Кирюхин Ю.Г., Усманова И.В. и др. Автоматизация документирования деятельности организации

Подождите немного. Документ загружается.

Продолжение рисунка 7

Рисунок 8 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Район, Ремонт

и подшивка, Выдача дел во временное пользование, Передача дел в ГАПО,

Проверка наличия, Тематические запросы

Продолжение рисунка 8

- выделяются отношения многие-к-одному. Им ставятся в

соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяются

внешние ключи и для каждого ключа описываются правила внешних

ключей (для операции удаления обычно применяется опция NO ACTION).

После этого формируется первичный ключ отношения; как правило, он

является комбинацией внешних ключей, если не возражают конечные

пользователи, которые будут работать с БД. В противном случае в базовое

отношение вводится дополнительный атрибут, который и будет играть

роль первичного ключа.

- выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют

только правильные объекты. Для них новые базовые отношения не

создаются. Но в базовое отношение, соответствующее стороне «многие»,

добавляется внешний

ключ к базовому отношению, соответствующему

стороне «один». В качестве внешнего ключа используется первичный

ключ базового отношения стороны «один». Для внешнего ключа

описываются правила внешних ключей;

- выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют

слабые объекты. Для каждого слабого объекта создается базовое

отношение и определяется первичный ключ. Для отношений многие-к-

одному новые базовые отношения не создаются, но ставится внешний

ключ со стороны «многие» к стороне «один» и описываются правила

внешних ключей (для операции удаления

применяется опция CASCADE);

- каждому неключевому свойству всех созданных базовых

отношений ставится в соответствие неключевой атрибут.

Результаты проектирования структуры БД приводятся в ПЗ в виде

таблицы вида (

Таблица 5).

Таблица 5

Имя

объекта/отно-

шения на

диаграмме

Имя

отношения

БД

Потенциаль-

ные ключи

Внешние ключи и

ссылочные таблицы

Неключевые

атрибуты

3.2 Нормализация полученных отношений

При наличии функциональных зависимостей (ФЗ) между

неключевыми атрибутами для каждого полученного отношения строится

диаграмма ФЗ. На ней в первую очередь указываются ФЗ всех атрибутов

от потенциальных ключей. Внешний ключ зависит от потенциального

ключа, как обычный, неключевой, атрибут.

После этого предпринимается попытка выявления ФЗ, в которых

участвуют неключевые атрибуты. Для того, чтобы

определить наличие ФЗ

между атрибутами X и Y, следует убедиться в том, что одному значению

атрибута X в данной таблице всякий раз соответствует одно и то же

значение атрибута Y. Например, если в одной из таблиц БД отдела кадров

содержатся сведения о сотрудниках организации и для каждого из

сотрудников указан

разряд занимаемой должности по Единой Тарифной

Сетке, то каждый раз этому разряду будет соответствовать один и тот же

оклад.

Нормализация отношений заключается в их последовательной

декомпозиции с целью приведения отношений к какой-либо нормальной

форме. Чаще всего нормализацию осуществляют до уровня третьей

нормальной формы (3НФ) или нормальной формы Бойса-Кодда (НФБК). В

этом случае в отношениях имеются только ФЗ между потенциальным

(3НФ) или потенциальными (НФБК) ключами и неключевыми атрибутами.

3.3 Анализ частных ограничений целостности

После завершения процесса нормализации следует проанализировать

полученные отношения на наличие частных ограничений целостности, т.е.

специальных правил, в соответствии с которыми следует заполнять

таблицы БД. К таким ограничениям, например, могут быть отнесены:

суммарное количество билетов, проданных на один рейс автобуса; возраст

сотрудников предприятия (отдела); соотношение некоторых дат (дата

приема и дата

увольнения); объем поставок и т.д.

3.4 Создание отношений внутримашинной БД

Отношения внутримашинной БД создаются в соответствии со

структурой БД, разработанной в ходе выполнения этапов 1-3. Для этого

могут быть использованы средства СУБД, применение которой

предполагается заданием на курсовое проектирование. В случае, если

предполагается использование СУБД ACCESS, процесс создания БД может

выполняться следующим образом.

