Кирюхин Ю.Г., Усманова И.В. и др. Автоматизация документирования деятельности организации

Подождите немного. Документ загружается.

Постоянную часть оформления повестки дня составляют реквизиты

«герб субъекта Российской Федерации», «наименование организации»,

«подпись». В БД необходимо предусмотреть возможность заполнения

только пунктов повестки и автоматического формирования документа на

общем бланке на основе ранее внесенных данных об организации.

Список присутствующих на заседании (кроме членов коллегии)

оформляется отдельным документом и прилагается

к протоколу

(пункт

4.5 регламента коллегии архивного отдела правительства Пензенской

области). Документ Список обычно содержит перечисление лиц или

предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или

регистрации. Он является сопутствующим, пояснительным документом (к

протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).

Список обычно оформляется на общем бланке. Обязательными

реквизитами являются: «наименование организации

», «наименование вида

документа», «дата документа», «регистрационный номер документа»,

«место составления или издания документа», «заголовок к тексту»,

«подпись». Текст списка, как правило, представляется в табличной форме

Список приглашенных на заседание коллегии, оформляемый в настоящее

время в архивном отделе, содержит наименование организации, фамилию,

имя и отчество приглашенного сотрудника. Для удобства можно также

включить в список наименование должности приглашенного лица. Это

повысит информативность документа, но не потребует дополнительных

трудозатрат от секретаря коллегии, поскольку в разработанной базе

данных он

будет формироваться автоматически. Список приглашенных на

заседание коллегии должен подписываться секретарем коллегии.

В списке присутствующих на заседании допущены следующие

ошибки.

1. Документ оформлен не на общем бланке.

Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, пункт 4.5.

Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной

власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного

самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995

2. Неправильно оформлен реквизит «дата документа», он включен в

состав реквизита «заголовок к тексту», а должен оформляться

самостоятельно.

3. Отсутствует «регистрационный номер документа».

4. Отсутствует «подпись» лица, разработавшего документ.

В список присутствующих на заседании включаются те лица, для

которых ранее были подготовлены письма-приглашения. Поэтому

нецелесообразно составлять этот список еще

раз. БД должна обеспечить

возможность автоматического формирования списка приглашенных на

заседание после подготовки писем-приглашений.

Организационно-распорядительный документ Протокол фиксирует

ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях

коллегиальных органов. Он составляется на основании записей,

произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов

докладов и выступлений, справок, проектов решений

. Протокол

оформляется на общем бланке организации.

На заседаниях коллегии архивного отдела Пензенской области

ведется полный протокол, содержащий запись всех выступлений на

заседании

. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей:

вводной и основной.

Во вводной части указываются: Председатель или

Председательствующий Секретарь. В разделе «Присутствовали» - список

присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших,

если их количество превышает 15 человек. Если же количество

присутствующих не превышает 15 человек, то в протоколе заседания

постоянно действующего коллегиального

органа присутствующие

постоянные члены указываются в алфавитном порядке без указаний

должностей, после них записываются фамилии приглашенных с указанием

должности. Список отделяется от повестки дня сплошной чертой. Вводная

часть заканчивается повесткой дня.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,

пункт 2.7.3.1.

Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, раздел № 4.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих

пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Основное содержание докладов

и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему.

Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости

приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и

секретарем

. Датой протокола является дата заседания. Протоколам

присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. К

номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться

буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в

федеральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассылаются

заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с

перечнем рассылки. Копии

протоколов заверяются печатью. Принятые

решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов,

которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.

Протоколы оформляются на стандартном бланке протокола или на

общем бланке органа исполнительной власти. Типовая инструкция по

делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

устанавливает продольное расположение реквизитов документа протокол

Протокол имеет следующие реквизиты: «наименование вида документа»,

«дата документа», «регистрационный номер документа», «текст

документа», «подпись». При необходимости указывается место

проведения заседания. Оно отделяется от реквизитов «дата документа» и

«регистрационный номер документа» сплошной чертой. Дата оформляется

словесно-цифровым способом, номер протокола печатается арабскими

цифрами и состоит из знака «№» и

порядкового номера протокола. К

номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в

соответствии с поисковой системой, принятой в учреждении. Подпись

включает наименование должности лица, председательствовавшего на

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,

пункт 2.7.3.7.

заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и

фамилия).

В протоколе заседания коллегии архивного отдела Пензенской

области отметим следующие ошибки оформления:

1. Неправильно указано наименование организации: «Пензенская

область Архивный отдел» вместо «Архивный отдел Пензенской области».

2. Неправильно оформлен реквизит «дата документа», он должен

содержать только дату заседания без предлога «от

».

3. «Место проведения заседания» («место составления документа»)

должно располагаться ниже «даты документа» и «регистрационного

номера документа», а не на одном с ними уровне.

