Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов
Подождите немного. Документ загружается.
руководителях и ответственных лицах). Далее следует создать задачу и
определить этапы ее выполнения. Если необходимо, следует распределить
работу среди подчиненных и назначить им поручения.
На все перечисленные действия необходимо определенное время. При
этом задей-ствуются многие элементы Outlook. Конечно, никто не в состоянии
выполнить такую организационную работу «с листа», за время телефонного
разговора. Очевидно, самым простым решением в данной ситуации является
использование средства Заметки. Достаточно щелкнуть на соответствующей
кнопке на панели ярлыков и в появившемся окне двойным щелчком открыть
новую заметку, куда внести прямо во время разговора важнейшие исходные
данные: название фирмы клиента, фамилию ответственного лица, контактный
телефон, адрес электронной почты, характер соглашения, сроки исполнения.
Для этого достаточно пары минут телефонного разговора.
Точно так же заметки пригодятся при желании срочно записать
внезапную идею, которую пока нет времени развивать по причине
загруженности другой работой.
Рассмотрим еще один пример. Звонит клиент и сообщает об изменении
номера своего телефона. Предположим, в адресной книге содержатся сотни и
тысячи записей. Удобно ли просить клиента подождать, пока адресная книга
будет открыта, а записи отсортированы? Проще мгновенно сделать запись в
заметке: Фирма «Триумф». Тел. 2222322, а позже, не заставляя человека ждать,
внести изменения в адресную книгу. Из таких мелочей складывается стиль
общения с клиентами, который во многом определяет лицо фирмы.
При отображении заметок в окне показываются несколько первых строк
записи. Для чтения всей записи достаточно щелкнуть на отображаемых
строках. Удаляют заметку либо щелчком на кнопке Удалить, либо выбором
пункта Удалить в контекстном меню, открываемом щелчком правой кнопкой
мыши на заметке.
Все заметки сохраняются автоматически, но они не являются отдельными
файлами — это записи одной цельной базы данных. Поэтому при операции
удаления следует проявлять особую внимательность — запроса на
подтверждение операции не будет! Удаленная заметка сохраняется до конца
текущего сеанса работы с Outlook в папке Удаленные, но после окончания
работы восстановить ее никакими силами нельзя — не помогут и самые
мощные программы типа Norton Utilities.
Работа с сообщениями электронной почты
Как уже упоминалось, многие предпочитают использовать Outlook лишь
как клиента электронной почты. И хотя обработка сообщений не является
единственной функцией программы, со всеми задачами электронной
коммуникации Outlook справляется успешно.
Для работы с электронной почтой на автономном компьютере
необходимо иметь настроенное соединение с сервис-провайдером (то есть
действующую учетную запись в папке Удаленный доступ к сети), знать адрес
сервера входящей (РОРЗ) и исходящей (SMTP) электронной почты, иметь
611
регистрационное имя и пароль. Если компьютер подключен к локальной сети,
соответствующую учетную запись и задействованные службы обработки
почтовых сообщений определяет администратор сети. Так как вопросы
настройки учетной записи выходят за рамки темы, советуем обратиться к главе
8.
Программа Outlook может быть настроена на автоматическое
подключение к серверу входящей электронной почты при запуске, а также на
проверку поступивших сообщений по команде пользователя или через
заданные интервалы времени. При этом происходит обращение к почтовому
серверу, и поступившие сообщения автоматически переносятся в папку
Входящие на панели ярлыков Outlook.
Соответственно, все отправляемые сообщения автоматически
переносятся из папки Исходящие в папку Отправленные. Напомним, что
физически никаких перемещений файлов не происходит — все операции
ведутся с полями записей базы данных Outlook.
В полном соответствии с протоколом электронной почты могут быть
отправлены и приняты практически любые данные: как собственно почтовые
сообщения, так и присоединенные к ним файлы. Однако многие сервис-
провайдеры вводят ограничения на максимальный объем почтового ящика
клиента, и потому пересылка файлов очень больших размеров может быть
невозможна.
Приемы работы с сообщениями электронной почты в программе Outlook
практически не отличаются от таковых в программе Outlook Express,
рассмотренной в главе 8. Даже интерфейс обоих приложений почти одинаков.
