

• фамилию сотрудника — владельца кабинета, если документ попал в

кабинет согласно резолюции, в которой данный сотрудник значится

исполнителем;

• фамилию автора резолюции, если документ попал в кабинет согласно

резолюции;

• плановую дату исполнения резолюции, если резолюция, согласно

которой документ направлен в кабинет, является контрольной.

Запись о документе, направленном владельцу кабинета, появляется в папке в момент ввода

резолюции и, таким образом, может рассматриваться как уведомление о скором получении

бумажного документа.

Факт получения владельцем кабинета бумажного документа, то есть

принятия его к исполнению, сопровождается «перекладыванием» РК документа

из папки Поступившие в папку На исполнении.

Папка документов, находящихся на исполнении

В папке На исполнении хранятся РК документов, принятых владельцами

кабинета к исполнению и находящихся в работе. При этом по отношению к

документу среди владельцев кабинета может быть выделено две группы:

• непосредственные исполнители документа, то есть те должностные

лица, фамилии которых указаны в вынесенной по документу резолюции в

качестве исполнителей документа;

•должностные лица, которые должны определить дальнейшую судьбу

документа: либо вынести по нему резолюцию, либо перенаправить документ

другому должностному лицу (если, например, документ попал к ним по

ошибке), либо списать документ в дело.

Если документ попал в кабинет по неконтрольной резолюции (фамилия

владельца кабинета указана в резолюции в качестве исполнителя документа), то

РК документа будет находиться в папке На исполнении до тех пор, пока

пользователь не сообщит системе о завершении работы с документом (об

исполнении документа). Выполнение этой процедуры сопровождается

оформлением отчета о проделанной работе, после чего РК документа удаляется

из папки и кабинета. Таким образом, РК исполненного документа можно будет

найти только в картотеке.

Если же документ попал в кабинет по контрольной резолюции (документ

поставлен на контроль исполнения), то факт завершения работы исполнителем

является необходимым, но не достаточным условием. РК документа покинет

папку (и кабинет) только после того, как в системе будет отражено снятие

документа с контроля автором резолюции, то есть после утверждения отчета

исполнителя.

Если документ направлен владельцу кабинета для принятия им какого-

либо решения, то таким решением может быть одно из следующих.

• Списание документа в дело в том случае, если документ не требует

исполнения (например, направлен для ознакомления). Выполнение этой

642

операции сопровождается внесением в РК документа номера дела согласно

номенклатуре дел, после чего РК удаляется из папки На исполнении и из

кабинета.

•Перенаправление документа другому должностному лицу в том случае,

если принятие решения по документу лежит вне компетенции данного

владельца кабинета. В результате выполнения этой операции РК документа

покидает папку На исполнении и кабинет, после чего ложится в папку

Поступившие кабинета, владельцем которого является другое должностное

лицо.

•Вынесение неконтрольной резолюции. В результате выполнения этой

операции, заключающейся во внесении в РК документа текста резолюции и

фамилий исполнителей, дубликаты РК ложатся в папку Поступившие тех

кабинетов, владельцами которых являются должностные лица — исполнители

документа. Поскольку документ с неконтрольной резолюцией не требует

контроля исполнения, то с вынесением резолюции работу владельца кабинета с

документом. можно считать завершенной. Поэтому, чтобы РК документа

покинула папку На исполнении, пользователю, имеющему доступ к кабинету,

достаточно сообщить системе о факте завершения работы с документом.

•Вынесение контрольной резолюции. В отличие от предыдущего случая,

наряду с пересылкой дубликатов РК в кабинеты исполнителей, РК ложится и в

папку На контроле. Тем самым в системе отражается факт, что на автора

резолюции возлагается дополнительная функция — контроль исполнения

документов с его резолюцией. Следствием этого является то, что РК

контрольного документа может покинуть папку На исполнении только после

того, как документ снят с контроля (то есть покинул папку На контроле).

•Вынесение проекта резолюции (контрольной или неконтрольной).

Вынесение проекта резолюции сопровождается дублированием РК документа в

папках У руководства и На рассмотрении. О назначении этих папок будет

рассказано ниже, а их взаимосвязь с папкой На исполнении заключается в том,

что пока РК документа находится в этих папках, документ не может быть

исполнен (не может быть удален из папки На исполнении).

