Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов
Подождите немного. Документ загружается.
17.В раскрывающемся списке Содержимое папки выберите вид папки,
присваивая ей соответствующее имя в поле Имя папки.
18.Подобным образом создайте полный набор папок всех типов.
Заполните таблицу именами созданных вами папок.
Имя файла личных папок (по своей фамилии).
Название папки с элементом типа Встреча.
Название папки с элементом типа Дневник.
Название папки с элементом типа Задача.
Название папки с элементом типа Заметки.
Название папки с элементом типа Контакт.
Название папки с элементом типа Почта.
19.Выйдите из программы Outlook и откройте любой файловый
менеджер, например Проводник Windows.
20. Перейдите в папку C:\Windo-jvs\Local Settings\Application Data\
Microsoft\Outlook и выберите файл с расширением .pst с именем,
соответствующим своей фамилии, — это файл созданных вами личных папок.
21.По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок
Outlook в назначенную преподавателем папку для проверки.
Мы изучили основные элементы интерфейса Outlook, научились пользоваться пане лями
инструментов и меню программы. Мы создали личные папки и сформировали их в соответствии
с индивидуальными потребностями. Мы научились запускать программы и открывать документы
непосредственно из программы Outlook.
Упражнение 16.2. Приемы работы с папкой Контакты
30 мин
1.Запустите программу Outlook (Пуск > Программы > Microsoft Outlook).
2. На панели ярлыков щелкните на ярлыке Контакты.
3.Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму
Контакт.
4. Заполните три формы на сотрудников: на Иванова (руководитель
предприятия), Петрова и Сидорова.
5.После этого в рабочем поля папки Контакты должны присутствовать
три адресные карточки: Иванова, Петрова и Сидорова. Установите курсор на
границу столбца в рабочем поле и протягиванием сдвиньте ее так, чтобы
поместились все данные, отображаемые на карточках.
6.Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта
Иванов и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Новая встреча с
контактом.
7. В открывшейся форме Встреча заполните поля согласно указанию
преподавателя. Даты и время поставьте так, чтобы они приходились на
будущий период. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.
8.Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта
Петров и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать задачу для
контакта. Заполните форму Задача согласно указанию преподавателя.
621
Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.
9. Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта
Сидоров и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать
сообщение контакту. Заполните форму Сообщение по указанию преподавателя.
Щелкните на кнопке Отправить.
10. Выберите адресную карточку контакта Иванов. Щелкните правой
кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Петров и в открывшемся
контекстном меню выберите пункт Переслать. Заполните форму Сообщение.
Даты и время поставьте по указанию преподавателя. Щелкните на кнопке
Отправить. Тем самым мы отправили адресную карточку Иванова своему
сотруднику Петрову — он получил первичные данные.
11. Перейдите в папку C:\Windows\Local Settings\Application Data\
Microsoft\Outlook и выберите файл с расширением .pst с именем,
соответствующим своей фамилии, — это файл созданных вами личных папок.
12.По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок
Outlook в назначенную папку для проверки.
Мы научились правильно заполнять форму Контакты, пересылать данные контакта другим лицам,
создавать задачи для контакта и отправлять сообщения электронной почты.
Упражнение 16.3. Приемы работы с папками
Задачи и Календарь
30 мин
1.Запустите программу Outlook (Пуск > Программы > Microsoft Outlook).
2.На панели ярлыков щелкните на ярлыке Задачи.
3.В раскрывающемся списке Текущее представление выберите
представление По ответственным.
4.Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму
Задача.
5.Заполните форму Задача по указанию преподавателя.
6.Отправьте созданную задачу исполнителям Петрову и Сидорову
(Действия > Переслать).
7.Перейдите к папке Календарь щелчком на ярлыке Календарь.
8.В раскрывающемся списке Текущее представление выберите
представление Активные встречи. Двойным щелчком на пустом месте рабочего
поля откройте форму Собрание. Заполните форму согласно указанию
преподавателя.