Вместе с тем, Outlook обладает некоторыми дополнительными возможностями,
недоступными в Outlook Express.
Например, программа Outlook позволяет отправить сообщение с
требованием автоматической высылки квитанции о его получении адресатом. В
этом случае подтверждение автоматически генерируется почтовым сервером
получателя, как только он скопировал или открыл сообщение. Почтовый
клиент Outlook Express такой функцией не обладает. Есть и другие
незначительные отличия в функциях и интерфейсе этих почтовых клиентов.
Синхронизация данных и удаленный доступ
Поясним, что в Outlook предусмотрено несколько видов папок:
• автономные папки (находятся на
жестком диске компьютера, работающего
автономно или подключенного к локальной
сети);
• общие папки (находятся на сервере
локальной сети);
• служебные папки (находятся на сервере
локальной сети);
• сетевые папки (содержат данные,
предназначенные для открытой публикации в
612
Интернете);
•личные папки.
Все виды папок представлены ярлыками на панели ярлыков Outlook.
С автономными папками мы ежедневно имеем дело, когда работаем на
компьютере.
Доступ к общим папкам организуется администратором сети в
соответствии с установленными правилами разграничения доступа. К примеру,
подразделению предприятия может быть выделена общая папка для приема
входящих сообщений электронной почты.
Служебные папки, как правило, организуют на сервере для размещения
информации, относящейся ко всем сотрудникам. Например, так может быть
реализована единая адресная книга, содержащая регистрационные данные обо
всех клиентах фирмы.
Сетевые папки доступны для всех участников рабочей группы, которые
«подписаны» на доступ к ним.
Личные папки отличаются от автономных тем, что, как правило,
создаются либо на мобильном компьютере, либо временно на удаленном
компьютере для работы с электронной почтой через сервер Microsoft Exchange.
Предположим, у пользователя, находящегося в дальней командировке,
возникает необходимость поработать со своей электронной почтой, но
мобильного компьютера для связи с Интернетом нет. Тогда он может
обратиться в Интернет-кафе или в партнерскую организацию, где имеется
подключение к Интернету. При наличии программы Outlook можно создать
стандартные личные папки, подключиться к серверу своей локальной сети
(необходимые учетные записи должны быть предоставлены администратором)
и дать команду синхронизации папок. Через какое-то время у него на
компьютере будет точная копия содержимого автономных папок, в том числе и
всех полученных сообщений электронной почты в папке Входящие. Отправить
сообщение можно, поместив его в папку Исходящие и вновь дав команду
Синхронизировать.
Личные папки хранятся в отдельном файле с расширением .pst. Поэтому с
ними можно проделывать те же операции, что и с обычными файлами. По
окончании работы на чужом компьютере можно перенести файл с расширением
.pst на гибкий диск.
Особенность децентрализованных систем делопроизводства
Организуя работу в локальной сети, руководитель подразделения может
постоянно отслеживать ее ход и быть уверенным в том, что ситуация находится
под контролем. Ориентация предприятий на электронный документооборот при
децентрализованной системе принятия решений приводит к тому, что большие
проекты порождают множество документов, с которыми одновременно
работает большое число людей. В этом случае без помощи такой программы,
как Outlook, практически невозможно всегда знать реальное состояние дел по
каждому документу. Используя программу Outlook, руководитель предприятия
может полноценно организовать работу и контролировать ее этапы. Особенно
613
ярко эффективность Outlook проявляется при работе в локальной сети под
управлением операционных систем Windows NT или Windows 2000 с
использованием сервера Microsoft Exchange Server.
Руководитель назначает исполнителей отдельных частей проекта,
координаторов рабочих групп, определяет их права. Затем он создает общие
для рабочих групп и для всего проекта папки, которые относятся к отдельным
документам или даже их частям, наборам данных.
Во время совместной работы над документами отдельным исполнителям
достаточно регулярно (с заданной периодичностью) проводить синхронизацию
своих автономных папок с общими, чтобы иметь всегда самую последнюю
версию документа. Руководитель может с помощью таких средств, как Дневник
и Задачи, не только контролировать отдельные этапы работ, но и знать, когда и
сколько времени работал конкретный сотрудник над данным документом.