Данный случай является достаточно редким и отражает порядок, при котором, напри мер,

секретарь-референт составляет текст проекта резолюции, а руководитель утверждает проект.

При этом и секретарь-референт, и руководитель должны быть владельцами одного и того же

кабинета.

Папка документов, находящихся на контроле

В папке На контроле хранятся РК документов, по которым владельцем

кабинета была вынесена контрольная резолюция, то есть резолюция, в которой

по сравнению с неконтрольной резолюцией помимо фамилий исполнителей

указывается срок исполнения документа.

Периодически открывая эту папку, пользователь может осуществлять

оперативный контроль исполнения резолюций, чему способствуют следующие

возможности системы: '

• строка списка хранящихся в папке РК документов, соответствующая

643

неисполненной в срок резолюции, окрашивается в красный цвет;

•в строке исполненной резолюции, то есть резолюции, по которой от всех

исполнителей, включая ответственного исполнителя, был получен отчет об

исполнении, появляется специальный маркер.

Если автор контрольной резолюции удовлетворен качеством работы

исполнителей, то исполненный документ снимается с контроля — в РК

документа вносится дата фактического исполнения документа. Выполнение

данной операции приводит к тому, что:

• РК документа удаляется из папки На контроле;

•дубликаты РК документа удаляются из папок На исполнении тех

кабинетов, владельцы которых являются исполнителями документа.

Папки документов, находящихся у руководства и на рассмотрении

Как уже отмечалось выше, данные папки задействуются в случае

вынесения по документу проекта резолюции. При этом устанавливается

следующий порядок утверждения резолюции.

1. Должностное лицо (например секретарь-референт) принимает к

исполнению документ (РК документа попадает в папку На исполнении) и

выносит но нему проект резолюции. В результате ввода в РК проекта

резолюции дубликаты РК одновременно оказываются в папках У руководства и

На рассмотрении.

2.Руководитель знакомится с текстом проекта резолюции, в случае

необходимости редактирует его и утверждает проект резолюции. Данные

действия руководителя отслеживаются в системе редактированием РК (текста

проекта резолюции) и удалением РК из папки На рассмотрении. Таким

образом, данная папка предназначена только для отслеживания работы

руководства.

3.Пользователь периодически открывает папку На рассмотрении, в

которой отображается список документов, находящихся на утверждении у

руководителя, — тем самым осуществляется оперативный контроль

исполнения документов на уровне руководства.

Как только руководитель утверждает проект резолюции, данный факт

отображается и в папке На рассмотрении — рядом с соответствующей строкой

списка РК появляется специальный маркер. Секретарь-референт для сведения

просматривает текст утвержденной резолюции и выполняет операцию

рассылки документа, в результате которой РК документа удаляется из папки На

рассмотрении и помещается в папки Поступившие тех кабинетов, владельцы

которых назначены исполнителями документа.

Если резолюция контрольная, то РК документа также помещается и в папку На конт роле кабинета,

владельцами которого являются секретарь-референт и руководитель. В дальнейшем контроль

исполнения осуществляется по вышеизложенным правилам.

Дополнительные замечания

На практике должностные лица, определенные в системе как владельцы

кабинета, не всегда являются пользователями системы и продолжают

644

традиционно работать только с бумажными документами. В этом случае все

вышеизложенные функции (внесение в РК текстов резолюций или отчетов

исполнителей, сообщение системе о фактах исполнения документа, снятие

документа с контроля и т. п.) осуществляет вместо них другой персонал. Этот

персонал отслеживает движение бумажных документов и имеет доступ к

кабинетам (папкам кабинетов), а также к соответствующим функциям системы.

Создание кабинетов является обязательным условием для

функционирования системы, так как автором резолюции может стать только

владелец кабинета (при заполнении РК фамилия автора резолюции выбирается

из списка владельцев кабинета). Количество создаваемых кабинетов зависит от

принятой на предприятии технологии делопроизводства.

