Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов
Подождите немного. Документ загружается.
Поставщики — в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц.
6.При нажатой клавише SHIFT выделите в таблице Книги в продаже два
поля: Наименование и Автор.
7.Перетащите эти поля на список полей таблицы Поставщики. При
отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно
Изменение связей.
8.На правой панели окна Изменение связей выберите поля Наименование
и Автор таблицы Книги в продаже, включаемые в связь. Не устанавливайте
флажок Обеспечение целостности данных — в данном упражнении это не
требуется, но может препятствовать постановке учебных опытов с таблицами.
9.Закройте диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных
рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь в том, что линию связи можно
выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши
открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или
отредактировать ее.
10. Закройте окно Схема данных. Закройте программу Microsoft Access.
Мы изучили условия, необходимые для создания взаимосвязанных таблиц, и приемы их
создания. Мы познакомились с основными типами связей, образующихся между таблицами, и
научились редактировать параметры связи.
Упражнение 14.3. Создание запроса на выборку
30 мин
В этом упражнении мы создадим запрос на выборку книг, имеющих
объем не менее 400 страниц при цене менее 80 рублей.
1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск t Программы t
Microsoft Access).
2.В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных,
выберите ранее созданную базу Книги в продаже и щелкните на кнопке ОК.
3.В окне Книготорговля: база данных откройте панель Запросы. Дважды
щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется
бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно
Добавление таблицы.
4.В окне Добавление таблицы выберите таблицу Книги в продаже и
щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.
5.В списке полей таблицы Книги в продаже выберите поля, включаемые в
результирующую таблицу: Наименование, Автор, Объем, Цена. Выбор
производите двойными щелчками на именах полей.
6.Задайте условие отбора для поля Объем. В соответствующую строку
введите: > 400. Из таблицы будут выбираться не все издания, а только те, объем
которых превышает 400 страниц.
7.Задайте условие отбора для поля Цена. В соответствующую строку
введите: < 80. Теперь из таблицы будут выбираться только издания, имеющие
цену менее 80 рублей.
8.Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его
561
имя — Выбор изданий.
9.В окне Книготорговля: база данных откройте только что созданный
запрос и рассмотрите результирующую таблицу. Ее содержательность зависит
от того, что было введено в таблицу Книги в продаже при ее наполнении в
упражнении 14.1. Если ни одно издание не соответствует условию отбора и
получившаяся результирующая таблица не имеет данных, откройте базовые
таблицы и наполните их модельными данными, позволяющими проверить
работу запроса.
10. По окончании исследований закройте все открытые объекты и
завершите работу с программой Microsoft Access.
Мы научились создавать запрос на выборку, основанный на таблице. Мы научились формировать
структуру запроса путем выбора базовой таблицы и полей, а также формулировать условие отбора.
Упражнение 14.4. Создание запросов «с параметром»
30 мин
Выше мы рассмотрели, как действует условие отбора, но должны
отметить его существенный недостаток. Пользователь базы данных работает с
запросами, которые ему подготовил разработчик. Если, например, разработчик
предусмотрел запрос, отбирающий издания, имеющие цену менее 80 рублей, то
пользователь базы уже не в состоянии отобрать книги, цена которых менее 150
рублей, поскольку у него нет соответствующего запроса.
Специальный тип запросов, называемый запросами «с параметром»,
позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе
запуска запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой.
Создадим простой запрос, позволяющий отбирать издания, предельную
цену которых пользователь может задать сам при запуске запроса.
1.Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск > Программы >
Microsoft Access).
2.В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных,
выберите ранее созданную базу Книготорговля и щелкните на кнопке ОК.
3.В окне Книготорговля: база данных откройте панель Запросы. Дважды
щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется
бланк запроса по образцу.
4.Согласно упражнению 14.3 создайте запрос на выборку, основанный на
таблице Книги в продаже, в который войдут следующие поля:
• Наименование;
• Автор;
• Цена;
• Поставщик.
5.Строку Условие отбора для поля Цена надо заполнить таким образом,
чтобы при запуске запроса пользователь получал предложение ввести нужное
значение.
Текст, обращенный к пользователю, должен быть заключен в квадратные
562
скобки. Если бы мы хотели отобрать книги, цена которых больше 100 рублей,
мы бы написали: >100. Если бы нам были нужны книги дешевле 80 рублей, мы
бы написали <80. Но если мы хотим дать пользователю возможность выбора,
мы должны написать: < [Введите максимальную цену].
6.Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Выбор книг.
7.В окне Книготорговля: база данных откройте панель Запросы и
запустите запрос Выбор книг — на экране появится диалоговое окно Введите
значение параметра (рис. 14.16).
Рис. 14.16. Пользователь сам вводит значение параметра
для условия отбора
8.Введите какое-либо число и щелкните на кнопке ОК. В зависимости от
того, что реально содержится в таблице Книги в продаже, по результатам
запроса будет сформирована результирующая таблица.
