Касьянова Г.Ю. Настольная книга кадровика

Подождите немного. Документ загружается.

Одновременно с подписанием документа должностное лицо про

ставляет дату приказа в графе «Дата составления». Допускается на

печатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число

проставить от руки при подписании документа.

•=> Шаг 3. Регистрация приказа

Приказ должен быть зарегистрирован в день его подписания. При

казу присваивается регистрационный номер, который отражается в графе

«Номер документа».

Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер до

кумента состоит из его порядкового номера*, который можно допол

нять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре

дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

<=> Шаг 4. Ознакомление работника (работников) с приказом

Пописанный руководителем организации или иным уполномочен

ным лицом приказ (по форме № Т-6) объявляется работнику под рас

писку. Работник должен ознакомиться с приказом и в строке «С при

казом (распоряжением) работник ознакомлен», поставить личную под

пись и указать дату подписания приказа.

Приказ о предоставлении отпуска, составленный по форме № T-6;i.

объявляется под расписку всем перечисленным в нем работникам

Каждый из работников, на которых составлен приказ, должен озна

комиться с приказом и в соответствующей строке в графе 12 «С при

казом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата

поставить свою личную подпись и указать дату подписания приказа

Примечание.

Если список работников не умещается на одной странице, то продолжение списка печа

тается на обороте листа документа. При этом строка, в которой проставляется подпись

руководителя, печатается на обороте.

Пример

7.3.1.

Заполнение

приказа

предоставлении

отпуска

работ

пику (форма № Т-6)

Начальнику отдела реализации ООО «Гелиос» (код

по ОКПО — 14367584) Романову Михаилу Николаевичу

(табельный номер 1009) за период работы с 5 февраля

* Как правило, для каждого вида документов применяется сквозная нумера

ция в течение календарного года. Подробнее об этом читайте в книге «Секре-

тарское дело: азбука мастерства». — М.: ИД «Аргумент», 2007 (см. с. 431).

2008 г. по 4 февраля 2009 г. предоставляется часть

основного ежегодного оплачиваемого отпуска продол-

жительностью 14 календарных дней — с 6 по 19 февра-

ля 2009 г. включительно *.

Предоставление отпуска оформляется приказом № 39

от 16.01.2009.

Заполненный приказ о предоставлении отпуска см. на с. 278.

Пример

7.3.2.

Заполнение

приказа

предоставлении

отпуска

несколь-

ким работникам (форма № Т-ба)

Двум работникам склада и финансового отдела ЗАО «Ар-

нольд» (код по ОКНО 12467673) предоставляются ежегод-

ные основные оплачиваемые отпуска в июне 2009 г. сроком

на 28 календарных дней с 7 июня 2009 г. по 5 июля 2009 г.:

— кладовщику Игнатову Алексею Викторовичу (табель-

ный № 504) за период работы с 5 июля 2008 г. по 4 июля

2009 г.;

— финансовому директору Архипову Александру Леони-

довичу (табельный № 501) за период работы с 20 июля

2008 г. по 19 июля 2009 г.

Основанием для предоставления отпуска является при-

каз № 12 от 19 июня 2009 г.

Утверждает и подписывает приказ руководитель орга-

низации — генеральный директор Павлов С. С.

Заполненный приказ для этого примера см. на с. 279.

7.4. Записка-расчет о предоставлении

отпуска работнику (форма № Т-60)

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)

применяется для расчета причитающейся работнику заработной пла-

ты и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачивае-

мого или иного отпуска.

Порядок расчета среднего заработка для оплаты отпусков подробно

описан в книге «Отпуска: оформление, предоставление, оплата (с учетом

всех изменений в законодательстве)». - М.: АБАК, 2009 (см. с. 4).

* Работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск

продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ).

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый

отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска

должна быть не менее 14 календарных дней. (ст. 125 Трудового кодекса РФ).

Срок составления записки-расчета:

не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ оплата отпуска производит-

ся не позднее чем за три дня до его начала. Следовательно, и документ

(записка-расчет по форме № Т-60), которым производится расчет вы-

плат за отпуск, должен быть полностью подготовлен до этого срока.

