Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия

Подождите немного. Документ загружается.

Глава 10. Организация и информационное обеспечение АХД 191

мам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматри-

ваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его

исполнители и др.

Контроль за выполнением планов анализа ведет замести-

тель руководителя предприятия по экономическим вопросам

или лицо, на которое возложены обязанности по управлению

анализом в целом.

10.4. Информационное и методическое обеспечение

анализа

Классификация источников данных, их характеристика.

Требования к организации информационного обеспечения

АХД. Методическое обеспечение анализа.

Состав, содержание и качество информации, которая привле-

кается к анализу, имеют определяющую роль в обеспечении

действенности АХД. Анализ не ограничивается только эконо-

мическими данными, а широко использует техническую, техно-

логическую и другую информацию. Все источники данных для

АХД делятся на плановые, учетные и

внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов,

которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те-

кущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы,

ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера — это

все данные, которые содержат документы бухгалтерского,

статистического и оперативного учета, а также все виды от-

четности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при-

надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо-

лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре-

зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые

имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от-

четности, обеспечивает принятие корректирующих мер, направ-

ленных на успешное выполнение планов, достижение лучших

Результатов

хозяйствования.

192

Часть I. Теория

АХД

Данные статистического учета, в которых содержится

количественная характеристика массовых явлений и процес-

сов, используются для углубленного изучения и осмысления

взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более

оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерс-

ким учетом обеспечению анализа необходимыми данными (на-

пример, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии про-

изводственных запасов) и тем самым создают условия для

повышения эффективности аналитических исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, явля-

ется и экономический паспорт предприятия, где накапливают-

ся данные о результатах хозяйственной деятельности за не-

сколько лет. Значительная детализация показателей, которые

содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные

исследования динамики, выявить тенденции и закономерности

развития экономики предприятия.

С расширением компьютерной техники появились и новые

машинные источники информации. К ним относятся данные, ко-

торые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких

дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

К внеучетным источникам информации относятся

документы, которые регулируют хозяйственную деятельность,

а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее.

В их число входят следующие документы:

1. Официальные документы, которыми обязан пользовать-

ся субъект хозяйствования в своей деятельности: законы го-

сударства, указы президента, постановления правительства и

местных органов власти, приказы вышестоящих органов уп-

равления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения

руководителей предприятия.

2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения,

решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового

коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4. Материалы изучения передового опыта, полученные из

разных источников информации (Интернет, радио, телевидение,

газеты, журналы, информационные бюллетени и

т.д.)-

Глава 10. Организация и информационное обеспечение ЛХД 193

5. Техническая и технологическая документация.

6. Материалы специальных обследований состояния произ-

водства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотогра-

фия и

т.п.).

7. Устная информация, которая получена во время встреч

с членами своего коллектива или представителями других

предприятий.

По отношению к объекту исследования информация

бывает внутренней и внешней. Система внутренней инфор-

мации — это данные статистического, бухгалтерского, опера-

тивного учета и отчетности, плановые данные, нормативные дан-

ные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней

информации — это данные статистических сборников, перио-

дических и специальных изданий, конференций, деловых встреч,

официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация

делится на основную и вспомогательную, необходимую для бо-

лее полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая инфор-

мация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К ис-

точникам регулярной информации относятся плановые и учет-

ные данные. Эпизодическая информация формируется по мере

необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицирует-

ся на постоянную, сохраняющую свое значение длительное

время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.),

условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение

определенного периода времени (показатели плана, нормативы),

и переменную, характеризующую частую сменяемость собы-

тий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на

определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию

можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвен-

таризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определен-

ную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюн-

ктурные обзоры и

т.д.).

К организации информационного обеспечения анализа предъ-

является ряд требований. Это аналитичность информации,

як..

2049

194

Часть I. Теория АХД

ее объективность, единство, оперативность, рациональ-

ность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся

си-

стема экономической информации независимо от источников

поступления должна соответствовать потребностям.

АХД, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех

направлениях деятельности и с той детализацией, которая

нужна аналитику для всестороннего изучения экономических

явлений и процессов, выявления влияния основных факторов

и определения внутрихозяйственных резервов повышения эф-

фективности производства. Поэтому вся система информаци-

онного обеспечения АХД должна постоянно совершенство-

ваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации уче-

та, в планировании и статистике на предприятии. Там посто-

янно пересматриваются формы документов, их содержание, ор-

ганизация документооборота, появляются принципиально

новые формы накопления и сохранения данных (имеется в ви-

ду компьютерная технология). Все изменения диктуются не

только собственно требованиями учета или планирования.

Они в значительной степени подчинены необходимости ин-

формационного обеспечения АХД и выработки управленчес-

ких решений.

