Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи менеджменту інформаційних систем

Подождите немного. Документ загружается.

■№■№■№.

(іоситепіоуе(і.аі.иа

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

санкціонованого доступу

комп’ютерною системою.

- уміти застосовувати стандарти та інші нор

мативні документи, які регламентують інфор

маційну діяльність

- застосовувати сучасні методи захисту інфо

рмації від несанкціонованого доступу;

Питання для самоперевірки:

1. Дати визначення менеджменту інформаційних систем.

2. Які існують стадії розвитку інформаційних систем?

3. Які існують стадії розвитку у використанні обчислювальної техніки?

4. Які існують фази асиміляції інформаційних технологій?

1. Які основні функції виконують менеджери відносно об’єкта управління -

інформаційної системи?

■№■№■№.

(іоситепіоуе(і.аі.иа

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

2. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ

У кожній системі існує власний

спосіб витрачання безмежної кіль-

кості паперу: в одній заповнюють-

ся гігантські форми звітності в

чотирьох примірниках; в інших -

розклеюються величезні реклами і

кожна дрібничка загортається в

чотирьохшарові пакети

Спостереження відносно вжи-

вання паперу, зроблене Іссаві

2.1. Місце документа в процесі управління

В діяльності будь-якої організації важливе місце займає робота з до-

кументами, які необхідно одержувати ззовні, готувати всередині організа-

ції, реєструвати, передавати працівникам, контролювати виконання, вести

довідкову роботу, зберігати тощо. Організація роботи з документами є ва-

жливою складовою частиною процесів управління і прийняття управлінсь-

ких рішень, яка істотно впливає на оперативність, економічність і надій-

ність функціонування апарату управління установи, культуру праці управ-

лінського персоналу і якість управління.

Якщо в установі процес діловодства організований раціонально, фа-

хівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій,

підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з

функціонуванням апарату управління.

Необхідне забезпечення автоматизованого виконання підрозділами і

працівниками підприємства таких процедур обробки документа на підпри-

ємстві:

- реєстрація з використанням електронних реєстраційних карток до-

кументів;

пересилання за допомогою електронної пошти зареєстрованих елек-

тронних реєстраційних карток користувачам для подальшої роботи з

ними і документами;

пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних реєстрацій-

них карток і текстів документів у відповідності з правами доступу

користувачів;

контроль за проходженням і виконанням документів;

оформлення документів в архів. Документ - це

сукупність трьох складових:

м/м/м/.сіоситепіогесі.аі.иа

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

1. Фізична реєстрація інформації.

2. Форма подання інформації.

3. Активізація певної діяльності.

Слід звернути увагу, на те, що форма документа тісно пов’язана з харак

тером подальшої діяльності, вона породжує необхідність документів (рис.2.1).

Рис. 2.1. Представлення документа як сукупності інформації, форми і діяльності

Традиційні визначення надають поняттю документа досить широке

тлумачення, наприклад: '\..документ - це текст (як логічна послідовність

мовних і немовних знаків), зафіксований на речовому виробі, основною фу-

нкцією якого є збереження та розповсюдження (передача) інформації в

просторі і часі"[58]. Це визначення автоматично включає в клас документів

і електронні (або машиночитні) документи. Наведене визначення не містить

обмежень ні на характер інформації, ні на характер матеріального носія і

не потребує додаткового визначення електронного документа (як

гіпертекстового, так і цільнооформленого).

Управління документами (сіоситепі тапа§етепі) передбачає, що

кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих

даних, забезпечується ефективне зберігання і обробка. Універсальним ін-

струментом створення систем управління документами є системи управ-

ління базами даних (СУБД).

Аналіз потоків інформації дає змогу перейти до створення інформа-

ційної моделі, яка відображає технологію підготовки і маршруту докумен-

тів, формування показників, а також взаємозв’язок між різними підрозді-

лами і особами, що беруть участь в обробці та використанні інформації.

Інформаційні потоки вивчають за допомогою аналізу документів, ан-

кетного або усного опитування, спеціальних експертних обстежень і оці-

нок, фотографії робочого дня управлінських працівників тощо. Залежно

від мети і об’єкта застосовують різні методи в певній комбінації. У процесі

аналізу визначають кількість застосованих форм первинних і зведених до-

кументів, що створюються у системі управління за певний термін (місяць).

Недокументовану інформацію аналізують з допомогою усного опи-

тування, анкетного обстеження і визначають перелік інформації, що над-

■№■№■№.

(іоситепіоуе(і.аі.иа

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

ходить до обстежуваного працівника і виходить від нього із зазначенням

адресатів і періодичності.

Визначивши документ як інструмент розподілу функцій між праців-

никами, розглянемо декілька типів функціональної взаємодії. Найпростіша

модель – від одного до одного (рис.2.2.)

Рис. 2.2. Найпростіша функціональна модель використання документа

Типовий приклад організації праці - це робочі нотатки, які робляться

для себе працівником або користування органайзером. При цьому відбува-

ється розмежування функцій управлінця і виконавця.

Наступна функціональна модель – від одного до багатьох (рис.2.3.).

Рис. 2.3. Функціональна модель використання документа: від одного - до багатьох

Далі можна ускладнювати моделі, збільшуючи кількість документів і ви-

конавців. Однак, як найбільш важливу характеристику документа, виділимо

його функціональність, тобто можливість використати один і той же документ

у декількох функціях. Ця властивість дозволяє не примножувати кількість ви-

дів документів на підприємстві. В той же час саме ця властивість використову-

ється в основній функції системи управління – контролі (рис.2.4.).

Рис. 2.4. Контроль - додаткова функція обробки документа

■№■№■№.

(іоситепіоуе(і.аі.иа

ЗО