Кирюхин Ю.Г., Усманова И.В. и др. Автоматизация документирования деятельности организации
Подождите немного. Документ загружается.
61
3.7 Разработка запросов и отчетов
Некоторые документы, которые могут понадобиться конечному
пользователю в ходе работы, не могут быть сформированы
непосредственно в рамках разработанных на данный момент форм.
Включение же всех необходимых данных в единое базовое отношение
может во многих случаях привести к избыточности данных и
возникновению многочисленных аномалий обновления. Выходом из
создавшегося положения может стать создание
разнообразных запросов,
на основе которых в дальнейшем будут разработаны требуемые формы.
Данные, заносимые в такие формы, будут автоматически отражаться не
только в запросе, но и в соответствующих базовых отношениях. Ниже
перечислены основные операции реляционной алгебры, на базе которых
строятся запросы, а также программные средства для их реализации в
СУБД ACCESS.
Предполагается, что предварительно открыта вкладка
Запрос и выбрана кнопка Создать.
Естественное соединение – Простой запрос с указанием
необходимых в запросе таблиц и запросов и требуемых в запросе полей;
Выборка – в режиме Конструктора указываются Условия отбора
явно или в режиме параметрического запроса (в последнем случае для
нужного поля в Условии отбора в квадратных
скобках вводится
сообщение для пользователя, в соответствии с которым он должен задать
параметр для отбора);
Пересечение – таблицы, совпадающие по составу полей и типам
данных для них, в режиме Конструктора запросов объединяют при
помощи первичных ключей этих таблиц, после чего выбирают поля,
которые нужно отобразить в запросе;
Вычитание – выбираются таблицы, совпадающие
по составу полей
и типам данных для них, и указывают способ Записи без подчиненных;
Проекция – при выборе любого способа создания запроса
указываются любые поля, которые следует отобразить в запросе;
62
Произведение – в режиме Конструктора запросов выбираются
пары таблиц, не связанные между собой, после чего задаются нужные поля
из каждой таблицы;
Тэта-соединение – см. П.6. Затем указываются Условия отбора для
нужных полей;
Объединение – создается SQL-запрос на объединение таблиц. Для
этого в окне Новый запрос выбирается Конструктор, в диалоговом окне
Добавление
таблицы выбирается Закрыть. Затем в меню Запрос
указывается SQL-запрос и задается его тип – Объединение. В
появившемся окне вводится SQL-запрос. Например, если необходимо
объединить поле X таблицы A и поле Y таблицы B, то задаем: SELECT [X]
from [A] UNION SELECT [Y] from [B].
3.8 Создание отчетов
Отчеты создаются в любом необходимом режиме. Документы,
формируемые отчетами, должны отвечать требованиям «Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти», ГОСТ Р 6.30-2003.
3.9 Разработка руководства пользователя
Руководство пользователя содержит разделы:
1. Введение.
2. Назначение и условия применения.
3. Подготовка к работе.
4. Описание операций.
5. Аварийные ситуации.
6. Рекомендации по освоению.
В разделе «Введение» указывают:
- область применения;
- краткое описание возможностей;
- уровень подготовки пользователя;
63
- перечень эксплуатационной документации, с которыми
необходимо ознакомиться пользователю;
В разделе «Назначение и условия применения» указывают:
- виды деятельности, функции, для автоматизации которых
предназначено данное средство автоматизации;
- условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых
обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с
назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств,
операционная
среда и общесистемные программные средства, входная
информация, носители данных, база данных, требования к подготовке
специалистов и т. п.).
В разделе «Подготовка к работе» указывают:
- состав и содержание дистрибутивного носителя данных. При
этом перечисляются все созданные объекты БД – таблицы, формы,
запросы, отчеты, макросы, а также их назначение. Указанная информация
может
быть представлена в виде таблицы (Таблица 16);
Таблица 16
Объект БД Назначение объекта БД
- порядок загрузки данных и программ;
- порядок проверки работоспособности.
В разделе «Описание операций» указывают:
- описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач,
процедур;
- описание операций технологического процесса обработки
данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач),
процедур.
Для каждой операции обработки данных указывают:
- наименование;
- условия, при соблюдении
которых возможно выполнение
операции;
- подготовительные действия;
64
- основные действия в требуемой последовательности;
- заключительные действия;
- ресурсы, расходуемые на операцию.
В описании действий допускаются ссылки на файлы подсказок,
размещенные на магнитных носителях.
В разделе «Аварийные ситуации» указывают:
- действия в случае несоблюдения условий выполнения
технологического процесса, в том числе при длительных отказах
технических средств;
- действия
по восстановлению программ и/или данных при отказе
магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных;
- действия в случаях обнаружения несанкционированного
вмешательства в данные;
- действия в других аварийных ситуациях.
Примечание. Так как основные действия пользователя при работе с
БД связаны с вводом и коррекцией данных, и именно эти действия
и могут
привести к нарушениям ограничений целостности, при оформлении в ПЗ
разделов «Описание операций» и «Аварийные ситуации» могут быть
использованы следующие соображения.
Взаимодействие конечного пользователя с БД происходит в
диалоговом режиме, поэтому предсказать и жестко ограничить все
возможные последовательности действий пользователя заранее
невозможно. В связи с этим рекомендуется использование всплывающих
подсказок
для всех полей всех форм, созданных в БД. Широкое
применение Условий на значение для различных полей позволяет
организовать контроль частных ограничений целостности и
сопровождается выводом предупреждающих сообщений в случае ошибки.
Несоблюдение общих ограничений целостности вызывает появление
сообщений СУБД ACCESS в отношении первичных и внешний ключей.
Все вышеизложенное делает возможным оформление
в ПЗ разделов
«Описание операций» и «Аварийные ситуации» в виде таблицы
следующего вида (Таблица 17).
65
Таблица 17
Сообщение на экране Действия пользователя
Здесь же могут быть описаны и заданные значения по умолчанию.
Если в форме для повышения эффективности ввода изменялась
последовательность перехода по полям, то это должно быть отражено в
ПЗ.
В разделе «Рекомендации по освоению» указывают рекомендации по
освоению и эксплуатации, включая описание контрольного примера (если
таковой имеется).
66
Библиографический список
1. Дейт Д. Введение в системы баз данных. – Киев: Высшая
школа, 1996
2. Пикулин В.В. Методика предварительного технико-
экономического анализа целесообразности создания информационных
систем // Экономико-статистические и математические методы управления
рыночной экономикой: Тезисы докладов II Всероссийск. науч.-практ.
конф. — Пенза: Пензаоблкомстат, 2000. — С. 30-31.
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения
».
4. РД 50—34.698—90 «Автоматизированные системы.
Требования к содержанию документов».
5. Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти.
7. Регламент коллегии архивного отдела правительства
Пензенской области.
8. Рекомендации по документационному обеспечению
деятельности
органов исполнительной власти (администраций краев,
областей, городов федерального значения, органов местного
самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
9. Кузнецова Т.В.. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное
обеспечение управления). 4-е изд. испр. и. допол. – М.: ООО «Журнал
«Управление персоналом», 2003. – 408 с.
10. Лебедев В.Б., Комбарова Е.В. Технико-экономический анализ
создания АРМ инспектора по кадрам. //
Делопроизводство. – 2004. - № 4. – с.
35-38.