Курносова А.П., Улезько А.В. Практикум по информатике

Подождите немного. Документ загружается.

щий вариант критерия отбора), если и это поле не дало результата, вос-

пользуйтесь полем

Тематика и (или) Текст документа.

Формирование запроса для поиска документов

Формирование запроса заключается в заполнении полей Карточки

реквизитов. Для каждого из полей имеются свои особенности их заполне-

ния. Перед тем, как приступить к формированию нового запроса, необхо-

димо очистить в карточке реквизитов ненужные предыдущие критерии по-

иска с помощью команды Удалить вс

е из меню (кнопка или клавиша

Сtrl+Delete – очищают все реквизиты) или команды Удалить (

или

клавиша Delete, если нужно очистить отдельный выбранный рекви-

зит).

При запо

лнении полей реквизитов можно выбрать несколько значе-

ний и использовать логические условия.

 Условие И. Данное логическое условие означает, что документы,

найденные по соответствующему запросу, должны удовлетворять од-

новременно всем выбранным значениям. Например, содержать оба

слова в названии документа, если данное условие соединяло два сло-

ва в поле

Название документа.

 Условие ИЛИ. Выбор данного логического условия означает, что до-

кументы, найденные по соответствующему запросу, должны удовле-

творять хотя бы одному из значений. Например, содержать хотя бы

одно из слов в тексте документа, если данное условие соединяло два

слова в поле

Текст документа.

 Условие КРОМЕ. Выбор данного логического условия означает, что

документы, найденные по соответствующему запросу, не должны

удовлетворять выбранным значениям. Например, не быть Постанов-

лением, если в поле

Вид документа выбрано слово ПОСТАНОВЛЕНИЕ

и указано условие КРОМЕ.

 Условие РЯДОМ. Данное условие используется при заполнении по-

ля

Текст документа и означает, что выбранные слова из текста доку-

мента должны находиться рядом в пределах определенного количест-

ва строк (это количество строк устанавливается по желанию пользо-

вателя).

1) Работа с полями

Вид документа, Принявший орган, Номер, Номер в

Минюсте

Заполнение указанных в заголовке полей проводится по одной схеме.

Выбирается необходимое поле двойным щелчком мыши, и в открывшемся

словаре всех возможных значений следует нужное слово отметить клави-

шей Ins или выбором пункта контекстного меню Отме-

тить/Разотметить. Повтор этой же операции снимает сделанную отмет-

321

ку. Для перехода к необходимому слову в словаре можно ввести его пер-

вые буквы или воспользоваться прокруткой.

Рис. 138. Диалоговые окна заполнения полей Вид документа и Дата

2) Поиск документов с испо

льзованием полей Дата и Дата в Минюсте

В верхней части рассматриваемых окон имеются вкладки

Словарь и

Диапазон.

Выбрав первую вкладку, можно выбирать нужные даты из словаря:

для этого надо набрать на клавиатуре нужную дату в формате

ДД.ММ.ГГГГ (без набора промежуточных точек).

Выбрав вторую вкладку, пользователь может задавать произвольные

даты или диапазон дат, используя электронный календарь.

3) Работа с полем

Название документа

В словарь данного поля входят все слова, входящие в название доку-

мента, кроме служебных слов типа союзов, предлогов и т.д. Слова распо-

ложены в следующем порядке: сначала идут числа, записанные арабскими

цифрами, в порядке возрастания, затем иностранные слова, набранные ла-

тинскими буквами, в алфавитном порядке, затем русские слова, набранные

кириллицей, в алфавитном порядке. Римские цифры рассматриваются ка

слова, набранные латинскими буквами.

Многие слова в данном словаре заканчиваются символом «*», кото-

рый заменяет окончание сло

ва и позволяет искать слова с любым оконча-

нием, то есть в различных грамматических формах. Например, если при

322

поиске документов указать в поле Название документа слово НАЛИЧ*, то

будут найдены документы, в названии которых встречаются слова НАЛИ-

ЧИЕ, НАЛИЧИИ, НАЛИЧНОЙ, НАЛИЧНОСТИ и т.д.

4) Особен

ности словаря поля Поиск по статусу

Словарь этого поля содержит три варианта для поиска:

 ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ;

 НЕ ВСТУПИЛ В СИЛУ;

 УТРАТИЛ СИЛУ.

Статус

Утратил силу присваивается документам, которые были от-

менены вновь принятыми нормативными актами.

При введении в ИБ новой редакции документа предыдущей редак-

ции того же документа присваивается статус

Недействующая редакция.