В режиме Конструктора создается структура каждой таблицы БД.

Имена

полей задаются в соответствии с именами атрибутов, заданных при

разработке структуры БД. Для каждого потенциального ключа задаются

следующие свойства поля: Обязательное поле - «Да», Индексированное

поле – «Да. Совпадения не допускаются» (в соответствии с правилом

целостности объекта). Для каждого внешнего ключа указываются

свойства: Обязательное поле – «Да», Индексированное поле – «Да.

Совпадения допускаются» (в

соответствии с правилом ссылочной

целостности). При этом тип данных для каждого внешнего ключа должен

совпадать с типом данных потенциального ключа, на который он

ссылается. Для упрощения работы рекомендуется обеспечить точное

совпадение имен внешнего и потенциального ключа.

Создается схема данных для БД. Для каждого внешнего ключа

отыскивается потенциальный ключ; для формируемой связи указывается

требование на Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление

данных, Каскадное удаление данных (в случае, если рассматривается

связь со слабым объектом БД или если это определяется спецификой

предметной области БД).

Для каждой таблицы создаются формы для

ввода данных в любом

режиме.

Для всех внешних ключей создаются поля со списком. В список

должны быть вынесены значения ссылочных потенциальных ключей (для

обеспечения правила ссылочной целостности: среди значений внешнего

ключа не должно быть null-значений и не согласованных значений).

Задаются частные ограничения целостности для каждой формы в

режиме Конструктора

с помощью указания в свойствах соответствующих

полей Условий на значение и Сообщений об ошибке.

Рассматриваются вопросы повышения надежности работы конечных

пользователей с БД. Для этого могут быть предприняты следующие меры:

- изменяется последовательность перехода по полям формы в

случае, если при работе с формой рекомендуется заполнять поля в

порядке, отличном от

естественного (слева направо и сверху вниз), а

расположить поля в нужном порядке графически не удается. Для этого

выбирается меню Вид и затем Последовательность перехода. В

открывающемся диалоговом окне названия полей формы располагаются в

нужном порядке. Следует помнить, что изменение последовательности

перехода означает изменение порядка перемещения курсора по полям с

помощью

клавиши Tab, но не визуальное изменение взаимного

расположения полей;

- в случае необходимости дополнительных комментариев для

некоторых полей в режиме Конструктора могут быть введены

всплывающие подсказки. Они задаются в свойствах полей в строке

Всплывающая подсказка;

- при наличии часто повторяющихся значений какого-либо поля

работа конечного пользователя может быть существенно облегчена

за счет

задания Значения по умолчанию в режиме Конструктора в свойствах

этого поля. В этом случае заданное значение будет автоматически

формироваться в каждой новой записи. Оно может быть изменено

пользователем в случае необходимости.

3.6 Заполнение БД

Выполняется с помощью разработанных форм с учетом частных

ограничений целостности.

При разработке форм во многих ситуациях полезными оказываются

вычисляемые поля, применяемые для организации промежуточных

расчетов и подведения итогов.

Ниже рассматриваются вопросы применения некоторых операций и

статистических функций, могущих оказаться полезными для решения

задач автоматизации подготовки документов.

Оператор сравнения Between

Используется для

задания двойных неравенств вида x<a<y в

запросах, условиях на значение и т.д. Определяет, находится ли числовое

значение в определенном диапазоне значений.

Синтаксис

Between «Выражение»And «Выражение»,

где «Выражение» - выражение, определяющее граничное значение

диапазона. Например, с помощью оператора Between 2 And 5, указанном в

условии отбора поля [Лет] в запросе, содержащем данные о

выслуге лет

сотрудников, будут выделены записи о сотрудниках, имеющих стаж

работы в организации от 2 до 5 лет.

Функция IIf

Возвращает значение одного из двух выражений в зависимости от

истинности заданного условия.

