Курносова А.П., Улезько А.В. Практикум по информатике

Подождите немного. Документ загружается.

16. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

MICROSOFT ACCESS

Цель: изучить назначение, возможности и области применения систем

управления базами данных и получить навыки работы с

программой Microsoft Access.

16.1. Общие сведения о СУБД и элементы базы данных

В настоящее время любой специалист, независимо от сферы дея-

тельности, в той или иной мере занимается сбором и накоплением данных,

их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и обра-

боткой.

Для упрощения и увеличения скорости выполнения процедур об-

работки информации (ввода, поиска, хранения, корректировки) ее

хранение организуют в виде баз данных с пом

ощью специальных

программ – систем управления базами данных. Наиболее доступ-

ной и популярной является система управления базами данных Access

фирмы Microsoft.

Access представля

ет собой программу для обслуживания реляцион-

ных баз данных. В таких базах данные представлены в виде одной или не-

скольких взаимосвязанных таблиц. Access предоставляет пользователю

широкие возможности по обработке данных и совместному их использо-

ванию. Например, можно вводить данные в базу, сортировать, отбирать

данные по каким-либо признакам, преобразовывать структуры данных,

вычислят

ь итоговые значения, удалять данные, копировать, выводить дан-

ные в удобном для пользователя виде. Кроме того, Access производит об-

мен данными с другими приложениями Windows. При коллективном ис-

пользовании Access позволяет защитить информацию, предоставляя раз-

ным пользователям разные права по просмотру или корректировке данных.

База данных (БД) – это поименованная структурированная совокуп-

ность взаимосвязанных данных.

Система управления базами данных (СУБД) представляет собой

программное обеспечение, осуществляющее операции над записями базы

данных. Сегодня большинство экономических и информационно-

справочных задач реализовано на основе СУБД.

Таблицы являются основным структурным компонентом базы дан-

ных, они предназначены для хранения данных по конкретной теме. Ис-

пользование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответст-

вующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более

эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. В базе данных

может быть несколько таблиц. Каждая таблица содержит

записи, пред-

ставленные строками. Столбцы в таблице называются

полями. Каждая за-

351

пись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном эле-

менте базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер

его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, факультет,

номер учебной группы, изучаемый иностранный язык. Такие отдельные

структурные элементы записи таблицы и называются полями.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных

различными способами. Запросы также можно использовать в качестве ис-

точников формирования пользовательских форм и отчетов. Запрос на вы-

борку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы это-

го типа отбирают данные из одной или нескольких таблиц по определен-

ному критерию. Запросы на выборку можно также испо

льзовать для груп-

пировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей

и нахождения других типов итоговых значений.

Формы обычно используются для наглядного отображения данных

из таблиц или запросов. Формы также можно использовать для создания

интерфейса базы данных, для удобной работы пользователя с ней. Кно-

почные формы позволяют создавать меню базы данных, открывающее

другие формы или отчеты базы данных. Совокупность связанных друг с

другом форм, которые созданы в виде пользовательских диалоговых окон,

позволяет пользователю выполнять оп

ерации с базой в режиме диалога.

Отчет является эффективным средством представления данных в

печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним ви-

дом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения же-

лаемым образом.

Страницы – страницы доступа к данным – реализуют механизм

доступа к данным посредством web-интерфейса в компьютерной сети. При

помощи таких средств удаленный пользователь не только без проблем

просмотрит документ в окне своего браузера, но и при необходимости

произведет разнообразные операции над представленными в нем данными.

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, вы-

полняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать

отчетов.

Макрокоманда - замкнутая инструкция, самостоятельно или в

комбинации с другими макрокомандами определяющая выполняемые в

макросе действия. В некоторых макроязыках макрокоманды иногда назы-

вают просто командами. Макросы могут быть полезны для автоматизации

часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем

кнопки

можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур,

сохраненных под общим именем для организации пользовательских про-

грамм в Access на языке Microsoft Visual Basic.

Диаграммы служат для наглядного графического представления

информации, облегчая для пользователей сравнение и выявление тенден-

ций и закономерностей в данных. Access позволяет создавать диаграммы в

352

форме, отчете и на странице доступа к данным. Также можно отобразить

таблицу или форму в режиме сводной диаграммы.

16.2. Основные этапы разработки базы данных

 Определение цели создания базы данных.

 Создание эскизов отчетов, которые хотелось бы получить.