Поиск по недействующим редакциям можно включить, установив соответ-

ствующий параметр в

Карточке поиска (см. Рис. 136).

При поиске информации по определенному вопросу (а не конкретно-

го документа) для уменьшения списка документов рекомендуется в поле

Поиск по статусу сразу задать значение ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВ-

ШИХ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ. При этом не следует опасаться, что

не будут найдены какие-то важные документы, поскольку при изучении

полученных по такому запросу документов из них всегда можно будет по-

лучить информацию о существовании различных редакций соответствую-

щих документов и о существовании документов, утративших си

лу к на-

стоящему времени. Более того, всегда можно будет по гипертекстовым

ссылкам перейти к этим документам.

5) Работа с полем

Тематика

В ситуации, когда требуется найти документы по некоторому кругу

вопросов или же когда реквизиты нужного документа неизвестны, для по-

иска используются поля

Тематика и Текст документа.

Словарь поля

Тематика представляет собой многоуровневый тема-

тический рубрикатор, разработанный на основе Общеправового классифи-

катора отраслей законодательства. Специалисты, знакомые с указанным

классификатором, легко сориентируются в словаре рассматриваемого по-

ля.

Работа со словарем поля

Тематика несколько отличается от работы

со словарями других полей и схожа с работой с деревом папок программы

Проводник. Тематический рубрикатор является иерархической структурой,

имеет четыре уровня вложения рубрик.

323

6) Работа с полем Текст документа

Для пользователей, мало знакомых с тематическим классификато-

ром, при отсутствии информации о реквизитах документа удобен полно-

текстовый поиск. Этот вид поиска имеет ряд уникальных возможностей.

Основная из них - это мгновенный поиск документа по любому слову или

комбинации слов, соединенных логическими условиями И, ИЛИ, КРОМЕ,

а также ус

ловием

близости слов (условием РЯДОМ). Получаемый набор

документов абсолютно точен и не зависит от субъективных взглядов экс-

пертов-обработчиков документов.

В системах КонсультантПлюс имеется два способа поиска по тексту

документов.

Рис. 139. Диалоговое окно заполнения поля Текст документа

Первый способ - поиск по тексту со словарем. Нужные слова вы-

бираются из словаря поля

Текст документа и потом связываются одним

логическим условием. Словарь поля содержит все слова, встречающиеся в

текстах документов, кроме служебных слов (союзов, предлогов, междоме-

тий и пр.)

Второй способ - сложный поиск по тексту. Нужные слова и слово-

сочетания, связанные необходимыми логическими условиями, заносятся в

специальное поисковое окно на экране компьютера путем непосредствен-

ного набора их на клавиатуре; при этом вместо условия РЯДОМ можно за-

давать символ «+». Выбранные слов

а можно связать между собой разными

324

логическими условиями и, следовательно, сформировать сложный поиско-

вый запрос, но при этом возникают ошибки при наборе пользователем

нужного слова (или задание слов, отсутствующих в текстах документов),

что приводит к неудовлетворительному результату поиска.

Заметим, что при данном способе поиска лучше задавать не полные

слова, а только их начала (можно и без символа «*» в конце), чтобы учесть

все возмо

жные окончания этих слов.

8) Поле

Когда получен

Словарь этого поля состоит из дат ввода документов в базу при про-

ведении пополнения. Полем удобно воспользоваться для поиска новых до-

кументов, полученных с очередным пополнением (последняя дата в слова-

ре соответствует последнему пополнению).

Работа с данным полем ничем не отличается от работы с полем

Дата

принятия

, описанного выше.

9) Поле

Папки документов

При работе с документами пользователь может создавать определен-

ные подборки документов (например, тематическую) для постоянной ра-

боты или для последующих поисков. Используя поиск по папке с отобран-

ными ранее по определенным признакам документам, пользователю будет

проще найти искомые документы, чем во всей базе.

Примеры поиска документов в сист

еме

Формирование карточки реквизитов следует начать с ее очищения и

определения критериев поиска, исходя из имеющейся информации об ис-

комых документах (см. методику поиска).

Пример 1. Чтобы найти все действующие кодексы, следует в поле

Вид документа задать поисковое слово КОДЕКС и в поле Поиск по стату-

су

выбрать ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ НЕДЕЙСТВУЮЩИХ РЕДАКЦИЙ И УТ-

РАТИВШИХ СИЛУ.

Пример 2.