Синтаксис

IIf(expr, truepart, falsepart)

Функция имеет следующие аргументы (Таблица 6).

Таблица 6

Например, если в поле [пол] таблицы СОТРУДНИКИ содержатся

данные о поле сотрудников в виде одного символа ("ж" или "м"), а в

документе необходимо указать полное название пола, то этого можно

добиться с помощью вычисления значения функции IIf в отчете. Для этого

в свойстве Данные вычисляемого поля следует задать = IIf([пол]="

ж";

“женский”; “мужской”)

Функция Choose

Выбирает и возвращает значение, соответствующее заданному

положению в списке аргументов.

Синтаксис

Choose(index, choice-1[, choice-2, ... [, choice-n]])

Функция имеет следующие аргументы (Таблица 7).

Таблица 7

Аргумент Описание

index

исловое выражение или поле, содержащее значение в

диапазоне от 1 до количества вариантов выбора.

choice

Варианты выбора. Если index

авен 1, то выбирается первый

элемент списка, если index равен 2, то второй элемент списка

и т.д.

Например, в таблице, содержащей сведения об успеваемости

студентов, удобно хранить оценки в числовой форме. Однако в некоторых

документах, например, в справке об академической успеваемости,

Аргумент Описание

expr

Условие, истинность которого необходимо определить

truepart

Выражение, значение которого вычисляется, если условие expr

истинно (True).

falsepart

Выражение, значение которого вычисляется, если условие expr

ложно (False).

допустимы лишь оценки, представленные в текстовой форме: «хорошо»,

«отлично» и т.д. Для преобразования числового значения в текстовое

целесообразно использовать вычисляемое поле, для которого в свойстве

Данные установлено: = Choose ([оценка]; “неудовлетворительно”;

“неудовлетворительно”; “удовлетворительно”; “хорошо”; “отлично”)

Функция Len

Возвращает число символов в строке.

Синтаксис

Len (string | varname)

Функция

Len имеет следующие аргументы (Таблица 8).

Таблица 8

Аргумент Описание

string

Любое значение строкового выражения. Если строка имеет Null

значение, возвращается 0.

Varname

Любое имя переменной. Если varname равно 0, то возвращается

0. Если varname – текстовая переменная, Len возвращает число

символов в строке.

Например, если в поле [а] записано значение «февраль», то Len

([а])=7.

Функция Len может быть использована для проверки частных

ограничений целостности при работе пользователя с полями, в которых

указываются ИНН, КПП, ОГРН и т.д.

Функция Date

Возвращает текущую системную дату.

Синтаксис

Date ()

По григорианскому календарю, установленному в MS Access по

умолчанию, возвращает 10-ти значную строку в заданном формате даты (в

кратком формате даты – дд мм.гггг, где дд - число в интервале от 01 до30,

мм – число в интервале от 01 до12, и гггг - число в интервале от 1980 до

2099.

Функция DateDiff

Возвращает число дней (месяцев, лет, кварталов, часов, минут) в

интервале между двумя заданными датами.

Синтаксис

DateDiff(interval; date1; date2[; firstdayofweek[; firstweekofyear]])

Аргументы и их описания

представлены в Таблица 9.

Таблица 9

Аргумент Описание

interval

Строковое выражение, которое указывает, в каких

временных единицах вычисляетс

интервалу времени

между датами date1 и date2 (дни, месяцы, годы и т.д.).

date1, date2

Две даты, используемые при вычислении, причем date1<

date2

Продолжение таблицы 9

firstdayofweek

Константа, которая возвращает название первого дня

недели. Если аргумент не определен, по умолчанию

предполагается «воскресенье».

firstweekofyear

Константа, которая определяет название первого дня

недели в году. Если не определена, то равна дню недели, в

котором наступило 1 января.

Значения аргумента interval представлены в Таблица 10, значения

аргумента firstdayofweek в Таблица 11, значения аргумента

firstweekofyear

в Таблица 12.