4. Неправильно оформлена вводная часть протокола:

- отсутствует перечисление членов коллегии, принимающих

участие в заседании, а указано просто «Присутствовали: 8 членов

коллегии»;

- отсутствует список приглашенных лиц, или

ссылка на такой

список, между тем специфической особенностью коллегии архивного

отдела является присутствие на ее заседаниях приглашенных лиц;

- отсутствуют линии, отделяющие «место проведения заседания»

от «даты документа» и «регистрационного номера документа», а также

список присутствующих от повестки дня;

5. Оформление основной части документа не соответствует ни

Типовой инструкции по

делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти, ни требованиям Регламента коллегии архивного

отдела правительства Пензенской области (пункт 4.1): присутствуют

только разделы ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ, а раздел СЛУШАЛИ

отсутствует. Кроме того, раздел ПОСТАНОВИЛИ следует заменить на

раздел РЕШИЛИ, поскольку на заседаниях коллегии оформляются

Решения, а не Постановления.

6. Отсутствует нумерация страниц. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003

номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа

Особенностью протоколов заседания коллегии является то, что эти

документы обычно содержат достаточно большую текстовую часть.

Подготовка протокола с помощью средств Microsoft Access может

оказаться нерациональной, так как данная СУБД не позволяет

форматировать тексты документов. Для подготовки протокола удобнее

создать шаблон документа в программе Microsoft Word, задав правильное

расположение реквизитов, так как этот текстовый процессор

обеспечивает

простоту подготовки и форматирования больших текстовых документов.

Решение принимается коллегиальными и совещательными органами

учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее

важных вопросов их деятельности. Решение должно строго

соответствовать закону, оно не может содержать положений,

противоречащих законодательно-нормативным актам.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и

распорядительной. Констатирующая часть является

введением в существо

рассматриваемого вопроса. Она объясняет, чем вызвана необходимость

принятия решения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана

оценка. Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых

действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Действия

однородного характера могут быть перечислены в

одном пункте. В

качестве исполнителей указываются структурные подразделения или

конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части

может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на

которое возлагается контроль за исполнением. Если постановление или

решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим

образом: «КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА…».

Для оформления решения рекомендуется использовать продольное

расположение

реквизитов общего бланка. Это объясняется тем, что

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации, пункт 4.9.

документ Решение разрабатывается на основе протокола, а Типовая

инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной

власти прямо устанавливает использование продольного расположения

реквизитов для оформления протокола

Обязательными реквизитами решения являются: «наименование

организации», «наименование вида документа», «дата документа»,

«регистрационный номер документа», «место составления или издания

документа», «заголовок к тексту», «подпись».

Оформление решения коллегии архивного отдела Пензенской

области имеет ряд ошибок:

1 Документ оформлен не на общем бланке.

2 Неправильно оформлен реквизит «дата документа»: она должна

располагаться в

левой, а не правой части листа документа.

3 Отсутствует «регистрационный номер документа». Номера

решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера

рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в

пределах вопроса. К номерам протоколов и решений могут прибавляться

буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в

органе

исполнительной власти

4 Неверно выровнен заголовок к тексту. Заголовок к документам,

оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов,

должен выравниваться по центру3.

5 Распорядительная часть должна начинаться со слов «КОЛЛЕГИЯ

РЕШИЛА», записанных прописными буквами с новой строки;

6 Отсутствует нумерация страниц. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003

номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,

пункт 2.7.3.7.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,

пункт 2.7.3.5.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,

пункт 2.7.5.1.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации, пункт 4.9.

Процесс подготовки решения имеет те же особенности, что и

протокол: документ содержит в себе большую текстовую часть, поэтому

подготовка его с помощью средств СУБД Microsoft Access является

нецелесообразной. Более удобно будет создание шаблона решения в

программе Microsoft Word.

Перечень содержит систематизированный список документов,

предметов, объектов, составленный в целях распространения на них

определенных

норм или требований. Он оформляется на общем бланке.

Как правило, имеет табличную форму. Обязательными реквизитами

перечня являются: «наименование организации», «наименование вида

документа», «дата документа», «регистрационный номер документа»,

«место составления или издания документа», «заголовок к тексту»,

«подпись». Перечень организаций, куда следует направить решения,

принятые на заседаниях коллегии, подписывается секретарем и

утверждаются председателем коллегии архивного отдела Пензенской

области.

В оформлении перечня присутствуют следующие ошибки.

1. Документ оформлен не на общем бланке архивного отдела.

2. Реквизит «дата документа» употребляется без предлога «от».

3. Гриф утверждения имеет неправильное выравнивание: он должен

быть выровнен по левому краю, или элементы должны быть центрированы

относительно самой длинной

строки.

Перечень содержит следующие постоянные реквизиты: «герб

субъекта Российской Федерации», «наименование организации».

Организации, в которые направляется решение, выбираются из списка

существующих организаций Пензенской области. Целесообразно в базе

данных обеспечить возможность однократного ввода наименований

организаций области, а затем их выбора для подготовки перечня рассылки.

Остальные реквизиты («дата документа», «регистрационный номер

документа», «

подпись») предполагается хранить в отдельной таблице БД,

предназначенной для перечня.

