Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов
Подождите немного. Документ загружается.
В ходе презентации с помощью средства Перо можно рисовать знаки и
писать текстовые заметки на слайдах. Если во время сетевой конференции
включен доступ всех участников, любой из них может воспользоваться данным
средством.
Указатель мыши может быть скрыт во время демонстрации слайдов. По
умолчанию он отображается, но автоматически скрывается, если не
задействован в течение 15 секунд.
В процессе показа слайдов можно создать отдельный список действий
(для каждого слайда), который по окончании презентации помещается на
автоматически создаваемый последний слайд. Такое средство позволяет
учитывать изменения, вносимые докладчиком или рекомендованные
аудиторией. Также в ходе презентации можно вводить заметки и замечания
докладчика, которые автоматически присоединяются к нужному слайду.
Во время показа слайдов в полноэкранном режиме рекомендуется
использовать сочетания клавиш, управляющих демонстрацией. Полный список
команд управления отображается после нажатия клавиши F1 во время показа.
Средство просмотра презентаций
Средством просмотра называется программа, используемая для показа
слайдов на компьютерах, где не установлено приложение Microsoft PowerPoint.
С помощью Мастера упаковки средство просмотра помещается на диск с
презентацией. Затем на другом компьютере презентация распаковывается
вместе со средством просмотра и запускается показ слайдов. Кроме того,
можно создавать список воспроизведения, используемый средством просмотра
для последовательного показа нескольких презентаций.
Такой список создается в любом текстовом редакторе и представляет
собой обычный текстовый файл (которому надо присвоить расширение .1st),
где в отдельных строках указывается полный путь и имя каждого файла,
предназначенного для показа. Некоторыми свойствами показа презентации
можно управлять, используя параметры командной строки при запуске
средства просмотра.
Практические советы от школы Карнеги
Поупражняйтесь с докладом перед небольшой аудиторией или коллегами
и узнайте их мнение о содержании и стиле презентации. Ниже перечислены
вопросы, которым следует уделить особое внимание.
• Хорошо ли воспринимается доклад?
• Опираются ли основные моменты доклада на факты?
• Понятны ли рисунки и иллюстрации и относятся ли они к данной теме?
• Не используются ли термины и выражения, непонятные аудитории?
• Является ли завершение презентации запоминающимся?
• Получены ли ожидаемые результаты?
По возможности проведите несколько репетиций, используя новые идеи и
способы подачи материала. Остановитесь на том способе, который вам больше
нравится. Настройка времени презентации позволяет быть уверенным в том,
591
что вы уложитесь ровно в отведенное время. При возможности отведите время
для ответов на вопросы.
С точки зрения профессионала, проведение презентации следует считать
привилегией, которая требует высокой степени ответственности, однако в
случае успеха предоставляет дополнительные возможности. С самого начала
создайте благоприятное впечатление. По возможности смотрите в глаза
слушателям. Будьте самим собой и расслабьтесь.
Рассказывая, будьте естественны. Говорите утвердительным
повышенным тоном. Замедляйте речь, чтобы выделить главные моменты;
выдерживайте паузы, чтобы отделить их друг от друга. Будьте искренним и
найдите взаимопонимание с аудиторией. Вовлеките слушателей в презентацию.
Чтобы быть уверенным в понимании, интересуйтесь, не возникли ли у
слушателей вопросы. При возможности после презентации соберите отзывы о
ней и учтите их при подготовке следующей презентации.
В ходе ответов на вопросы возникает много противоречий и сомнений, но
они дают возможность пояснить доклад и усилить его основные моменты.
Вопросы, заданные в начале презентации, уменьшают несогласие аудитории и
позволяют лучше провести презентацию. Ниже приведено несколько советов
по использованию вопросов в ходе презентации.
• Сформируйте список вопросов и ответов, записывая вопросы,
задаваемые из аудитории.
• Не отвлекайтесь на вопросы, задаваемые в ходе презентации. При
ответе на вопросы не уходите от темы. Если ответ на вопрос занимает слишком
много времени или он не интересен большей части аудитории, ответьте на этот
вопрос после презентации.
• Перед ответами на вопросы скажите, каким количеством времени вы
располагаете, а затем переходите к первому вопросу. Если ни у кого нет
вопросов, задайте вопрос самому себе. Кроме того, можно заранее
договориться с кем-либо о первом вопросе.
• Повторяйте вопросы, чтобы их услышал каждый слушатель. При
необходимости перефразируйте вопрос. Если ответ на вопрос неизвестен,
лучше быть честным. Попробуйте найти какой-нибудь способ связи с
человеком, задавшим вопрос, чтобы дать ему ответ в будущем.
