Касьянова Г.Ю. Настольная книга кадровика
Подождите немного. Документ загружается.
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись
И.О.
Фамилия
Дата
Место составления
ОПИСЬ№
№ I Индекс Заголовок Крайние Количество Срок Примечание
п/п дела дела даты листов хранения дела*
1 21 3 I 4 1 . 5 1 6 I 7
Наименование раздела
* Для дел временного хранения.
В
данную опись внесено
(цифрами
и
прописью)
дел с № по №
, в
том числе:
литерные номера >
пропущенные номера ••
Наименование должности
составителя описи
Подпись
И.О.
Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы
документационного
обеспечения управления
Подпись
И.О.
Фамилия
Передал
(цифрами
и
прописью)
дел и
(цифрами
и
прописью)
регистра-
ционно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения
Подпись
И.О.
Фамилия
Дата
Принял
(цифрами
и
прописью)
дел
и
(цифрами
и
прописью)
регистра-
ционно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности
сотрудника архива организации
Подпись
И.О.
Фамилия
Дата I
Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех
экземплярах.
Описи на дела по личному составу (личные дела) могут состав-
ляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.
При передаче дел из структурного подразделения в архив на всех
экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, дела-
ется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи
указывается цифрами и прописью количество фактически передан-
ных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставля-
ются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел,
указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется коли-
чество листов в делах.
Вместе с делами из структурных подразделений в архив переда-
ются регистрационные журналы и другие регистрационные формы,
которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
14.2. Сроки хранения документов
Перечень типовых управленческих документов, необходимых для
деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден
руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000
(действует вред, решения Росархива от 27.10.2003) (далее — Пере-
чень). Извлечение из Перечня, касающиеся трудовых отношений
и кадрового обеспечения, приведено на с. 418.
Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с п. 2.4
Указаний по применению Перечня (далее — Указания). Сроки хра-
нения документов, указанные в Перечне, распространяются на все
организации независимо от того, поступают их документы на хране-
ние в государственные, муниципальные архивы или нет.
Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с п. 2.8. Указаний.
Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочных комиссий архивных орга-
нов), поставленная в Перечне к конкретным видам документов,
означает, что часть таких документов может иметь научно-истори-
ческое значение и в установленном порядке должна передаваться
в государственные, муниципальные архивы или храниться в органи-
зации. Данная отметка предназначена /для применения организаци-
ями всех форм собственности, являющимися источниками комплек-
тования государственных, муниципальных архивов, а также может
быть использована негосударственными организациями, осуществ-
ляющими постоянное хранение своих документов.
Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
(СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ) КОМПАНИИ 5
1.1. Структура и функции кадровой службы 6
1.2. Документы, необходимые для организации кадровой работы 8
1.2.1. Коллективный договор 8
1.2.2. Правила внутреннего трудового распорядка 19
1.2.3. Штатное расписание 28
Составление штатного расписания (форма № Т-3) 29
Пример 1.2.3.1. Заполнение штатного расписания (форма № Т-3) 33
1.2.4. Должностные инструкции 33
1.2.5. Положения об отделах и службах предприятия (организации) 41
1.2.6. Кадровая политика организации 45
1.3. Смета кадровых расходов 47
1.4. Кадровая информация 50
2. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ 53
Составление информационно-справочных документов 55
Акт 55
Справка
•• 57
Докладная записка 59
Объяснительная записка 60
Письмо 61
3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМА НА РАБОТУ 63
3.1. Документы, представляемые при приеме на работу 66
3.2. Составление трудовых договоров 71
3.2.1. Кто может заключать трудовой договор 73
3.2.1.1. Кто может подписыватьтрудовой договор
от имени работодателя? 73
3.2.1.2. Кто подписывает трудовой договор от имени
работодателя при приеме на работу в филиал
или представительство организации 74
3.2.1.3. Любое ли физическое лицо может быть принято на работу .... 75