Удаленный доступ к данным позволяет сотрудникам синхронизировать
свою работу, находясь в командировке или дома. Такая возможность является
основой построения работы в организациях, использующих надомный труд
сотрудников в так называемых «домашних офисах» типа SOHO (Small Office —
Home Office). Как показывает практика, за счет экономии средств на аренду
помещений, транспортные расходы, приобретение оборудования, удается
добиться заметного повышения эффективности.
Групповая работа
Использование возможностей Microsoft Exchange Server позволяет
организовать продуктивную коллективную работу над проектами. Для
управления групповой работой предусмотрены следующие функции сервера.
• Отправка, отзыв, замена сообщения.
•Электронное голосование.
•Разграничение доступа к папкам и назначение представителей.
• Групповое планирование.
• Создание общих Web-страниц.
• Автоматическое управление электронной почтой.
Для отправки, отзыва, замены сообщений необходимо иметь
подключение к почтовому ящику на сервере Microsoft Exchange. В этом случае
его содержание автоматически синхронизируется с файлом автономных папок
на локальном компьютере при его подключении к сети.
Таким образом, все входящие сообщения автоматически
перенаправляются в папку Входящие на локальном компьютере.
Использование почтового ящика подразумевает некоторые дополнительные
возможности. Например, если корреспондент еще не прочитал вашего
сообщения (хотя оно уже и поступило в его папку Входящие), можно
попытаться отозвать или заменить его. В случае успешной операции придет
подтверждение с отчетом о результате. Точно так же можно затребовать
квитанцию о получении вашего сообщения адресатом.
Электронное голосование предполагает подготовку и отправку
сообщений, имеющих встроенные элементы управления форм (кнопки) для
614
выражения адресатом своего мнения. Средства Outlook позволяют
автоматически собирать и обрабатывать результаты голосования, после чего
формировать итоговый отчет.
Установкой параметров правил для обработки различных событий
регулируют некоторые функции элементов Outlook. Обработка входящих
сообщений в соответствии с назначенными правилами возможна как на сервере
Microsoft Exchange, так и в папке Входящие на автономном компьютере.
Не все правила могут быть выполнены на сервере, если локальный
компьютер временно отключен от сети. Невозможно, например, перемещение
копий сообщений между локальными и сетевыми папками. В этом случае
правила выполняются после подключения локального компьютера к локальной
сети.
Общие папки, созданные на сервере локальной сети, могут содержать
вложенные папки. Права доступа к каждой папке определяет администратором
сети. Если какая-либо локальная (частная) папка предоставляется для общего
доступа, то правила доступа к ней определяет ее владелец. При доступе к
сетевым и общим папкам возможны следующие роли пользователя.
•Владелец. • Ответственный редактор.
• Редактор. • Ответственный автор.
•Автор. • Читатель.
• Корреспондент. • Нет доступа.
Владелец может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и
файлы, создавать вложенные папки. Он имеет право устанавливать уровни прав
других пользователей для своей папки.
Ответственный редактор может создавать, читать, изменять и удалять
любые элементы и файлы, создавать вложенные папки.
Редактор может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и
файлы.
Ответственный автор может читать, создавать любые элементы и файлы,
создавать вложенные папки, но изменять и удалять имеет право только
созданные им элементы и файлы.
Автор может создавать и читать любые элементы и файлы, изменять и
удалять собственные элементы и файлы.
Читатель может только читать элементы и файлы.
Корреспондент может создавать элементы и файлы, при этом остальное
содержимое папки ему не раскрывается.
При отсутствии прав доступа открыть папку нельзя.
Существуют также настраиваемые папки, в которых лицо, определяемое
администратором сети или владельцем папки, может совершать разрешенные
ему действия. То есть, набор таких действий не совпадает с какой-либо
стандартной ролью, описанной выше, и устанавливается индивидуально либо
для пользователя, либо по отношению к папке в целом.
Общие Web-страницы, размещенные в общей папке, публикуются в
Интернете сервером Microsoft Exchange. Пользователи, имеющие
соответствующие права доступа к этим страницам, могут изменять их
615
содержимое, вести учет посещении, устанавливать правила обновления.
