Кирюхин Ю.Г., Усманова И.В. и др. Автоматизация документирования деятельности организации

Подождите немного. Документ загружается.

2 Технико-экономическое обоснование проекта

Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки

документов является использование базы данных (БД) для организации

хранения и обработки информации, необходимой для создания

документов.

Окончательное решение в пользу принятия решения об

автоматизации подготовки документов в условиях действующей

организации принимается только после экономического обоснования его

целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть

объем

документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Как

правило, разумно автоматизировать подготовку тех документов, которые:

а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся

информацию, например, приглашение на заседание некоторого комитета;

б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию,

извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение

кадров, состав заказываемых деталей. Нецелесообразно автоматизировать

средствами MS Access подготовку документов, содержащих сплошной

текст большого объема, т.к. возможности MS Access в отношении

редактирования текста ограничены.

Для проведения технико-экономического анализа воспользуемся

методикой, включающей в себя следующие этапы [2]:

1. Подготовка исходных данных, характеризующих процесс

обработки информации, в форме Таблица 2, Таблица 3.

В рассматриваемом примере секретарь коллегии Архивного отдела

Пензенской области обрабатывает документы,

которым присвоен

следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j):

- план работы коллегии на полугодие;

- приглашение на коллегию;

- повестка дня;

- список присутствующих на заседании коллегии;

- протокол заседания;

- решение коллегии;

- перечень рассылки решений коллегии;

- сводные годовые планы/отчеты.

Таблица 2

Документ, j

Среднее

количество

обрабатываемы

х документов,

, [шт/мес]

Средняя

трудоемкость

обработки

документов, W

[чел*час/шт]

План работы коллегии на полугодие 0,5 5

Приглашение на коллегию 30 2

Повестка дня 1 1,5

Список присутствующих на заседании

коллегии 1 3

Протокол заседания 1 8

Решение коллегии 3,5 8

Перечень рассылки решений коллегии 1 5

Сводные годовые планы/отчеты 6 4

Таблица 3

Значение показателей затрат

Подразделение

(наименование

должности)

Средняя заработная плата С

[руб/(чел*мес)]

Начисления на заработную

плату H [руб]

Секретарь 4500 500

Вычисление средней продолжительности рабочего времени Т

м,ср

. за

месяц в часах:

м,ср.

= (256 раб. дней * 8 час)/12 мес ≈ 171 [час/мес].

2. Оценка количества исполнителей N

, необходимых для обработки

документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью:

= (K

)/Т

м,ср.

[чел].

Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):

= (5*0,5)/171 ≈ 0,015

Оценка общего количества исполнителей определяется как сумма N

;

N = ∑N

= 0,77. В данном случае оценка количества исполнителей

свидетельствует о том, какую часть рабочего времени заместителя

начальника архивного отдела занимает выполнение обязанностей

секретаря коллегии.

3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат M

на обработку

j-го типа документа.

= N

*C*(1+H/100) [руб/мес].

Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):

=0,015*4500*(1+500/100) = 98,68[руб/мес].

Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех

документов составят M=ΣM

=6199,52 [руб/мес].

4. Вычисление себестоимости обработки С

одного экземпляра j-го

типа документа:

= M

[руб/шт]

Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):

= 98,68/0,5 = 197,36

5. Оценка затрат S на создание и внедрение САДД и затрат R на

эксплуатацию САДД.

Оценка затрат S на создание и внедрение БД. Стоимость

технического обеспечения не включается в экономическое обоснование

внедрения комплекса программных средств, поскольку рабочее место

секретаря коллегии уже оснащено компьютером и принтером. Стоимость

информационного обеспечения принимается равной средней рыночной

стоимости технического обеспечения. Исходя из рыночной стоимости

компьютеров сумма затрат определена S

то

= 15 000.

Оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию САДД

производится экспертным путем и включает учет расходных материалов,

оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. В

рассматриваемом примере выполним только учет расходных материалов

на картриджи для принтера по цене 4 000 руб., при условии использования

одного картриджа на Q

карт

=2000 [шт] документов. В результате очевидного

расчета получим оценку ежемесячных затрат на эксплуатацию САДД для

j-го типа документа R

=(K

карт

)*S

карт

[руб/мес], где S

карт

[руб] —

стоимость одного картриджа.

Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):

= (0,5/2000)*4000 =1.

6. Вычисление ежемесячных затрат на каждый тип документа M'

a,j

связанных с эксплуатацией САДД и затратами на амортизацию

(ежемесячную компенсацию затрат на создание и внедрение

автоматизированной системы).

Назначаем срок окупаемости САДД (L = 3 [лет]), в течение которого

сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость

продукции (товаров, услуг) предприятия. Тогда на основании формулы

a,j

= S

/(12*L) + R

[руб/мес],

где S

=S*K

/ΣK

— доля затрат на создание и внедрение

автоматизированной информационной системы, приходящаяся на

документ типа j, получим:

a,1

=15000*(0,5/44)/(12*3)+1= 5,73.

Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и

амортизацией одного комплекта САДД, равны M'

=ΣM'

a,j

≈485,68 [руб/мес].

