Меняев М.Ф. Цифровые системы управления техническими процессами в полиграфии
Подождите немного. Документ загружается.
выбираются предварительные настройки, практически удовлеворющие требованиям к оттиску.
Система измерения цвета Image Control служит связующим звеном между этапами допечати и
печатью и помогает в подготовке печати и в процессе контроля печати тиража.
Контур Color Solution поддерживает процесс по заданным параметрам и в процессе печати при
изменении некоторых условий. Например, при смене краски происходит увеличение растискивания, что
регистрируется системой и передается на этап допечатной обработки для коррекции
характеристических кривых и профилей. В результате следующий комплект форм будет изготовлен в
соответствии с изменившимися условиями печати.
Рис. 9.5. MIS - система управления ресурсами, MG - аналитическая система, SiS - Signastation, PRS -
Printready System, SS - Suprasetter, MD - MetaDimension, PPI - Prepress Interface, CP2000 - пульт
управления, SM - печатная машина
Management Solution (рис. 9.5). Этот контур позволяет рассчитать стоимость тиража и передать его в
производство. Здесь отображаются экономические и производственные процессы, поставщики
печатных услуг, обеспечивается прозрачность, начиная с калькуляции, размещения и получения
технологических данных вплоть до до отчета, отгрузки и контрольной калькуляции. Система
Management Information знакомит пользователя с калькуляцией на всех этапах обработки заказа.
Учтенные данные тиража доступны для всех последующих рабочих этапов, а оперативные данные
позволяют получить подробные сведения о текущем состоянии производства.
Применение интегрированной системы в типографии позволяет сократить время калькуляции заказа
на 70%, время на обработку тиража на 30%, время на изготовление новой формы не превышает 15
минут, окупаемость проекта составляет не более 2-х лет.
10.Системы управления проектами
Организации, заботящиеся о своем развитии, реализуют проекты, в качестве которых могут
выступать и разработка новой продукции, и модернизация или ремонт оборудования, и проведение
маркетинговых мероприятий, и т. д. Более того, следует полагать, что и сама организация существует в
рамках проекта.
Термин "проект" здесь рассматривается более широко. Он не ограничивается представлением о
развитии предприятия, связанным только с модернизацией его производства или с достижением
некоторой частной цели (например, с оптимизацией некоторого процесса), а предполагает рассмотрение
всего комплекса проблем, связанных с достижением возможных результатов производства,
достигаемых при изменении как характеристик конкретного производства, так и всего производства в
целом.
Методы планирования и управления ресурсами, используемые в проектах, существенно отличаются
по форме и содержанию от методов, применяемых в серийном производстве, так как проект является
однократной, а не циклической деятельностью.
Процесс организации и осуществления проекта направлен на повышение эффективности
производства, а следовательно зависит от времени достижения положительных результатов.
10.1.Проектно-ориентированное управление
Любой проект начинается с определения организационно-экономической целесообразности
(содержания) нового решения в форме продукта или услуги. Это решение должно ясно показать, какую
новую пользу может извлечь потребитель, чтобы способствовать расширению производства.
Многообразие проектов можно классифицировать по ряду признаков: по уровню проекта, по
масштабам проекта, по срокам выполнения проекта, по требования к качеству и т. д.
По уровню проекта их можно разделить на проект, программу и систему. По масштабу проекта они
подразделяются на: малый, средний, мегапроект. По сложности - простой, сложный, который, в свою
очередь, может быть классифицирован на организационно, технически ресурсно, комплексно сложный.
По срокам выполнения проекта: краткосрочный, средний, долгосрочный. По требованиям к качеству:
бездефектный, модульный, стандартный. По характеру проекта: маркетинговый, инновационный,
инвестиционный, технический, образовательный и т. д.
Содержание проекта включает комплекс предлагаемых мероприятий и определяет его
организационно-технологическую и финансовую состоятельность.
Проект предопределяется технологической идеей, которая формируется под воздействием
информации от потребителей, конкурентов, работников торговли, системы научно-технической
информации, научно-исследовательских коллективов. Научные исследования и опытно-
конструкторские разработки (НИОКР) создают предпосылки для поиска новой продукции, новых услуг.
Технологический проект реализуется конкретным персоналом организации в условиях
ограниченности ресурсами (время, материальные, финансовые ресурсы и т. п.), что предполагает
необходимость их планирования и контроля хода выполнения проекта. Таким образом, проект - это
временная деятельность коллектива, направленная на создание нового продукта или услуги.
