Ноздріна Л.В., Ящук В.І., Полотай О.І. Управління проектами

Подождите немного. Документ загружается.

251

Тема 10. Управління якістю проектів

ких сил США. Розробив методику «мозкового штурму», яка

активно застосовується в роботі гуртків якості.

4. Генріх Альтшуллер. Радянський учений, винахідник. У 1948 р.

створив Теорію Рішення Винахідницьких Завдань (ТРІЗ), за

що «отримав» 25 років концтаборів. ТРІЗ призначений для пе-

ретворення винахідництва і раціоналізації з долі геніїв на робо-

чий інструмент будь-якого інженера. Принципи ТРІЗ активно

використовуються в роботі гуртків якості.

Основні носії якості в гуртках якості:

Носій ідеології якості. При роботі в гуртках у співробітників під-

вищується почуття причетності до своєї компанії, залученість у про-

цеси, що протікають в ній.

Носій рішень у сфері якості.

Носій влади. Інколи гуртки називають ще «четвертою владою в

компанії»:

– Перша влада — акціонери.

– Друга влада — наймані менеджери.

– Третя влада — бюрократія.

10.4. Контроль якості

Контроль якості — відслідковування конкретних резуль-

татів діяльності по проекту в цілях визначення їх відповідності

стандартам і вимогам з якості і визначення шляхів усунення при-

чин невідповідностей.

Для контролю якості проекту необхідна інформація про хід реалі-

зації проекту, план якості, документація по якості.

Контроль якості здійснюється із застосуванням таких методів та

інструментів:

Аудит якості.

Це систематичний та незалежний аналіз, що дозволяє визна-

чити відповідність запланованої діяльності і результатів у сфе-

рі якості, а також ефективність їх впровадження і ступінь до-

сягнення поставлених цілей. Аудит дозволяє виявити причини

252

Частина II. Планування і контроль проекту

невідповідностей і розробити заходи по їх усуненню. Аудити якос-

ті поділяються на планові (мінімум один раз в рік) чи позапланові

(у випадку невпевненості в ефективності функціонування системи

якості).

Контрольні листи.

Використовуються для збору великого обсягу первинної ін-

формації з метою подальшого статистичного аналізу. Контрольний

лист — це проста таблиця, в якій необхідно відзначати наявність чи

числове значення деякого параметра (параметрів) із заданою часто-

тою (напр., один раз в годину) (рис. 3.14).

Шляхом спостереження протягом певного періоду часу (день,

тиждень тощо) встановлюється кількість випадків поганої якості (на

підставі діаграми Ішікави), які позначаються звичайним графічним

способом. Після того як статистика зібрана, приступають до її аналі-

зу: виявляють найвагоміші (з найбільшою кількістю випадків) чин-

ники поганої якості.

Рис. 3.14. Контрольні листи

253

Тема 10. Управління якістю проектів

Контрольні карти.

Контрольні карти — графічне зображення характеру зміни

показника якості в часі.

Вперше запропоновані В. Шухартом в 1925 р. Графік контрольної

карти складається з вертикальної осі, на яку наносять масштаб озна-

ки якості, що досліджується, та горизонтальної осі, яка характеризує

послідовність отриманих даних. На графіку знаходиться центральна

лінія, яка відпо відає середньому значенню ознаки якості, і дві лінії,

які мають назви меж регу лювання, верхня (BMP) та нижня (НМР)

(рис. 3.15). У світовій літературі вживається позначення UCL (Upper

Control Limit) для верхньої та LCL (Lower Control Limit) для ниж-

ньої межі регулювання. Можливі варіанти перекладів як «верхня чи

нижня конт рольна межа» або «межа управління». Галузь застосуван-

ня контрольних карт також стосується всіх можливих процесів орга-

нізації, де реалізується проект.