7. Эффект от автоматизации обработки документов выражается в

снижении трудоемкости их обработки W

a,j

и, как следствие, в

уменьшении количества исполнителей N

<N. Доля относительного

сокращения трудоемкости обработки документа типа j определяется

выражением δW

a,j

=(W

–W

a,j

)/W

. Для того, чтобы достигался

экономический эффект, затраты при автоматизированной подготовке

документов должны быть меньше затрат при традиционном способе

обработки, таким образом, должно выполняться условие: M

<M или

*[C*(1+H/100)]+M'

<M. В последнем случае, при ряде допущений, доля

относительного сокращения трудоемкости обработки документов должна

удовлетворять отношению 1>δW

>M'

/(N*[C*(1+H/100)]) или

<N*[C*(1+H/100)]. Анализ последней формулы показывает, что на

предприятиях с малым числом исполнителей и низким уровнем заработной

платы условия для введения автоматизации ухудшаются. Полученная

оценка характеризует верхнюю границу экономически целесообразных

затрат на автоматизацию, однако, целочисленный характер переменных в

рассматриваемой задаче определяет метод ее решения путем

последовательного подбора параметров. В данном примере

δW

>449,47/(1*[4500*(1+500/100)])≈0,066. Исходя из рекомендаций

методики и опыта проектирования, выберем следующие значения

параметров δW

: δW

=δW

a,2

=δW

=0,35.

8. Вычисление средней трудоемкости обработки документа типа j

при условии автоматизации:

= W

*(1 - δW

) [чел*час/шт].

a,1

= 5*(1 – 0,35) ≈ 3,25.

Реальная трудоемкость обработки документов в условиях

автоматизации зависит от технического уровня средств обеспечения САДД

и от затрат на введение средств автоматизации. Вычисленные значения

средней трудоемкости W

a,j

рационально сравнить с реальной

трудоемкостью методом экспертной оценки или путем эксперимента,

например, на демонстрационных версиях автоматизированной системы

обработки документов.

9. Вычисление количества исполнителей при условии автоматизации

(в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемых

документов):

a,j

= N

*(1 - δW

a,j

) [чел].

a,1

= 0,015*(1 – 0,35) ≈ 0,01;

Количество исполнителей в подразделении при внедрении САДД

определяется по формуле N

= ΣN

a,j

=0,505. Таким образом, в результате

внедрения комплекса программных средств можно сократить долю

времени, затрачиваемую заместителем начальника архивного отдела на

выполнение обязанностей секретаря коллегии. Она составит (N

/N)*100 %

= 64%.

10. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку

каждого j-го типа документа при внедрении одного комплекта САДД с

учетом эксплуатационных расходов и расходов по амортизации

определяется выражением:

a,j

= N

а,j

[C*(1+H/100)]+ M'

a,j

[руб/мес].

a,1

=0,015*[4500(1+500/100)]+5,73= =0,015*6750+5,73=106,98.

Среднемесячные суммарные затраты на обработку документов при

автоматизации составляют M

=ΣM

≈= 5676,29 [руб/мес].

11. Среднемесячное количество обработанных документов при

внедрении САДД:

= K

/(1-δW

) [шт/мес].

a,1

= 0,5/(1- 0,35) = 0,325.

Таким образом, среднее количество обрабатываемых документов

увеличилось до 24,8 единиц.

Расчет показывает, что при рассмотренных условиях внедрение

комплекса программных средств для автоматизации подготовки комплекта

документов может привести к следующим изменениям:

- среднемесячные финансовые затраты на обработку документов

могут быть снижены с 6199,52 руб. до 5676,29 руб;

- возможно сокращение времени, затрачиваемого на подготовку

документов коллегии на 64 %;

- возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в

месяц документов с 44 до 68,8 а так как заседания коллегии проводятся

один раз в квартал, увеличение количества документов составит 24,8

единиц для одного заседания.

Поэтому внедрение комплекса является экономически

целесообразным.

3 Разработка внемашинного и внутримашинного

информационного обеспечения САДД

Результатом анализа объекта проектирования и технико-

экономического обоснования САДД является выделение состава

документов, подготовку которых необходимо автоматизировать. После

этого производится анализ внемашинной информационной БД.

База данных состоит из двух частей:

- внемашинной;

- внутримашинной.

Внемашинная БД необходима для организации работы и

поддержания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе,

но

необходимой для работы данной системы. Внемашинная БД находится

в постоянном взаимодействии с автоматизированными функциями

системы подготовки документов. Внемашинную БД составляют различные

документы, сведения из которых подлежат обязательному учету во

внутримашинной БД. К таким документам относятся документы,

поступающие на рабочие места, а также нормативные документы,

используемые при заполнении создаваемых документов. Документы,

формируемые системой, также должны распечатываться в нужном

количестве экземпляров и передаваться исполнителям.

Результатом выполнения этого этапа работы является построение

списка документов, необходимых для выполнения производственных или

управленческих функций, а также документов, составляющих

нормативную базу делопроизводства.