• По истечении времени, отведенного на вопросы, подведите итоги,
сообщите об этом слушателям или завершите презентацию иным способом.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
Упражнение 15.1. Быстрое создание презентации с помощью
мастера автосодержания
30 мин
Получено задание в кратчайшие сроки разработать и представить
короткую презентацию на тему «Преимущества электронной торговли» для
демонстрации потенциальным заказчикам торгового Web-узла.
1.Запустите программу PowerPoint 2000 (Пуск > Программы > Microsoft
592
PowerPoint).
2.В открывшемся диалоговом окне PowerPoint установите переключатель
Мастер автосодержания (если появление этого окна по умолчанию отключено,
запустите мастер командой Файл > Создать и выберите в открывшемся окне
пункт Мастер автосодержания).
3.В окне Мастер автосодержания щелкните на кнопке Далее.
4.В следующем окне выберите строку Общий доклад и щелкните на
кнопке Далее.
5.На этапе выбора стиля презентации установите переключатель
презентация на экране и щелкните на кнопке Далее.
6.На этапе выбора параметров презентации введите в окно заголовка
название «Электронная торговля», в окне нижнего колонтитула повторите
название. Щелкните на кнопке Далее, а потом — Готово.
7.На открывшемся рабочем поле в окне структуры выберите поочередно
слайды с 5 по 9 и удалите их (клавиша DELETE). В презентации должно
остаться четыре слайда.
8.Перейдите к первому слайду и введите собственное имя в качестве
автора разработки вместо указанного по умолчанию.
9.Перейдите в окно слайда, выберите блок заголовка и с помощью
инструментов панели управления задайте выравнивание текста по центру.
Разместите с помощью мыши или клавиш управления курсором текстовый блок
с заголовком в верхней части слайда, выше красной линии, выровняв его по
центру относительно горизонтали. То же самое проделайте с текстовым блоком
с именем автора, но расположите его ниже красной линии.
10.Удалите с титульного слайда колонтитул установкой флажка (Вид >
Колонтитулы > Не показывать нетитульном слайде).
11.Перейдите на второй слайд (в окне структуры или клавишей
PAGEDOWN). Вместо заголовка «Введение» наберите текст Преимущества
электронной торговли.
12.Перейдите к маркированному списку и введите вместо шаблонного
текста следующее содержание:
• Массовое обслуживание миллионов покупателей;
• Индивидуальный подход к каждому клиенту;
• Интерактивное общение с покупателем;
• Накопление информации о предпочтениях клиента;
• Снижение расходов покупателя и издержек продавца.
13.Выровняйте текстовые блоки по своему усмотрению.
14.Перейдите к третьему слайду. Введите заголовок Почему люди
покупают товары в Сети. Удалите второй текстовый блок.
15.Выберите на панели инструментов инструмент Добавить таблицу и в
интерактивном поле протягиванием задайте размер поля таблицы 5x2.
16.Заполните в таблице левый столбец следующими значениями (сверху
вниз): Удобство оплаты; Удобство поиска; Приемлемые цены; Хороший выбор;
Прочее. Заполните в таблице правый столбец следующими значениями (сверху
вниз): 50%; 21%; 11%; 11%; 7%. Выберите протягиванием мыши правый
593
столбец и с помощью кнопки По центру на панели инструментов задайте
выравнивание по центру.
17.Перейдите к четвертому слайду. В поле заголовка введите текст Что
покупают в Сети. Удалите второй текстовый блок.
18.Щелкните на кнопке Добавление диаграммы на панели инструментов.
В появившемся окне Презентация — Таблица данных в левом столбце введите
следующие тексты (сверху вниз): Компьютеры и комплектующие; Книги;
Одежда; Музыка; Прочее. В ячейках с названиями кварталов замените их на
значения: 1997; 1998; 1999; 2000.
19.В ячейках с данными введите следующие значения (сверху вниз,
справа налево):
• 40,20,15,5,20;
• 38,22,15,5,20;
• 36,24,20,7,13;
• 5,25,20,8,12.
20.Перейдите к первому слайду. Выберите заголовок, щелчком правой
кнопкой мыши откройте интерактивное меню, выберите в нем пункт Настройка
анимации. Поставьте флажок в окне Объекты для анимации напротив строки
Заголовок 1. В раскрывающемся списке в группе Выберите звук и эффект
назначьте эффект Вращение. В раскрывающемся списке в группе Появление
текста выберите строку По словам. Щелчком на кнопке ОК закройте окно.
21.Откройте окно Смена слайдов (Показ слайдов > Смена слайдов). В
группе Эффект выберите эффект по своему усмотрению. В группе
Продвижение установите флажок автоматически после и задайте время 10
секунд, снимите флажок по щелчку. Щелчком на кнопке Применить ко всем
закройте окно.