ДЕЙСТВИЕ 1. Заполнение первой страницы

На первой странице записки-расчета отражаются данные о предо-

ставляемых работнику отпусках, оплата по которым будет рассчиты-

ваться в этом документе.

Кто заполняет:

работник кадровой службы либо иное ответственное лицо.

На основании какого документа составляется записка-расчет:

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

(форма № Т-6);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

(форма № Т-ба).

В заголовочной части записки-расчета по форме № Т-60 указы-

ваются наименование организации, код организации по ОКПО, дата

и номер документа (подробно о заполнении этих реквизитов читайте

в книге «Секретарское дело: азбука мастерства»).

Порядок заполнения других реквизитов первой страницы фор-

мы № Т-60 представлен в таблице 7.4.1 (см. с. 281).

После заполнения работник кадровой службы подписывает пер-

вую страницу формы № Т-60, указывает свою должность и расшиф-

ровку подписи (фамилию и инициалы).

ДЕЙСТВИЕ 2. Передача в бухгалтерию

Заполненная и подписанная работником отдела кадров записка-рас-

чет о предоставлении отпуска работнику передается в бухгалтерию, где

и производится расчет причитающейся работнику заработной платы

и других выплат при предоставлении ему отпуска, которые отражаются

на оборотной стороне записки-расчета. Порядок расчета среднего зара-

ботка, сохраняемого за работником за время отпуска, подробно описан

в книге под редакцией Г.Ю. Касьяновой «Отпуска: оформление, пре-

доставление, оплата (с учетом всех изменений в законодательстве)». —

М.: АБАК, 2009 (условия приобретения см. на с. 4).

Пример 7.4.1. Заполнение записки-расчета о предоставлении отпуска

работнику (форма № Т-60)

Работнику ООО «Гелиос» Романову Михаилу Николае-

вичу предоставляется основной ежегодный оплачивае-

мый отпуск, оформленный приказом № 39 от 16.01.2009

(см. пример 7.3.1 на с. 276).

Расчетный период (12 месяцев, предшествующих меся-

цу ухода работника в отпуск) отработан полностью.

Работнику установлена повременная оплата труда в виде

месячного оклада 15000 руб.

Заполненная записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

(форма № Т-60) представлена на с. 283.

7.5. Отметка об отпуске в личной карточке

работника

О предоставленном работнику отпуске делается отметка в разделе

«Отпуск» личной карточки работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС

(МС)), в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых

работнику в период работы в организации. Подробнее об этом читай

те в разделе 5.1.7 на с. 234. Сведения о предоставленном отпуске от

ражаются также в лицевом счете формы № Т-54 (или № Т-54а) этою

работника — по графам 10—16.

Обратите внимание, что информация об отпуске заносится в ука

занные формы на основании приказа о предоставлении отпуска (фор

ма № Т-6 или № Т-ба). При этом дата окончания отпуска вносится

после того, как работник вернулся из отпуска фактически. Это свя

зано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или в случае

прерывания или продления отпуска в этой графе должна быть про

ставлена фактическая дата окончания отпуска, а не запланированная

дата окончания отпуска по приказу.

Пример 7.5.1.

Отметка

предоставлении

отпуска

личной

карточке

Работник ООО «Гелиос» Романов Михаил Николаевич

с 6 по 19 февраля 2009 е. на основании приказа № 39

от 16.01.2009 (см. пример 7.3.1 на с. 276) находился

в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.

Фрагмент личной карточки с отметкой о предоставленном работ-

нику отпуске приведен ниже.

ОФОРМЛЕНИЕ

КОМАНДИРОВОК

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению

работодателя на определенный срок для выполнения служебного пору-

чения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Примечание.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или

имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. К таким работникам

относятся, например, курьеры, стюардессы, проводники поездов.