3.2.2. Составление трудового договора 76
3.2.2.1. Структура трудового договора 78
3.2.2.2. Форма трудового договора 78
3.2.2.3. Условия и реквизиты трудового договора 80
3.2.2.3.1. Обязательные условия трудового договора 80
Место работы 81
Трудовая функция 82
Дата начала работы 83
Пример 3.2.2.3.1.1. Определение даты начала работы
при отсутствии трудового договора 84
Условия оплаты труда 84
Указание в трудовом договоре условия
об оплате труда 84
Минимальная зарплата, которую можно указать
в трудовом договоре 86
Можно ли устанавливать заработную штату
в долларах или иных условных единицах? 8S
Условие об обязательном социальном
страховании работника в соответствии с ТК РФ
и иными федеральными законами 90
Другие обязательные условия трудового договора 91
Срок трудового договора 91
Режим рабочего времени и времени отдыха 94
Командировки и условия, определяющие характер
работы (разъездной, подвижной, в пути к т.д.) 95
Что делать, если в трудовом договоре отсутствуют
реквизиты или обязательные условия? 97
3.2.2.3.2. Какие еще условия можно прописать
в трудовом договоре 98
Уточнение места работы 100
Испытательный срок 100
Неразглашение коммерческой тайны . ЮЗ
Условие об обязанности работника отработать
после обучения срок не менее установленного
договором 108
Условие о правах и обязанностях работника
и работодателя 109
Условие о выплате работнику компенсации
за использование личного имущества
в интересах работодателя ПО
Условие о предоставлении работнику
и членам его семьи дополнительных
материальных благ (услуг) 111
3.2.2.3.3. Какие условия нельзя указывать
в трудовом договоре 111
3.2.3. Последствия неправильного составления и заключения
трудового договора 118
3.2.3.1. Если трудовой договор отсутствует 119
3.2.3.2. Ответственность за нарушения при заключении
трудовых договоров 120
3.2.4. Особенности заключения трудовых договоров
в некоторых случаях 121
3.2.4.1. Трудовой договор, предусматривающий работу на дому 121
3.2.4.2. Трудовой договор с совместителем 124
3.2.4.3. Ученический договор 126
3.2.4.4. Условия заключения трудового договора с бывшими
государственными и муниципальными служащими 130
3.2.5. Договор о материальной ответственности как дополнение
трудового договора 133
3.3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
(форма N° Т-1 или № Т-1а) 144
Пример 3.3.1. Заполнение приказа о приеме (форма № Т-1) 148
Пример 3.3.2. Заполнение приказа о приеме работников
(форма №Т-1а) 149
Выдача работнику копии приказа 151
4. ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И КНИГИ ИХ УЧЕТА .. 153
4.1. Общий порядок ведения трудовых книжек 154
4.2. Ответственность за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек 156
4.3. Оформление трудовой книжки работнику,
принятому на работу впервые 157
4.3.1. Заполнение титульного листа трудовой книжки 158
Пример 43.1.1. Заполнение титульного листа трудовой книжки,
выдаваемой работнику, принятому на работу впервые 158
Пример 4.3.1. Заполнение титульного листа трудовой книжки,
выдаваемой работнику, принятому на работу впервые ...158
4.3.2. Аннулирование (уничтожение) испорченного бланка
трудовой книжки 161
4.4. Внесение записей о приеме на работу .....164
Пример 4.4.1. Внесение в трудовую книжку записи о приеме на работу 166
Пример 4.4.2. Запись в разделе III личной карточки на основании
записи о приеме в трудовой книжке 168
Запись о приеме на работу в порядке перевода
от другого работодателя 168
Пример 4.4.3. Заполнение сведений о приеме на работу в связи
с переводом работника из другой организации 169
Первая запись о приеме на работу после окончания
учебного заведения 170
Пример 4.4.4. Первая запись о приеме на работу после окончания
школы, вуза (другого учебного заведения) 170
4.5. Внесение записей о переводе на другую работу, должность
в той же организации, присвоении разряда и т.п 171
Пример 4.5.1. Запись о переводе работника на другую должность 171
Пример 4.5.2. Запись об установлении второй профессии
с присвоением разряда .....173
4.6. Внесение записей о награждениях (поощрениях) 174
Пример 4.6.1. Внесение в трудовую книжку записи о награждении 176
4.7. Внесение записей об увольнении 177
Пример 4.7.1. Запись об увольнении по собственному желанию 181
Пример 4.7.2. Заполнение личной карточки при увольнении работника 186
Пример 4.7.3. Запись об увольнении в порядке перевода 187
Пример 4.7.4. Запись об увольнении в связи с истечением срока
трудового договора 187
Пример 4.7.5. Запись об увольнении по собственному желанию
в связи с необходимостью ухода за детьми до 14 лет 189