 Создание эскизов форм, которые будут использоваться для ввода дан-

ных.

 Формирование перечня необходимых данных.

 Группировка данных по темам и формирование их в таблицы.

 Определение полей в базе данных. Каждое поле содержит определен-

ные фактические данные. Например, может потребоваться следующая

информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и

номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное

поле. При составлении схемы полей, учитывайте следующее. Не реко-

мендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом

выражени

я. Например, в таблице, содержащей поля

Цена и Количест-

во

, не следует создавать поле, содержащее произведение значений этих

полей.

 Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Каждая

таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список

нужных полей подскажет, какие требуются таблицы. Например, если

будет использоваться поле

ДатаНайма, которое принадлежит теме

сведения о сотрудниках, оно должно содержаться в таблице

Сотруд-

ники

. Потребуются также таблицы Клиенты, Товары и Заказы.

 Определение таблиц, к которым относятся поля. При решении вопроса,

к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учиты-

вать следующие принципы разработки:

- включайте каждое поле только в одну таблицу;

- не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления

одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой

таблицы. Если оказ

ывается, что поле таблицы содержит много по-

вторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таб-

лицу.

 Определение полей с уникальными значениями в каждой записи. Для

связывания в Access сведений, хранящихся в разных таблицах (напри-

мер, для связывания клиента со всеми его заказами), каждая таблица

базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно оп-

ределяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют

первичным ключом.

 Определение связей между таблицами. После разбиения сведений на

таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать

353

способ, которым Access будет вновь объединять связанные сведения.

Для этого следует определить связи между таблицами базы данных

Access.

 Усовершенствование структуры базы данных. После создания нужных

таблиц, полей и связей необходимо еще раз пр

осмотреть структуру ба-

зы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на

данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

 Ввод данных и создание других объектов базы данных. Если структуры

таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все дан-

ные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных -

запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и

модули.

16.3. Создание новой базы данных. Определение структуры

таблицы

База данных в Access представляет собой единый объект, состоящий

из таких компонентов как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и раз-

мещается на диске в виде файла с расширением mdb.

Рис. 147. Окно программы Access (создание базы данных «Студенты»)

Создание базы данных начинается с создания таблиц. С таблицами

можно работать в трех режимах – Таблицы, Конструктора и Мастера.

Отличительной чертой Access является наличие многочисленных и

разнообразных мастеров, которые помогают пользователю при выполне-

354

нии большинства действий, не требуя глубоких знаний в области баз дан-

ных.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое мо-

жет содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением «.», «!»,

«[», «]» .

Тип данных указывает, как следует обрабатывать эти данные. Можно

использовать следующие типы :

Текстовый - для текстовой информации, включая числа, над кото-

рыми не производятся вычисления. Размер поля до 255 символов;

Поле MEMO - для хранения произвольного текста, комментариев

длиной до 65 535 символов;

Рис. 148. Создание таблицы в режиме конструктора

Числовой - числовые данные для математических вычислений. Для

финансовых расчетов этот тип непригоден;

Денежный - используется для финансовых расчетов. В целой части

числа можно записать до 15 знаков, а в дробной – до четырех. При вычис-

лениях выполняется автоматическое округление;

Дата/время - для хранения информации о дате и времени;

Счетчик – используется для автоматической нумерации записей;

Логический — может иметь только одно из двух возможных значе-

ний “Да” / “Нет”, “Вкл” / “Выкл”;

355

Поле объекта OLE - объект (рисунок, таблица, график, звук), соз-

данный в Word, Excel или другим приложением, имеющий протокол OLE.

Размер поля ограничен объемом диска ПК;

Гиперссылка – поле для хранения гиперссылки. Текст или комби-

нация текста и чисел, хранимые как текст и используемые в качестве адре-

са гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех час-

тей: текст - текст, выводимый в поле или в элементе управления; адрес -

путь к файлу или странице (URL); дополнительный адрес - расположение

внутри файла или страницы; подсказка — тек

ст, отображаемый в виде

всплывающей подсказки. Длина каждой из трех частей гиперссылки не бо-

лее 2048 знаков;

Мастер подстановок – мастер, создающий поле, позволяющее вы-

брать значение из другой таблицы или из списка значений с помощью спи-

ска или поля со списком. Выбор этого параметра запускает мастер подста-

новок, создающий Поле подстановок. После завершения работы мастера

устанавливается тип данных, основанный на значениях, выбранных в мас-

тере.