22.Перейдите на последний слайд, выберите диаграмму, откройте окно
Настройка анимации. На вкладке Видоизменения в диаграмме самостоятельно
выберите эффекты анимации элементов диаграммы.
23.Вернитесь к первому слайду, запустите показ презентации (Показ
слайдов > Начать показ) и проверьте демонстрацию слайдов. Исправьте при
необходимости ошибки. Сохраните презентацию на диске под именем
E_Commerce.
Мы научились создавать презентацию простыми и доступными средствами, вставлять
таблицы, диаграммы, редактировать текст, применять эффекты анимации к объектам
различного типа, управлять сменой слайдов при показе презентации.
Упражнение 15.2. Улучшение оформления презентации
30 мин
Презентация на тему «Преимущества электронной торговли» в принципе
одобрена руководством вашей организации и дано задание улучшить ее
оформление.
1.Запустите программу PowerPoint 2000 (Пуск > Программы > Microsoft
594
PowerPoint).
2.Откройте сохраненную презентацию E_Commerce (Файл > Открыть >
Имя файла).
3.Находясь в обычном режиме, откройте диалоговое окно Фон (Формат >
Фон). Установите флажок Исключить фон образца.
4.В группе Заливка фона в раскрывающемся списке выберите пункт
Способы заливки. В открывшемся диалоговом окне Способы заливки
перейдите на вкладку Градиентная. В группе Цвета установите переключатель
заготовка. В раскрывающемся списке Название заготовки выберите пункт
Поздний закат. Щелчком на кнопке ОК закройте окно. В окне Фон щелкните на
кнопке Применить.
5.Перейдите ко второму слайду. Создайте другой фон, например Медь,
способом, описанным выше.
6.На третьем и четвертом слайдах создайте фон, выполненный другими
методами: Текстура и Узор. Убедитесь, что выбранный фон хорошо выглядит
на экране.
7.Перейдите на первый слайд. На панели инструментов WordArt
щелкните на кнопке Добавить объект WordArt. В окне Коллекция WordArt
выберите нужный стиль надписи и после щелчка на кнопке ОК в появившемся
окне Изменение текста WordArt наберите текст заголовка презентации —
Электронная торговля. Назначьте размер шрифта 66 пунктов. Щелчком на
кнопке ОК закройте окно.
8.Удалите старый заголовок Электронная торговля и переместите на его
место созданный объект WordArt. Назначьте новому заголовку эффект
анимации Вращение.
9.Перейдите на второй слайд. Назначьте тексту, оформленному как
нумерованный список, эффект анимации Вылет с параметрами: справа, Все
вместе, по абзацам, 1-го уровня.
10.Перейдите на третий слайд. Выберите в таблице левый столбец,
назначьте ему фон с градиентной заливкой на вкладке Заливка в окне Формат
таблицы (формат > Цвета и линии). Подобным образом оформите правый
столбец.
11.Перейдите к четвертому слайду. Оформите фон диаграммы
градиентной заливкой (рис. 15.6).
12.Сохраните презентацию под прежним именем (E_Commerce).
Мы научились оформлять презентацию различными методами: изменением фона, заливок объектов,
применением объектов WordArt и прочими. Мы оформили различными эффектами анимации объекты
разного типа для улучшения восприятия презентации.
595
Упражнение 15.3. Подготовка и печать выдач
15 мин
Ваше руководство в восторге от подготовленной вами презентации на
тему «Преимущества электронной торговли» и просит подготовить выдачи для
раздачи менеджерам.
1.Запустите программу PowerPoint 2000 (Пуск > Программы > Microsoft
PowerPoint).
2.Откройте сохраненную презентацию EJDommerce (Файл > Открыть >
Имя файла).
3.На панели инструментов щелкните на кнопке Просмотр в оттенках
серого.
4.Просмотрите все слайды. Очевидно, что на третьем и четвертом
слайдах некоторые объекты читаются неразборчиво. Выберите все ячейки
таблицы, щелкните правой кнопкой мыши и в интерактивном меню укажите
пункты Черно-белый > Оттенки серого. Таким же образом оформите диаграмму
на четвертом слайде.
5.Откройте образец выдач (Вид > Образец > Образец выдач).
6.На панели инструментов Выдачи щелкните на кнопке Показать
размещение при четырех слайдах на странице.
7.На странице в области верхнего колонтитула введите фамилию автора
презентации.
8.С помощью средства WordArt вставьте в центр страницы заголовок
Электронная торговля.
9.Вставьте подходящий рисунок из коллекции ClipArt (Вставка > Рисунок
> Картинки) и поместите его на задний план под текст заголовка.
