Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов
Подождите немного. Документ загружается.
в системах управления документами {document management). Такие системы
обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно
отображает структуру хранения документов. При этом поиск какого-либо
документа может полностью повторить порядок традиционного поиска: в своем
электронном «кабинете» исполнитель открывает свой электронный «шкаф»,
«папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке
(например, по возрастанию регистрационных номеров), быстро находит
нужный материал. Естественно, такие системы реализуют и другие способы
поиска, но зачастую визуальное отображение созданного пользователем
«хранилища» позволяет найти нужный документ быстрее.
Другая особенность правил документооборота, заключающаяся в том, что
какой-либо тип документа (например накладная) по правилам данного
предприятия должен быть обязательно направлен конкретному сотруднику,
породила системы управления ходом работ (workflow management). Данные
системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в
зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически
направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее
сформулированных условий. Например, если в платежном документе
обозначена сумма до тысячи долларов, то он направляется на подпись
финансовому директору, а свыше — только президенту компании. Примером
среды разработки таких систем является, например, пакет Staffware (Staffware
PLS).
С другой стороны, правила документооборота могут, наоборот, требовать
полной свободы в определении маршрута движения документа. При этом
каждый предыдущий исполнитель документа сам определяет, кому должен
быть передан документ на очередном этапе. Такой порядок характерен для
предприятий, в которых руководитель, вынося резолюцию, исходит из
субъективных соображений при назначении исполнителей. Технология,
поддерживающая организацию групповой работы с документами, получила
название workgroup management,
Постоянные организационные трудности несет с собой параллельная
работа с документом нескольких исполнителей. Такая работа требует
неоднократных передач друг другу проектов документов, особенно если
содержание одной части документа влияет на содержание другой. С
появлением компьютерных сетей у пользователей возникло естественное
желание автоматизировать параллельную работу с документом таким образом,
чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одновременно обратиться к
одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, внесенные кем-либо из
исполнителей, немедленно становились известными другим участникам
процесса. При кажущейся простоте постановки вопроса обеспечение
группового доступа к документу породило множество проблем (например, как
реагировать на одновременную правку одного и того же фрагмента текста),
которые нашли свое разрешение в системах, реализующих технологию
группового доступа (group-ware), например в пакетах Group Wize и Lotus Notes
(Lotus-IBM).
631
Какие же технологии необходимы для комплексной автоматизации
делопроизводства? Во многих западных компаниях автоматизация базируется
на двух простых технологиях: электронной почте, позволяющей обмениваться
данными, и системе управления документооборотом, позволяющей
осуществлять единый контроль над всеми документами организации.
Особенности российского документооборота
В России общегосударственная система документооборота сложилась
задолго до появления современных информационных технологий. Как
показывает опыт, для ее реализации необходимо использование различных
информационных технологий работы с документами. С одной стороны,
необходимость централизованной концентрации данных о документах всей
организации в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов
регистрационно-контрольных форм принципиально требует достаточно
мощных средств управления документооборотом. Детальный анализ
показывает, что для описания обобщенной структуры данных документа
требуется до нескольких десятков реляционных таблиц (см. гл. 15). Для
эффективной реализации такой системы необходима СУБД масштаба
предприятия и соответствующие средства проектирования. С другой стороны,
документооборот предполагает сложные многошаговые алгоритмы
прохождения документов по организации, то есть, по сути, предполагает
технологии управления рабочими группами (см. гл. 16).
В связи с этим на российском рынке наряду с системами,
разработанными на базе готовых западных продуктов одного из
вышеперечисленных классов, предлагаются оригинальные системы,
разработанные специально для автоматизации отечественного
документооборота с использованием элементов вышеперечисленных
технологий.
17.3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
С точки зрения традиционной технологии отечественного
делопроизводства, автоматизированными системами должны поддерживаться
следующие обязательные функции.
1.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
2.Возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу.
3. Возможность контроля исполнения резолюций, включая
упредительный контроль.
4.Списание документа в дело.
5. Атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по
произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки
документа).
6. Возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм
632
без привлечения разработчика.
Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены
за счет ряда дополнительных функций, многие из которых являются
обязательными при организации тендеров (конкурсов) на приобретение
системы.
1.Возможность работы с электронной копией документа.
2.Интеграция со средствами пакета MS Office.
3. Автоматизированная регистрация документа, поступившего по
электронной почте.
4.Поддержка средств электронной цифровой подписи.
5. Возможность задания логических связей между документами.
6. Полнотекстовый поиск по электронным копиям документов.
7. Разделение прав доступа пользователей к различным категориям
документов.
8. Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет).
9.Ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность
формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати
описей вложений.
10. Ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных
документов между сотрудниками учреждения).
11. Возможность проектирования произвольных (связанных со сложной
логической обработкой) отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика.
12. Распознавание текстов отсканированных документов.
13. Ведение электронных архивов документов.
14. Поддержка средств криптографической защиты информации.
В ряде зарубежных систем автоматизации обеспечивается поддержка
специальных функций, прежде всего связанных с лингвистическим анализом
текстов документов:
1.Автоаннотирование — автоматическое составление аннотации
документа по его полному тексту.
2. Авторубрицирование — автоматическое отнесение документа к той
или иной тематической рубрике.
3. Автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между
документами.
4. Семантический анализ, результатом которого может быть указание
пользователю о недостаточности информации для успешного поиска документа
в дальнейшем (например, в качестве аннотаций документов вводятся схожие
тексты).
5. Формирование связных текстов (отчетов) по заданной тематике на базе
архива хранимых документов (так называемое «копание данных»).
633
17.4. ОБЗОР СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОД
СТВА, ПРИСУТСТВУЮЩИХ НА РОССИЙСКОМ
РЫНКЕ
Две модели делопроизводства — две группы систем автоматизации
На отечественном рынке программного обеспечения присутствуют две
группы систем автоматизации делопроизводства. Они соответствуют двум
моделям делопроизводства. Их можно условно назвать российской и западной.
Программные системы, реализующие российскую технологию,
ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных
учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в
конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения
бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по
обработке документов. Однако такие системы способны существенно
расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и
документооборота за счет обработки документов в сети с использованием
современных технологий, например workflow. Системы этого направления
являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажной
к безбумажной технологии делопроизводства.
К системам автоматизации данной технологии относятся:
1. Дело (компания «Электронные офисные системы»);
2.Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г.
Москва.
Программные системы западного направления ориентированы на
максимально полное использование электронных документов и средств
коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в
свою очередь, предопределяет изменение существующих
делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку
новых технологий работы с документами.
Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс
документооборота руководящего звена предприятия и выраженным
стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной
особенностью западной технологии является моделирование конкретных
реальных процессов документооборота и настройка на эти модели
программных систем.
Как правило, система поставляется заказчику не в виде коробочного
продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое
решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на
персональные компьютеры работников (ролевоерабочее место)
устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие
решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в
документообороте организации. Администратором системы формируются
бизнес-функции, определяющие документопотоки в организации.
К системам данного направления относятся:
634
1.Русифицированные версии популярных западных сред разработки:
• DocsOpen (PC DOCS);
• LinkWorks (DEC);
• Staffware (Staffware PLS);
• Lotus Notes (Lotus-IBM).
2.Программные решения, созданные российскими компаниями на основе
западных систем:
• система Босс-Референт компании «Ай-Ти» (Lotus Notes);
• системы OfficeMedia и CompanyMedia компании ИнтерТраст, г. Москва
(Lotus Notes);
• система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes);
• решения компании «Весть — МетаТехнология», г. Москва (Staffware и
Workroute 2000).
3.Собственные разработки российских компаний:
• система LanDocs компании «Ланит»;
• система Эффект Офис компании «Гарант International»;
• система Optima WorkFlow компании «Оптима».
17.5. ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ ДЕЛО
Основные принципы построения системы
Система Дело предназначена для автоматизации традиционной модели
отечественного делопроизводства. Система обеспечивает пошаговое
управление движением и исполнением всей совокупности документов на
предприятии, в его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах
жизненного цикла документов: от приема или создания до передачи в архив
или уничтожения.
Система поддерживает технологию, полностью преемственную
технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских
предприятиях, и соответствует нормативным требованиям в части регистрации
документов, их рассылки, контроля исполнения и т. д. Система позволяет
создавать и вести произвольное количество регистрационно-контрольных
картотек в структурных подразделениях предприятия, что облегчает ее
настройку на любую произвольную организационную структуру предприятия.
Система Дело, построенная на основе технологии «клиент—сервер»,
поддерживает распределенную организацию корпоративного
документооборота. Наряду со структурированной информацией о документе
(регистрационная карточка) в системе обеспечивается работа с электронными
версиями документа. В системе реализован механизм управления ходом работ
(workflow management) для управления прохождением документов по
организации и определения ролевых функций пользователей при работе над
документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т. д.)
реализованы с использованием современных систем управления базами данных
масштаба предприятия (Oracle, MS SQL Server). Для информационно-
635
аналитической работы в системе реализован Web-сервер делопроизводства,
обеспечивающий простой и эффективный доступ к данным о документах и
самим документам для специалистов и руководителей с любого локального или
удаленного компьютера через сеть Интернет (корпоративную сеть интранет).
Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно
установить ее в компьютерной сети, ввести параметры, описывающие
структуру организации и принятые правила делопроизводства. Таким образом,
систему можно рассматривать как готовую и документированную технологию
делопроизводства.
Система является открытой в полном соответствии с принятыми
стандартами. В частности, интерфейс прикладного программирования (API),
поддерживающий промышленные стандарты ActiveX и MAPI, позволяет
пользователям создавать собственные прикладные программы для расширения/
модификации возможностей системы и интеграции с другими системами.
Например, пользователи могут интегрировать систему с клиентом электронной
почты для автоматической регистрации поступающей корреспонденции и
автоматической рассылки исходящей почты или самостоятельно формировать
любые отчетные формы в текстовых и табличных процессорах.
Пользователи системы ДЕЛО
Сотрудник предприятия, которому предоставлено право работы с
системой Дело, является ее пользователем. При этом разным пользователям
могут предоставляться разные возможности. Например, одному пользователю
может быть разрешена регистрация документов, другому доступ к данному
режиму работы будет закрыт.
Совокупность правил работы в системе Дело для каждого пользователя
ставится в соответствие специальному имени пользователя — идентификатору,
значение которого хранится в системной таблице. Каждый сеанс работы
начинается с того, что пользователь вводит в систему свой идентификатор, в
соответствии с которым ему предоставляются те или иные возможности. Чтобы
обеспечить защиту от несанкционированного доступа к системе, пользователь
обязан подтвердить свое право работы, набрав секретную комбинацию
символов — пароль.
При автоматизации процесса делопроизводства с помощью системы Дело
могут быть реализованы различные подходы к распределению
пользовательских функций, которые предусматривают различную степень
привлечения сотрудников предприятия в качестве пользователей системы.
Так, если предусматривается порядок, при котором исполнители (см. рис.
17.1 на с. 626) продолжают работать с бумажными документами (оригиналами
и их копиями), а автоматизации подлежат лишь регистрационные и
контрольные функции, то в качестве пользователей системы Дело может быть
привлечен ограниченный круг делопроизводителей (в частном случае — один
сотрудник), в основные функции которых входит:
•регистрация документов (заведение электронных регистрационных
карточек);
636
•отслеживание момента вынесения резолюции по документу и ввод в
регистрационную карточку (РК) текста резолюции, фамилий автора резолюции
и исполнителей документа, а также срока исполнения документа;
•периодический поиск в картотеке и просмотр РК документов,
находящихся на исполнении (на контроле), с целью напоминания исполнителям
о сроках исполнения документов;
• получение формируемых системой стандартных отчетов о степени
исполнения документов для доклада руководству;
• отслеживание момента исполнения документа и ввод текста отчета
исполнителя в РК;
•отслеживание момента списания документа в дело и внесение в РК
номера (наименования) дела согласно номенклатуре дел предприятия.