9.Закройте все объекты базы данных. Закройте программу Microsoft
Access.
Мы научились формировать запросы «с параметром» и узнали, что в основе этого вида
запросов лежат запросы на выборку, у которых в поле Условие отбора записан заключенный в
квадратные скобки текст, обращенный к пользователю.
Упражнение 14.5. Создание итогового запроса
45 мин
Если полностью заполнить данными таблицу Книги в продаже, введя
параметры всех книг, имеющихся в продаже, то можно узнать, например,
средний объем книги или среднюю цену. Запросы, выполняющие вычисления
по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми
запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или
величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться
максимальное или минимальное значение данных в поле, может также
исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на
выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.
Предположим, что книготорговое предприятие реализует литературу трех
категорий: экономическую, юридическую и техническую. Наша задача —
подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять среднюю
цену литературы в каждой из категорий и динамично ее отслеживать при
563
изменении ассортимента и поставщиков.
1.Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск > Программы >
Microsoft Access).
2.В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных,
выберите ранее созданную базу Книготорговля и щелкните на кнопке ОК.
3.В окне Книготорговля: база данных откройте панель Таблицы.
Выберите таблицу Книги в продаже.
4.Щелчком на значке Конструктор откройте таблицу в режиме
проектирования — нам это необходимо для создания дополнительного поля
Категория, в котором будут храниться данные о том, к какой категории
относится то или иное издание.
5.В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите
первое поле (Наименование) и нажмите клавишу INSERT.
6.Введите имя нового поля — Категория и определите его тип —
Текстовый.
7.Закройте окно Конструктора. При закрытии подтвердите
необходимость изменить структуру таблицы.
8.Откройте таблицу Книги в продаже и наполните ее содержанием, введя
для каждой категории необходимые модельные данные. Цены на издания для
каждой категории проставьте произвольно. Прочие поля таблицы можно не
заполнять — в формировании итогового запроса они участвовать не будут.
9.Закройте таблицу Книги в продаже.
10.Откройте панель Запросы щелчком на одноименной кнопке окна
Книготорговля: база данных.
11.Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме
конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите
таблицу Книги в продаже, на основе которой будет разрабатываться итоговый
запрос. Закройте окно Добавление таблицы.
12.В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Книги в
продаже: Категория, Наименование, Цена.
13.Для поля Цена включите сортировку по возрастанию.
14.На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке
Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид >
Групповые операции).
Эта команда необходима для создания в нижней части бланка
строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются
итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой
строке значение Группировка.
15.Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем
случае — Категория), оставьте в строке Групповые операции значение
Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке — появится кнопка
раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для
расчета значений в данном поле.
16.Для поля Цена выберите итоговую функцию Avg для определения
средней стоимости изданий в категории.
564
17.Для поля Наименование выберите итоговую функцию Count,
определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем
случае это количество книг, относящихся к каждой из категорий.
18.Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Средняя цена
книги. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.
19.Закройте все объекты базы данных. Завершите работу с программой
Microsoft Access.
Мы научились создавать так называемые итоговые запросы. Это запросы, производящие
вычисления по всем значениям одного поля. Мы научились также выбирать используемую
итоговую функцию.
565
ГЛАВА 15 СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ
ПРЕЗЕНТАЦИЙ
15.1. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК СРЕДСТВО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
ИДЕЙ
Один термин — два понятия
Презентации в широком смысле слова. У термина презентация два
значения — широкое и узкое. В широком смысле слова презентация — это
выступление, доклад, защита законченного или перспективного проекта,
представление на обсуждение бизнес-плана, технического предложения,
эскизного или рабочего проекта, готового товара и услуги, результатов
внедрения, контроля, испытаний и многое другое. В этом смысле защита
курсовой или дипломной работы — это тоже презентация. Ее цель — убедить
экзаменационную комиссию в том, что докладчик получил за время подготовки
необходимый уровень знаний, владеет терминами, понятиями, методами и
приемами в той научной области, в пределах которой он претендует на
получение квалификации.
Презентации непрерывно сопровождают как производственный, так и
коммерческий цикл товаров и услуг. Утверждение бизнес-плана или
технического предложения — это презентация. Представление общественности
нового изделия или услуги — это тоже презентация. Говоря обобщенно,
представление идей, людей, изделий, материалов и услуг — это всегда
презентация.
Давно отмечено, что с экономической точки зрения презентации
являются очень дорогими мероприятиями. Одно совещание совета директоров
международного автомобильного концерна может стоить акционерам больше,
чем выпуск десятков дополнительных автомобилей, но оно может и дать
больше, чем выпуск сотен и тысяч изделий. Это вопрос эффективности.