Достижение главной цели проекта может вызвать необходимость разработки нескольких
взаимосвязанных проектов, объединенных общими целями, работами, ресурсами и бюджетом. В таких
случаях говорят о мультипроекте, а управление мультипроектом осуществляется на основе программы
(корпоративной, отраслевой, федеральной и т. п.).
Обычно проект формируется на базе действующего предприятия, которое заинтересовано в
повышении эффективности производства. Более того, последнее заставляет практически постоянно
работать над новыми проектами, преобразуя традиционную форму управления технологическими
процессами в новые формы, для которых характерна постоянная работа над формированием и
реализацией новых проектов. Такая форма управления получила определение "проектно-
ориентированное управление".
Технология управления проектами включает следующие основные элементы:
o формирование модели проекта;
o организация рабочей группы проекта;
o разработка системы коммуникаций проекта;
o управление рисками в проекте;
o анализ эффективности выполнения работ проекта.
В процессе формирования и реализации проекта необходимо разработать план действий и
определить необходимые для достижения поставленной цели временные, материальные, финансовые и
кадровые ресурсы. Совокупность цели, действий и ресурсов, необходимых для достижения
поставленной цели, определяется как модель проекта (проект), а процесс их разработки и контроля хода
выполнения как процесс управления проектом.
В процессе разработки проектных решений принимают участие многие заинтересованные стороны,
среди которых можно указать менеджеров-технологов, потребителей, инвесторов, органы власти,
исполнителей проекта.
Процесс реализации проекта повышает эффективность производства. Потребители удовлетворяют
свои материальные (а нередко и духовные) потребности в форме новых товаров или услуг. Инвесторы
получают дивиденды, как и возврат вложенных капиталов. Органы власти за счет поступления
дополнительных налоговых отчислений развивают систему социальной, экономической, экологической
и т. п. помощи. Исполнители проекта (технологи) добиваются повышения профессионального рейтинга
и роста и материального вознаграждения за результаты работ.
В структуре управления проектами можно выделит следующие основные компоненты: разработка
модели проекта, формирование и управление рабочей группой, управление процессом выполнения
проекта, управление стоимостью выполнения проекта, управление качеством проекта, управление
информацией проекта, управление рисками проекта, управление поставками проекта.
Разработка модели проекта предполагает определение целей проекта, разработку модели проекта
(бизнес-плана), выполнение операций контроля за выполнением бизнес-плана проекта и корректировку
хода выполнения проекта.
Формирование рабочей группы проекта предполагает выполнение операций организационного
планирования, разработки функциональных обязанностей членов проектной группы и их
ответственности в ходе выполнения проекта.
Управление процессом выполнения проекта базируется на необходимости выполнения календарного
плана проекта и дает возможность оперативной корректировки хода выполнения проекта.
Управление стоимостью выполнения проекта выполняется на основе предварительно разработанной
модели финансового плана проекта. Предполагается постоянный мониторинг финансовых показателей
хода выполнения проекта (например, на основе общего баланса проекта).
Управление качеством проекта содержит мероприятия планирования и контроля качества.
Управление информацией проекта предполагает формирование системы распределения информации
проекта, определение структуры и содержания технических средств для обработки информации
проекта, разработку содержания аналитических отчетов о ходе выполнения проектов, а также
управление процессами администрирования информационной системы проекта.
Управление рисками проекта включает определение и планирование рисков, мониторинг рисков,
качественный и количественный анализ рисков, планирование ответов на риски.
Управление поставками проекта содержит операции по планированию поставок и заказов, выбору
поставщиков, выполнению процессов администрирования контрактов, а также по их завершению.
Выполнение операций контроля за ходом выполнения проекта предусматривает его постоянную
корректировку, что делает необходимым применение современных информационных систем
управления проектами.
10.2.Системы планирования и управления проектами
Успешное управление проектом предполагает постоянную реакцию содержания работ проекта на
изменяющиеся условия среды, в которой выполняется проект. Здесь и человеческий фактор, и
особенности транспортировки и доставки грузов, и качество полученных материалов, и
метеорологические условия, и многое другое. Здесь важным фактором становится время реакции
проекта на возникшие незапланированные ситуации. Для уменьшения этого времени используют
специализированное программное обеспечение, которое определяется как пакет управления проектами.