Чтобы найти документы, в которых можно отследить

хронологию изменения законодательства в отношении

акционерных об-

ществ

с 1996 г. по 2003 г., нужно использовать поле Ключевые слова (где

выбрать рубрику АКЦИОНЕРНЫЕ ОБЩЕСТВА) и поле

Дата принятия (за-

дать диапазон «С 01.01.1996 по 01.12.2003»). Поле

Поиск по стату-

су

должно быть пустым, так как нужны все (действующие и недействую-

щие) документы.

Пример 3.

Чтобы найти все действующие документы, содержащие

справочную экономическую информацию, следует использовать поле

Тематика (задать значение СПРАВОЧНАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМА-

ЦИЯ, для чего можно использовать поиск по тематическим рубрикам) и

325

поле Дата принятия (где задать диапазон «С 01.01.2002 по

31.12.2002»).

14.2. Работа со списком документов

После отбора по созданному запросу документов открывается окно,

в котором представлен список найденных документов и пользователь мо-

жет получить дополнительную информацию о них.

Получение общей информации о документе

Находясь в окне со списком (Рис. 140), можно получить общее пред-

ставление о каждом документе из списка: о реквизитах и названии доку-

мента, его статусе, объеме. Это позволяет провести дополнительную сор-

тировку документов, чтобы затем приступить непосредственно к изучению

самих текстов этих документов.

Рис. 140. Окно списка найденных документов

Каждый из них представлен в списке в следующем виде: сначала

указывается вид документа, затем принявший орган, дата принятия и реги-

страционный номер. Далее следует название документа, затем статус и

объем документа в килобайтах. Статус документа дополнительно обозна-

чен слева от названий документов в виде пиктограмм:

- недействую-

щая редакция или утратил силу,

 - все остальные.

По информации о размере документа можно судить о количестве

страниц (4 Кб примерно соответствуют одной печатной странице текста) и,

следовательно, о фундаментальности документа (например, в разделе

Фи-

нансовые консультации

электронные книги (учебники, учебные пособия,

методические рекомендации и др.) можно определить по большому разме-

ру).

326

Следует обратить внимание на панель состояния в нижней части ок-

на со списком документов. В ней после слов «Для помощи нажмите F1»

показаны через двоеточие порядковый номер в данном списке документа,

на котором установлен курсор, и общее количество документов в списке.

Все документы в списке отсортированы по времени. В зависимости

от установленных параметров, документы представлен

ы либо в прямой

хронологической последовательности (то есть первым в списке идет доку-

мент с наиболее ранней датой принятия, а последним — с наиболее позд-

ней датой принятия), либо в обратной хронологической последовательно-

сти (в этом случае первым стоит документ с наиболее поздней датой при-

нятия, то есть самый «свежий»).

При желании можно изменить имеющийся по

рядок сортировки вы-

звав диалоговое окно командой Настройки из меню Сервис.

Просмотр текста документов из сформированного списка

Просмотр документа в отдельном окне

Для просмотра текста и другой информации из найденных докумен-

тов следует интересующий документ из списка открыть в отдельном окне,

сделав двойной щелчок мышью по его заголовку.

Двухоконный просмотр «список/текст»

В системе КонсультантПлюс реализована удобная возможность про-

смотра текста без выхода из списка документов. Для этого окно

Текущая

папка

делится на две части. В верхней части остается список, а в нижнюю

помещается текст текущего документа. Относительные размеры нижней и

верхней части окна устанавливаются по желанию пользователя.

Для перехода в указанный режим работы надо выбрать команду

Список и те

кст меню Вид. Вернуться к первоначальному виду можно с

помощью команды Список меню Вид.

Быстрый просмотр текстов документов из спи

ска.

Если сформирован список документов, то, находясь в тексте любого

документа из этого списка, можно быстро перейти к следующему или пре-

дыдущему документу из списка, нажав, соответственно, кнопку

- Следующий из списка или кнопку

- Предыдущий из списка.

Папки документов

В системе КонсультантПлюс у пользователя имеется возможность

создания подборок представляющих интерес документов в папках, кото-

рые он создает и дает им название по своему усмотрению. Кроме того, для

подборки имеется специальная папка

Карман, которая всегда присутству-

ет в программе и которую нельзя удалить.

327

Все папки сохраняются после выхода из системы. Наполнять папку

документами можно постепенно, по мере поиска документов, в том числе

и за несколько сеансов работы. Ненужные документы из папок можно уда-

лить, также можно удалить и папку целиком. Папки можно объединять и

пересекать.

Создавать папки можно разными способами: через основное окно

База данных, а также находясь в списке документов или непосредственно

в тексте документа.