596
10.Щелчком на кнопке Закрыть на панели инструментов Образец
закройте образец выдач.
11.Откройте диалоговое окно Печать (Файл > Печать). В
раскрывающемся списке Печатать выберите пункт Выдачи. Установите флажок
оттенки серого.
12.По указанию преподавателя распечатайте выдачи на принтере (по
возможности). Если такой возможности нет, распечатайте выдачи в файл
PostScript (по решению преподавателя), преобразуйте его с помощью
программы Adobe Acrobat Distiller в документ формата PDF, откройте и
просмотрите его с помощью программы Adobe Acrobat Reader.
Мы научились готовить выдачи для представления презентации в печатном виде. Мы
научились преобразовывать цветовые схемы слайдов с учетом особенностей печати на
черно-белых устройствах вывода.
597
ГЛАВА 16 ГРУППОВАЯ РАЗРАБОТКА
ДОКУМЕНТАЦИИ
16.1. MICROSOFT OUTLOOK КАК СРЕДСТВО
АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА
РУКОВОДИТЕЛЯ
Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ
Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint)
являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то
Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей
организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе.
Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки
электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а
электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не
первое место.
Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook
выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую
канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые
требуют участия пользователя. В англоязычной литературе такие продукты
относят к классу систем управления ходом работ (workflow management).
Так как программа ориентирована на применение в корпоративных сетях,
она относится и к категории workgroup management, то есть является средством
организации групповой работы. Необходимо подчеркнуть, что полноценное
использование всех средств Outlook возможно только при работе в сети под
управлением операционной системы Windows NT и при наличии приложения
Microsoft Exchange Server. В противном случае (то есть на локальном
компьютере или в одноранговой сети) некоторые функции Outlook будут
598
недоступны.
Если подойти к настройке Outlook с ответственностью, не пожалеть
времени на заполнение первичных данных и настройку инструментов, усилия
многократно окупаются, причем программа поможет справиться не только с
организацией служебных, но и личных дел. К примеру, она может напоминать
о знаменательных датах в жизни родных и близких, с которыми их желательно
вовремя поздравлять, а также подсказывать адреса и телефоны друзей.
Для решения обширного круга задач по планированию и организации
работы Outlook имеет следующие функциональные элементы:
Все перечисленные элементы способны непосредственно
взаимодействовать друг с другом, так как по сути дела представляют собой
набор фильтров единой базы данных Outlook. To есть, вся информация
хранится в одном массиве, работа с которым происходит на основе
определенного набора полей, характерного для данной функции. Физически не
существует папок Календарь, Дневник и прочих. Все это логические, а не
физические структуры. Это важно знать, если необходимо перенести данные из
Outlook на другой диск или компьютер. Стандартными средствами Outlook,
Office или Windows такую операцию выполнить невозможно. Но существуют
специальные служебные средства, позволяющие выполнить перенос данных и
даже преобразовать их в другие форматы.
Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими
приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовать
работу с документами, разработанными в других программах Microsoft Office
таким образом, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения
работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось
соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.
16.2. ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ MICROSOFT OUTLOOK
Календарь
Календарь — это электронный аналог настольного перекидного
календаря, имеющий более широкие возможности (рис. 16.1). По умолчанию
каждые сутки в календаре поделены на получасовые отрезки, отображаемые
одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр,
предлагающий набор полей, ориентированных на организацию встреч
(реальных или сетевых) с людьми. Это похоже на запись в настольном
календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако
Календарь Outlook, в отличие от настольного, обладает рядом функций,
связанных с автоматизацией. Так, например, он способен заранее оповещать о
предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный
распорядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах.
Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа
может автоматически рассылать им предупреждения по локальной сети
предприятия или средствами электронной почты.
599
С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в
виртуальном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети
(сетевыми конференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между
участниками, находящимися в разных офисах и даже в разных городах и
странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и
мероприятиями происходит автоматически.
Организатор задач
Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook
кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования
конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются
соответствующие поля, позволяющие указать время начала и окончания работ,
их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать
состояние дел в текущий момент.
Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя
записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация
действий пользователя по исполнению данной задачи с другими
мероприятиями, внесенными в иные категории.
Обработчик сообщений
Этот компонент выполняет функции «центра связи» Outlook. Основным
видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты.
Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например почты на
основе Web и документов, отправленных по локальной сети.
В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми
основными функциями, рядом дополнительных и некоторыми специальными
(см. главу 8), в том числе средствами фильтрации поступающих сообщений,
управления списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что
специализированные почтовые клиенты (например The Bat!, Pegasus Mail и
другие) располагают гораздо более широкими возможностями, и потому
600