Справочники системы

Все вышеизложенные правила, поддерживаемые системой и связанные с

передачей документа в определенные картотеки и перемещением документа

между кабинетами и папками, подразумевают, что в системе Дело должна

храниться модель организационной структуры предприятия. Эта модель

должна отражать следующие ключевые моменты:

• сколько подразделении существует на предприятии и какова их

структурная подчиненность;

• какие из подразделений имеют собственную картотеку;

• списочный состав должностных лиц каждого подразделения;

• какие кабинеты и при каких картотеках (подразделениях) созданы, а

также кто является владельцами созданных кабинетов;

• поскольку должностное лицо, как правило, не является пользователем

системы, должен существовать списочный состав пользователей системы;

• какими правами доступа обладает каждый пользователь системы (какие

картотеки, кабинеты, папки, грифы допуска доступны пользователю).

Все эти данные содержатся в справочниках системы — списках,

оформленных по определенным правилам. Настройка системы, осуществляемая

системным технологом, как раз и заключается во вводе данных в эти

справочники.

Наряду с системными справочниками существует еще целый ряд

справочников, в которых содержится информация, используемая при

заполнении реквизитов РК. В этих справочниках хранятся все допустимые

значения того или иного реквизита РК. Таким образом, заполнение реквизита

сводится к выбору одного из значений в соответствующем справочнике, что

исключает ошибки при вводе информации, а также ускоряет процесс ввода.

Так, например, при заполнении реквизита РК Исполнители документа действия

пользователя сведутся к выбору требуемой фамилии из списка фамилий всех

должностных лиц предприятия.

Существует возможность редактирования значений справочников.

Изменения организационной структуры предприятия или его штатного

расписания отслеживаются путем добавления, удаления, изменения элементов

справочника (например путем удаления фамилий уволившихся сотрудников).

645

Справочник может иметь как линейную, так и иерархическую структуру.

Линейный справочник представляет собой простой список, каждый элемент

которого является одним из возможных значений реквизита РК.

Иерархический справочник содержит списки нескольких уровней

иерархии. Например, при выборе фамилии исполнителя документа сначала

формируется список верхнего уровня, состоящий из наименований

подразделений предприятия. При выборе какого-либо подразделения

раскрывается список его отделов, а уже после выбора отдела открывается

список должностных лиц, сотрудников выбранного отдела.

Элементы иерархического справочника, которые могут быть

детализированы списком значений более низкой степени иерархии, называются

вершинами. Конечные элементы справочника, то есть элементы, которые

нельзя детализировать (например фамилии должностных лиц), называются

листьями.

Настройка системы в соответствии с правилами делопроизводства

К моменту внедрения системы Дело на предприятии уже могут

существовать устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам

можно отнести:

• порядок первичной регистрации документа;

• порядок формирования регистрационного номера документа;

• порядок отслеживания движения оригиналов документов между

исполнителями;

• порядок списания документов в дело в соответствии с номенклатурой

дел;

• порядок рассылки исходящих документов.

Решения, заложенные в системе Дело для реализации правил

делопроизводства, ориентированы на российские стандарты.

Первичная регистрация документов

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп,

каждая из которых регистрируется отдельно, то есть имеет отличные от других

групп правила формирования регистрационного номера и, как правило,

различный набор реквизитов. Система поддерживает три базовые группы:

• Входящие;

• Исходящие (внутренние);

• Письма и обращения граждан.

Группа Входящие предназначена для регистрации служебной

корреспонденции, поступающей в организацию. Группа Исходящие

(внутренние) предназначена для регистрации внутренних документов и

корреспонденции, исходящей из организации. Группа Письма и обращения

граждан служит для регистрации поступающих в организацию писем граждан.

Система допускает разбиение каждой из групп документов на

произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему

тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки.

646

Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на более мелкие

подгруппы и так далее. Например, группу Исходящие можно разбить на

подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу

Внутренние документы — на подгруппы Приказы, Распоряжения и Инструкции

и т. д.

Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота и

потребностями справочно-аналитической работы, а их состав и правила

формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике

Группы документов.

В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК

содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп

документов также определяется действующими российскими стандартами. При

этом возможности автоматизации привносят некоторую специфику в работу с

РК.