Рис. 3.15. Загальний вигляд контрольної карти

Загальну модель контрольної карти можливо описати таким чи-

ном. При пустимо, що W – це вибіркова величина, яка вимірює пев-

ну ознаку якості, і припус тимо, що середньою цієї величини W є Мw,

а середньоквадратичне відхилення W є w. Тоді центральну лінію,

верхню та нижню межі регулювання контрольної карти мож ливо по-

дати як:

ВМР = W + Lw;

ЦЛ = Мw;

254

Частина II. Планування і контроль проекту

НМР = W – Lw,

де L є відстанню між межами регулювання і центральною лінією.

Відстань від меж регулювання до центральної лінії контрольної

карти В. Шухартом було запропоновано вимірювати у середньоквад-

ратичних відхиленнях вибіркової статистики W. Виходячи з емпі-

ричних припущень (для більшості видів розподілів окремих значень

досліджуваної ознаки якості, розподіл середніх величин вибірок буде

підкорятися нормальному закону розподілу), він встановив значення

L = 3 (на рисунку позначені як 3S).

Розрізняють:

Контрольні карти за кількісними ознаками

Контрольні карти за кількісними ознаками — це зазвичай здвоє-

ні карти, одна з яких змальовує зміну середнього значення процесу, а

друга — розкиду процесу. Розкид може обчислюватися або на основі

розмаху процесу R (різниці між найбільшим і найменшим значенням),

або на основі середньоквадратичного відхилення процесу S. Зазвичай

використовуються x–S-карти, x–R-карти використовуються рідше.

Контрольні карти за якісними ознаками

1. Карта для частки дефектних виробів (p-карта). У p-карті під-

раховується частка дефектних виробів у вибірці. Вона застосо-

вується, коли обсяг вибірки — змінний.

2. Карта для числа дефектних виробів (np-карта). У np-карті під-

раховується число дефектних виробів у вибірці. Вона застосо-

вується, коли обсяг вибірки — постійний.

3. Карта для числа дефектів у вибірці (с-карта). У с-карті підра-

ховується число дефектів у вибірці.

4. Карта для числа дефектів на один виріб (u-карта). У u-карті

підраховується число дефектів на один виріб у вибірці.

Діаграми Парето.

Діаграми Парето — це гістограма, впорядкована за частотою

виникнення певних факторів по кожному результату, вона дозво-

ляє сконцентрувати увагу на небагатьох важливих факторах.

Принцип побудови діаграми Парето (рис. 3.16) ґрунтується на так

званому «правилі Парето», яке застосовується до якості результатів

проектів — більшість усіх дефектів викликана кількома причинами.

255

Тема 10. Управління якістю проектів

Чинник Зміст чинника

А Один оператор (вийшов напарник)

В В кімнаті, куди дзвонять, нікого не було

С Ніхто не брав трубку

D Було незрозуміло в який відділ і до кого дзвонять

E Оператор не знав що відповісти

F Інші причини

Рис. 3.16. Діаграма Парето

Досвід показує, що найбільша абсолютна і відносна кількість де-

фектів викликана дією незначної по відношенню до загальної кіль-

кості причин. Зазвичай це 1–3 причини, через які виникає 60–80%

усіх невідповідностей.

Діаграма Парето дає можливість визначити ці причини і привер-

нути до них увагу. Упорядкування по рангу використовується для

здійснення коригуючих дій — команда проекту повинна здійснювати

дії, спрямовані на фіксацію насамперед тих проблем, які спричиня-

ють найбільшу кількість дефектів.

256

Частина II. Планування і контроль проекту

Закон Парето свідчить, що відносно мала кількість випадко-

востей спричинює значну кількість проблем або дефектів.

Самооцінка.

Самооцінка може проводитися як разовий комплексний захід з

розробкою і прийняттям рекомендацій для покращення діяльності.

В Європі цей метод активно використовується з 1992 р. Оптималь-

ним методом самооцінки є оцінка шляхом створення цільової групи

із учасників проекту, яка в стислі терміни проводить самооцінку і ви-

являє 3–4 пріоритетних напрямки удосконалення діяльності.

Контроль якості в проекті може завершитися такими діями:

– поліпшенням якості робіт проекту;

– прийняттям результатів робіт чи проекту в цілому;

– ідентифікацією порушень і реалізацією дій по управлінню не-

відповідними процесами і результатами;

– переробкою результатів з метою подальшого контролю;

– виправленням процесів.