При этом согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ особенности

направления работников в служебные командировки устанавлива-

ются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Начиная с 25 октября 2008 г. указанные особенности определены

в Положении об особенностях направления работников в служебные

командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ

от 13.10.2008 № 749*. Соответственно с этой даты утратила силу

применявшаяся ранее инструкция Минфина СССР, Госкомтруда

СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках

в пределах СССР» (которая применялась в части, не противоречащей

Трудовому кодексу РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гаран-

тируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка,

а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

(ст. 167 Трудового кодекса РФ). Кроме этого, работнику гарантируется

возмещение командировочных расходов (проезд, проживание и суточные).

Подробнее об этом вы можете прочитать в книге под редакцией

Г.Ю. Касьяновой «Командировки: новые правила оформления

и оплаты». - М.: АБАК, 2009 (условия приобретения см. на с. 4).

8.1. Документ работодателя, утверждающий

порядок и размеры возмещения расходов,

связанных со служебными командировками

Если работники организации регулярно ездят в командировки,

у работодателя в первую очередь должен быть локальный норматив-

* Далее - Положение о командировках № 749.

ный акт (например, инструкция, положение или порядок) или кол-

лективный договор должен содержать раздел, где регламентируются

порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными

командировками. Это следует из ст. 168 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, Трудовой кодекс РФ возлагает на работодателя обя-

занность регламентировать порядок и размеры возмещения командиро-

вочных расходов: работодатель должен включить в коллективный дого-

вор соответствующий раздел либо принять соответствующий локальный

нормативный акт (например, положение о командировках). При раз-

работке такого документа нужно прописать, в частности, следующее:

1) вопросы организационного характера (например, какое долж-

ностное лицо и в отношении какой категории работников должно

принимать решение о направлении в командировку по России, ко

мандировку за рубеж и др.);

2) порядок документального оформления командировки;

3) перечень командировочных расходов;

4) размер командировочных расходов;

5) порядок возмещения командировочных расходов (в том числе

в нестандартных ситуациях).

При этом следует иметь в виду, что некоторые принципы возме

щения командировочных расходов установлены законодательно*.

Пример одного из возможных вариантов Положения о служебных

командировках см. на с. 287.

8.2. Кого нельзя направить в командировку

Как следует из определения служебной командировки (ст. 166

Трудового кодекса РФ), в командировку могут быть направлены

только работники, то есть физические лица, состоящие в трудовых

отношениях с работодателем (такое уточнение содержит и п. 2 По-

ложения о командировках № 749).

Выполнение служебного поручения вне места постоянной работы

лицом, с которым у организации заключен гражданско-правовой до-

говор, командировкой не является. Об установлении трудовых отно-

шений между работником и работодателем, заключении трудовых

договоров вы можете прочитать в книгах под ред. Г.Ю. Касьяновой

«Трудовой договор» и «Прием и увольнение работников с учетом всех

изменений законодательства». - М.: АБАК, 2009 (условия приобре-

тения по издательским ценам приведены на с. 4).

Вместе с этим не любого работника можно направить в командиров-

ку, так как для определенных категорий лиц Трудовым кодексом РФ

командировки запрещены. В частности, не могут быть направлены

в командировку следующие работники:

• беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

• работники, заключившие с работодателем ученический договор,

в период действия этого договора не могут направляться в служеб-

ные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

• работники в возрасте до восемнадцати лет (ст. 268 ТК РФ).

Исключение составляют не достигшие возраста восемнадцати лет

спортсмены* (см. ст. 348.8 ТК РФ) и творческие работники средств

массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъе-

мочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций,

цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении

(экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ,

профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правитель-

ством России** с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии

по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 268 ТК РФ).

• Согласно ст. 348.8 ТК РФ направление в служебные командировки спорт-

сменов, не достигших возраста 18 лет, допускаются в случаях и порядке, кото-

рые предусмотрены трудовым законодательством и иными нормативными пра-

вовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными догово-

рами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

** Перечень профессий и должностей творческих работников средств массовой

информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов,

театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих

в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, особенности

трудовой деятельности которых установлены Трудовым кодексом Российской Фе-

I дерации, утвержден постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252.