1) Поиск конкретного документа
В этом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты доку-
мента: принявший орган, отдельные (ключевые) слова названия, период
или дата принятия, реже (наилучший вариант) – номер документа.
При таком виде поиска следует начинать с введения тех данных о
документе, в правильности которых пользователь наиболее уверен. При
этом необходимо контролировать количество документов, соответствую-
щих запр
осу, по информационным строкам в подокне
Результаты поиска
нижней части
Карточки поиска. Если количество найденных докумен-
тов
0, то нужно исключать критерии поиска или изменять данные запроса.
Наличие точных данных двух-трех и более реквизитов документа по-
зволяет найти его без особого труда.
2) Поиск информации по определенному вопросу
В этом случае можно начинать с максимально широкого запроса и
использовать тематический поиск (начиная с рубрик верхнего уровня), по-
иск по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также
поиск по ключевым словам. При поиске по тексту документа следует обя-
зательно использовать возможные синонимы, задавать условие близости
слов, производить перестановку слов в словосочетаниях.
В рассматриваемо
м случае, как правило, приходится формировать
несколько вариантов запросов. При этом желательно сохранять найденные
списки документов в так называемых папках (об этом будет рассказано
ниже), чтобы иметь возможность легко просмотреть или уточнить сделан-
ные ранее запросы.
Поиск документов в системе основан на принципе последовательно-
го сужения круга со
ответствующих запросу документов.
При заполнении полей карточки реквизитов следует обращать вни-
мание на информационную строку внизу карточки реквизитов. В ней со-
держится информация о количестве документов из ИБ, удовлетворяющих
запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удов-
летворяющих запросу, будет уменьшаться, о чем сообщит информацион-
ная строка.
Обычно достаточно заполнить два-три поля. Информация в подокне
Результаты поиска поможет принять решение: формировать список най-
денных документов или уточнить запрос. Если количество найденных до-
кументов устраивает пользователя (рекомендуется чтобы оно
не превы-
шало
20-30 документов), надо щелкнуть мышью по кнопке Построить
список (F9) в нижней части окна для создан
ия списка найденных доку-
ментов.
Иногда формирование запроса целесообразно начать с поля
Назва-
ние документа
(может документ так и называется), если результат отрица-
телен, воспользуйтесь полем
Ключевые слова (там может быть подходя-
320