Презентации должны быть эффективными в том смысле, что при оптимальных
затратах всех видов ресурсов они должны давать максимальную
результативность.
Мы не будем подробно описывать факторы, влияющие на
результативность презентаций, — это не тема данного пособия, но одно из
направлений повышения их эффективности отметим — это использование
технических средств. Наиболее очевидными техническими средствами
сопровождения презентаций являются наглядные пособия (плакаты с
графиками, диаграммами, фотоматериалами). Если технические условия
566
позволяют и это уместно по характеру презентации, то в ней могут
использоваться проекторы различных типов (кино-, видео- и диапозитивные),
средства воспроизведения звукового ряда, а также средства дистанционного
управления.
Несмотря на то что чисто функционально компьютер способен заменить
любые технические средства проведения презентаций и, более того, дополняет
их свойства интерактивностью и автоматизацией, применение вычислительной
техники в качестве средств подготовки и сопровождения презентаций заметно
затянулось. Фактически, широкое внедрение компьютеров в этой сфере
началось только после 1993-1994 гг., когда они обрели надлежащие
мультимедийные функции. Разумеется, до этого времени компьютеры тоже
использовали при проведении презентаций, например на выставках, но это
относилось только к презентациям аппаратных и программных средств самой
вычислительной техники. Лишь начиная с 1995 г. вычислительную технику
начали широко использовать при подготовке и проведении произвольных
презентаций.
Развитие Интернета тоже внесло свой вклад в расширение технологий
проведения презентаций. Расширение происходило в основном в двух
направлениях: Интернет стал удобным средством проведения дистанционных
презентаций и способствовал полной автоматизации. Эти процессы начались в
1997-1998 гг. и продолжаются по настоящее время. Сегодня в Интернете можно
найти множество презентаций, работающих в автоматическом режиме. Их
создатели уже не вынуждены разъезжать по миру, готовить доклады и
выступать перед большими аудиториями. Круглосуточно и бесперебойно
автоматические системы доносят авторские идеи и проекты до потенциальных
инвесторов.
Презентации в узком смысле слова. В узком смысле слова презентации
— это электронные документы особого рода. Они отличаются комплексным
мультимедийным содержанием и особыми возможностями управления
воспроизведением. Воспроизведение может быть автоматическим или
интерактивным, в том числе и дистанционным. Документы этого типа готовят с
помощью специальных программных средств, но при этом широко используют
и традиционные универсальные средства, такие, как текстовые и табличные
процессоры, графические редакторы, средства обработки звуковой и
видеоинформации и другие.
Microsoft PowerPoint как средство создания презентаций
В презентации, подготовленной средствами вычислительной техники, как
и в любой другой презентации, основой успеха является оптимальный баланс
между содержанием и средствами его представления. В этом комплексе выбор
темы и подбор материала остаются творческими процессами автора и не
автоматизируются. Автоматизации подлежат лишь процессы воплощения
авторских идей в готовый продукт и процессы его публичного
воспроизведения.
Одним из таких средств автоматизации служит приложение Microsoft
567
PowerPoint, входящее в комплект поставки пакета Microsoft Office. Это
универсальное средство, предназначенное для создания и оформления
презентаций, призванных наглядно представить работу исполнителя (или
группы исполнителей) вниманию других людей. Очевидно, что в основе
документа PowerPoint должна быть какая-либо уже проделанная работа. В
качестве таковой может выступать и огромный бизнес-проект с десятками и
сотнями участников разработки, и индивидуально выполненная студенческая
курсовая или дипломная работа.
Хотелось бы подчеркнуть, что с помощью инструментов PowerPoint
можно представить работу на любом из ее этапов: от концепции до итогов
практической реализации. Для этого в программе имеются все необходимые
средства, которые позволяют эффективно продемонстрировать как вполне
материальные объекты (например машины и механизмы), так и
нематериальные идеи, мысли, концепции и прочее.
Неочевидным, но, тем не менее, полезным свойством PowerPoint является
необходимость в процессе подготовки презентации четко структурировать свои
мысли и подводить промежуточные итоги этапов проделанной работы. Часто
это помогает своевременно увидеть проблемы и недостатки, после чего найти
новые направления развития проекта.
Из практического опыта следует, что основное содержание работы с
PowerPoint составляет вовсе не освоение интерфейса и инструментария
программы, а осмысление целей презентации, ее аудитории, выявление и
представление преимуществ своего проекта и другие действия творческого
характера. Конечно, при этом не стоить преуменьшать и значения полного
овладения средствами PowerPoint.
Применение нестандартных эффектов, оригинальных элементов,
созданных своими руками, воспринимается аудиторией как признак уважения к
ее вниманию, как свидетельство значимости проделанной работы. Такой
подход существенно повышает шансы на успех проекта, будь то просто
авторская Web-страница или кандидатская диссертация.