Пример 4.7.6. Запись о прекращении трудового договора в связи
со смертью работника 189
4.8. Выдача трудовой книжки при увольнении 190
4.9. Особенности внесения записей о работе по совместительству 192
Пример 4.9.1. Внесение записи о приеме работника
по совместительству и увольнении с этой работы
(в случае внешнего совместительства) 193
Пример 4.9.2. Запись о работе по совместительству
в той же организации 193
4.10. Дубликаты трудовых книжек 196
4.10.1. Выдача дубликата при утрате трудовой книжки работником 197
4.10.2. Выдача дубликата в случае массовой утраты
работодателем трудовых книжек работников
4.10.3. Выдача дубликата при наличии в прежней трудовой книжке
недействительной записи, а также в случае если трудовая книжка
пришла в негодность 200
4.11. Вкладыш в трудовую книжку 201
Пример 4.11.1. Выдача вкладыша 201
4.12. Внесение в трудовую книжку исправительных записей 202
Пример 4.12.1. Изменение неправильной записи о приеме на работу 204
4.13. Внесение различных изменений в трудовую книжку 206
4.13.1. Получение работником нового образования .. 206
4.13.2. Изменение фамилии (имени, отчества), даты рождения
работника 207
4.13.3. Изменение наименования организации 209
4.13.4. Изменение должности в штатном расписании
и квалификационных справочниках 209
Пример 4.13.4.1. Внесение записи о новой должности в связи
с изменением штатного расписания 210
4.14. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 210
4.14.1. Запись в Книге учета при приеме нового работника 211
Пример 4.14.1.1. Заполнение Книги учета движения трудовых книжек
и вкладышей в них при поступлении работника
на работу 211
4.14.2. Запись в Книге учета при увольнении 211
Пример 4.14.2.1. Заполнение Книги учета движения трудовых книжек
и вкладышей в них при увольнении работника 211
5. УЧЕТ СВЕДЕНИЙ О ПЕРСОНАЛЕ 213
5.1. Личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) 213
5.1.1. Заполнение личной карточки при приеме на работу 214
Пример 5.1.1.1. Заполнение личной карточки работника
(форма № Т-2) при приеме на работу 227
5.1.2. Заполнение личной карточки при переводе
на другую работу 227
5.1.3. Заполнение личной карточки при проведении
аттестации работника 229
5.1.4. Внесение в личную карточку сведений
о повышении квалификации 230
5.1.5. Внесение в личную карточку сведений
о профессиональной переподготовке работников 231
5.1.6. Внесение в личную карточку сведений о награждении,
поощрении работников и присвоении им почетных званий 233
5.1.7. Внесение в личную карточку отметок
об использованных работником отпусках 234
5.1.8. Внесение в личную карточку записи об увольнении 235
5.2. Лицевой счет (форма № Т-54 или № Т-54а) 236
6. УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ 237
6.1. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
(форма №Т-12).. 237
Пример 6.1.1. Заполнение табеля учета рабочего времени
и расчета оплаты труда (форма № Т-12) 249
6.2. Заполнение табеля учета рабочего времени (форма № Т-13) 250
Пример 6.2.1. Заполнение Табеля учета рабочего времени
7. ОФОРМЛЕНИЕ
ОТПУСКОВ 267
7.1. Документы, заполняемые при оформлении отпусков 267
7.2. Составление графика отпусков (форма № Т-7) 267
Пример 7.2.1. Заполнение формы № Т-7 «График отпусков» 271
7.3. Составление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска
(форма № Т-6 и № Т-ба) 273
Пример 7.3. L Заполнение приказа о предоставлении отпуска работнику
(форма № Т-6) 276
Пример 7.3.2. Заполнение приказа о предоставлении отпуска
нескольким работникам (форма № Т-ба) 277
7.4. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) 277
Пример 7.4.1. Заполнение записки-расчета о предоставлении
отпуска работнику (форма № Т-60) 281
7.5. Отметка об отпуске в личной карточке работника 282
Пример 7.5.1. Отметка о предоставлении отпуска в личной карточке 282
8. ОФОРМЛЕНИЕ
КОМАНДИРОВОК . 285
8.1. Документ работодателя, утверждающий порядок и размеры
возмещения расходов, связанных со служебными командировками 285
8.2. Кого нельзя направить в командировку 295
8.3. Документальное оформление 298
8.3.1. Служебное задание для направления в командировку
и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) 299
Пример 8.3.1.1. Оформление служебного задания 302
8.3.2. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников)
в командировку (форма № Т-9 и форма № Т-9а) 305
Пример 8.3.2.1. Оформление приказа о направлении работника
в командировку (форма № Т-9) 309
Пример 8.3.2.2. Оформление приказа о направлении нескольких
работников в командировку (форма № Т-9а) 309
8.3.3. Командировочное удостоверение (форма № Т-10) ..312