Внутримашинная БД создается и поддерживается с помощью

компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным

способом структурированных

и форматированных файлов данных,

хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее

распространенных для управления БД на уровне предприятия является

СУБД Access для Windows. Данные из данной системы с помощью

стандартных средств Access легко передаются в другие программы,

входящие в состав MS Office (Word, Excel), что обеспечивает возможность

передачи данных в другие информационные системы.

Внутримашинная информационная база располагается на жестком

диске компьютера, а резервные копии – на жестком диске и/или гибких

дисках.

Для разработки внутримашинной БД необходимо в первую очередь

определить ее структуру. В условиях реального предприятия эту задачу

решает должностное лицо, на которое возложены функции

администратора БД.

Для этого в первую очередь используются

данные таблицы 1, в

которой перечислены создаваемые документы, а также кратко

охарактеризовано их содержание. Далее определяются документы,

формируемые в выбранном для анализа подразделении. Форма каждого

документа оценивается с точки зрения состава используемых в документе

реквизитов, а также наличия и содержания постоянной и переменной части

текста документа в соответствии с действующей нормативной

базой

делопроизводства.

Ниже приводится анализ форм документов, образующихся в

деятельности секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области.

Анализ форм документов в работе произведен в порядке,

определяемом последовательностью их подготовки секретарем коллегии.

Это сделано для того, чтобы показать взаимосвязь информации,

присутствующей в документах, и выявить объекты данных, которые

следует включить в базу данных

При подготовке документов одной организации целесообразно

использовать единый стиль расположения реквизитов. В работе

предлагается использовать угловое центрированное расположение

реквизитов.

Чтобы документы Архивного отдела (в том числе коллегии)

соответствовали ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по

делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,

необходимо в первую очередь исправить ошибки в оформлении бланков

документов.

В документе План устанавливается перечень намеченных к

выполнению мероприятий, их последовательность, сроки, ответственных

исполнителей. Помимо того, что план работы коллегии оформлен не на

бланке, в нем отсутствует «гриф утверждения документа». Согласно

Примерному перечню документов, подлежащих утверждению, (приведен в

приложении № 4 Государственной системы документационного

обеспечения управления), план работы коллегии также утверждается

Кроме того, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных

органах исполнительной власти также относит план к категории

утверждаемых документов

. План работы коллегии подписывается

секретарем и утверждается председателем коллегии.

В оформлении плана работы коллегии можно выделить постоянную

и переменную часть документа. Постоянными являются реквизиты «герб

субъекта Российской Федерации», «Наименование организации». В

качестве срока исполнения мероприятия называется месяц года, а

ответственный исполнитель выбирается из списка сотрудников архивного

отдела. В базе данных,

предназначенной для автоматизации подготовки

документов коллегии, необходимо обеспечить однократный ввод сведений

об организации и ее сотрудниках для последующего выбора для

формирования документов. Удобство для пользователя создаст

возможность выбора срока исполнения документа из заранее

сформированного списка месяцев. Остальные реквизиты («дата

документа», «регистрационный номер документа», «подпись»)

целесообразно хранить в отдельной таблице БД, предназначенной

для

этого документа.

Приглашение на коллегию является по своей сути письмом-

приглашением, предлагающим адресату (конкретному лицу или

организации) принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (в

данном случае - в заседании коллегии архивного отдела)

. Письмо

оформляется на бланке письма и подписывается начальником архивного

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991,

приложение № 4.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,

статья 2.6 пункт 2.6.9.

Т.В. Кузнецова. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд.

испр. и. допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с. С.146.

отдела. Следует отметить, что в этом документе помимо ошибок

оформления, отмеченных для бланка, неправильно оформлен реквизит

«подпись»: полное наименование должности лица в реквизите «подпись»

не указывается, если документ оформлен на бланке учреждения.

Если рассматривать письма–приглашения, относящиеся к одному

заседанию коллегии, то разными для каждого письма будут только

реквизиты «

регистрационный номер документа» и «адресат», а также имя

и должность приглашенного на заседание лица. Все остальные реквизиты

«герб субъекта Российской Федерации», «справочные данные об

организации», «наименование организации», «подпись», а также «текст

документа» будут совпадать для всех писем. В разрабатываемой БД

следует предусмотреть возможность однократного ввода информации о

проводимом заседании (дата,

время, адрес и вопрос проведения заседания),

выбора адресатов из заранее заполненного списка организаций и

учреждений области и формирования полного комплекта писем-

приглашений на заседание коллегии.

Повестка дня заседания коллегии обычно оформляется в составе

протокола и содержит перечисление вопросов, вынесенных на

рассмотрение коллегиального органа в порядке их значимости с указанием

докладчика по

каждому пункту повестки дня. Вопросы в повестке дня

располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого

времени обсуждения, формулируются в предложном падеже, нумеруются

арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Наряду с

вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области

определяет повестку

дня как самостоятельный документ

. В таком случае

он должен оформляться на общем бланке, иметь реквизиты

«регистрационный номер документа», «дата документа» и «подпись».

Кроме того, в составе повестки дня не следует приводить список

присутствующих на заседании, тем более что регламент коллегии

определяет его как самостоятельный документ. Повестка дня

подписывается секретарем коллегии.

Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, пункт 2.2.