9.Выберите в раскрывающемся списке Текущее представление строку
День/ неделя/месяц и перейдите к числу, на которое назначено собрание. В
рабочем поле календаря должна отображаться строка с сообщением о собрании.
10. Перейдите к папке Контакты, откройте адресную карточку контакта
Иванов, уточните дату его дня рождения.
11. Вернитесь к папке Календарь и выберите дату, соответствующую дню
рождения контакта Иванов. Сейчас мы должны создать повторяющееся
событие.
622
12. Щелкните в рабочем поле календаря правой кнопкой мыши и в
открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать повторяющееся
событие.
13. В открывшейся форме Повторение встречи установите время начала и
окончания встречи (то есть празднования дня рождения вашего клиента
Иванова), ее продолжительность. Установите переключатели: в группе
Повторять — ежегодно и каждого; в группе Пределы повторения — нет
конечной даты.
14. Самостоятельное задание: заполнить в папке Календарь все
оставшееся от собрания рабочее время мероприятиями по своему усмотрению.
15. Перейдите в папку C:\Windows\Local Settings\Application Data\
Microsoft\Outlook и выберите файл с расширением .pst с именем,
соответствующим своей фамилии, — это файл созданных вами личных папок.
16. По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок
Outlook в назначенную папку для проверки.
Мы научились работать с папками Задачи и Календарь, создавать разовые и повторя ющиеся
события, организовывать собрания. Мы научились правильно заполнять формы, оповещать
участников собраний, планировать свой рабочий день.
Упражнение 16.4. Приемы работы с папкой Дневник
1. Запустите программу Outlook (Пуск > Программы > Microsoft
Outlook).
2.На панели ярлыков щелкните на ярлыке Дневник.
3.В раскрывающемся списке Текущее представление выберите
представление По типу.
4.Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму
Запись дневника.
5.Заполните форму Запись дневника, указав тему Договор с фирмой Три
ключа. В поле Тип выберите строку Microsoft Word. Время поставьте по
указанию преподавателя.
6.Запустите текстовый процессор Microsoft Word, создайте пустой
документ и сохраните его под именем ДоговорТриКлюча^ос. Закройте
процессор и вернитесь в программу Outlook.
7.Перейдите к папке Календарь щелчком на ярлыке Календарь.
8.Перейдите к дате, назначенной для собрания по обсуждению договора с
фирмой «Три ключа». Выделите эту запись и методом перетаскивания
поместите на ярлык Дневник.
9.Перейдите к папке Задачи, выделите строку Разработка условий
договора с фирмой Три Ключа и также методом перетаскивания поместите ее
на ярлык Дневник.
10.Вернитесь к папке Дневник и проверьте, соответствуют ли записи
623
заданию преподавателя. В дневнике должно содержаться три типа записей:
Microsoft Word, Задача, Собрание. В каждом из разделов должны содержаться,
соответственно: ссылка на документ Договор с фирмой «Три Ключа», на задачу
Разработка условий договора с фирмой «Три ключа» и на собрание Обсуждение
условий договора.
11.Пользуясь навыками, полученными ранее, поместите в дневник запись
о праздновании дня рождения вашего клиента Иванова, присвоив ей тип
Разговор.
12.Пользуясь навыками, полученными ранее, поместите в дневник записи
о сообщениях, находящихся в папке Исходящие.
13.Заполните таблицу, что нашло отражение в вашем Дневнике
(представление по типу).
Тип записи Название записи
Microsoft Word
Задача
Запрос о собрании
Разговор
Собрание
Сообщение электронной почты
14.Перейдите в папку C:\Windows\Local Settings\Application Data\
Microsoft\Outlook и выберите файл с расширением .pst с именем,
соответствующим своей фамилии, — это файл созданных вами личных папок.
15.По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок
Outlook в назначенную папку для проверки.
Мы научились работать с папкой Дневник и организовывать ее взаимодействие с другими
элементами Outlook. Мы научились записывать в дневник разовые и повторяющиеся события.
Мы научились автоматически фиксировать в дневнике работу над документами в
приложениях Microsoft Office.