Пример 8.3.3.1. Оформление командировочного удостоверения 317
9. ОФОРМЛЕНИЕ
ПООЩРЕНИЯ РАБОТНИКОВ 319
9.1. Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов)
(форма № Т-11 или № Т-11а) 320
Пример 9.1.1. Заполнение приказа о поощрении работника
(форма № Т-11) 324
Пример 9.1.2. Заполнение приказа о поощрении работников
(форма №Т-11а) 327
9.2. Запись о награждении (поощрении) в личной карточке 327
Пример 9.2.1. Запись о поощрении в личной карточке работника 327
10. НАЛОЖЕНИЕ
ДИСЦИПЛИНАРНОГО ВЗЫСКАНИЯ 329
11. ОФОРМЛЕНИЕ
ПЕРЕВОДА НА ДРУГУЮ РАБОТУ 331
11.1. Документы, заполняемые при оформлении перевода 332
11.2. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
(форма № Т-5 и № Т-5а) 332
Пример 11.2.1. Заполнение приказа о переводе работника (форма № Т-5)........ 337
Пример 11.2.2. Заполнение приказа о переводе работников (форма № Т-5а) .... 337 111 ГТТ/ГГЧ1 г\ попаплпо т> т^глтг тт/-\т-ц~»т^ туттттлтгтлс»
11.4. Запись о переводе в личной карточке работника И1
Пример 11.4.1. Отметка о переводе на другую постоянную работу
в личной карточке ,. 141
12. ВНЕСЕНИЕ
ДАННЫХ В БОЛЬНИЧНЫЕ ЛИСТЫ 343
12.1. Заполнение листка нетрудоспособности 543
Пример 12.1.1. Порядок заполнения больничного листа при назначении
работнику пособия по временной нетрудоспособности 343
12.2. Определение продолжительности страхового стажа 348
12.2.1. Какие периоды включать в страховой стаж 348
12.2.2. Документы, подтверждающие периоды работы
(службы, деятельности), включаемые в страховой стаж 353
12.2.3. Как подсчитать продолжительность страхового стажа 356
Пример 12.2.3.1. Расчет страхового стажа по трудовой книжке 358
Сохранение ранее приобретенных прав при определении
продолжительности страхового стажа 361
13. ОФОРМЛЕНИЕ
УВОЛЬНЕНИЯ 363
13.1. Основания прекращения трудового договора 363
13.2. Документы, заполняемые при увольнении
(прекращении трудового договора) 370
13.3. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора (форма № Т-8 или № Т-8а) 371
Пример 13.3.1. Заполнение приказа об увольнении (форма № Т-8) 375
Пример 13.3.2. Заполнение приказа об увольнении работников
(форма № Т-8а) 375
13.4. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора
с работниками (увольнении) (форма № Т-61) 378
Пример 13.4.1. Заполнение записки-расчета при прекращении
(расторжении) трудового договора с работником
(увольнении) (форма № Т-61) 380
13.5. Запись об увольнении в личной карточке 383
Пример 13.5.1. Отметка об увольнении в личной карточке
работника 383
13.6. Заполнение и выдача трудовой книжки при увольнении 384
Пример 13.6.1. Внесение в трудовую книжку записи об увольнении
и выдача трудовой книжки работнику 386
13.7. Использование права на отпуск 387
13.7.1. Компенсация за неиспользованный отпуск 389
13.7.1.1. Определение количества неиспользованных дней
отпуска 389
Пример 13.7.1.1.1. Определение количества дней
неиспользованного отпуска,
если отработано не менее 11 месяцев 391
Пример 13.7.1.1.2. Определение количества дней
неиспользованного отпуска,
если отработано менее 11 месяцев 391
Пример 13.7.1.1.3. Расчет количества дней частично
не использованного отпуска 392
Пример 13.7.1.1.4. Расчет количества дней неиспользованного
отпуска, если за последний рабочий год
работник был в отпуске без сохранения
г,о«о^
11лт
", тт тт /~ъ тт т ^ ~
Пример 13.7.1.1.5. Расчет количества дней неиспользованного
отпуска, если за последний рабочий год
работник был в отпуске без сохранения
заработной платы продолжительностью
более 14 календарных дней 394
Пример 13.7.1.1.6. Расчет количества дней неиспользованного
отпуска, если у работника на дату увольнения
не использованы отпуска за несколько лет 396
13.7.2. Предоставление неиспользованного отпуска
с последующим увольнением 397
13.7.3. Задолженность работника за неотработанные дни отпуска 398
13.8. Документы, выдаваемые работнику при увольнении 399
13.8.1. Копии документов, связанных с работой 399
13.8.2. Справка о доходах физического лица 400
Пример 13.8.2.1. Заполнение справки о доходах 401
13.8.3. Сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах
на ОПС застрахованного лица 403
14. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 405
14.1. Организация хранения документов 405
14.1.1. Оперативное (текущее) хранение документов 405
Формирование дел 406
Составление номенклатуры дел 407
Правила оперативного хранения документов 409
14.1.2. Подготовка документов к передаче в архив
для длительного хранения 411
Экспертиза ценности документов 411
Оформление дел для постоянного и длительного хранения 413
Составление описей дел 415
14.2. Сроки хранения документов 417