Представительство. В терминологии программы Microsoft Outlook
представителем называется пользователь, которому другим пользователем
передаются определенные права: на доступ к личным и общим папкам,
документам, элементам, в том числе право ответа на сообщения, приглашения
на собрания, голосование. Конкретный набор прав представителя определяет
владеющий ими пользователь. Обычно права представителя передают
секретарю-референту, совладельцу фирмы, помощнику по определенному
кругу вопросов (например, юридическому консультанту), то есть лицу, с
которым тесно сотрудничают.
Автоматическое управление электронной почтой. С помощью
Microsoft Exchange Server доступны некоторые дополнительные функции
автоматизации работы с электронной почтой. Так, например, существует режим
автоматической генерации ответов при отсутствии пользователя на рабочем
месте. Возможна переадресация сообщений по другому адресу, например во
время отпуска.
Групповое планирование. Смысл группового планирования заключается
в том, что любые задачи, например сетевые конференции, могут быть
автоматически (без участия людей) согласованы с другими участниками. Для
этого необходимо, чтобы все участники рабочей группы, подключенные к сети,
скрупулезно соблюдали правила электронного документооборота и управления
процессом работы, принятые в Microsoft Outlook. Прежде всего, это означает
необходимость аккуратно вести дневник, правильно назначать задачи и
учитывать реальные потребности в ресурсах.
В этом случае программа способна верно оценить занятость участников
мероприятия и автоматически определить лучшее время для его проведения.
Инициатору мероприятия достаточно подтвердить предложенный вариант, и
Outlook автоматически разошлет уведомления о мероприятии его участникам.
То же самое относится и к задачам, когда могут быть автоматически
сгенерированы поручения подчиненным с учетом их, загрузки другими делами.
Приемы работы с сетевыми папками
Сетевыми называют такие папки Outlook, данные в которых доступны
для определенной группы пользователей Интернета. В сетевые папки можно
помещать практически любые данные: элементы Outlook (например, папку
Контакты или Календарь), сообщения электронной почты, документы. При
использовании сервера Microsoft Exchange сетевыми можно назначать только
личные папки. Кроме того, , недоступны для публикации папки Входящие,
Исходящие, все папки Microsoft Exchange.
Пользователь, желающий получить доступ к сетевой папке, должен на
нее подписаться. Список подписчиков сетевой папки определяет ее владелец,
который устанавливает и права доступа для всех подписчиков. Адресату
направляется приглашение на подписку—для подтверждения ему достаточно
щелкнуть на кнопке Принять.
Копия совместно используемой сетевой папки автоматически вносится в
616
список папок Outlook на локальных компьютерах подписчиков.
Любые данные, помещенные в сетевую папку, в том числе элементы
Outlook, автоматически рассылаются подписчикам. Сообщения электронной
почты обрабатываются особым образом. Если подписчик имеет программу
Outlook, копии сообщений электронной почты помещаются в его копию
сетевой папки. Если же на его локальном компьютере приложение Outlook не
установлено, то сообщения попадают в папку Входящие клиента электронной
почты, имеющегося у подписчика. То же правило действует и в отношении
отправляемых сообщений.
Перечисленные свойства сетевых папок позволяют использовать их в
качестве сервера почтовой рассылки. То есть, сообщение, элемент Outlook,
файл, помещенные в сетевую папку, будут автоматически разосланы всем
подписчикам. Учитывая, что круг подписчиков определяет владелец папки,
можно быть достаточно уверенным, что пересылаемые файлы не имеют
вредоносного содержания. В этом состоит основное преимущество сетевых
папок Outlook перед обычными клиентами электронной почты. Ведь, как
говорилось в главе 8, при получении сообщений электронной почты
категорически не рекомендуется открывать какие-либо вложенные файлы из-за
опасности заражения вирусами.