Сводные годовые планы работы архивных учреждений

непосредственно не участвуют в документообороте коллегии, но по ним

производится оценка и анализ работы архивных учреждений, ведется

планирование и выносятся решения коллегии. Документы этого вида

имеют табличную форму, содержащую в заголовке поквартальные

сведения о планируемых и реальных показателях работы областных

архивов, а в первой графе – список архивов. Кроме того, этот документ

нарастающим итогом отражает сведения за периоды первое

полугодие

полугодие, 9 месяцев, год и итоговые цифры по области в

целом.

По количеству параметров, представленных в документе, можно

выделить два вида планов. Планы «Выдача дел во временное

пользование», «Передача дел в ГАПО», «Проверка наличия дел», «Ремонт

и подшивка дел», «Тематические запросы», «Усовершенствование,

переработка, описание» и «Утверждение описей на ЭПК» содержат только

один планируемый и отчетный параметр. Планы «Картонирование»,

«Прием дел», «Проведение проверок учреждений», «Работа

исследователей», «Создание БД «Архивный фонд» и «Социально-

правовые запросы» содержат по два планируемых и отчетных параметра.

Несмотря на то, что планы предназначены для внутреннего

использования, при их разработке следует учитывать общие правила

оформления документов. Они должны позволять

идентифицировать автора

документа, иметь «регистрационный номер» и «дату документа». Но,

поскольку каждый план работы архивных учреждений области

представляет собой документ, содержащий большую таблицу в текстовой

части, то оформление каждого плана на отдельном бланке представляется

нецелесообразным, так как в этом случае таблица окажется разбитой на

два листа. Такое разбиение неудобно для практической

работы с

документами. Поэтому рекомендую оформлять все планы единым

многостраничным документом, содержащим общий титульный лист.

Титульный лист должен содержать следующие реквизиты: «наименование

организации», «место составления или издания документа»,

«наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный

номер документа», «заголовок к тексту».

В таблице плана, образующей текстовую часть, следует выделить

рассчитываемые автоматически данные

(планируемые и отчетные

сведения за периоды: первое полугодие, 9 месяцев, год) заливкой ячеек

оговоренного цвета для того, чтобы визуально выделить итоговые

значения. Документ должен содержать «наименование вида плана» в

заголовке. В план рекомендуется включить реквизит «Идентификатор

электронной копии документа», содержащий путь к базе данных на

машинном носителе, вид документа – План работы архивных учреждений,

вид

плана, год составления плана. Это следует сделать для того, чтобы

можно было легко идентифицировать данные, содержащиеся в плане,

расположенном на отдельном листе бумаги, особенно если план занимает

несколько страниц, а также обеспечить возможность быстрого и удобного

поиска документа в базе данных по виду плана и году составления.

Сводный план работы

архивных учреждений составляет заместитель

начальника архивного отдела по планам работы отдельных архивов

области

Полученные данные заносятся в таблицу 4.

Таблица 4- Перечень и реквизиты документов

Документ Реквизиты Постоянная

часть текста

Переменная часть

текста

При выполнении разделов курсового проекта, связанных с

разработкой внутримашинной БД для решения различных прикладных

задач, рекомендуется следующая последовательность действий:

1. Проектирование структуры БД;

2. Нормализация полученных отношений;

3. Анализ частных ограничений целостности;

4. Создание отношений внутримашинной БД;

5. Разработка программного интерфейса, дружественного

конечному пользователю;

6. Заполнение БД;

7. Разработка запросов и

отчетов;

8. Оформление разделов пояснительной записки (ПЗ) курсового

проекта, содержащих описание разработанного информационного и

программного обеспечения, а также руководства пользователя. Они

должны соответствовать РД 50—34.698—90 «Автоматизированные

системы. Требования к содержанию документов».

Рассмотрим более подробно перечисленные этапы работы.

3.1 Проектирование структуры БД

На основании данных таблиц 1 и 4 в качестве первого шага в

разработке структуры внутримашинной БД разрабатывается диаграмма

объект/отношение выбранной предметной области.

Для определения состава объектов диаграммы целесообразно в

первую очередь проанализировать сформированное ранее вербальное

описание предметной области. В качестве объектов могут выступать:

- создаваемые документы, например, приказ, докладная записка,

письмо и

т.д.;

- внешние организации, данные о которых необходимы для

формирования реквизитов входящих и исходящих документов;

- названия подразделений, между которыми осуществляется

движение документов;

- сведения о сотрудниках, фамилии и инициалы которых

необходимы для формирования подписи, визы согласования, грифа

утверждения. При определении свойств этого объекта необходимо учесть,

что фамилии могут

использоваться в документах в разных падежах;

инициалы в тексте могут быть расположены до или после фамилии; в ряде

случаев требуется указывать не инициалы, а имена и отчества

сотрудников. Все эти ситуации учитываются за счет формирования

соответствующего набора свойств объекта;

- наименования материальных ресурсов (деталей, сырья, готовых

изделий), используемых на предприятии для

организации выполнения его

функций;

- наименования проводимых мероприятий и т.д.

В случае, если САДД предусматривает автоматизированную

подготовку и регистрацию создаваемых документов, следует тщательно

продумать состав свойств создаваемых объектов. Для этого, прежде всего,