Головна ціль кожного проекту — задоволення потреб всіх зацікав-

лених в ньому осіб. Однак з кожним роком конкуренція стає все жор-

сткішою, а, отже, успіху досягають тільки ті проекти, які повністю

можуть витримати всі висунуті до них вимоги щодо якості.

Приклад управління якістю проекту наведено в Додатку Й.

Наприклад. Контроль якості проекту «Організація на геогра-

фічних факультетах ХНУ і ТНУ навчання магістрів і аспірантів

в області охорони навколишнього середовища при виробництві і

споживанні енергії».

Зміст проекту. Енергетика — один з факторів, що обмежують

стійкий розвиток в Україні. Щоб вирішити проблему енергії,

необхідно змінити мислення адміністраторів і фахівців. Тому є

термінова потреба у фахівцях, компетентних у проблемах «на-

вколишнє середовище — енергетика», що існують в Україні.

Головна мета проекту — поліпшення системи університетської

освіти в Україні в області екологічно безпечної енергетики, із за-

стосуванням досвіду ЄС у цій справі. Проект націлений на на-

вчання екоменеджерів, підвищення рівня екоосвіти і розуміння

щодо виробництва і використання енергії фахівцями природних

257

Тема 10. Управління якістю проектів

і технічних наук в університетах — членах консорціуму, з по-

дальшим застосуванням отриманого досвіду в системі універси-

тетів в Україні.

Контроль якості проекту. Відповідно до існуючого в Україні

порядку і вимог програми Tempus контроль якості буде здійсню-

ватися у відношенні всіх заявлених у проекті робіт і одер-

жуваних результатів. Контроль якості створення нової спе-

ціалізації для здобувачів ступеня магістра і діяльності по його

досягненню буде проводитися в три стадії шляхом атестації на

різних рівнях: — на рівні університетів — учасників проекту —

шляхом атестації навчального плану учбово-методичними комі-

сіями університетів; на рівні України — шляхом затвердження

навчального плану і включення до переліку спеціалізацій Мініс-

терством освіти і науки України; — на міжнародному рівні —

через визнання навчального плану в західноєвропейських ВНЗ.

Результати проекту будуть поширені в Україні через Міністер-

ство освіти і науки України, Представництво програми ТАСІС в

Україні, Верховну Раду України, комісію з екологічної політики й

ін. структури влади.

258

Частина II. Планування і контроль проекту

Ніколи не говоріть людям, як зробити щось.

Скажіть їм, чого ви хочете досягти, і вони

здивують вас своєю винахідливістю.

Правило ефективного процесу закупівель.

ТЕМА 11.

УПРАВЛІННЯ ЗАКУПІВЛЯМИ.

ОРГАНІЗАЦІЯ І ПРОВЕДЕННЯ ТОРГІВ

ЗА ПРОЕКТАМИ

11.1. Поняття закупівлі й контракту.

11.2. Планування закупівель.

11.3. Планування запиту пропозицій.

11.4. Запит пропозицій продавців.

11.5. Відбір продавців.

11.6. Адміністрування контрактів.

11.7. Закриття контрактів.

11.8. Організація і проведення торгів за проектами.

11.1. Поняття закупівлі й контракту

Для виконання робіт з проекту керівникові і команді управління

проектом потрібно наймати інших менеджерів і компанії, які постача-

тимуть продукти і послуги для їхнього проекту. Якщо постачальником

виступає підрозділ тієї ж компанії (тобто постачальник є внутрішнім),

то всі процеси, описані далі, не виконуються. Таке часто трапляється

в дослідницьких проектах і проектах по розробці (нові вироби, техно-

логії), коли організація не зацікавлена в передчасному розповсюджен-

ні технічної інформації по проекту. Також це відноситься до невели-

ких внутрішніх проектів, коли затрати на пошук зовнішніх ресурсів і

управління процесом їх закупівлі перевищують можливі вигоди.