Экономическая информация должна достоверно,

объективно отражать исследуемые явления и процес-

сы.

Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут

соответствовать действительности, а разработанные аналитика-

ми предложения не только не принесут пользы предприятию,

но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации ин-

формационного потока, — это единство информации,

поступающей из разных источников (планового, учет-

ного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает

необходимость устранения обособленности и дублирования

•разных

источников информации. Это означает, что каждое эко-

номическое явление, каждый хозяйственный акт должны ре-

гистрироваться только один раз, а полученные результаты мо-

гут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Глава

Организация и информационное обеспечение АХД 195

Эффективность анализа может быть обеспечена только тог-

да, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс

производства по его результатам. Это значит, что информация

должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и

состоит сущность еще одного требования к информации —

оперативность. Повышение оперативности информации до-

стигается применением новейших средств связи, обработкой

ее на ПЭВМ и т.д.

Одно из требований к качеству информации — это обес-

печение ее сопоставимости по предмету и объектам ис-

следования, периоду времени, методологии исчисления показа-

телей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рацио-

нальной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на

сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для

комплексного анализа любого экономического явления или про-

цесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии

анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информа-

ции удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из

данного требования вытекает необходимость изучения полезно-

сти информации и на этой основе совершенствование информа-

ционных потоков путем устранения лишних данных и введения

нужных.

Таким образом, информационная система АХД должна фор-

мироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных вы-

ше требований, что является необходимым условием повыше-

ния действенности и эффективности АХД.

Не менее важное значение в организации анализа

имеет методическое его обеспечение. От того, какие

методики анализа используются на предприятии, зависит его

результативность. Ответственность за методическое

обеспече-

ние анализа обычно возлагается на специалиста, который осу-

ществляет руководство аналитической работой на предприя-

тии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на

основе изучения достижений науки и передового опыта в об-

ласти анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия,

осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопро-

196 Часть I. Теория АХД

сам анализа. Особое значение имеет разработка собственных

или адаптация готовых компьютерных программ анализа, по-

зволяющих оперативно и комплексно исследовать результаты

хозяйственной деятельности с использованием экономико-

математических методов.

10.5. Подготовка и аналитическая обработка

исходных данных в анализе хозяйственной

деятельности

Проверка исходной информации. Приведение показате-

лей в сопоставимый вид. Упрощение числовых показате-

лей. Аналитическая обработка данных.

Ответственным этапом в АХД является подготовка инфор-

мации, которая включает проверку данных, обеспечение их

сопоставимости, упрощение числовой информации.

В первую очередь информация, собранная для анализа, дол-

жна быть проверена на доброкачественность. Проверка про-

водится с двух сторон. Во-первых, аналитик проверяет, насколь-

ко полными являются данные, которые содержат планы и отчеты,

правильно ли они оформлены. Обязательно проверяется пра-

вильность арифметических подсчетов. Аналитик должен обра-

тить внимание и на то, согласуются ли показатели, приведенные

в разных таблицах плана или отчета и т.д. Такая проверка но-

сит технический характер.

Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к ана-

лизу данных по существу. В процессе ее определяют, насколь-

ко тот или иной показатель соответствует действительности.

Главный вопрос, который решается аналитиком, можно сфор-

мулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами

этой проверки являются как логическое осмысление данных,

так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и

обо-

снованности показателей разных источников.

Анализ будет значительно менее трудоемким, если обеспе-

чена сопоставимость показателей. Для этого всю число-

вую информацию после проверки ее доброкачественности при-

Глава 10. Организация и информационное обеспечение АХД 197

водят в сопоставимый вид, используя способы, рассмотренные

нами в параграфе 4.3.

Аналитическое исследование часто носит прогнозный харак-

тер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерс-

ком учете. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации,

уменьшить объем аналитических расчетов (когда они прово-

дятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки

чисел, проводить расчеты в рублях или тысячах рублей. Прав-

да, здесь нужно сделать одно предостережение. Выбор степе-

ни упрощения зависит от содержания показателя, его величи-

ны и др. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать

точную стоимость основных средств и валовой продукции, до-

статочно иметь их объемы в тысячах рублей. Но, отбросив

десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще

всего вообще потеряем его величину — он превратится в нуль.

Поэтому при упрощении нужно обязательно сохранить 2-3 де-

сятичных знака.

При упрощении исходных данных очень часто определяют

средние или относительные величины, что позволяет об-

легчить обобщающую оценку деятельности субъектов хозяй-

ствования.

Аналитическая обработка

данных—

это уже непо-

средственно анализ. Поэтому она является более ответствен-

ным этапом работы аналитика. Здесь производят сравнение

фактических данных отчетного периода с данными прошлых

лет, бизнес-плана, конкурирующих предприятий, средними по

отрасли, изучают внутренние и внешние факторы, определяю-

щие результаты деятельности предприятия, изыскивают и обо-

сновывают величину резервов повышения ее эффективности.