16.6. ИНТЕГРАЦИЯ С WORLD WIDE WEB
Просмотр Web-страниц
Не все пользователи знают, что приложение Microsoft Outlook 2000
способно выполнять функции средства просмотра Web (броузера). Это стало
возможным благодаря тесной интеграции операционной системы Window's 98 и
более поздних с программой Internet Explorer 5.0. При демонстрации Web-
страниц Microsoft Outlook 2000 использует многие средства Internet Explorer
5.0. Для открытия Web-страницы в окне Outlook достаточно поместить ссылку
на нее на панель ярлыков или в меню Избранное. После щелчка на ссылке
происходит открытие Web-страницы в рабочем поле при сохранении всех
элементов интерфейса Outlook.
Перемещение по Web-страницам происходит так же, как и в обычном
броузере: с помощью кнопок Вперед, Назад, вводом адреса URL в поле Адрес,
щелчком на гинер-ссылках самих Web-документов. Для этого необходимо,
чтобы была включена панель инструментов Web, имеющая необходимые
инструменты навигации.
Любая Web-страница, открытая в Outlook, может быть отправлена в
качестве сообщения электронной почты. В этом случае адресат получит Web-
страницу в виде вложенного файла, который может быть открыт либо в
Outlook, либо в ином броузере.
Папкам, находящимся на панели ярлыков Outlook, может назначаться
домашняя страница папки. В качестве таковой выступают Web-страницы
Интернета, страницы, опубликованные в корпоративной сети интранет,
617
страницы, размещенные на сервере администратором локальной сети, и,
наконец, страницы, имеющиеся на жестком диске локального компьютера.
Как можно с пользой применить такую функцию? Например, для
бухгалтера предприятия полезно назначить в качестве домашней страницы
папки Календарь какой-либо Web-ресурс, публикующий календарь бухгалтера:
сроки уплаты налогов и сборов, представления отчетности и прочие данные.
Отметим, что назначение домашней страницы папке происходит через меню
Действие.
Создание гиперссылок
В приложении Microsoft Outlook 2000 имеется замечательная
возможность размещать в тексте сообщений различные виды гиперссылок.
Помимо общеупотреби-мых в Интернете видов гиперссылок, имеются средства
создания ссылок на элементы самого приложения Outlook. Для перехода по
гиперссылке, имеющейся в тексте сообщения, получателю сообщения
достаточно на ней щелкнуть.
Однако следует иметь в виду, что броузер, установленный у получателя
сообщения, должен поддерживать службы и протоколы Интернета,
задействованные в гиперссылках. Так, для перехода по гиперссылке, ведущей к
ресурсу, находящемуся на .FTP-сервере, необходимо наличие клиента службы
FTP и поддержка соответствующего протокола.
Программа Outlook позволяет создавать следующие основные виды
гиперссылок:
• на файлы, размещенные в интрасети предприятия (file://);
• на файлы, расположенные на серверах FTP (ftp://);
•на Web-страницы (http://);
•на защищенные Web-страницы (https://);
• на адрес электронной почты отправителя (mailto:);
• на группы новостей Интернета (news:);
•на доступ к удаленному компьютеру (telnet://);
•на доступ к папкам, элементам, файлам Outlook (Outlook: или Outlook://).
Для указания доступа к элементам и файлам Outlook следует соблюдать
следующие правила написания гиперссылок.
•Для папки Входящие — Outlook:lnbox. Если ссылка требуется на
конкретное сообщение — Outlook: 1пЬох/~тема сообщения.
• Для папки Контакты — Outlook:Contacts. Если требуется ссылка на
конкретный контакт — Outiook:Contacts/~HMfl контактного лица.
•Для папки, находящейся в почтовом ящике сервера Microsoft Exchange
— Outlook:HM8 папки\имя вложенной папки.
•Для папки Календарь — Outlook:Calendar.
16.7. ВОПРОСЫ БЕЗОПАСНОСТИ
При наличии в локальной сети сервера Microsoft Exchange становятся
618
доступными несколько способов защиты данных от несанкционированного
доступа. К ним относятся: цифровая подпись сообщений, гарантирующая их
подлинность; шифрование сообщений; скрытие отдельных личных сведений от
лиц, имеющих доступ к вашим папкам; отправка частных сообщений, не
подлежащих изменению; запрет доступа к общим папкам из Интернета.