После создания или изменения структуры таблицы ее необходи

мо

сохранить.

16.4. Ввод и редактирование данных в объекте и режиме

Таблица

Ввод данных можно осуществить непосредственно в созданном объ-

екте

Таблица, но рекомендуется использовать для этого специально раз-

работанные пользовательские

Формы. Редактирование записей и исправ-

ление ошибок в данных также возможно в каждом из двух указанных объ-

ектов.

В открытой таблице вдоль верхнего края окна расположены имена

полей. Каждое поле соответствует определенному столбцу таблицы. Каж-

дая запись занимает одну строку таблицы, и обеспечивается просмотр не-

скольких записей одновременно. Допускается изменение и добавление

данных.

Ввод в выделенную курсором ячейку таблицы осуществляется набо-

ром информации на клавиатуре. Для перехода между столбцами и к сле-

дующей записи используется клавиша Таb.

В нижнем левом углу окна отображается общее количество записей

и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номе-

ра текущей записи следует ввести требуемый номер и нажать Enter.

Для копирования данных поля предыдущей записи в аналогичное

поле текущей записи можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+” (ка-

вычки), кроме того, можно пользоваться инструментами редактирования

356

Windows: вырезанием (Ctrl+X), копированием (Ctrl+С) и вставкой

(Ctrl+V).

Поля, для которых тип определен как

Счетчик, не требуют заполне-

ния с клавиатуры.

Для замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой

ячейке и щелкнуть левой клавишей мыши, а затем набрать заменяющую

информацию.

Для удаления записи ее необходимо выделить (щелкнуть по области

маркировки записи) и либо нажать клавишу Del, либо выполнить команду

меню

Правка, Удалить. В выводимом на экран запросе подтвердить уда-

ление.

Сохранение данных и всех изменений выполняется автоматически

при переходе к следующей записи или при закрытии режима таблицы или

формы. Для сохранения записи без перехода к другой записи следует вы-

полнить команду меню Записи  Сохранить запись или использовать

комбинацию клавиш Shift+Enter.

Для выполнения

сортировки данных по возрастанию (А-Я) или по

убыванию (Я-А) необходимо выделить в таблице поле сортировки и на-

жать на соответствующие кнопки панели инструментов или выполнить

команду Записи  Сортировка.

Фильтрация данных позволяет выбирать из БД записи, удовлетво-

ряющие заданному условию. Для установки фильтра применяют команду

Записи  Фильтр. Можно использовать следующие виды фильтров:

 Фильтр по выделенному фрагменту выводит на экран записи,

выделенные в таблице.

 Команда Изменить фильтр позволяет задать условия выбора за-

писей из списка значений каждого поля. Закладка ИЛИ внизу окна

дает возможность для определения не

скольких условий одного поля.

 Команда Расширенный фильтр дает возможность определять ус-

ловия отбора записей и сортировку по нескольким полям одновре-

менно.

В качестве условия отбора может использоваться любое точное зна-

чение (число, текст, дата) или выражение. В выражении могут использо-

ваться подстановочные си

мволы:

* - соответствует любому количеству букв, цифр, символов;

? – соответствует любому текстовому символу;

# - соответствует любой цифре;

[ ] - соответствует любому одному символу из заключенных в

скобки.

Кроме того, элементы выражения можно связывать операторами:

арифметическими:

* ,+ ,- ,/ ,^;

сравнения:

<, <=, >, >=, = ,<>;

логическими:

And (И), Or (Или), Not (Нет);

357

Between…And – для выбора значений из определенного интервала.

16.5. Разработка пользовательских форм

Для просмотра, ввода и редактирования данных в таблице БД удобно

использовать формы. Форма представляет собой бланк, подлежащий за-

полнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем инфор-

мации, доступной пользователю. Просмотр БД в виде формы позволяет

пользователю использовать режим отображения данных не только в виде

таблицы, но и по одной записи, что очень удобно при на

личии большого

количества полей. Можно создать форму, напоминающую печатный доку-

мент, расположить в ней фотографию, графики, сводные таблицы Excel и

др.

Access позволяет создавать формы различных видов:

в один стол-

бец

, ленточный, табличный, диаграмма, сводная таблица.