Пакеты управления проектами предназначены для планирования проектов и контроля их
выполнения. С их помощью можно рассчитывать варианты планов всех уровней детальности и
выбирать наилучшие из них, оптимизировать использование ресурсов, определять резервы работ,
формировать графики потребности в ресурсах и финансировании, вести наглядное отслеживание
текущего состояния проекта в соотношении с плановым, выполнять и другие операции.
Однако, следует учесть, что методы реализации управленческой деятельностью, предполагающей
активное применение информационной технологии, имеет ряд ограничений, связанных с жесткой
формализацией процесса управления, "зашитой" в программном обеспечении системы управления.
Этот фактор во многих случаях определяет и жесткие требования к исполнителям проекта.
10.3.Функциональные возможности систем управления проектами
Системы управления проектами предназначены для планирования проектов и контроля их
выполнения на базе компьютерной технологии.
С их помощью можно рассчитать варианты планов всех уровней детальности и выбрать лучшие из
них, оптимизировать использование ресурсов, определять резервы работ, формировать графики
потребности в ресурсах и финансировании, вести наглядное отслеживание текущего состояния проекта
в соотношении с плановым, выполнять стоимостный анализ хода работ, прогнозировать результаты
имеющихся отклонений от плана, анализировать варианты корректировок планов и др.
Важной функцией систем управления проектами является определение резервов времени
выполнения операций, знание которых необходимо для принятия решения о необходимости
корректировки плана работ.
Планирование в системах управления включает составление расписания выполнения работ
(назначение сроков выполнения работ проекта), назначение ресурсов на выполнение работ проекта,
определение необходимых затрат и их распределение во времени. Процессы планирования определяют
начальную фазу применения пакета управления и заключаются в записи исходной информации проекта.
Планирование имеет основное значение для проекта, поскольку проект означает выполнение того,
что до сих пор не выполнялось. Поэтому этот процесс включает относительно много взаимозависимых
субпроцессов. Эти зависимые субпроцессы включают в себя:
1. Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные
этапы и цели проекта). Этот этап планирования осуществляется до применения пакетов
управления проектами.
2. Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие: разбиение проекта
на этапы, субпроекты, фазы и т. д. до того уровня, на котором осуществляется учет и контроль
выполнения.
3. Определение состава работ (перечня операций) проекта.
4. Определение взаимосвязей операций.
5. Оценка длительностей (объемов) работ.
6. Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта.
7. Назначение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ проекта.
8. Оценка стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта, и
фиксированных затрат на отдельные операции.
9. Составление расписания выполнения работ - определение последовательности
выполнения работ проекта, их длительности и распределения во времени, потребностей в
ресурсах и затрат.
10. Оценка бюджeтa - определение распределения необходимых затрат во времени.
11. Разработка плана выполнения проекта - интеграция результатов остальных субпроцессов
для составления полного документа.
Системы управления проектами могут иметь следующие структурные элементы:
o средства для календарно-сетевого планирования (КСП);
o средства для решения частных задач (предпроектный анализ, разработка бюджетов,
бизнес-планов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т. д.);
o средства для упрощенного доступа к проектным данным;
o средства для организации коммуникаций;
o средства для интеграции с другими приложениями.
Системы для календарно-сетевого планирования (КСП) обеспечивают базовый набор функций,
необходимый для проектирования структуры работ проекта (группы проектов), ресурсного
планирования, обмена информацией между участниками проекта и контроля за выполнением проекта.
Из средств календарно-сетевого планирования можно выделить две группы продуктов: пакеты для
составления расписаний и комплексные системы.
Пакеты для составления расписаний (Project Schedulers) в первую очередь ориентированы на разовое
(случайное) планирование. Они позволяют задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы
Ганта и сетевые диаграммы, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов,
стоимость проекта и т. д.
Комплексные системы предназначены для создания среды управления многочисленными сложными
проектами (multi-project environment). Они включают в себя не только высокопрофессиональные
инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые
средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и
интеграции с комплексными ИС.
Большинство КСП-систем содержат средства для интеграции с другими приложениями и
организации эффективных коммуникаций в проектной команде: обмен информацией по электронной
почте, удаленный доступ через веб-браузер с возможностью обновления данных, мастера для создания
веб-отчетов и т. д.
В качестве примера таких систем можно назвать CA-Super Project (Computer Associated), Project
Scheduler (Scitor), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Turbo Project (IMSI).