Цифровая подпись является уникальным средством идентификации
личности, владеть которым может только одно лицо. Пользователь либо
получает ее вместе с сертификатом открытого ключа у администратора
локальной сети, либо создает самостоятельно с помощью программного
средства ЭЦП, после чего получает сертификат на открытый ключ в
уполномоченной организации (см. главу 9).
Если сообщение должно быть отправлено в зашифрованном виде, его
шифруют с помощью открытого ключа получателя. Для этого необходимо
иметь копию этого ключа. Обычно этот ключ извлекается из сообщения,
полученного от данного корреспондента. Он автоматически запоминается
программой и в дальнейшем используется для шифрования сообщений,
прочитать которые не сможет никто, кроме получателя.
Для обмена защищенными сообщениями в локальной сети (в том числе
при подключении к Интернету) необходимо выполнить настройку параметров
безопасности на уровне сервера Microsoft Exchange. Для этого необходимо
открыть диалоговое окно Настройка безопасности на сервере Exchange (Сервис
> Параметры > Безопасность > Получить цифровую подпись > Настройка
безопасности на сервере Exchange). В поле Цифровое удостоверение следует
ввести регистрационное имя, в поле Секретный ключ — код, назначенный
администратором сервера. В полях Пароль и Подтверждение вводят одно и то
же сочетание символов. От сервера автоматически поступит запрос
подтверждения пароля и времени его хранения системой Outlook. Затем в
поступившем сообщении Корневое хранилище удостоверений необходимо
щелкнуть на кнопке Да. После этого созданное цифровое удостоверение будет
всегда использоваться Microsoft Exchange Server при пересылке сообщений,
работе с папками, документами и файлами.
Прочие параметры безопасности, например для Интернета, настраивают
способами, стандартными для броузеров (см. главу 6).
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
Упражнение 16.1. Изучение интерфейса Outlook
1.Запустите программу Outlook (Пуск > Программы > Microsoft
Outlook).
2.Щелкните на кнопке группы Ярлыки Outlook, если она свернута.
3.Щелкните правой кнопкой мыши в свободной области панели
инструментов и установите флажки у всех панелей: Стандартная, Web,
Дополнительно, Удаленный доступ.
619
4.Щелкните на ярлыке Outlook сегодня и посмотрите, какие элементы
отображаются в рабочем поле.
5.Щелкните на свободном месте панели ярлыков правой кнопкой мыши и
в открывшемся контекстном меню выберите пункт Ярлык для панели Outlook.
6.В открывшемся диалоговом окне Добавить к панели Outlook выберите
недостающие элементы по своему усмотрению и щелчком на кнопке ОК
закройте окно.
7.Поочередно щелкая на ярлыках, заполните таблицу форм
представления, принятых по умолчанию для элементов Outlook.
Элемент Значок Таблица Карточка Календарь
Временная
шкала
Входящие
Исходящие
Календарь
Контакты
Задачи
Заметки
Дневник
Черновики
Удаленные
8.Щелкните на группе Другие ярлыки на панели ярлыков.
9.Щелкните на ярлыке Мой компьютер и перейдите на жесткий диск,
указанный преподавателем.
10.Запустите способами, стандартными для Проводника Windows, какой-
либо исполняемый файл по указанию преподавателя.
11.Откройте способом, стандартным для Проводника Windows, какой-
либо документ, подготовленный средствами Microsoft Office, например
документ Microsoft Word.
12.Закройте другие программы и документы (помимо Outlook) и щелчком
на группе Ярлыки Outlook откройте панель ярлыков.
13.Откройте окно Создание личных папок (Файл > Создать > Файл
личных папок). Назначьте имя файлу личных папок по своей фамилии и
щелкните на кнопке Создать.
14.В появившемся окне Создание личных папок Microsoft введите пароль
(по своему усмотрению) и его подтверждение, установите переключатель
Шифрование со сжатием. В поле Имя введите свою фамилию. Установите
флажок Сохранить пароль в списке паролей. Закройте окно щелчком на кнопке
ОК.
15. Щелчком правой кнопкой мыши в строке заголовка рабочего поля
откройте контекстное меню и выберите пункт Создать папку.
16. В открывшемся диалоговом окне Новая папка в поле Поместить папку
в: выберите название только что созданной личной папки.
620