1.Реквизиты заполняются путем выбора значений из справочников

системы.

2.Практически все значения реквизитов РК являются ключами поиска

документа. С их помощью система позволяет формировать достаточно

сложные поисковые запросы, результатом выполнения которых является

подборка документов, удовлетворяющих заданным параметрам.

Другой задачей, возникающей на этапе первичной регистрации, является

определение должностного лица, которому должен быть передан документ для

принятия по нему конкретного решения (вынесение резолюции, списание в

дело, перенаправление в другую организацию и т. п.). В системе Дело

предусмотрены два основных сценария первичной регистрации.

Первый сценарий регистрации. Этот сценарий соответствует случаю,

когда в адрес предприятия ежедневно поступает большое количество

корреспонденции и в задачи первичной регистрации входит присвоение

документу регистрационного номера и передача документа в подразделение

или должностному лицу в соответствии с какими-либо формальными

правилами. Так, если на документе не проставлен адресат в явном виде

(например, «Директору»), то он может быть передан в какое-либо

подразделение в соответствии со своей тематической направленностью

(например, все дилерские договора передаются в отдел маркетинга). Обычно

такой порядок принят в больших организациях, имеющих экспедицию.

При реализации данного сценария системой Дело поддерживается режим

автоматической передачи документа в соответствии со значением,

установленным в момент первичной регистрации для реквизита РК Кому (кому

адресован документ). При этом:

• если значением реквизита является наименование подразделения, то

документ передается в кабинет, среди владельцев которого есть руководитель

этого подразделения;

• если задана фамилия должностного лица, то документ передается в

кабинет данного должностного лица;

• если значение не задано (например, сотрудник, осуществляющий

647

первичную регистрацию, не знает, кому передать документ), то документ

передается в подразделение и кабинет, заданные в системе в параметрах

регистрации.

После того как документ оказался в каком-либо кабинете, его дальнейшая

регистрация поручается более квалифицированному персоналу, в результате

чего документ либо перенаправляется в другое подразделение, либо начинается

его исполнение (по документу выносится резолюция и т. д.).

Чтобы системой поддерживался режим автоматической передачи документов, должно быть соблюдено следующее

формальное правило: пользователи, осуществляющие первичную регистрацию в какой-либо картотеке, не должны

иметь доступа к кабинетам данной картотеки.

Второй сценарий регистрации. Этот сценарий предусматривает модель

делопроизводства, в которой первичная регистрация документов производится

квалифицированными сотрудниками. В этом случае формирование основных

реквизитов

РК может сопровождаться одновременным принятием каких-либо

решений по документу. Например, документ может быть сразу списан в дело

или по нему может быть вынесен проект резолюции.

Если же принимается решение о передаче документа другому

должностному лицу (например, для вынесения по нему резолюции), то, в

отличие от предыдущего сценария, заполнение реквизита Кому не приводит к

автоматической передаче документа. Для того чтобы документ попал в другой

кабинет, требуется выполнить операцию пересылки документа, указав при этом

фамилию очередного должностного лица (или подразделения). Данный порядок

отражает достаточно распространенный случай, когда в качестве адресата в РК

документа проставляется одно должностное лицо, а фактическое решение по

документу принимается другим.

Формирование регистрационного номера документа

Как уже отмечалось, при регистрации документ должен быть отнесен к

одной из групп (подгрупп) документов. При этом регистрационный номер

документа формируется системой автоматически в соответствии с правилами,

заданными при настройке системы.

Данные правила предусматривают возможность формирования номера из

следующих составных элементов:

• индекс группы документов — произвольное сочетание символов,

позволяющее определить, к какой группе относится документ (например,

индекс Пр для группы Приказы);

• порядковый номер документа внутри данной группы, формируемый

системой автоматически;

• индекс дела по номенклатуре — в момент регистрации в номер

документа может быть добавлен индекс дела (согласно номенклатуре дел), в

которое документ должен быть списан по исполнении (как правило,

применяется для исходящих документов);

• индекс должностного лица, подписавшего исходящий или внутренний

648

документ (значение индекса может быть задано при формировании

справочника Подразделения);

• индекс подразделения исполнителя — в момент назначения

исполнителя исходящего или внутреннего документа в регистрационный номер

документа может быть добавлен данный индекс (задается при формировании

справочника Подразделения);

• разделители между отдельными элементами номера.