В отечественной практике нашли широкое применение системы начального уровня, такие как Project
Expert, Market Analizer for Windows, Primavera Project Planer, Primavera Project Expeditor, Time Line,
Microsoft Project, Business Plan Pro и др.
10.4.Системы календарно-сетевого сопровождения проекта
КСП-системы обычно применяются для хорошо ранжируемых, четко дискретных проектов,
применяемых в достаточно изученных ситуациях: организация мероприятий, строительство, ремонт и т.
п. Задача таких систем - предоставить удобный интерфейс для описания дерева связей (сети связей)
между отдельными этапами (работами) проекта, определить необходимый кадровый и временной
ресурсы, а также выдать графическую и табличную информацию о ходе реализации проекта. Важной
задачей таких систем становится контроль непротиворечивости вводимых данных о проекте.
В КСП-системах, также как и в традиционных системах управления проектами, процесс
проектирования условно разделяется на три основные стадии: разработка плана, контроль за
выполнением проекта, закрытие проекта.
Процесс разработки календарного плана позволяет указать последовательность действий проекта,
рассмотреть обеспеченность ресурсами, предусмотреть затраты на проект и др.
Контроль за ходом выполнения проектом включает операции управления календарным планом,
ресурсами, затратами и др.
Закрытие проекта включает операции по просмотру конечных сведений о проекте.
Применение системы управления начинается с определения цели проекта, условий его реализации,
допустимых ограничений (срок начала или окончания проекта), ввода предварительных данных,
присоединения необходимых документов (начало плана проекта); определения конкретных товаров
(услуг и т. п.), удовлетворяющих заданным целям. Совокупность этих действий составляет понятие
"определение проекта".
Процесс работы над проектом в КСП-системах можно разделить на фазы: анализ, проектирование,
реализация, стабилизация и внедрение.
Действия, из которых состоит каждая фаза проекта, называются задачами. Каждая задача имеет
определенные название, длительность, дату начала и дату окончания, ресурсы и другие параметры.
Процесс разработки проекта в КСП-системе заключается в определении последовательности задач
проекта, установке их взаимосвязей, планировании длительности их выполнения, определении с
помощью инструментов системы дат начала и окончания каждой задачи, определение времени
окончания проекта.
Характер временных взаимоотношений между задачами определяется следующими типами:
o Finish-to-start - задача начинается независимо от окончания другой задачи;
o Finish-to-finish - задача не может закончиться, пока не закончится другая задача;
o Start to-start - задача не может быть начата, пока не начнется другая;
o Start-to-finish - задача не может закончиться, пока не начнется другая задача.
Промежуток времени между задачами может иметь различные значения. Он может быть
отрицательным, если задачи частично перекрываются во времени или положительным, если начало
следующей задачи задерживается относительно окончания предыдущей.
Для разделения групп задач применяют задачу с нулевой длительностью, определяемую как веха
(milestone). Вехи, определяющие фазы проекта, называются главными. Фазы могут иметь
промежуточные вехи.
Для выполнения задач назначаются ресурсы. Ресурсы разделяются на два типа: рабочие (Work) и
материальные (Material). Рабочие ресурсы определяют длительность и стоимость задачи (проекта), а
материальные влияют только на стоимость проекта. Основным ресурсом является персонал фирмы,
который может работать над проектом как все рабочее время, так и эпизодически.
В проекте ресурсы связываются с конкретной задачей. При этом длительность задачи зависит от
назначенных для ее выполнения ресурсов. В процессе управления проектом определяется загрузка
персонала, определяется стоимость выполнения отдельных задач и всего проекта, анализируется
влияние изменения ресурсов на длительность отдельных задач и на выполнение всего проекта.
Реализация цели проекта в КСП-системе начинается с разработки календарного плана проекта. Для
этого определяется состав исполнителей и выполняемые ими функции, формируются основные стадии
(фазы) проекта (например, подготовка к проекту, разработка опытного образца, организация серийного
производства и др.), конкретизируются задачи, выполняемые на каждой стадии выполнения проекта.
Фаза работы над проектом может содержать несколько стадий, например стадия предварительного
исследования, стадия разработки, пилотная стадия, стадия организации серийного производства.
Каждая стадия может иметь несколько групп задач, например, стадия предварительного
исследования может содержать группу задач анализа технической осуществимости, которая, в свою
очередь, содержит следующие виды задач: производство опытного образца, оценка опытного образца,
определение этапов коммерческого производства.