При создании формы можно использовать режимы Автоформ, Мас-

тера форм

или Конструктора. Режим Автоформа создает форму, ото-

бражающую все поля и записи выбранной таблицы; каждое поле распола-

гается на отдельной строке, в левой части которой указано имя поля. С по-

мощью автоформы можно просматривать или вводить данные. В режиме

Мастера форм выполняется автоматическое создание формы на основе

выбранных полей.

Конструктор позволяет создавать форму в «ручном»

режиме с нуля.

Для автоматического создания простой формы следует в окне База

данных

выбрать объект Формы Создание формы с помощью мастера.

В открывшемся окне

Создание форм (Рис. 149) из перечня всех доступ-

ных полей таблицы выбрать поля для формы, используя кнопки

или

. Щелкнув по кнопке Далее, в открывшемся окне надо выбрать вид

формы, а затем и требуемый стиль оформления формы, далее следует за-

дать имя создаваемой формы и щелкнуть по кнопке

Готово.

Для

добавления записи в БД в окне формы следует щелкнуть на

кнопку

(Новая запись) и ввести новые данные в пустые поля формы.

Access создает новую незаполненную запись после последней записи таб-

лицы. Данные вводятся в каждое поле, не определенное типом

Счетчик.

Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши Таb

или Enter.

Для перехода к определенной записи по ее номеру следует щелк-

нуть в строке

Запись и ввести с клавиатуры номер нужной записи.

358

Рис. 149. Пример создания формы с помощью мастера форм

16.6. Выборка данных. Использование запросов

Одним из основных назначений баз данных является быстрый поиск

информации и получение ответов на разнообразные вопросы. Вопросы,

формулируемые по отношению к базе данных, называются

запросами.

На практике часто требуется выбрать из исходной таблицы часть за-

писей, удовлетворяющих определенным критериям, и упорядочить выбор-

ку. Критерии могут определяться сочетанием ряда условий. Например,

пользователю необходимо выбрать записи о поставщиках определенного

товара из Москвы и упорядочить их в алфавитном порядке по наименова-

нию фирм. Для решения таких задач предназначены мастера запросов и

конструктор запросов, при помощи которых пол

ьзователь сможет:

 формировать сложные критерии для выбора записей из одной или не-

скольких таблиц;

 указать поля, отображаемые для выбранных записей;

 выполнять вычисления с использованием выбранных данных.

Запрос по образцу – это интерактивное средство для выбора данных

из одной или нескольких таблиц. При формировании запроса пользовате-

лю необходимо указать критерии выборки записей в исходной таблице.

При этом вместо того чтобы печатать предложения на специальном языке,

пользователь должен просто заполнить бланк запроса, который располага-

ется в окне конструктора запросов. Метод формирования запроса путем

заполнения бланка прост для изучения и понимания. Он способствует эф-

фективно

му использованию возможностей Access пользователями, имею-

щими даже минимальный навык работы с приложением или не имеющими

его вовсе.

359

Для создания простейших запросов пользователь может использо-

вать мастер запросов, который последовательно запрашивает наименова-

ния таблиц, используемых в запросе, перечень полей таблиц и некоторые

дополнительные параметры. Для создания более сложных запросов может

понадобиться конструктор запросов, который является простым и нагляд-

ным средством создания достаточно сложных запросов.

Создание запросов с помощью мастера

Для создания запроса в окне базы данных перейдите на вкладку За-

просы

и нажмите кнопку Создать. Откроется окно диалога, в котором

пользователь может выбрать опцию создания запроса с помощью конст-

руктора запросов или один из мастеров создания запроса.

Если выбрать опцию

Простой запрос, откроется окно мастера, в ко-

тором пользователь можете выбрать требуемые ему поля из одной или не-

скольких таблиц. Если пользователь выбрал более одной таблицы, мастер

автоматически связывает таблицы.

После выбора полей следует нажать кнопку

Далее и на экране поя-

вится следующее окно диалога мастера запросов, в котором необходимо

выбрать

Изменить макет запроса.

В завершающем окне мастера (Рис. 150) в верхн

ей части окна конст-

руктора запросов находится схема данных запроса. Данная схема содержит

список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними.

Рис. 150. Завершающее диалоговое окно создания запроса

В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая строка

этого бланка выполняет определенную функцию:

 Поле. В этой строке помещаются те поля, которые пользователь ис-

пользует для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы.

 Имя таблицы. Эта строка показывает, из какой таблицы (или запроса)

выбрано данное поле.

 Сортировка. В этой строке пользователь указывает тип сортировки

360