Документ может быть занесен в папку как непосредственно из его

текста, так и из списка.

Рис. 141. Диалоговое окно сохранения списка найденных документов в

папку пользователя

Использование па

пок при поиске документов

Папки документов широко используются при проведении поиска до-

кументов по определенному вопросу. Рекомендуется проводить такой по-

иск в несколько этапов.

1. На первом этапе необходимо осуществить предварительный отбор

документов при минимальных ограничениях на запрос (т.е. создать доста-

точно широкий список документов, который непосредственно просмот-

реть, может быть, и затруднительно: в него вполне мож

ет входить порядка

1000 документов).

2. Сохранить результаты предварительного поиска в папке.

3. Различными способами уточнить запрос, используя созданную

папку (при заполнении Карточки реквизитов в поле

Папки документов

задать имя созданной папки, а затем заполнить другие поля). Можно ис-

пользовать несколько вариантов запросов и результаты каждого поиска

желательно тоже сохранить в папках. На этом этапе следует уже стремить-

ся к тому, чтобы список каждого варианта запроса был приемлемым для

просмотра (т.е. был порядка 20-30 документов).

328

4. Желательно просматривать тексты найденных документов с целью

найти ссылки на другие документы, относящиеся к искомой теме, и при

необходимости также сохранять их в папках.

Такая методика позволяет, во-первых, не пропустить нужные доку-

менты, а во-вторых, облегчает изучение документов.

Уточнение запроса с использованием полнотекстового поиска

Находясь в сформированном по некоторому запросу списке доку-

ментов, можно, не возвращаясь в карточку реквизитов, уточнить запрос,

воспользовавшись командой Уточнить список из меню Правка или

кнопкой

на панели инструментов.

История запросов

Программная оболочка позволяет запоминать 100 заполненных кар-

точек реквизитов (запросов) при условии, что по этим запросам реально

был осуществлен поиск и сформирован список документов. Для вызова

окна с историей запросов необходимо, находясь в окне

База данных, вы-

брать вкладку

История. В верхней части появившегося окна с историей

запросов находится список сохраненных запросов (время, когда они были

сделаны, и число найденных документов). В нижней части окна отобра-

жаются реквизиты запроса, на котором установлен курсор.

Используя истории можно быстро открывать списки документов по

уже использовавшимся запросам. Все сохраненные запросы можно имено-

вать, уточнять, удалять, а так же упорядочить их по названию, дате и числу

найденных документов.

14.3. Работа с текстом документа

Информация, доступная при просмотре текста документа

Чтобы открыть текст документа нужно сделать двойной щелчок мы-

шью по названию интересующего документа в списке. Текст документа

откроется в отдельном окне, где его можно просмотреть, используя сред-

ства прокрутки. Для возвращения обратно в список документов следует

свернуть или закрыть окно с текстом. Между окнами также можно пере-

ключаться с помощью меню Окно.

В строке заголовка всегда представлена информация о виде док

у-

мента, дате принятия и номере. В строке состояния через символ «/» ука-

зывается информация о текущей странице и общем количестве страниц в

документе, о текущем абзаце и общем количестве абзацев, кроме того, в

этой строке находится информация о количестве помеченных в тексте

строк и отдельных фрагментов.

329

Рис. 142. Окно документа

В нижней части окна с текстом документа имеется ряд вкладок (ко-

решков). Обязательно присутствуют корешки

Текст (вкладка содержит

текст документа) и

Справка (справочная информация о документе: источ-

ник публикации, примечание к документу, обратные ссылки, прямые

ссылки, полное название документа). Если документ имеет структуру (гла-

вы, разделы, параграфы и статьи), то доступна вкладка

Оглавление со

структурой документа для быстрого и удобного перемещения по нему.

Гипертекстовые ссылки

Гипертекстовые ссылки (гипертекст) - ссылки, которые позволяют

щелчком мыши переходить к указанным в них документам. К ним отно-

сятся:

 прямые и обратные ссылки, доступные через Справку к документу и

через списки респондентов и корреспондентов.

 ссылки на другие документы в ИБ, имеющиеся непосредственно в

тексте данного документа.

Переход по гипертекстовой ссылке осуществляется в то место (ста-

тью, пункт, абзац и т.д.) упоминаемого документа, на которое ссылается

исходный. Если в исходном документе такое конкретное место не указано,

то переход осуществляется в начало документа.

Кнопка

на панели инструментов позволяет вернуться к ис-

ходному документу в то место, откуда был сделан переход по гиперссыл-

ке.

330