Дальнейшая работа над проектом предполагает выполнение операций непосредственно в
операционной среде КСП-системы, в качестве которой можно использовать Microsoft Project XP
10.5.Аналитические финансовые системы управления проектами
Развитие моделирования организации в области финансовой деятельности идет по пути учета
влияния множества динамически изменяемых во времени факторов, что предполагает использование
методов имитационного моделирования.
Имитационная финансовая модель предприятия обеспечивает генерацию стандартных бухгалтерских
процедур и отчетных финансовых документов, как результат выполненных во времени бизнес-
операций. Эти модели отражают реальную деятельность предприятия через описание денежных
потоков (поступлений и выплат) как событий, происходящих в различные периоды времени.
В процессе расчетов используются такие трудно прогнозируемые факторы, как показатели
инфляции, планируемые объемы сбыта и многие другие, для разработки стратегического плана и
анализа эффективности проекта применяется сценарный подход. Сценарный подход подразумевает
проведение альтернативных расчетов с использованием данных, соответствующих различным
вариантам развития проекта.
Использование имитационных финансовых моделей позволяет рассмотреть различные варианты
стратегий и принять обоснованное управленческое решение, направленное на достижение целей
предприятия.
Кроме основных процессов планирования, на этом этапе присутствуют вспомогательные, которые
связаны с оценкой рисков и планированием качества, организационной структуры, коммуникаций и
поставок в проекте.
Системы управления проектами начального уровня нередко определяют как аналитические
финансовые компьютерные системы. Они предназначены для анализа и оценки текущего финансового
состояния предприятия, разработки стратегического плана маркетинга с учетом реального положения
компании на рынке, построения финансовой модели предприятия, выбора оптимальной стратегии
развития и достижения поставленных целей.
Для решения поставленных задач формируются группы инструментов, объединенные в модули по
функциональному признаку: Аудит, Рынок, Проектирование, Прогнозирование, Доходы.
Модуль "Аудит" содержит комплекс аналитических инструментов для анализа финансового
состояния и результатов деятельности предприятия, обрабатывающий стандартные финансовые отчеты
компаний.
Модуль "Рынок" содержит инструментальную среду для проведения аудита маркетинга и разработки
маркетинговой стратегии компании. Он позволяет оценить реальное положение компании на рынке,
провести сравнительный анализ с конкурентами, сформировать оптимальную сбытовую структуру и
ценовую политику.
Модуль "Рынок" может обеспечить сопровождение и анализ маркетинговой информации;
предназначен для товарно-региональных рынков и деятельности конкретных предприятий.
Модуль "Прогнозирование" предназначен для построения экономических прогнозов, анализа
тенденций рынка, прогнозирования различных экономических показателей, таких как объем продаж
или доходов компании, спроса на услуги или товары (продукты, изделия и т. п.), остатков денежных
средств на счетах, уровня загрязнения окружающей среды, других значительных показателей.
Использование результатов моделирования позволяет сократить риски принимаемых решений и
определить пути достижения максимальной прибыли.
Модуль "Доходы" представляет собой маркетинговую информационную система персональных
продаж. Модуль позволяет организовать и вести клиентскую базу данных, вести регулярный
мониторинг процедур и этапов взаимодействия с клиентами (контроль и управление процессом
продаж), осуществить анализ результатов маркетинговых мероприятий на эффективность продаж на
различных разрезах, сформировать текущие, периодические и специализированные отчеты.
Модуль "Проектирование" содержит инструменты для разработки финансовых планов и
инвестиционных проектов.
Рекомендуемая литература
1. Гехман Ч. Рабочий поток /Чак Гехман; Пер. с англ. Е.Н. Зверева, А.Н. Коваленко; Под ред.
А.Н. Коваленко. - М.: МГУП, 2004. - 252 с.
2. Дроздов В.Н. Автоматизация технологических процессов в полиграфии/ В.Н. Дроздов. -
СПб.: Петербургский институт печати, 2005. - 248 с.
3. Коваленко А.Н. Управление рабочими потоками: учеб. пособие/ А.Н. Коваленко. - М.:
МГУП, 2004. - 110 с.
4. Кипхан Г. Энциклопедия по печатным средствам информации. Технология и способы
производства/ Гельмут Кипхан; Пер. с нем. - М.: МГУП, 2003. - 1280 с.
5. Меняев М.Ф. Информационные технологии управления: учеб. пособие. В 3 кн. Кн. 3.
Системы управления организацией. - М.: Омега-Л, 2003. - 464 с.