624
ГЛАВА 17 СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
17.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ТРАДИЦИОННОГО
ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Документирование
Деятельность любого предприятия регулируется действующим
законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями
заключаемых договоров, установленными правилами ведения операций,
например торговых. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов —
фиксированных на бумаге текстов законов, постановлений, приказов,
договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого
предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех
их исполнения определяет благополучие предприятия.
В свою очередь успех исполнения документа во многом зависит от того,
насколько ясно в нем изложена информация, включая ее содержание,
оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким
шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей
не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто
не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил
подготовки, составления, оформления и изготовления документации — или,
говоря иначе, правил документирования.
625
Документооборот
Документ не только должен быть исполнен, но исполнен своевременно.
То есть, должна быть достигнута такая организация работ, при которой
документ незамедлительно передается между исполнителями, а для них
существуют стимулы к исполнению документа в заданный срок. В России на
протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается
контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который
собственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может
абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую
затрагивает исполнение документа.
Такой контроль формален. Он может преследовать только одну цель:
отследить момент нарушения сроков исполнения документов. Это достигается
путем заведения на каждый документ регистрационной карточки —
своеобразного паспорта документа, в котором фиксируются его основные
данные (реквизиты), включая фамилии исполнителей и сроки исполнения.
Регистрационные карточки группируются в картотеки, и работа контролера
сводится к периодическому просмотру карточек в картотеке, напоминанию
исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о срывах
сроков и т. д. Помимо этого система регистрации документов позволяет
фиксировать последовательность передач документа одним исполнителем
другому в течение всего жизненного цикла документа — от издания и
регистрации до сдачи в архив, что позволяет снизить вероятность утери
документа. По-видимому, последнее свойство дало название всей системе
правил организации исполнения документа — документообороту.
Делопроизводство
В свою очередь документооборот и документирование и составляют
понятие делопроизводства. Система делопроизводства предполагает, как уже
отмечалось, наличие определенных норм.
В России — еще с прошлого века — сложилась определенная методика
организации работы с документами, закрепленная ныне в ГОСТ 6.38-90
«Унифицированные системы документации» и других нормативных
документах, в традициях и практике отечественных учреждений. В
соответствии с отечественными нормативными требованиями документооборот
организации охватывает движение документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело.
Основными этапами обработки документов в организации являются: прием,
регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная
работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация,
формирование дел, составление описей, передача в архив и т. д. Для
обеспечения единого порядка обработки документов в организациях
предусматривается создание (наряду с делопроизводственным персоналом
подразделений) централизованных делопроизводственных служб (управление
делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.).
626
Государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ) содержит совокупность требований к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в органах
государственного управления, а также на предприятиях, в учреждениях, в
общественных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях
по делопроизводству ведомств и предприятий.
При этом необходимо отметить, что подходы к организации
делопроизводства в России и на Западе в корне различаются.
Российское делопроизводство
В России предполагается централизация обработки документов с целью
осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. То есть,
документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть
до руководства организации, и при этом формируется соответствующее
управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям
— до конкретных исполнителей, все более детализируясь.
При традиционном бумажном документообороте исполнение документа,
включая вынесение по нему резолюции, связано с передачей оригинала
документа или его копии одним должностным лицом другому. При этом любое
перемещение документа или действие над документом фиксируется
соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками
(делопроизводителями) путем внесения соответствующих записей в
регистрационную карточку документа или регистрационный журнал. С
момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в
картотеку и остается там до передачи документа в архив.
Когда возникает необходимость в получении справки о состоянии дел,
следует обращение к картотеке, «поднимаются» соответствующие карточки
документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о
степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения
документов) или о месте его нахождения.
627
Из приведенного примера (рис. 17.1) видно, что при исполнении
документа возникает два информационных потока. Первый поток связан с
движением самого
документа:
•документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;
• из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по
нему резолюции;
• после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его
копии рассылаются исполнителям;
• исполненный документ списывается в дело.
Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку
документа:
• в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты:
регистрационный номер, присвоенный документу, информация о
корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа,
другие данные общего характера (например, состав документа, примечания и т.
п.);
• факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в
регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста
резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа,
назначенного автором резолюции;
• по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются
628
тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;
•списание документа в дело сопровождается добавлением в
регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут
храниться оригинал и копии исполненного документа.
Наличие двух информационных потоков является уникальной
особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся
порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие —
контролируют ход исполнения документов по формальным признакам.
Зарубежное делопроизводство
Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей
степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что
должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в
организации, имеют все необходимые полномочия для работы с
соответствующими документами. Например, в отличие от приведенной выше
схемы, документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку
будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет
зависеть только от добросовестности сотрудника. Естественно, подобная
децентрализация работы с документами существенно упрощает организацию
документооборота.
Приходится признать, что российская модель делопроизводства
порождает ряд проблем, главная из которых — противоречие между
централизованным контролем работы с документами и, по сути,
децентрализованным процессом собственно исполнения документов. В
результате практически невозможно централизованно отследить движение
документов в реальном масштабе времени без применения средств
автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение
регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на
оперативное централизованное сведение соответствующей информации в
единые реестры предприятия.
Отсутствие автоматизированной технологии управления
документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в
произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими
документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того
или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
17.2. СОВРЕМЕННЫЕ ПОДХОДЫ К АВТОМАТИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Автоматизация документооборота
Первоначально внедрение компьютеров в делопроизводство касалось,
прежде всего, документирования — создания с помощью специальных
прикладных программ (текстовых редакторов и процессоров) электронных
версий документов, которые в любой момент времени могли быть распечатаны
629
на принтере (см. гл. 11,12). Разработчики таких программ быстро уловили
конъюнктуру и стали снабжать их специальными средствами, облегчающими
создание документа. Так появилась возможность ведения своих библиотек
шаблонов — заготовок документа, в определенные места которых надо было
вносить соответствующие данные. Поскольку многие документы оформляются
в виде таблиц, были разработаны специальные табличные процессоры (см. гл.
13), позволяющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить
подсчет цифровых данных таблицы (например автоматически сформировать
значение последней строки таблицы Итого). Создание подобного рода
специальных программ привело к возникновению отдельного класса
информационных технологий работы с документами — технологий обработки
электронных версий документов (documentprocessing). При этом обмен
документами может осуществляться не только путем распечатки и передачи
бумажного документа, но и путем передачи электронной версии на гибком
магнитном носителе.
Как только развитие вычислительной техники привело к появлению
локальных и глобальных вычислительных сетей, появилась возможность
сетевого обмена данными. На их базе были созданы специальные службы,
например такие, как электронная почта. Создание компьютерных сетей и служб
обмена данными совершили революционный переворот в автоматизации
делопроизводства. Появилась возможность использовать сеть для перемещения
документов и централизованного слежения за ходом делопроизводственного
процесса.
Правда, вместе с решениями появились и проблемы. Первой и, к
сожалению, до сих пор окончательно не решенной в России и многих
зарубежных странах стала проблема правового режима электронной копии
документа. Техническое решение этой проблемы существует — любые данные,
представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены
электронной цифровой подписью — специальным кодом, который не дает
усомниться в авторстве и правильности передачи документа (см. гл. 8). Данный
подход позволил говорить о возможности безбумажной технологии ведения
делопроизводства.
Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав
доступа к тем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается
с помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и
паролей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил
доступа к данным, а правильный ввод пароля служит признаком того, что к
работе приступил пользователь, владеющий соответствующими правами.
Создание технологической базы для развития систем автоматизации
делопроизводства не могло не привести к разработке ряда оригинальных
информационных технологий работы с документами. При этом природа данных
технологий определяется необходимостью обеспечения пользователя
привычными атрибутами традиционного делопроизводства.
Так, привычный порядок вещей, когда документы распределяются по
папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение
630