От того, насколько глубоко и качественно проведен анализ,

зависят выводы и корректирующие действия по его результа-

там, стратегия и тактика бизнеса на перспективу. Поэтому очень

важно в процессе обработки информации использовать наи-

более совершенный инструментарий анализа, позволяющий

глубоко и комплексно исследовать экономические процессы,

более точно измерить влияние факторов и величину хозяй-

ственных резервов.

198

Часть I. Теория АХД

10.6. Документальное оформление результатов

анализа

Документы, которыми оформляются результаты ана-

лиза. Содержание пояснительной записки, справки, заклю-

чения. Экономический паспорт как документ для обоб-

щения результатов анализа.

Любые результаты аналитического исследования деятель-

ности предприятия в целом или его сегментов должны быть

оформлены в виде документов. Это может быть аналити-

ческий отчет (пояснительная

записка),

справка, за-

ключение.

Аналитический отчет обычно составляется для внешних

пользователей. Если результаты анализа предназначены для

внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде

справки или заключения.

Содержание аналитического отчета должно быть до-

статочно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной

деятельности и предложений по их улучшению, он должен со-

держать общие вопросы — экономический уровень развития

предприятия, условия хозяйствования, результаты выполнения

планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитичес-

кая часть отчета должна быть обоснованной, конкретной по

стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таб-

лицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные,

графики, диаграммы и т.д. При его оформлении особое внимание

нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам

анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обо-

снованными и направленными на улучшение результатов хозяй-

ственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяй-

ственных резервов.

Что касается справки и заключения, то их содержание

в отличие от пояснительной записки может быть более кон-

кретным, акцентированным на отражении недостатков или до-

стижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь

может быть опущена общая характеристика предприятия и ус-

ловий его деятельности.

Глава 10. Организация и информационное обеспечение АХД 199

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме

оформления результатов анализа. Она состоит из посто-

янного макета типовых аналитических таблиц и графиков и не

содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы и

графики позволяют систематизировать, обобщить изучаемый ма-

териал и представить его в пригодной для восприятия форме.

Формы

таблиц могут быть самыми разнообразными. Они стро-

ятся в соответствии с требующимися для анализа данными. По-

казатели в аналитических таблицах необходимо размещать та-

ким образом, чтобы они одновременно использовались в каче-

стве аналитического и иллюстративного материала. При этом

не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели ра-

боты предприятия или бросаться в другую крайность — вво-

дить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное

количество таблиц усложняет их использование. Аналитичес-

кие таблицы и графики должны быть наглядными и простыми

для использования.

Такой порядок оформления результатов анализа в после-

днее время находит все большее применение. Он рассчитан на

высококвалифицированных работников, способных самостоя-

тельно разобраться в обработанной и систематизированной ин-

формации и принимать необходимые решения. Бестекстовый

анализ повышает свою действенность потому, что при этом со-

кращается разрыв между выполнением анализа и использо-

ванием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа

могут заноситься в специально предусмотренные для этого

разделы экономического паспорта предприятия. Нали-

чие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать

результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспе-

чивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты итогового анализа и разработанные на их ос-

нове мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях

коллектива предприятия и его подразделений. Практическую

реализацию они получают после принятия соответствующих

управленческих решений и действий.

200 Часть I. Теория АХД

10.7. Организация компьютерной обработки

аналитической информации

Роль автоматизации экономических расчетов в повыше-

нии эффективности аналитических исследований. Орга-

низация АРМ аналитика.

Аналитическая обработка экономической информации очень

трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообраз-

ных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потреб-

ность в аналитической информации значительно увеличивает-

ся. Это связано прежде всего с потребностью разработки и

обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, ком-

плексной оценки эффективности краткосрочных и долгосроч-

ных управленческих решений. В связи с этим автоматизация

аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Современные информационные технологии позволяют це-

ликом автоматизировать обработку всех экономических дан-

ных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности.

Роль автоматизации аналитических расчетов заключается

в следующем.

Во-первых, повышается продуктивность работы экономи-

стов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы

и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет

делать более глубокие исследования, вести постановку более

сложных экономических задач.

Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются эко-

номические явления и процессы, более полно изучаются фак-

торы и выявляются резервы повышения эффективности про-

изводства.

В-третьих,

повышаются оперативность и качество анали-

за, его общий уровень и действенность.

Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ хозяй-

ственной деятельности поднялись на более высокий уровень

с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая

производительность, надежность и простота эксплуатации, на-

личие развитого программного обеспечения, диалогового режи-

ма работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ

бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ,