инициативной докладной записки — побудить руководителя при-
нять определенное решение. Текст докладной записки состоит из
двух частей. В констатирующей (описательной) излагаются факты
или описывается ситуация; во второй — просьбы, предложения.
Докладными записками также иногда информируют руководителя
о ходе работ, такие записки представляются регулярно.
Объяснительные записки бывают двух видов. Первые чаще все-
го сопровождают основной документ (план, отчет) и поясняют
содержание его отдельных положений. Они оформляются на блан-
ке учреждения (общем). Вторую группу составляют объяснитель-
ные записки по поводу каких-либо происшествий, ситуаций, по-
ступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок
должен быть убедительным и доказательным. Как и докладные
записки, они оформляются на чистом листе бумаги с воспроизве-
дением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Телефонограмма применяется, как правило, для передачи ин-
формации от имени должностного лица и содержит несложные
тексты в 30—40 слов (например, приглашение на совещание).
Телефонограмма имеет следующие реквизиты: наименова-
ние организации — автора документа; адресат; название вида до-
кумента (ТЕЛЕФОНОГРАММА); дату; индекс; текст; подпись;
время приема и передачи телефонограммы; фамилии передаю-
щего и принимающего и их служебные телефоны.
Текст телефонограммы должен быть предельно кратким и чет-
ко сформулированным. Передающий телефонограмму зачитыва-
ет, а принимающий — записывает ее текст, при этом называются
все знаки препинания, имеющиеся в подлиннике. Передача и при-
ем телефонограммы в форме разговорной речи не допускаются.
Телефонограмма оформляется в печатном виде.
Организация работы с документами включает следующие со-
ставляющие: регистрацию, контроль исполнения, систематиза-
цию, формирование и оформление дел, подготовку и передачу
дел в архив.
Регистрация документов — это фиксация факта создания и по-
лучения документа путем проставления на нем индекса с последу-
ющей записью необходимой информации о документе в регистра-
ционных формах. Нормальная работа организации возможна, когда
любая необходимая информация может быть быстро найдена. Ни
один документ не должен остаться неисполненным, а это достига-
ется путем учета всех документов и контроля исполнения.
Регистрация документов (поступающих в организацию и от-
правляемых из нее, внутренних документов), осуществляется
специалистом, ответственным за ведение организации работы
367