Нетрудно заметить, что выполнение приведенных выше
делопроизводственных функций может быть частично возложено на
исполнителей документа. При этом оперативность системы значительно
возрастает. Так, если руководители и исполнители готовы стать
пользователями системы, то возможно следующее перераспределение функций:
• одновременно с вынесением резолюции традиционным способом,
руководитель дублирует текст резолюции в РК документа, а также вносит в РК
фамилии исполнителей документа и дату его исполнения;
• исполнитель самостоятельно просматривает картотеку и отслеживает
сроки исполнения направленных ему документов, а после того как работа по
документу завершена, вводит в РК текст отчета и номер дела, в которое списан
документ.
Если же целью автоматизации является переход к безбумажной
технологии, то есть предусматривается работа исполнителей только с
электронными копиями документов, то пользователями системы должны стать
все участники делопроизводственного процесса, включая и руководителей, и
исполнителей.
Наконец, обязательной категорией пользователей системы являются
системные администраторы. В функции системного администратора входит
наиболее сложная и ответственная часть работы с системой Дело — настройка
системы на конкретную организационную структуру предприятия, определение
правил делопроизводства и документооборота, которые будут поддерживаться
системой.
Система Дело устанавливается в локальной сети, и доступ к картотеке (к
поиску РК в картотеке) может быть осуществлен с любого из компьютеров,
объединенных в локальную сеть. В общем случае, целесообразно, чтобы
количество компьютеров, объединяемых в локальную сеть, совпадало с
количеством пользователей системы Дело.
Настройка системы на организационную структуру предприятия
Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и
документооборота Дело является настраиваемостъ на ту уникальную схему
документооборота, которая сложилась на предприятии. В свою очередь схема
637
документооборота определяется организационной структурой предприятия и
правилами делопроизводства.
Под организационной структурой предприятия будем понимать состав и
организационную подчиненность подразделений предприятия, а также
перечень сотрудников подразделений, непосредственно участвующих в работе
с документами, то есть обладающих правом резолюции либо являющихся
исполнителями документов. Таких сотрудников в дальнейшем будем называть
должностными лицами.
Настройка системы на организационную структуру предприятия, прежде
всего, позволяет упорядочить и локализовать поиск РК документов,
исполняемых различными должностными лицами.
На рис. 17.2 приведена упрощенная модель доступа к РК документов,
исполняемых в различных подразделениях. После того как документ
зарегистрирован (будем считать, что это входящий документ), его РК
оказывается в картотеке. Предположим, что в момент первичной регистрации
документу присваивается регистрационный номер и определяется должностное
лицо (в РК вписывается фамилия должностного лица), которому предстоит
вынести резолюцию по поступившему документу. Например, таким лицом
может быть директор предприятия.
Рис. 17.2. Схема создания кабинета в системе Дело
Факт вынесения резолюции отражается в РК документа путем ввода
текста резолюции, для чего необходимо отыскать РК в картотеке. В общем
случае система позволяет осуществить поиск РК документа во всей картотеке,
задав в качестве критерия поиска регистрационный номер документа или
фамилию того лица, которому направлен документ. Но данный метод обладает
тем существенным недостатком, что при достаточно большом количестве
карточек в картотеке такой поиск может занять много времени, включая время
на формирование поискового запроса.
Кроме того, если доступ к карточкам будет осуществляться только через
638
поиск по всей картотеке, то пользователи будут иметь возможность доступа не
только к «своим», но и к «чужим» документам.
Чтобы избежать подобных проблем, система Дело предоставляет
возможность автоматического выделения из всей совокупности РК,
находящихся в картотеке, тех РК документов, исполнение которых б текущий
момент времени зависит от определенных должностных лиц (или лица). Такая
усеченная картотека получила название кабинета, а должностные лица,
относительно которых происходит отбор документов, — владельцев кабинета.