15.2. ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА POWERPOINT
Интеграция PowerPoint с Microsoft Office и другими программами
Хотя приложение PowerPoint обладает собственными средствами для
создания объектов различного типа (текст, таблицы, графики и прочие),
благодаря тесной интеграции с другими компонентами пакета Microsoft Office
исполнитель имеет возможность применять уже наработанные материалы, в
том числе и созданные другими людьми. Например, текст может быть
подготовлен в текстовом процессоре Word, формулы — в приложении
Microsoft Equation, таблицы — в табличном процессоре Microsoft Excel,
диаграммы — в приложении Microsoft Graph, художественные заголовки — в
приложении Microsoft WordArt и так далее. Кроме того, вся работа над
проектом может быть организована с помощью приложения Microsoft Outlook
568
(рис. 15.1).
Сказанное отнюдь не означает, что при подготовке объектов для
презентации PowerPoint нельзя использовать другие программы. Напротив,
некоторые специализированные приложения позволяют создать более
качественные объекты, чем стандартные средства Microsoft Office. Например,
растровую графику лучше готовить в графическом редакторе Adobe Photoshop,
а векторную — в векторном редакторе CorelDraw. Однако именно приложения,
входящие в состав Microsoft Office, являются наиболее тесно
интегрированными и могут обмениваться данными без риска потерь и
искажений.
Рис. 15.1. Объекты внешних приложений на слайде PowerPoint
Степень взаимодействия внешних объектов, используемых в документе
PowerPoint, с породившими их приложениями зависит от уровня поддержки
программой-родителем технологии OLE и способа связи объекта с документом.
Далее мы приводим исчерпывающий ряд способов совместного использования
объектов приложениями Microsoft Office, в том числе PowerPoint. Если
программы иных производителей в полной мере поддерживают технологию
OLE, нет никаких препятствий для полноценного использования созданных
ими объектов в документах PowerPoint.
Копирование и вставка. Объект создается в родительском приложении,
копируется в Буфер обмена и вставляется в документ PowerPoint. Этот способ
обычно применим к относительно простым объектам: текстам, растровой и
векторной графике стандартных форматов, таблицам. При необходимости
569
задать особые свойства объекта следует применять пункт Специальная вставка
меню Правка, присутствующий во всех приложениях Microsoft Office.
Перетаскивание. Объект перемещается (копируется или переносится)
между родительским приложением и PowerPoint методом перетаскивания с
помощью мыши. Обе программы должны быть в этот момент открыты.
Импорт (экспорт). Объект вставляется в документ PowerPoint в
качестве файла, созданного в родительском приложении. В этом случае
имеются ограничения как на формат поддерживаемых типов файлов, так и на
их содержание. Кроме того, существуют ограничения на тип данных,
содержащихся в файле. Например, в файлах векторной графики CorelDraw
(расширение имени файла ,cdr) не воспроизводится градиентная заливка.
Гиперссылка (ярлык). Этот способ заключается в указании перехода к
содержимому файла другого приложения. Как правило, применяется в
документах, рассчитанных на публикацию в Интернете (в формате HTML) или
на представление на экране компьютера (с использованием формата PDF).
Гиперссылка является, прежде всего, средством перехода к другому
документу (или другому месту в том же документе). Ярлык в основном
применяют для запуска внешнего приложения, способного корректно
обрабатывать данные определенного типа (например, воспроизведение музыки
осуществляется стандартной программой Media Player).
Связывание. Это специальное свойство объекта, указывающее на его
взаимодействие с исходным файлом и родительским приложением. Как
правило, таким свойством обладают объекты, созданные в программах с
полной поддержкой технологии OLE. В большинстве случаев наличие связи
необходимо указывать явно. Связанный объект является клоном исходного
файла и меняется в той же мере, что и исходный файл.
Внедрение. Это свойство указывает на то, что в документ встроена копия
исходного файла, после операции вставки никак с ним не связанная. Однако
при поддержке родительским приложением технологии OLE возможно
редактирование внедренного объекта средствами программы-источника.
Объекты некоторых типов, созданные средствами самого приложения
PowerPoint, допустимо экспортировать в другие приложения. Однако следует
учитывать, что гораздо проще и быстрее набирать текст, делать таблицы и
рисунки в специализированных программах. Поэтому задача экспорта данных
обычно связана с отправкой документа (презентации) другим людям или его
публикацией.
Ближайшими конкурентами PowerPoint являются программа Lotus
Freelance офисного пакета LotusNotes и специализированное приложение
Harvard Graphics. Согласно наметившейся в последнее время тенденции,
предусмотрено ограниченное взаимное преобразование данных между
форматами программ-соперниц. В частности, в форму LotusNotes может быть
внедрена презентация PowerPoint с корректным преобразованием полей
документа. И наоборот, данные из таблицы Lotus 1 -2-3 могут быть
импортированы в приложение Microsoft Graph.
570