Але тепер все більша кількість проектів працює з зовнішніми по-

стачальниками і співпрацюють з ними командами, із зрозумілими ці-

лями і очікуваними результатами. Коли в процесі закупівлі учасники

проекту і постачальники працюють як команда, вони виграють, а про-

ект виграє вдвічі.

259

Тема 11. Управління закупівлями. Організація і проведення торгів за проектами

Наприклад. У фірмі «Boeing» найбільшим досягненням у поста-

чанні було планування постачальників. Результати, досягнуті з

першими постачальниками на основі графіків постачань, були

просто феноменальними. Протягом декількох місяців були отри-

мані 100-відсоткові постачання сотні різних товарів. Досвідчені

постачальники фірми працювали з постачальниками так, щоб

спланувати замовлення на постачання 1–2 рази на тиждень. У

минулому ця робота була менш ефективною: замовлення роби-

лося 1 раз на три місяці. За умови частіших замовлень поста-

чальники стали відповідальнішими.

Закупівлі — це придбання в постачальників робіт, товарів

або послуг для проекту за найвигіднішою ціною.

У світовій практиці розрізняють такі види закупівель:

– закупівля робіт (Procurement of Works);

– закупівля товарів (Procurement of Goods);

– закупівля послуг (Procurement of Services);

– закупівля обладнання (Procurement of Equipment);

– закупівля консультацій (Procurement of Consultants).

В Україні згідно з «Положенням про закупівлю товарів, робіт і по-

слуг за державні кошти» закупівлі стосуються послуг, робіт та товарів.

Послуги — будь-яка закупівля, крім товарів і робіт, включаю-

чи підготовку спеціалістів, забезпечення транспортними засобами

та засобами зв’язку, освоєння технологій, наукові дослідження,

медичне та побутове обслуговування, поточний ремонт, а також

консультаційні послуги. До консультаційних послуг належать по-

слуги, пов’язані з консультуванням, експертизою, оцінкою, підго-

товкою висновків і рекомендацій.

Роботи — будь-яка діяльність, пов’язана з проектуванням, бу-

дівництвом нових, розширенням, реконструкцією, капітальним

ремонтом та реставрацією існуючих об’єктів і споруд виробничо-

го та невиробничого призначення, технічним оснащенням діючих

підприємств, а також супровідні послуги, у тому числі геодезичні

роботи, буріння, сейсмічні дослідження, аеро- і супутникова фо-

тозйомка та інші, якщо вартість виконання зазначених послуг не

перевищує вартості самого будівництва.

260

Частина II. Планування і контроль проекту

Товари — продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення,

у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предме-

ти у твердому, рідкому, газоподібному стані, включаючи електро-

енергію, а також послуги, пов’язані з поставкою товарів, якщо їх

вартість не перевищує вартості самих товарів.

Наприклад, протипожежне просочення дерев’яних конструкцій

або обробка продовольчого зерна від шкідників (фумігація) — це

послуга.

Закупівля консультацій в Україні не виділяється в окремий роз-

діл і належить до послуг.

Консультаційні послуги — послуги інтелектуального або кон-

сультаційного характеру, що надаються індивідуальними кон-

сультантами або консультаційними фірмами, які мають необхідні

спеціалізовані професійні знання, досвід і відповідну кваліфіка-

цію.

Слід зазначити, що часто виникає плутанина з термінами «по-

стачання» і «закупівля», але слід пам’ятати, що закупівлю здійснює

команда матеріально-технічного забезпечення проекту, а постачан-

ня — постачальник.

Постачальник (supplier) — організація або особа, що надає

продукцію для проекту.

Постачальником може виступати виробник, підприємство роз-

дрібної торгівлі або продавець продукції, виконавець послуги, по-

стачальник інформації. Постачальник може бути внутрішнім або

зовнішнім по відношенню до організації, де реалізується проект. У

контрактній ситуації постачальника інколи називають «підрядни-

ком» або «субпідрядником», якщо роботи стосуються проектування.

Оскільки основна мета процесу закупівель в проекті — забезпе-

чення надходження товарів, робіт та послуг згідно з планом проекту,

його можна поділити на дві основні частини:

1) закупівля;