Например, после вынесения руководством резолюций (и назначения
исполнителей) в картотеке появились карточки документов, среди
исполнителей которых обязательно есть кто-либо из сотрудников
Подразделения 1 (на рис. 17.2 эти карточки выделены темным цветом).
Создание кабинета, владельцами которого являются все должностные лица
подразделения, приведет к тому, что в кабинет попадут дубликаты всех РК
документов, исполнение которых требует участия кого-либо из сотрудников
подразделения. Но при необходимости можно настроить систему так, что у
кабинета будет произвольное число владельцев, например только один
владелец. В этом случае в кабинет будут попадать документы, относящиеся
только к данному должностному лицу. Количество же создаваемых кабинетов в
системе не ограничено.
Последнее обстоятельство требует введения жесткого правила: одно и то же должно стное
лицо не может быть владельцем нескольких кабинетов, иначе процесс поиска документа по
признаку участия того или иного должностного лица в его исполнении теряет однозначность.
После того как кабинет создан, доступ пользователя к документам может
быть ограничен совокупностью РК, попавших в свой кабинет. Такой подход
очень удобен при внедрении безбумажной технологии: исполнитель «видит»
только предназначенные ему документы.
Можно провести аналогию между кабинетом и рабочим столом делопроизводителя, на
котором скапливаются РК документов, ход исполнения которых данный делопроизводитель
должен отследить. При этом в должностные обязанности делопроизводителя входит работа
только с документами, которые либо имеют резолюцию конкретных должностных лиц, либо
исполняются конкретными должностными лицами.
Как было показано выше, осуществить доступ к документу можно путем
поиска по всей картотеке. Но, как правило, удобнее при настройке системы
повторить организационную структуру предприятия, создав кабинеты, как
минимум, по количеству самостоятельных подразделений. В этом случае
делопроизводители различных подразделений будут обращаться за
документами в свои кабинеты.
Более того, для ускорения поиска и разграничения доступа к документам
целесообразно разбить одну большую картотеку на несколько картотек
подразделений. Подобное разбиение также может и должно производиться,
если какое-либо подразделение ведет свое собственное делопроизводство, то
639
есть документ может быть создан (зарегистрирован) внутри подразделения. В
этом случае кабинеты будут создаваться уже при картотеках подразделения.
Пример такой организации хранения РК продемонстрирован на рис. 17.3.
Так, в Картотеке 1 накапливаются регистрационные карточки
документов, требующих вынесения по ним резолюции руководства.
Делопроизводитель, отслеживающий действия руководства, находит карточки в
Кабинете 1, вводит текст резолюции и фамилии назначенных исполнителей.
Как только резолюция введена, соответствующая РК документа дублируется в
картотеке подразделения (Картотека 2 или Картотека 3), при которой создан
кабинет, владельцем которого является назначенное исполнителем
должностное лицо.
Одновременно карточка дублируется и в кабинете исполнителя. Если в
качестве исполнителя определено не конкретное должностное лицо, а
подразделение, то карточка окажется в кабинете, среди владельцев которого
есть начальник подразделения.
В ходе работ по одному и тому же документу может быть вынесено
несколько резолюций. На рис. 17.3 иллюстрируется случай, когда по
документу, попавшему в Кабинет 3, выносится очередная резолюция, в
соответствии с которой исполнителем является один из владельцев Кабинета 4
(например, сотрудник Отдела 2). В этом случае РК документа дублируется в
Картотеке 3 и, соответственно, в Кабинете 4.
Если подразделение ведет собственное делопроизводство, то возникновение РК в картотеке
подразделения может быть связано не только с пересылкой документа исполнителю —
сотруднику данного подразделения, но и в результате создания документа (регистрации
документа) внутри подразделения.
Из примера, приведенного на рис. 17.3, следует, что, например, все
640