Кроме того, может быть установлен признак, позволяющий присваивать

документу порядковый номер вручную (не автоматически).

Таким образом, поддерживаемые системой правила позволяют

настроиться на любую из принятых в российском делопроизводстве систем

формирования регистрационных номеров документов.

Отслеживание движения оригиналов документов

Данная возможность системы Дело ориентирована на такую технологию

делопроизводства, при которой должностные лица продолжают работать с

бумажными документами. В этом случае правила делопроизводства

предписывают ведение журнала передачи документов, в котором отмечаются

все перемещения оригинала и нумерованных копий документа от одного

должностного лица к другому. Такой порядок призван повысить

исполнительскую дисциплину и снизить вероятность утраты документа.

Система Дело поддерживает автоматизированное ведение такого журнала

по каждому из документов, зарегистрированных в системе.

Списание документов в дело

Исполненные документы списываются в дела в соответствии с

номенклатурой дел. По установленным стандартам номенклатура дел

отображает структуру хранения исполненных документов. При этом

наименования разделов номенклатуры должны совпадать с наименованиями

структурных подразделений. Далее внутри каждого раздела определяются

заголовки дел, отражающие основное содержание документа, и вводится

индексация дел (индекс состоит из цифрового обозначения подразделения и

порядкового номера заголовка дела). Таким образом, по индексу (номеру) дела

можно судить, в каком подразделении был списан документ и к какой

разновидности документов он относится.

Система Дело реализует вышеизложенный порядок составления

номенклатуры дел в ходе настройки справочника Номенклатуры. Сама же

процедура списания документа в дело сводится к внесению отметки о списании

в журнал передачи документов, что сопровождается выбором значения индекса

(номера) дела из справочника Номенклатуры.

Рассылка документов

Документы, подлежащие отправке внешним адресатам, оформляются в

системе в виде списков, которые могут быть объединены в реестры рассылки.

Система поддерживает три стандартные выходные печатные формы реестров:

реестр почтовой рассылки, реестр фельдсвязи и реестр рассылки телеграмм, —

649

а также обеспечивает формирование отдельных расписок и печать надписей на

конвертах. В момент отправки документа в его РК вносится признак отправки

(проставляется дата отправки).

Признак отправки документа входит в параметры поиска документов, что

дает возможность контролировать процесс рассылки (например, может быть

сформирован запрос на поиск документов, подлежащих отправке, но еще не

отправленных).

17.6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТУПА К ФУНКЦИЯМ СИСТЕМЫ

При работе с системой Дело различным категориям пользователей

необходим доступ к определенному набору функций системы. Например,

работа системного технолога сводится к настройке системы, что обусловливает

необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в

системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей

может определяться должностными инструкциями и ограничиваться, например,

только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов

руководству.

В связи с этим система Дело имеет модульную структуру, а каждый из

модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный

технологический этап работы с документами.

Каждый модуль оформлен как отдельное приложение системы Windows и

представляет собой подсистему. Система Дело состоит из следующих

подсистем:

• подсистемы САДД;

• подсистемы Отчетные формы;

• подсистемы Справочники;

• подсистемы Пользователи.

Доступ пользователя к какой-либо из подсистем может быть закрыт в процессе наст ройки системы.

Например, пользователь, не являющийся системным технологом, не может иметь доступ к подсистемам

Справочники и Пользователи.

Подсистема САДД

Подсистема САДД (Система Автоматизации Делопроизводства и

Документооборота) реализует основные функциональные возможности

системы Дело. Подсистема поддерживает следующие технологические этапы

обработки документов:

• регистрацию документов;

• исполнение документов;

• поиск документов в картотеках;

• рассылку исходящих документов.

Обработка документов на каждом из этих этапов обеспечивается

выполнением набора команд, которые, в свою очередь, объединяются в модуль

подсистемы — функцию. Так, запуск подсистемы САДД открывает доступ к

650